济青高铁办〔2015〕103号甲供物资设备采购供应组织实施方案

1济青高铁办〔2015〕103号附件：第一章 总 则第一条 为了规范济青高速铁路有限公司（以下简称：公司）甲供物资管理，保障物资设备质量和供应，按照《济青高速铁路有限公司物资设备管理办法》（济青高铁办[2015]17号）的要求，参照《关于印发〈铁路建设物资采购供应管理办法〉的通知》（铁总物资［2015］116号）、《关于发布铁路建设项目甲供物资目录的通知》（铁总物资［2015］117号），制定本方案。

第二条 遵循原则1.源头把关，过程规范，精细管理；2.保证质量，保障供应，节省投资。

第二章 采购方案第三条 管理机构公司物资设备部在公司物资设备管理领导小组（以下简称：领导小组）领导下，组织参与本项目的施工、设计、监理、检验检测机构等单位，按照既定管理权限、职责和程序，对甲供物资的采购、供应、质量与价格控制等，实行“分类管理，分级负责，专业服务，统筹供应”。

第四条采购方式根据招投标有关规定，按照公司规定的权限和程序，甲供物资实行集中招标采购；必须采取其他方式采购的，须经领导小组批准。

因工程需要，确需应急采购的，由公司物资设备部提出采购方案报领导小组核准后实施。

第五条工地材料厂1.设计文件中的临时材料厂，是甲供物资招标采购的指定交货地点。

施工单位设臵材料厂，不得超出设计文件中规定的范围，在每次报送物资需求计划时，需明确物资设备的交货地点。

2.材料厂的设臵费用按照施工合同等相关文件办理。

施工单位应按照公司有关规定和施工合同的要求，加强材料厂的规范管理。

第六条供应方式坚持以直发为主，厂发为辅。

第七条相关费用1.材料厂的设臵由施工单位决定，但不得影响甲供物资的供应。

因设臵情况的变化所导致运杂费的增减由施工单位承担。

2.直发物资设备，从原产地至指定交货地点的采购、运输等费用，由公司负责；指定交货地点的卸车费以及后续相关费用由2施工单位承担。

3.当确需采用厂发方式时，从材料原产地至临时材料厂的采购、运输等费用，由公司负责；从材料厂到工地的装卸费、运杂费、损耗及工地保管费等费用，由施工单位承担。

第八条供应组织甲供物资由公司物资设备部组织供货单位直接供应到指定交货地点，并同监理单位、施工单位办理验收交接手续。

第九条应急采购预案1.因施工进度等原因出现应急需求但还未完成招标时，实施下述应急采购预案：（1）施工单位应及时提报应急采购报告，经监理单位、公司工程管理部审核后交公司物资设备部。

应急采购报告应包括应急采购原因，拟采购物资名称、规格型号、相关技术标准以及需求数量、交货时间及地点等内容。

（2）公司物资设备部收到应急采购报告后研究提出应急采购方案，经公司领导小组批准后实施应急采购。

应急采购方案应包括潜在供应商的选择、基本情况介绍、结算方式等内容。

应急采购物资的质量必须符合国家、山东省、铁路总公司相关质量标准的要求。

（3）应急采购物资的结算以该物资招标后的中标单价乘以实际供应数量进行结算，按“公司→中标单位→应急物资供应商”3模式进行付款结算。

2.甲供物资因各种原因出现供不应求时，实施下述应急预案：（1）按正常的招标采购规范，不能保证正常供应的情况下，上报省发改委、铁路总公司寻求调剂解决。

（2）对形不成批量采购的，当调剂不能解决供应时，经领导小组批准后，由公司物资设备部组织零星应急采购。

（3）既有设备的改造扩容，结合现场情况选择适当的方式采购。

第三章采购计划第十条甲供物资清单设计单位根据山东省、公司及铁路行业有关规定，及时编制甲供物资清单（包括物资设备的名称、规格型号、技术要求、法定计量单位、数量、概算价格等）报公司，由公司工程管理部进行审核，在施工图审查批复后20日内将审核签认的甲供物资清单提交公司物资设备部。

第十一条甲供物资需求总计划1.施工图审查批复后30日内，工程管理部在对设计院提供的甲供物资清单进行审核的基础上，向物资设备部提交各专业甲供物资需求总计划（格式见附件1），计划合同部同时提供相应概算价格。

物资设备部收到相关资料后在15日内依据上述总计4划提出采购方案及甲供物资招标采购总计划报领导小组审批后，根据实际需求分批实施招标。

2.甲供物资需求总计划应详细载明所需物资的名称、型号、规格、技术要求（标准、图号等）、法定计量单位、需求数量、预算单价（含运杂费）、预算合价、到货地点、到货时间、交货方式及状态等内容，并统一编号；甲供物资需求总计划经公司专业工程师、工程管理部部长等相关人员审核签字后方可生效。

3.甲供物资招标采购总计划一经批准后，作为公司组织甲供物资招标采购的依据。

4.物资设备部建立甲供物资管理核销台账，以年度为单位，核减施工单位的需用量，对甲供物资的总量实行动态管理、总量控制，超支数量相应费用由责任方承担。

第十二条甲供物资招标采购计划1.建设项目开工后，施工单位应根据设计文件、工程进度、施组安排、施工图纸及现场实际情况，在现场物资设备需求至少在90日前（设备类至少在120日前）向公司工程管理部提报经监理审核的本标段各专业甲供物资现场需求计划（格式见附件2）；公司工程管理部审核后与技术规格书、技术图纸等资料一并送交物资设备部，所有资料必须有工程管理部专业工程师、部长签字。

2.甲供物资现场需求计划应载明物资设备的名称、型号、规5格、技术要求（标准、图号等）、法定计量单位、需求数量、预算单价（含运杂费）、预算合价、到货地点、到货时间、交货条件及状态、收货单位等内容。

