交通集团档案管理规范化的探索与实践

, ,
。
。
、
,
。
,
,
, 责任 到位 认 真 详 细 记 录每一辆 汽 车 每一 件 工 具 的 领 用 维修 报 废等 各个步 骤 实时追踪 防止 资 产 的 蓄 意 浪 费 和 无故 丢 失 提 高工 具 的 利用 效率 2 管 理 系 统升级 增 强系 统实 用 性
、 、 , , ,
,
知 识文 库
第
期6
1
交 通 集 团 档 案管 理 规 范 化 的 探 索 与 实践
尉迟雪 莹
随 着社会 经济 的快 速进 步 我 国交 通 行 业 日 益趋 向规 模 化 系统化 相 关 交 通 行 业如春笋般 涌现 但 是 由于 我 国 现 代交 通 事业 的 发展 历史 较 短 相 关 的制度 建 设 管 理 规范 等 尚不 完全 成为制 约 我 国交 通 事业 发 展 和 进 步 的瓶 颈 交 通 运 输事业 的发 展 离 不开 对 于 交 通 集 团 运 行 系统 的科 学化 管 理 ; 交 通 集 团 要想 壮 大 也 必须 实 现对 于档 案管 理 规范化 这是 企 业立足 的根 本 也是 影响 企 业 发 展 的基 础 性工作 因 此 笔者对交 通集 团档 案管 理规 范化 的进 行探 索 与实践 一 交 通 集 团 档案管 理 系 统 的 现状
, 、 ,
。
,
、
,
。
,
,
。
,
。
,
。
、
1 档案管 理 系 统 的特 点 随 着集 团 规模 的不 断加 大 集 团 业务 的繁多 人工 登 记 人力查询等档 案管 理方 式 已 经难 以 满 足 集 团管 理 的需 求 档 案管 理 系 统 的的出现解 决 了 这些 管理 难 题 档案管理 系统 的 : 优点 体 现在 如 下方 面
:
。
, 、 、 、 ,
,
案管 理 工作重 要 性 的 认识 只有 领导 摆 正态度 加 强 重视 才 能 激 励 员 工 的 认 真工作 态 度 档案管 理 工作应该贯 穿到交 通 集 团 的 每一部门 每一 岗位 把档案管 理理念 贯彻 到工作 的 每一环节 成立专 门 的档案管 理 部 门 建 立一套完 整的 档 案 信 息 管 理 制度 确定 完 整 的档案管 理 流 程与 体 系 分 工 明
, , , 、
,
、
、
。
,
,
、
。
、
,
,
、
,
,
。
,
。
( 1 ) 科学化 以 计算 机技术 为 系 统管 理 工 具 在 专 业 人 员的 操作下 完成 工作 : ( 2 ) 系 统化 以 交 通 集 团 的 档案管 理 系 统为例 包 括 了 车辆 信 息 往来 单位 车辆使 用 集 团历史 等诸 多信 息 信 息兼 具 内容 的深 度 和 涉及 的广 度 : ( 3 ) 规范化 档案收集 档 案管 理 档案 使 用 为一 体
.
、
。
,
。
、
,
,
、
,
、
。
.
,
内容规范 流 程统 一 2 交 通 集 团档案管 理 系 统 的现 状 交 通 集 团 档案管理 系统 存 在 着 巨 大 的优势 仍 有 一些 令 人担忧 的现状存 在 集 团管 理 层 对 于 档案规划 档案收集 作 用的不 重视 管 理 过程 不 规范 容易 出现 档案 丢 失 恶 意 修 改 信 息 泄露 的现 象 管理 系统 老化 数 据库 功能不 全 面 内容繁多无用 档案清 理 工作 不 到位 在 档案使 用 时无法 满 足 使 用 者 的需 要 管 理 人 员 技术水 平 低 操作 不 专业 档案 管 理 不科 学 档案存 放 混乱 分 类不 科学 造 成档 案 丢失 使 用 无 效 等 现 象 出现 二 推进 交 通 集 团 档案管 理规 范 化 的 重要 意 义 1 完 善 相 关信息 保 障集 团权利 集 团档 案是指 在 集 团 运 营管 理 过 程 中形 成 的有 保 存 价 值 的 各 种 形式 的材 料 档案材 料 既有 文 字 图像 等 内容 可 以 以 数 据 的形 式存 在 既 包括 了集 团往来 的相 关 文 件 重 大 会议 记 录 又 记载着集 团 的发 展历史 同时 还包 括集 团经 营 业务 中的 资产 信 息 规范集 团档案管 理 可 以 使 集 团 的有 关 信 息更 加 全 面 覆盖 面更 广范 内容 更 加精炼 对 于新 人 职 的 陌 生员 工 新 晋 的合作伙 伴 可 以 让 他们 了解 集 团 的发 展 历史 和 文 化底 蕴 为集 团树立 良好 的形 象 ; 同时集 团 档案中 还 包括 了 外部 往来 的相 关法 律 文 件 和具体 材 料 对 于 档案 的 有 效 保管 可 以 减少 不 必 要 的交 易风 险 减少经 济 纠 纷 保 障 集 团 的 权利 明 确集 团 的 责任 2 健全 档案 系 统 促进 行 业 发 展 健全 档案管理 系统 虽 然 只 是集 团管 理 的一小部 分 但 是对 于 计算机 系统 的应 用 可 以 逐 渐 普及 到 全 集 团 全行 业 有利 于整 个行 业管 理水 平 的的提 高 在 交 通 集 团 的档 案管 理 中 包括 以 往 的大事记 如集 团 成立之 处 遭 遇 困 难时 的缓 解 措 施 融 资手段 业务车辆 工 具 的采购原则 对 于不 同采
, , 、 ,
.
:
购环 境 的 经验 总 结 交 通事 故 的 应 急处 理 方式 善 后 手段 公 关 处 理 方式 在 之 后 遇 到 相 似 的情况时 这些档案材 料 都 是很 好 的 经验 总 结 和 教 训记 录 对事故 的 处 理 带 去很 好 的 借 鉴 指 导 作 用 这有利 于 提 高集 团 的服务质量 增 强 集 团 的 经 济效 益 对 于 明确集 团 的发 展方 向 轨迹指 导 都具 有 积极 作用 三 推 进 交 通 集 团 档案管 理规 范 化 的 具体措 施 1 加 强 工作重视 规范档案管 理 一些集 团 的 档案管 理 意识 淡 薄 对档案收集 和 管 理 的 重视程度 不 够 使 档案损坏 严 重 丧失 了 档案 的 严肃 性 和 权 威性 集 团领 导 应该加 强 档案管 理 系 统 的建 设工作 深化档