归档文件整理规则
文件归档整理档案管理制度
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第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作,确保档案的完整、准确、系统和安全,提高档案管理效率,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作,包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保文件归档齐全,不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则:归档文件必须真实反映公司工作情况,不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则:便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则:确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门,负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责:1. 制定文件归档整理方案,并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作,并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求:1. 文件收集:各部门应按照归档范围,及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定:对收集到的文件材料进行鉴定,确定其保存价值。
3. 文件分类:根据文件内容、性质和保存价值,对文件进行分类。
4. 文件整理:按照分类标准,对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档:将整理好的文件材料按照归档顺序,逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件:1. 文件材料齐全,无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确,排列有序。
3. 文件材料编号规范,便于查找。
4. 文件材料编目完整,便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求:1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案,确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求:1. 查阅档案需提前预约,填写《档案查阅申请表》。
2归档文件整理规则
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2归档文件整理规则一、文件分类标准1.按文件类型分类:将文件按照种类分类,例如合同、报告、会议纪要、项目文件等。
2.按时间先后分类:将文件按照时间顺序分类,例如年度文件、季度文件、月度文件等。
3.按项目或部门分类:将文件按照项目或部门进行分类,例如销售项目文件、行政部门文件等。
4.按重要性分类:将文件按照重要性或紧急程度进行分类,例如重要文件、一般文件、临时文件等。
二、文件整理步骤2.命名文件夹:对每个文件夹进行命名,应使用简洁明了的名称,便于识别和查找。
3.清理文件:将文件整理到相应的文件夹中,同时删除重复或无用的文件,保持文件夹的整洁和干净。
4.整齐摆放文件:将文件夹中的文件按照一定的顺序进行整齐摆放,例如按照字母顺序、数字顺序或时间顺序等。
5.文件记录:建立文件索引或目录,记录每个文件夹的名称和内容,方便查找和管理。
6.定期检查和更新:定期检查文件夹中的文件,删除过期或无用的文件,更新文件夹的内容和顺序。
三、文件存放和保管1.选择合适的文件柜或文件夹:选择适合存放文件的文件柜或文件夹,根据需要选择不同大小和类型的存储设备。
3.定期整理和清理:定期整理文件柜或文件夹,清理过期或无用的文件,保持整洁和有序。
四、文件查找和检索1.使用文件索引或目录:根据文件索引或目录,快速查找和检索需要的文件。
2.标记文件位置:对常用或重要文件进行标记,以便快速找到和使用。
3.使用文件夹颜色分类:根据文件夹的颜色进行分类,例如红色代表紧急文件,蓝色代表一般文件等。
4.使用电子文档管理系统:如果条件允许,可以使用电子文档管理系统进行文件的存储和检索,提高工作效率。
五、文件保密和备份1.文件保密:对涉及机密或敏感信息的文件,应采取相应的措施进行保密,例如加密、权限设置等。
2.文件备份:定期对重要文件进行备份,以防文件丢失或损坏导致数据丢失。
以上是一个简要的归档文件整理规则,具体的整理方法可根据实际需要进行调整和完善。
归档文件整理规则
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归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整,
下面是一些通用的规则可以供参考:
1. 分类标准:根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类,例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范:确保文件名清晰、简洁、易于理解,避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构:建立清晰的文件夹结构,使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹,然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字:为文件添加标签或关键字,以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件:定期审查文件,删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份:定期进行文件备份,以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性:对于需要保密的文件,可以进行加密处理,以确保文件安全。
8. 文件操作记录:在归档过程中,可以建立文件操作记录,包括文件的移动、复制和删除等操作,以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则,具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
归档文件整理规则
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归档文件整理规则(DA/T22-2000)1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。
归档文件整理规则(DA/T22—2015)-文件解读
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归档文件整理规则(DA/T 22—2015) - 文件解读(国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者:国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局,各计划单列市档案局,新疆生产建设兵团档案局,中央和国家机关各部委档案部门,总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院:档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过,并经国家档案局批准为推荐性行业标准,现予以发布,自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日)前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下:——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改;——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料;——调整归档文件分类方法;——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求;——增加归档文件档号结构和编制要求;——将室编件号、馆编件号统一为件号;——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录,附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局档案馆(室)业务指导司。
本标准主要起草人:许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
归档文件整理的基本原则
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归档文件整理的基本原则归档文件整理是指对公司或个人的各种文件进行整理、分类、归档和存储,以便日后能够快速、准确地检索和使用。
对于一个组织或个人来说,归档文件的整理是一项必不可少的工作,它可以有效提高工作效率,减少工作时间和成本,同时也能够保证工作的顺畅进行。
