电力企业档案管理中存在的问题与解决对策

电力企业档案管理中存在的问题与解决对策

发表时间：2019-06-10T10:39:27.923Z 来源：《电力设备》2019年第3期作者：王丽娜

[导读] 摘要：随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。

(国网冀北电力有限公司滦南县供电分公司河北唐山 063000)

摘要：随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出了推进档案信息化建设的工作目标和要求，可见：档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。随着我国电力工业的飞速发展，电力档案所包含的信息也越来越丰富，电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力企业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。

关键词：电力企业；档案管理；问题；解决对策

1 电力企业做好档案管理的重要性

电力企业的档案涉及到各方方面面，具有记录的内容多、范围广、信息量大的特点，它对企业的发展历程进行了真实的记录，为企业保存了丰富的知识信息，对于企业的发展有重要意义。企业档案属于公司的机密，未经批准不能外借以及外传，同时外单位人员没有经过领导批准不得借阅。在借阅档案时必须要履行登记和签收手续。档案是宝贵的资料，因此员工在借阅后不能随意的拆卸以污损文件，在归还档案是要保证其的完整性，否则档案管理部门要追究其责任。企业员工通过对档案的借阅利用，吸收经验，总结教训，在档案显示的以往经验的基础开拓创新，这一作用在电力行业这一技术性的行业更为突出，通过企业过往的研究，吸收精华，在过去好的基础上做的更好，为公司创造经济效益。

2 电力企业档案管理存在的问题

2.1对档案管理的重视不够，认识不足

一些电力企业只注重加快电力工程的建设，却忽视了企业的档案建设。一方面企业高层领导不重视档案管理，对档案管理投入不足，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后；另一方面部分档案管理工作人员自身不够重视，工作责任心不强，直接导致一些档案资料的缺失，库藏档案资源较少，直接影响为企业发展提供档案服务和工作支持的能力。日常的查阅档案、上级的各项检查、精益化检查都可以翻阅电子化档案来实现，从而避免多次翻阅造成档案损坏或者运输过程中原始资料的丢失。

2.2档案管理制度不健全，管理不到位

一方面企业对档案管理的理论研究和政策指导不足，部分电力企业没有设立独立的档案管理部门，工作机构不健全、职责分工不明确；另一方面企业可能已经建立了档案管理制度，但是管理信息与档案管理没有有机结合，档案管理制度尚不能满足现实工作需要，没有形成合力支持体系。通过客户档案电子化，则能加强客户档案收集各环节的督促检查，实现客户档案的即时检查，做到客户档案标准化。

2.3档案管理人员短缺，业务素质不高

目前，企业档案管理人员相对短缺，业务素质普遍不高。部分档案工作者学历偏低，责任心不强，对档案管理工作理论知识和专业技能的学习不足，业务水平低下。部分档案管理员的待遇普遍不高，有些还常身兼数职，工作频繁变动，完全无法全身心投入到档案工作中。档案管理人员中缺乏既懂信息技术，又精通档案业务的复合型人才，不能满足档案信息网络化建设的发展需要。通过客户档案电子化，能在一定程度上减少人力物力的支出。例如我们可以坐在电脑前进行调阅客户档案，开展专项检查。像市局检查可以在市局调阅资料，不需要跑到现场来查。而且加强平时检查，发现问题及时可以整改，避免发生上级一检查，下面搞运动式的整改。

3 解决电力企业档案管理工作问题的有效对策

3.1企业领导应对档案管理予以高度重视

电力企业档案管理工作难以有效开展的根本原因是领导重视程度不足，为了进一步解决这一问题，必须使领导层对该项工作予以足够的重视，具体可从以下几个方面着手：其一，企业应当配备一名副厂级领导对档案管理进行分管，以此来提高对档案管理的重视程度；其二，可将档案管理工作的相关事项纳入到考核当中。很多电力企业都会对中层部门实行以月或季度为单位的考核，而这类考核基本都与部门利益相挂钩。为此，企业应当将与档案管理有关的内容纳入到考核范畴当中，这样能够进一步引起中层部门领导的重视。

3.2建立健全档案管理规章制度

近年来，国家为了推动档案事业的发展，制定并出台了一系列与档案管理有关的法律、法规，如《档案法》、《企业档案管理规定》以及《工业企业档案分类试行规则》等等。为此，电力企业应当根据国家颁布的这些政策法规对本企业的档案资料进行整理，并从自身的具体情况出发，建立健全档案管理制度和规范，以此来确保档案管理工作有章可循、有制度可依。此外，企业还应建立相应的机制，对档案管理工作进行约束、激励和监督，这样不仅能够进一步提高档案管理效率，而且也能有效地杜绝一些问题的发生。

3.3加大档案管理信息化的建设力度

在科技水平不断进步的推动下，计算机技术和信息技术都获得了长足发展，这两项技术的发展对电力企业档案管理产生了巨大影响，为了进一步提高档案管理水平，企业应当充分利用好计算机和信息技术，加大档案管理信息化建设力度。首先，企业领导应当对档案管理信息化的重要性予以充分认识，并按照企业的实际需要，将档案信息化纳入到企业信息化建设的规划当中，通过统一安排和统筹规划，实现两者的同步建设；其次，档案行政管理部门应当发挥出自身的引导作用，并采取分类指导的措施处理好整体提升与循序渐进的关系。对于经济效益好、管理水平较高的企业，应当全面推进档案信息化建设，如建立与电子文件相关的制度、加大纸质档案的数字化力度等等；再次，应当对档案信息资源的开发利用进行深入研究，并建立网络服务平台，实现档案信息的资源共享。

3.4加强培训，提高档案管理人员专业素质

电力企业档案工作要发展，必须加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的自觉性、积极性，提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异，可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下，要想做好电力企业档案管理工作，必须建立一支有专业知识，有文化素质，政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍，定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发