CX01-2012A文件控制程序

主管部门：办公室 编号：QES-CX01-2012A

文件控制程序

批准日期：2012-11-09 生效日期：2012-11-09

编制: 隋桂荣 于仲芳 审核: 王英俊 秦夏强 批准:王英俊

0 目的

对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保对质量、环境、职业健康安全管理体系运行起重要作用的各个场所使用文件的有效版本。

1 适用范围

适用于对集团公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制。

2 职责

2.1 集团公司总经理负责本程序实施的领导、组织工作。

2.2 集团公司办公室是本程序的主管部门，负责与管理体系有关的集团公司文件和外来文件的控制。

2.3 各部门负责本部门使用、保管文件的控制。

2.4 各项目经理部负责本项目使用、保管文件的控制，以及业主、建设单位、监理、质监站等发至项目上的文件的控制。

2.5 各分公司负责本单位文件的控制。

3 工作流程

（见下页）

4 工作程序

4.1 文件的分类

4.1.1 集团公司文件

a）管理手册、程序文件、管理工作制度及相关支持性文件；

b）盖有集团公司印章的文件；

4.1.2 外来文件

a）国家、地方及上级机关颁发的有关法规、法令、政策等文件；

b）业主、建设单位、监理单位、质监站、其他管理部门的通知、来函及相关文件。

4.1.3 基层来文

下级单位、集团公司各部室向集团公司提出的请示、报告。

4.2 文件的编号

4.2.1部门代码：

序号 部门 代码 序号 部门 代码

1 项目监管部 X 10 财务资产部 Z

2 技术中心 J 11 企业文化部 W

3 企业发展部 Q 12 党群工作部 D

4 集团公司办公室 U 13 法 务 部 E

5 经营计划部 Y 14 物资管理部 G

6 人力资源部 R 15 房地产管理部 C

7 安 保 部 A

8 市场发展部 S

9 审 计 室 P

4.2.2 管理手册的编号

QES - ＳＣ － ２０1× ×

体系 手册 年 版

代码 代码 号 号

4.2.3 程序文件的编号

QES－ＣＸ ×× － ２０1× ×

体系 程序 程序 年 版

代码 代码 序号 号 号

4.2.4 管理工作制度编号

Ｂ × －２０1× ×

制度 部门 年 版

代码 代码 号 号

4.2.5 分公司文件编号

a）分公司代码：

单位 代码 单位 代码 建筑工程分公司 F 市政工程分公司 M 机械设备安装工程分公司 K 钢结构工程分公司 T 电气设备安装工程分公司 L 技改工程分公司 N 建筑设计院 H

b）分公司管理制度编号

GZ × － 20×× ×

制度 公司 年 版

代码 代码 号 号

c）分公司部室管理工作制度编号

B × × － 20×× ×

制度 公司 部室 年 版

代码 代码 代码 号 号

d）分公司工作记录编号

J × × ××

记录 公司 部室 记录

代码 代码 代码 序号

4.2.6 项目管理计划的编号

QES － XMJH － ×× － ２０×× ×

体系 项目计划 项目经理部 年 版

代码 代码 代码 号 号

4.2.7 集团公司文件的编号

根据文件起草部门及文件内容，按年度进行流水编号。

格式为：

二十冶集 × [××××] ×号

4.2.8外来文件、基层来文的编号

a）外来文件按收到文件的先后顺序统一进行流水编号；

b）基层来文按文件送达的先后顺序统一进行流水编号。

4.3 受控文件与非受控文件

4.3.1 文件分为受控文件与非受控文件。

4.3.2 凡是与集团公司管理体系相关的文件，都作为受控文件加以管理。受控文件主要包括：

a）国家、地方、上级机关与管理体系相关的政策、法令、法规；

b）管理手册、程序文件、管理工作制度、质量计划；

c）与管理体系相关的制度、条例、规定、管理办法、实施细则、转发文等；

4.3.3 其余内容的文件作为非受控文件进行管理。

4.3.4 受控文件与非受控文件要分开登记、管理。

4.3.5 集团公司文件是否受控，由文件编制部门提出意见，集团公司办公室确定。外来文件是否受控由集团公司办公室确定。受控的文件，在文件封面右上角加盖“二十冶管理体系文件受控章”。

4.3.6 受控文件有两种版式：一种是企业信息建设系统运行的电子版文件；一种是公布过的现还在运行的有效的纸质文件。

4.3.7 非受控文件不进行补发、换发、复制及评审、更改、作废、销毁控制。

4.4 文件的编写、审核、批准、封发

集团公司受控文件的形成应明确编制人、审核人、批准人、发布时间和生效时间等。

4.4.1 文件的编制、审核与批准

a）《质量、环境与职业健康安全管理手册》由管理者代表组织编制，总经理批准； b）程序文件由有关部门起草，集团公司主管领导、管理者代表审核，总经理批准；

c）管理工作制度由各部门起草，部门负责人审核，集团公司主管领导批准；

d）集团公司其它管理性文件的编制，由相关部门代拟，需要进行部室间沟通的采取会签的方式进行，集团公司办公室主任核稿，集团公司主管领导批准签发。

4.4.2 文件的编号、排版、校对、签章、封发

a）文件由发起人通过OA协同办公系统经集团公司主管领导签发后，由文书进行编号、排版（套红），按照《国家行政机关公文处理办法》的要求进行处理；

b）文书排好版后提交发起人校对；

c）文书签章完毕按发起人确定的发放范围向相关场所进行封发。

4.5 收文管理

4.5.1 外来文件的管理

a）文件收到后应立即进行签收、登记，提交办公室主任拟办，按拟办意见呈送有关领导批办，根据领导签批意见提交有关领导传阅、部门阅办；

b）按照领导批示或部门建议，对需要转发的外来文件，由相关部门按本程序 4.4条款进行转发。

4.5.2 基层来文的管理

基层单位报送集团公司来文一律呈送集团公司办公室办理。由文书进行登记，通过OA协同办公系统选定的流程提交办公室主任拟办，并按拟办意见提交有关领导批办，根据批办意见提交有关部门办理。部门将办理结果及意见填写在《基层单位来文处理单》相关栏内，办结后提交返回集团公司办公室。文书通过流程将文件及处理结果提交来文单位，来文单位文件管理员可通过流程跟踪和监控呈送文件的运行过程。

4.6 文件的保存与归档

4.6.1文件由使用单位的文件管理员进行保存与控制。

4.6.2各级文件管理员将所使用、保管的受控文件登记在《文件和资料控制清单》上以便检索。

4.6.3在企业信息建设系统的知识管理的文档中心建立所需的文档夹，各级文件管理员将所使用、保管的文件及时归档到设定的文档夹里以便保存、检索。

4.6.4次年初移交档案室归档的文件除电子文档外还需备一份纸质文件（包括拟文稿