然而,在进行归档文件整理工作时,也需要遵守一些基本原则,以确保整理的文件能够达到预期的效果。
以下是归档文件整理的基本原则:1. 制定分类规则归档文件整理的第一步是制定分类规则。
分类规则应该简单明了,容易操作,同时也要符合组织或个人的实际需求。
分类规则可以根据文件的类型、内容、来源、日期等因素进行分类。
2. 分类标准统一在制定分类规则之后,需要保证分类标准的统一性。
分类标准的统一可以避免因为不同人员的理解不同而导致的文件分类混乱。
3. 文件命名规则统一文件命名规则也是归档文件整理中非常重要的一步。
文件命名规则应该简单明了,能够清晰地表达文件的内容和重要性。
文件命名规则也需要遵守统一标准,以避免因为文件命名不规范而导致的文件管理混乱。
4. 文件归档位置统一文件归档位置的统一也是归档文件整理的一个重要步骤。
文件归档位置的统一可以避免因为文件存储位置的不同而导致的文件管理混乱。
5. 定期清理归档文件整理并不是一次性的工作,而是需要定期清理的。
定期清理可以避免因为大量无用文件的积累而导致的文件管理混乱。
6. 文件备份文件备份是归档文件整理的最后一步。
文件备份可以保证文件的安全性和完整性,一旦出现文件丢失或损坏的情况,备份文件可以起到重要的作用。
以上就是归档文件整理的基本原则。
在进行归档文件整理工作时,需要遵守这些基本原则,以确保整理的文件能够达到预期的效果。
同时,也需要根据实际情况进行灵活处理,以适应不同的需求。
归档文件整理规则
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归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型,方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类,如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类,方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理,确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号,方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面,标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列,确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储,以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室,并配备相应的存储设施,如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜,并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护,以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程,包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理,确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理,确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件,包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述,归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系,通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法,实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则,才能提高档案管理的效率和准确性,减少工作的复杂度和出错的可能性。
《归档文件整理规则》
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五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹,每个活动再建立一 个文件夹,标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列:先排文书档案,可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架, 这种排架方法的优点是不用倒架,节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法,即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列,每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
1、鉴定:归档的数码照片原则上为原件, 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说,采用左上角装订 的,应将左上角对齐;采用左侧装订 的,应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
归档文件整理的原则
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归档文件整理的原则
归档文件整理的原则包括:
1. 分类:将文件按照功能、形式、内容或者重要程度等分类,使其易于查找和管理。
2. 标记:使用标签、颜色、编号等方法标记文件,以便快速识别和定位。
3. 命名:为文件命名时,应使用清晰、简明、具备描述性的名字,避免使用缩写、码头符号等,以免产生混淆。
4. 存储:将文件存储在合适的媒介上,例如硬盘、移动硬盘、云存储等,避免使用易损坏的存储媒介。
5. 梳理:定期检查和删除已过期、无用的文件,避免浪费存储空间。
6. 安全:为了保护隐私和机密信息,应对敏感文件进行密码保护,限制访问权限,同时备份重要文件以避免意外损失。
归档文件整理规则解读及实务
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3. 保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分 别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4. 机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字 母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件 未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。
《归档文件整理规则》 (DA/T 22— 2015),国家档案局 2015年10月25日发 布,2016年6月1日 起正式实施。总体编 排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。
二.增加归档文件组件 和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要 求。将标准适用范围 由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材 料。
归档文件一般采用年度—机构(问 题)—保管期限、年度—保管期限—机 构(问题)等方法进行三级分类,并且 提出了“年度—保管期限”分类法的应 用。改变了原来的 “保管期限—年度— 机构”分类法,有利于机关档案和日常 管理和利用。
分类就是将全宗内归档文件按其来源(一般对应于单位全 宗内的机构)、时间(一般对应于文件形成年度)、内容 (一般应用于问题或保管期限)和形式(一般应用于照片 等特殊载体)等方面的特征,分为若干类别,并将各类别 按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进 行合理的分类,不但能有效揭示归档文件之间的内在联系, 使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用,对于归 档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
5. 件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0” 补足,如“0026”。
归档文件整理规则 解读版
![归档文件整理规则 解读版](https://img.taocdn.com/s3/m/e2a7547766ec102de2bd960590c69ec3d4bbdb6c.png)
归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类:归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。
分类应清晰、明确,便于检索和使用。
2.归档范围:归档文件的范围应包括但不限于以下内容:(1)公司各类文件,如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等;(2)各部门日常工作文件,如报告、总结、计划、预算等;(3)重要事件的相关文件,如活动策划、照片、视频等;(4)涉及公司历史、文化的重要文件,如公司历史资料、大事记等。