3.物资设备部根据上述资料，结合批准的采购方案、甲供物资招标采购总计划、物资设备进场时间，制订批次招标采购计划报领导小组审批后发布招标公告，依法有序组织招标采购。

第四章招标与合同第十三条根据批准的批次招标计划，公司物资设备部编制招标文件、发布招标公告、发售招标文件、组织评标工作。

第十四条公司依法组建评标委员会，根据评标委员会推荐的中标候选人确定拟中标人、公示期满无异议后确定中标人。

第十五条公司物资设备部牵头组织完成合同的起草，并送相关业务部门审查联签、报公司领导批准后，按公司合同管理有关规定与中标人签订采购合同。

第十六条公司物资设备部根据甲供物资中标及合同签订情况，建立甲供物资中标及合同统计表（格式见附件3），对中标单位合同的履约情况进行动态管理。

第十七条补充合同甲供物资在实际供应过程中会出现与采购合同不一致的情况，按照有关规定需签订补充合同。

1.合同中已有单价的物资调整6当实际现场需求物资数量与采购合同物资数量不一致，出现个别物资数量增减情况，施工单位应将此部分单独提报季度分月计划，并附设计单位出具的变更通知单和变更审批资料（含预算）及有关情况说明，经公司工程管理部审核后交公司物资设备部，物资设备部据此向供货单位下达供货通知。

结算时按实际供货数量与合同中已有单价进行结算，并签订补充合同。

2.合同中未有单价的物资调整当实际现场需求物资规格型号与采购合同物资规格型号不一致，出现增加新规格型号物资的情况，施工单位应将此部分单独提报季度分月计划，并附设计单位出具的变更通知单和变更审批资料（含预算）及有关情况说明，经公司工程管理部审核后交公司物资设备部；物资设备部与该合同供货单位针对变更的物资进行价格谈判，形成价格谈判纪要，并签订补充合同后下达供货通知。

结算时按实际供货数量与补充合同约定的单价进行。

第五章组织供应第十八条季度分月需求计划1.甲供物资现场实际需求应由施工单位分包件编制季度分月需求计划。

季度分月供应计划须在上季度最后一个月的25日前提报（格式见附件4）。

施工单位提报人和审核人签字并加盖单位公章，经监理单位审核签字加盖单位公章、公司工程管理部专业工程师审核签字后报送公司物资设备部。

72.甲供物资管理实行“工完料清”制度。

施工单位对所提报的需求计划的真实性、准确性、完整性、及时性负完全的责任。

第十九条季度分月需求计划实施1.季度分月需求计划的审查监理单位、公司工程管理部主要审查需求计划是否满足施工计划安排、需求数量和规格型号是否满足设计施工图要求，确保需求计划满足施工进度要求。

公司物资设备部主要审查需求计划的需求数量和规格型号是否符合采购合同的要求。

2. 需求计划变更与调整施工单位可根据现场实际提出变更计划（格式参照附件4，将标题改为：甲供物资季度分月需求计划（变更））。

变更计划要编制详细说明，包括变更依据、数量变化（核减或增加）等内容；如遇核减，要详细说明被核减的原供应计划的对应项。

变更计划报监理单位、公司工程管理部审核签字盖章后交公司物资设备部。

施工单位应在原需求计划到货前至少15日内提交变更计划，但已发货在途的物资设备不予调整变更；如必须变更，由此产生的费用由责任方承担。

3.物资设备部根据收到的季度分月需求计划或变更计划编制供货通知单（格式见附件5）通知供货单位。

供货单位收到供货通知单后应合理安排生产，组织供应。

供货通知单必须完全满足合同和需求计划要求。

84.施工单位不得私自向供货单位发供货通知要求供货，一经发现将予以施工不良行为通报，并进行相应处罚。

同时，供货单位私自向施工单位供货的，公司物资设备部对此不予认可、不予结算，并按供应商不良行为通报，其后果由供货单位自负。

第二十条供应组织1.物资设备部将供货通知单下达到各供货单位，并敦促供货单位按照需求组织生产和发运。

2.物资设备部应掌握生产和发运情况，要求供货单位设臵安全库存，对可能出现的急需、短缺的甲供物资，应加大督发力度，必要时派人驻厂催发。

3.物资设备部对重要的物资设备实行驻厂监造。

驻厂监造人员应履行职责，及时填报监造周报，如实反映物资设备的生产质量状况，在产品合格证书或质检报告单上加盖监造专用章。

4.物资设备部敦促供货单位，将发货信息及时反馈到公司物资设备部、监理单位和施工单位。

信息包括物资设备的名称、型号、规格、数量（件、捆、套、箱等法定计量单位）、技术证书或合格证编号、发出日期、运输方式、车（船）号、包装方式、发货人、收货人等。

第六章验收第二十一条所需物资到达指定地点后，施工单位要及时组织卸货，免压车（船），并应详细记载到达物资设备的情况，包9括物资设备的名称、型号、规格、招标和合同号、标段号、数量（件、捆、套、箱等法定计量单位）、技术证书或合格证编号、发出日期、到达日期、运输方式、车（船）号、包装方式、发货人、收货人、外观质量验收情况、数量验收情况等。

第二十二条公司委托监理单位负责组织施工单位、供货单位共同进行验收工作，并签认甲供物资现场验收单（格式见附件6）。

施工单位有权签字人的身份证明、委托签字权限证明由施工单位出具，并报送公司物资设备部核备。

第二十三条对验收过程中出现的质量、数量问题（未处理前须单独标识存放、不得使用），施工单位应及时通知发货人派人到现场确认、处理。

对验收结果和处理意见，监理单位、施工单位、发货人应共同签字确认，并报公司物资设备部。