集团档案管理制度

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档案管理制度

2016-01-03发布 2016-01-03实施

目录

第一编档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强总部的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本办法。

第二条总部档案是指总部在各项活动中直接形成并具有保存备查的各种形式的历史记录的总和。

第三条档案工作是记录公司历史，提供参考依据，保护公司合法权益的一项重要工作。总部把档案工作纳入公司发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。

第四条总部档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。

第五条本办法适用于总部的档案工作。

第二章领导体制、档案机构及其职责

第六条总部设综合档案室，归属于综合部，既是总部档案的保管中心，又是总部档案工作的业务管理中心，负责总部档案工作的统筹规划和组织协调。

第七条综合档案室的职责：

（一）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。

（二）建立健全总部档案工作的各项规章制度。

（三）对分公司的档案工作进行监督、指导和检查。

（四）对总部各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。

（五）组织分公司档案人员的培训。

（六）负责总部档案的接收、整理、鉴定、编目、保管工作。

（七）开展档案提供利用工作。

第八条总部各职能部门设置兼职档案员。兼职档案员的职责：

（一）负责所属部门日常文件的收发、登记工作。

（二）负责所属部门日常文件的收集和整理工作，保证文件的完整、准确、系统。

（三）按规定时间向综合档案室移交档案。

（四）档案的提供利用工作。

第三章文件材料的归档

第九条总部各职能部门必须指定各部门兼职档案员，负责日常文件的收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。各高层领导的文件由其秘书负责收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。总部所有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员移交，任何人不得将文件占为私有。

（一）公司领导、各部门领导及相关人员外出参加完重要活动后的会议纪要、合同等文件要及时向秘书或部门兼职档案员移交。

（二）各部门兼职档案员要主动收集部门的文件。

（三）一项重大活动结束后，由承办部门的兼职档案员负责收集相关文件。

第十条归档范围

（一）总裁办、综合部、信息部、企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档案。

（二）和上述档案配套的各种载体的档案（包括声像档案、电子档案和实物档案）。

（三）财务部和人力部形成的为专业档案，具体归档参见《人事档案管理细则》(参考)和《会计档案管理细则》(参考)，暂由各部门自行保管和存档。

（四）其他相关部门的归档范围详见《文件归档范围和保管期限表》。

第十一条归档时间

（一）总部综合部、信息部、业务部、企业部、安全部及投资部，内控部，投资部，法律部及各高层领导的每季度的档案于次季度第一个月的10日前向档案室移交。

（二）牵涉及国际业务部的合同、信用证等在完成所签合同后于半年一次向档案室移交。

（三）总部的声像档案（照片、录音带、录像带、光盘）和实物档案（荣誉品、纪念品等）在产生后及时向综合档案室归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的文件材料一起归档。

（五）各部门的部分重要文件需及时移交综合档案室，具体见《及时归档文件清单》。

第十二条归档文件材料的质量要求

（一）归档的文件材料要准确、齐全、完整。

（二）归档的文字材料应符合规范，字迹工整，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红色墨水等。

（三）归档的文件材料一般应为原件。

（四）电子档案实行双套制，纸质文件和配套的电子文件一起归档，以防电子文件的破坏和损失，维护档案的完整与安全。

第十三条归档文件的移交手续

（一）总部各部门兼职档案员按规定的时间向综合档案室移交档案。

（二）移交方填写移交清册目录。

（三）交接双方根据移交目录认真清点、核对后，在移交清册目录上签字确认。移交清册一式两份，交接双方各存一份备查。

第十四条整理应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，区分不同的价值，便于档案的保管和利用。

第十五条档案整理。

总部档案实行各职能部门兼职档案员初步整理，综合档案室最终整理的制度。

初步整理的步骤：

（一）各部门兼职档案员按照不同部门不同文件类别分类，结合《文件归档范围和保管期限表》中的分类要求，准备若干档案盒，在档案盒的盒脊上用铅笔填写“年度”、“机构（问题）”的内容。具体地“年度”栏位填写文件的生成年度，如“2007”“2008”。“机构（问题）”填写部门名称或简称及文件的类别，部门和文件类别之间用“-”隔开，如“企管部-合同管理”或用规范化简称。

（二）日常文件处理完毕后，按照《文件归档范围和保管期限表》所列的归档范围，对文件进行鉴别和剔除，将需要归档的文件放入所属类别的档案盒内，在每件文件的右上角用铅笔编制件号，并编制归档文件目录，从而实现档案的初步整理。

（三）一个季度档案的初步整理完毕移交后，下一个季度的档案属于同一类的接着上

一个季度的顺序编号，新加类别的从“1”开始编号。初步整理需使档案按类分盒装好，并有对应的归档文件目录。如不符合以上要求，综合档案室有权退回档案，要求各部门重新整理。

第十六条综合档案室于次年6月底完成当年档案的最终整理。档案最终整理方法见《文书档案整理细则》。