二、文件整理流程1.收集:各部门应定期将本部门的文件进行收集,确保文件齐全、完整。
同时,应将收集的文件进行初步筛选,去除无需归档的文件。
2.分类:收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
分类应遵循公司制定的分类规则,确保文件的分类准确、清晰。
3.整理:分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。
整理应包括对文件的修补、装订、编目等,确保文件的整洁、有序。
4.归档:整理好的文件应及时归档,确保文件的保存安全、可靠。
同时,应建立完善的归档制度,规定归档时间、归档方式等。
三、文件排列与编号1.文件排列:归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。
排列应遵循公司制定的排列规则,确保文件的排列顺序准确、合理。
2.文件编号:每个归档文件都应有一个唯一的编号,以便于检索和使用。
编号应根据公司的编号规则进行编制,确保编号的唯一性和易用性。
四、文件装订与封装1.文件装订:归档文件应进行装订,以确保文件的整洁和完整性。
装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择,常见的装订方式包括线装订、钉装订等。
2.封装保护:归档文件应进行封装保护,以防止文件受到损坏或丢失。
封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择,常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。
五、归档文件管理3.存储环境:归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方,以确保文件的保存安全和长久。
同时,应定期检查存储环境,确保环境符合保存要求。
文书档案归档文件整理规范
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文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路,从“简化整理,深化检索”出发,对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化,特点是:简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则:1、遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的,具有保存价值,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序:分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行,其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位,每年形成的文件数量少,或者内部机构设置简单,采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的,统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上,各立档单位应结合自身工作实际,编制全部档案分类方案。
一般单位有:党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案(亦叫专门档案)。
但学校档案,业务管理类为教学管理。
事业单位档案,业务管理类为经营管理。
其中,党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位,进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素,将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿;2、正本与附件。
当附件较多,为独立文本时,自行为一件。
3、正文与文件处理单;4、转发文与被转发文;5、原件与复制件;6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示,因其重要的因素,应分别为一件;7、不同文字的同一文本;8、同一个人的人事调动的各种介绍信;9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根,按自然册的时间断分别为一件;10、会议记录:一般单位的会议记录全年为一件;三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
归档文件整理规则
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定期 1 0年 , 分 别 以代 码 “ Y” 、 “ D3 0 ” 、 “ D1 0 ” 标识 。 d ) 机构( 问题 ) 代码 : 机构 ( 问题 ) 代 码 采用 3 位汉 语 拼 音字 母 或 阿拉 伯数 字 标识 , 如 办公 室代 码“ BGS ” 等 。归 档 文 件 未 按 照 机 构 ( 问题 ) 分 类 的, 应省 略机 构 ( 问题 ) 代码 。
元 纪年 , 如“ 2 0 1 3 ” 。 c ) 保 管期 限 : 保 管期 限分 为永 久 、 定期 3 0 年 、
将 文 件 按 其 形 成 年ห้องสมุดไป่ตู้度 分 类 。跨 年 度 一 般 应
以 文 件 签 发 日期 为 准 。 对 于 计 划 、 总结 、 预算 、 统
计报表 、 表 彰 先 进 以及 法 规性 文 件 等 内容 涉 及不 同年 度 的文 件 , 统 一 按 文 件 签 发 日期 判 定 所 属 年 度 。跨 年 度 形 成 的 会 议 文 件 归 入 闭幕 年 。跨 年 度 办 理 的 文 件 归 人 办 结 年 。 当形 成 年度 无 法 考 证时 , 年度 为 其归 档年 度 , 并 在 附 注 项 加 以说 明 。 b) 按 机构 ( 问题 ) 分类 将文件按其 形成或 承办机构( 问题) 分 类 。机 构 分类 法与 问题分类法 应选择其 一适用 , 不 能 同时 采 用 。采用机构 分类 的 , 应 根据文 件形成或承 办机构 对 归 档 文件 进 行 分类 , 涉 及 多 部 门形 成 的 归 档 文
归档文件整理规则
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八、编
目
• 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目 录 • 归档文件应逐渐编目。来文与复文作为一件时,只对复文 进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、 日期、页数、备注等项目。 • 1、件号:填写室编件号 • 2、责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关 或署名者 • 3、文号:文件的发文字号 • 4、题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟 标题,外加“【】”号 • 5、日期:文件的形成时间,以8位数字标注年月日如: 20081201
六、排 列
• 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 • 同一期限的文件按机构(问题)排列,机构(问 同一期限的文件按机构(问题)排列,机构( 的排列顺序确定后,原则上应保持不变。 题)的排列顺序确定后,原则上应保持不变。 某单位200 2008 如:某单位2008年文书档案如下排列:
收
集
收集应归档的文件材料做到齐全完整 判断文件是否归档,依照归档范围,决定文件的去留 确定归档文件的保管期限,要准确客观 分类方法要科学、适用,保持相对稳定 便于保管利用,用不锈钢钉、包角 顺序相对固定(党、工、青、妇—办公室—业务—其他) 要 求 不 空 号、重 号 填 写 要 清 晰、端 正 按件号顺序装(不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒)
归档文件的整理规则
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归档文件的整理规则第一节归档文件的整理原则与基本概念归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
广义上的归档文件是一个泛指性概念,可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料,《归档文件整理规则》对这一概念的定义是:“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。
归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。
即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
第二节文件归档整理的组织工作归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节,也是档案管理工作的开始,这是一项承前启后的工作,它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用,直接影响档案的质量和档案工作的开展,因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督,以确保这项工作能高质高效地完成。
