采购管理大学大学课程设计方案

详谈加强内部控制管理提高采购管理水平作者Array院系

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内部控制管理作为企业自律和自我约束的一种管理手段和技术,已在企业管理工作中得到了广泛的应用,并且发挥着越来越重要的作用。本文从认识、制度、程序、执行四个层面,对如何通过建立和加强企业内部控制管理工作,来提高物资采购工作的管理水平进行了论述,并着重对采购工作的内部控制管理程序进行了说明,以供大家研讨。

关键词：物资采购。管理。控制

内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、

保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生

产经营风险,由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节

又是企业实施内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到生产的质量,关系

到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,如何才能通

过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平呢? 我认为,

要通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平要遵循四

个方面的具体要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、

执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,

才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。

一、当前采购管理和内部控制工作中存在的主要问题

1、预算编制在工程支出的细化程度、基本支出定额制定的科学性等方面有待加强。预算编制不够严谨,在安排工程支出预算时存在一定的随意性和盲目性,导致在预算执行过程中追加预算比较普遍,影响了预算的严肃性。在资金使用中,支出控制不严,存在超支现象。预算调整追加变化较大，削弱了预算的约束控制力。

2、采购管理职能有待进一步加强。采购部门多数时候起到的是付款、核算作用，对单位重要事项的决策、实施过程和结果不尽了解，采购管理滞后，对业务部门的采购监控和内部监督职能有待进一步加强。

3、岗位设置不够合理。由于单位编制有限，人员紧张，岗位安排不尽合理，存在一人多岗及不相容岗位兼职的现象。

4、固定资产管理相对薄弱。对资产的使用管理的内部控制力度不够，重购轻管现象比较普遍。如未形成定期财产检查制度，资产保管责任不明确等，易导致资产账实不符及资产流失。

5、采购人员统筹、分析能力有待加强。采购授权支付改革新形势下，采购

人员在资金管理上应充分发挥预算管理的规划、控制和协调的功能，根据轻重缓急安排调度，有效地将资金管理从被动应付转变为超前控制。目前，采购人员对全局整体工作掌握不够全面，对整体预算资金的需求缺乏深入的调查研究，采购分析能力及综合素质还有待进一步提高。

6、随着信息化管理进程的推进，采购信息管理系统、采购电算化核算系统、采购日常管理系统的开发，需要对各个信息系统进行整合，融采购管理、采购核算及单位内部控制管理为一体，建立全面、系统的采购信息管理体系，增强信息管理的功能性，进而规范采购管理行为、简化工作程序、提高资金管理及采购核算的效率。同时，电子化尤其是网络化的采购核算和管理有许多新的风险。一是采购信息的安全性降低，开放的互联网传输存在诸多安全隐患。二是采购核算系统的逻辑纠错和综合判断能力下降。另外，电算化环境中，除非有特别限定，采购信息数据修改一般都不会留下痕迹，存在很大风险。

二、加强税务机关内部控制，提高采购管理水平的建议

<一）加强内部控制，创新采购管理方法

创新采购管理方法，就是要树立现代采购理财观，按照“绩效采购”的要求，建立科学完整的采购管理方法体系，包括采购预测、计划、控制、核算、分析和考评等。一是建立健全科学的采购预测方法体系，根据采购活动的历史资料和相关资料，考虑现实的发展条件，对单位未来采购活动和采购成果作出科学的预计和测算。行政单位的资金来源主要是采购拨款。因此，行政单位的采购预测主要是关注各类采购活动对支出带来的影响，并根据情况的变化合理调整资金安排。在年度工作中，如发生突击性任务、政策性因素或其他新情况，要及时进行测算，合理调整资金安排，在合理测算的基础上结合当时的政策规定，决定是否需要追加或调整预算。二是建立健全科学的计划与控制方法体系，就是要进一步完善采购预算管理。细化编制预算，在预算编制过程中对单位采购活动进行计划分析，以期实现预算目标，提高资金使用效益。

