巧用Word的邮件合并功能批量处理文件_杨墨

提示填写（图 10）。然后在“请柬.doc”文档中将 钮，在展开的列表中选择“编辑单个文档”（图
“ 先 生 ”或“ 女 士 ”的 字 号 字 体 设 置 成 与 请 柬 正 12），在弹出的对话框中点选“全部”，然 后 点 击
文一致（图 11）。
“ 确 定 ”按 钮（图 13），就 会 自 动 生 成 一 个 文 档 ，
2.制作邀请对象名单
新建一个 Excel 文件，并输入受邀人的姓名 和 性 别 ，也 可 输 入 职 务 等 等 ，以“ 邀 请 名 单 ”为 文件名保存（图 2）。
1.撰写请柬
新 建 一 个 Word 文 件 ， 输 入 拟 好 的 请 柬 内 容，以“请柬”为文件名保存（图 1）。
图1
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巧用 Ｗｏｒｄ 的
邮件合并功能批量处理文件
筅杨 墨
Word 中 的 邮 件 合 并 功 能 特 别 适 合 处 理 大 批 量 的 文 件 。 在 秘 书 工 作 中 ，诸 如 制 作 信 封 、席 卡等格式相同的大批量文件，均可用邮件合并 功能实现，以减少工作量。本文试以制作 3 份 请柬为例，讲解 Word 2007 中该功能的具体操 作方法。
（3）将 光 标 置 于“ 尊 敬 的 ”之 后 ，在“ 邮 件 ” 选项卡的“编写和插入域 ”组中单 击“ 插 入 合 并 域”（图 6），在 打 开 的 对 话 框 中 点 选“ 姓 名 ”，单 击“插入”按钮（图 7），然后单击“关闭”按钮。
图6 图3
图4 （2）在“ 邮 件 ”选 项 卡 的“ 开 始 邮 件 合 并 ” 组中单击“编辑收件人列表 ”，在 打 开 的 对 话 框 中 勾 选 姓 名 前 的 复 选 框 ，选 择 所 有 邀 请 对 象 ，单 击“确定”按钮（图 5）。
图7 （4）点击“邮件”选项卡中的“ 预 览 结 果 ”按 钮可对请柬进行预览，点按“预览 结 果 ”按 钮 右 侧的左右箭头，即可在不同的请柬之间切换 （图 8）。
图8
图5
（5）如 果 需 要 在 邀 请 对 象 的 姓 名 后 加 上“ 先
Vol.342 2015 No.6 29
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其中包含了所有请柬（图 14）。保存并打印该文
档 ，即 可 完 成 大 批 量 请 柬 的 制 作 。
图9 图 12
图 10
图 13
图 11
30 SECRETARY
图 14 （安 徽 师 范 大 学 文 学 院）
生 ”或“ 女 士 ”等 称 呼 ，可 将 光 标 置 于“ 姓 名 ”
之后，在“邮件”选项卡的“编写和插入域 ”组中
4.合并所有请柬
单 击“ 规 则 ”按 钮 ，在 展 开 的 列 表 中 点 选“ 如 果
ห้องสมุดไป่ตู้
…那么…否则”（图 9），在弹出的对话框中按照
单 击“ 邮 件 ”选 项 卡 中 的“ 完 成 并 合 并 ”按
图2
3.导入邀请对象名单
（1）打 开“ 请 柬 . doc ”文 件 ，在“ 邮 件 ”选 项 卡 的“开始邮件合并 ”组中单击“选择收件人 ”，在 展开的列表中点击“使用现有列表”（图 3）。浏
２０１５ 年 ６ 月号 数字办公
览 并 选 择“ 邀 请 名 单 . xls ”文 件 ，并 在 自 动 弹 出 的 列表中选择名单所在的工作表“Sheet1 S ”，单 击 “确定”按钮（图 4）。