文件归档整理的组织工作包括:确定整理环节,重视归档文件的平时积累,建立相关制度,加强整理工作的指导、监督、检查。
一、确定整理环节确定整理环节也就是确定由哪一级机构,由哪些人员来完成文件归档整理工作。
一般有3种组织形式:1、集中式:也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。
这种形式一般适用于小机关和基层单位。
2、分散式:也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。
这种形式一般适用于大中型机关单位。
3、集中与分散结合式:是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门,一部分由业务部门分散整理。
此种形式一般适用于中型机关和单位。
二、重视归档文件的平时积累1、严格收发文登记。
通过登记,对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐,确保文件的齐全完整。
2、及时收集。
只要是办理完毕、属归档范围的文件材料,应做到办完一件收集一件,或者按月或季根据收发文登记定期清理。
3、严格检查。
检查收集的文件是否是办理完毕的,文件材料是否齐全完整,文件材料是否符合归档要求等等。
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《归档文件整理规则》实施细则2004-4-5 17:42:00
1 范围
本细则规定了归档文件整理的原则和方法。
本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本细则采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为—件,定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿本各为一件。
正文与附件为一件,如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。
正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。
原件与复制件为一件。
转发文与被转发文作为一件。
报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件。
同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。
会议记录应以每次会议为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订:装订时,正本在前,定稿在后:正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
方式与用材的选择:保管期限为永久或长期的归档文件,可根据件内文件的厚薄而定,件内文件较厚的,可用三孔一线的装订方式;件内文件较薄的,可采用缝纫机轧边等方式。
装订时以文件的左侧为装订边。
保管期限为短期的归档文件,不拆钉,保持原貌。
5.2 分类
归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行,如单位较小,形成文件数量较少,可采用年度——保管期限的方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
跨年度时,一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。
对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件的签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度处理案件形成的文件归入结案年;跨年度办理的文件归入办结年。
某项工作时间跨度比较长,形成的文件材料多,也可以分年度归档。
几份文件作为一件时,“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
5 .2.2 按保管期限分类
文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
会议由几个机构承办的,可选择一个主要的承办机构进行归档。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由进行排列。
分类方案的最低一级类目是指“保管期限”。
同一事由内的归档文件,可按文件形成的时间或重要程度进行排列。
不同事由的归档文件排列:已采用计算机管理档案的单位,可按不同事由形成时间的先后顺序依次排列;未采用计算机管理档案的单位,应按事由具有的共同属性分别集中排列,以便于手工检索。
同一保管期限内的会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
由于特殊原因未及时归档的零散件,可采用将其排在同一年度、同一机构(问题)、同一期限的最后,并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。
在实际工作中应尽量避免。
5.4 编号
归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章(见图A1。
图示中“*”号栏为选择项,以下同)并填写相关内容。
归档章的加盖时间:各单位应在文件尚未流转、办理前,由文书部门加盖。
归档章中的全宗号可直接刻在归档章上。
此外,也可将收文章与归档章合二为一。
归挡章的颜色为红色,填写归档章时应严格按照项目顺序并使用符合档案保护要求的字迹材料。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的全宗代号:
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年:如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称“永、长、短”。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号由各立档单位编制,编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注,有几个类目编几个流水号。
馆编件号在档案移交进馆时按照进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。
来文与复文为一件时,只对发文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
填写时,
使用全称或通用简称。
5.5.1.3 文号:文件的、发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。
文件只有一个题名(正题名)填写时照实抄录:文件有正副题名的,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录;文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录,题名超过60个汉字,必须自拟题名,加“()”标注。
没有标题或标题不规范的,自拟标题,外加“[ ]”号。
文件的附件独立性强,正题名不能反映附件内容时,附件题名可一并抄录,外加“( )”标注。
会议记录应抄录会议议题。
会议文件、刊物等成套文件逐一填写归档文件目录,原题名不能概括文件内容的,应自拟题名,加“[ ]”附于原题名后。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日:如19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的总页数:文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目(见图A3)。
其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录分保管期限装订,各种类别用“口取纸”区分。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考项目。
5.6.1 档案盒5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm ×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或盒底设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、A4c)。
其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
进馆前,各机关(单位)档案室为方便日常管理可暂用铅笔填写,也可不编。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表直接印于档案盒封三,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A5)。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。