数字档案馆档案信息服务模式创新

论数字档案馆档案信息服务模式创新【摘要】

文章论述了数字档案馆档案信息服务模式及特点，提出了搞好数字档案馆档案信息服务创新的途径。要通过服务观念创新、服务内容创新、服务方式创新、人才建设和组织管理创新，实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化，以更好地为社会提供服务。

【关键词】

数字档案馆；档案信息；服务模式；创新

随着数字档案馆的建成，档案馆馆藏的多少和馆舍的大小已不再是形成竞争的优势，只有出色的服务才是档案馆生存发展的关键所在。

一、数字档案馆档案信息服务模式及特点

1、以档案馆为中心转变为以利用者为中心

在手工时代，档案信息利用者基本处于被动地位，利用者提交利用需求后只有被动等待，能否得到信息有很大的不确定性。数字档案馆的建成构建了一种档案信息资源环境，以利用者的需求和方便作为创建档案信息环境的根本出发点，其宗旨是为利用者快捷、准确、全面地提供所需信息，利用者通过自主行为实现与档案信息资源的互动。

2、信息内容和形式大大丰富

传统档案馆一般只能提供文字类信息。在数字档案馆中，利用者得到的档案信息是多种多样的，包括文字、声音、图形、图像及数字视频。利用者不仅能查阅档案信息，还可获取知识、接受教育。

3、信息服务智能化

在传统档案馆中档案信息被按照全宗、目录、案卷、文件四个层次组织成树状结构，存储档案信息的文件之间虽然存在着内容上的逻辑关系，也只能以一种或几种角度来显示档案信息的有序化。而在数字档案馆中，可对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种链接，各信息节点间形成多维网状结构，可以任意一种角度来显示档案信息的有序化。利用者查阅档案，可以通过一个检索要求将所有相关文件检索出来，大大提高了查全率。

4、信息利用超时空化

在纸质时代，用户查阅档案信息需要到档案馆，需要由档案人员在场提供。而在数字档案馆中，利用者可以超越时间、空间的限制，在任何时间、任何地点通过网络得到各种档案信息。

5、档案服务超前，文档实现一体化管理

传统的档案工作始于归档收集，而在数字档案馆中，文件全生命周期理论将贯穿文件档案的全过程管理。从文件的形成开始介入，对文件的形成、发放、归档进行一体化管理。如pdm系统、oa 系统档案部门均参与其中，使之与档案管理系统集成，完成归档发

放功能。对各资料点的现行技术资料通过档案管理系统进行统一规范管理。

二、搞好数字档案馆档案信息服务创新的途径

数字档案馆档案信息服务创新涉及多方面，观念创新是前提，服务内容创新是基础、核心，服务方式创新是关键，人才和组织管理的创新是保障。

1、服务观念创新

用知识管理思想指导档案信息服务创新。知识管理对信息服务创新的指导表现在深化信息服务内容，即提供知识服务。它不是简单的信息积累和传递，而是知识的再开发和利用。在服务内容的深度上，对档案信息资源进行深层次的开发利用。数字档案馆较之传统的档案馆，应具备档案编研、统计分析、建立强大知识库的功能。在服务内容的广度上，应有尽可能宽的知识涵盖面，真正起到知识传播和共享的作用，主动为用户提供帮助与指导，以快捷有效的方法满足用户的知识需求。很多软件系统，如oa、pdm、capp、erp

系统中保管的信息都是珍贵的知识资源，也是档案信息的组成部分，可以开发知识库管理平台，将其中的知识共享、提炼，实时有效地进行各项知识收集、交换与传递，对于不同系统中提取的知识信息进行整合与收集，将档案信息资源转变为显性知识为利用者所用，从而不断提升自主创新能力。

2、服务内容创新

资源库是数字档案馆基本特征的重要体现，也是数字档案馆建设的重点，只有不断丰富档案资源库的内容，才能在加强收集积累的基础上，创新档案利用服务方式。资源库建设包括以下内容：存量档案全文数据库建设。根据馆藏情况建立产品档案、文书档案、设备档案、基建档案、标准、图书、光盘目录数据库。采用扫描方式将纸质档案全文数字化处理，扫描成pdf文件格式，在数据库中挂接扫描文件，形成档案全文资源库。对于光盘类的电子文件，需要将其中数据转换为规范格式，按一定的组织方式存入档案全文库。

增量档案全文数据库建设。对于新产生的纸质档案和归档的光盘，建立资源库的方法同存量档案。对于oa、pdm等系统中产生的电子文件，通过开发与有关系统的接口，在线实时或离线定时接收产生的档案信息。

多媒体档案数据库建设。多渠道收集多媒体档案；在科研、生产、基建、培训等活动中采用自主拍摄录制形成多媒体档案；编研多媒体档案材料产生多媒体档案。丰富多媒体档案馆藏，为员工提供图文并茂、形象生动的多媒体档案信息服务，不仅有利于改善档案信息服务手段，提升档案部门的地位，也是档案工作不断应对高新技术挑战的有益尝试。

专题数据库建设。档案专题数据库是档案数据库的一个重要形式，它以各类档案基础库为主要数据来源，通过档案信息管理系统，

按照某一专门题材内容编制而成的各类档案数据集合。开发各类利用价值高、有针对性的专题库，满足利用者不同的档案信息需求，是充分发挥档案作用的最佳突破口，是一种全新的服务方式。

3、服务方式创新

数字档案馆网站是数字档案馆检索利用，发布信息的重要平台。通过档案网站发布不受权限限制的档案信息和工作动态。如某企业数字档案馆网站开设了以下栏目：[档案动态]栏目（包括行业档案资料工作情况和公司内档案资料管理工作情况）；[规章制度]栏目（包括国家、行业档案工作标准、规范、规定和公司制度）；[历史瞬间]栏目（展现历史照片）；[档案利用效果实例]栏目（精选利用案例反映档案的利用价值，提高全员的档案意识）；[公司荣誉]栏目（展现公司在科技及管理方面取得的成绩，提高公司职工荣誉感）；[学习园地]栏目（将开会、交流、培训中的档案管理ppt课件收集整理供员工学习）；[问与答]栏目（用于数字档案馆用户和档案馆进行业务交流）。利用档案资源库中的信息则有权限限制，需要提出赋权申请，经档案部门审查后，方可查询或浏览权限范围之内的档案目录及全文信息。

4、人才和组织管理创新

（1）精心组织。数字档案馆建设是一项庞大工程，其中网站建设、资源库建设、数据录入、纸质文件扫描、制度编制等工作的难度和工作量都很大。首先要制定“实施方案”和“实施计划”，并