同时，严格采购审批程序和手续，加强内部控制的建设，堵塞采购管理上的漏洞。三是建立健全科学的采购分析和考评体系，就是要根据管理结果和核算资料，运用特定的方法对采购活动及其成果进行分析和评价。定期做好预算执行情况分析，对下一阶段的采购支出情况进行预测，合理安排预算，为单位领导开展工作提供采购依据。同时，建立相应的考评体系，提倡节约型机关建设，对一些工程、公用经费等从定性和定量两方面进行分析，不断提高采购管理水平。

<二）完善内部控制制度，从手段上实现制度管事

1、建立内部采购控制制度。具体包括： <1）货币资金的内部采购控制。一是不相容岗位相分离，主要是出纳与审核、出纳与采购档案的保管、出纳与制单、出纳与收款票据管理人、支票印章保管员与支票签发人等。二是支出审批制度的规定，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。三是明确监督检查机构或人员的职责权限，

定期及不定期地进行检查。 <2）资产管理的内部采购控制。一是资产的日常管理。资产的实物管理与记账登记要相分离，实物账与采购明细账必须核对一致；资产的配置与使用相分离，使资产的配置合理、科学；资产维修需求的提出与审核、执行相分离，确保维修方案的合理性，防止小病大修。二是资产的处置环节。要建立资产处置管理制度，明确处置的程序和权限，资产报废请求的提出与审批、处置相分离，对于大宗资产的变卖要委托社会中介机构进行评估，要防止在资产处置过程中利用职权谋取私利，造成国有资产流失。

2、建立政府采购业务的内部采购控制制度。一是不相容岗位相分离，包括：请购与审批、询价与确定供应商、采购、验收与相关采购记录。原则是不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。二是政府采购业务的管理控制，要建立采购管理制度和相关的控制措施，避免暗箱操作、以次充好收受回扣等损害公共利益的现象发生，在采购控制中要做到采购权、定价权、验收权相分离、做到责任到人，流程公开。三是付款环节的采购控制，要做到相关凭证规范、合格、齐全，每一个相关责任人或责任部门全部审核通过，付款流程严密、规范、公开。<三）要加强采购人员的管理，确保内部控制有效的执行 1、提高采购人员的综合素质，使其向知识化、专业化方向发展。采购人员不但要有扎实的专业知识，还要具有良好的沟通与协调能力，善于处理各种采购关系，具备较强的管理意识。采购人员自身要注重专业素质的提高，拓宽知识结构。一是要提高学习能力，坚持参加继续教育，掌握扎实的专业知识；二是要优化知识结构，加强金融、法律、管理、计算机等方面知识的学习和积累，树立现代理财观，注重资金的效益。行政单位属于政府机关，其业务活动、行政管理、采购管理都与行政工作密切相关；因此，采购人员平时要注重与有关管理部门的沟通，及时了解采购采购政策的新动向，将有关政策贯彻到采购活动中。通过提高综合素质，落实好各项采购管理制度，有效发挥采购监管作用，杜绝不规范行为的发生。

2、加强内部控制观念的创新，尤其是加强对新生事物——网络采购的内部控制。第一，技术上，要创新内控观念，树立实时、在线的观念；创新内控手段，建立信息共享系统，开发先进适用的采购管理软件；加强网络采购软件控制，确保系统运行的可靠和适用性，加强性能监测，实时更新；建立全方位的网络采购系统的防护网，确保系统安全。第二，岗位设置上，要按照不相容职务分离的原则，合理设置采购岗位。网络采购极大提高了采购工作效率，但内部牵制的必要岗位设置不能少，一要设置系统维护岗，负责网络采购运行软硬件系统的正常运行，包括维护、更新、运行控制、病毒监控及预防。但该岗位不能接触网络采购软件的具体操作；二要设置数据输入岗，负责将合法、有效的凭证录入采购软件系统，并对数据的准确性进行检验。该岗位必须按照不相容职务分离的原则进行设置，同时，该岗位不能行使审核职能；三要设置数据审核岗，负责审核数据的合法性、准确性，特别是电子数据的真实性，负责审计和评价单位内控机制的健全性、有效性；四要设置档案管理岗，负责电子采购档案的安全性、完整性、保密性。

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