现代秘书行为课件：第六章 秘书宏观辅助管理行为规范
合集下载
现代秘书行为课件：第七章 秘书微观辅助管理行为规范
案例分析
• 1．分析一下，领导为什么不喜欢用折叠 式花雨伞 ？
• 明确： • 大气 • 庄重 • 吉利
• 2．有人说，让某一位领导称道的秘书并不算真 正的好秘书，真正的好秘书应该是不同风格的 领导都喜欢的秘书，即好秘书应该是“三朝元 老”为什么？
• 明确: • 秘书有无才能需要领导认可，领导不认可秘书
• 2．细节决定成败，细节是成功的基石 • 3．有利于让领导从繁琐的事务性工作中摆
脱出来，集中精力思考大事、要事
二 秘书微观辅助管理行为范畴
• 办公环境管理 • 办公室日常事务处理行为
（一）办公环境管理行为
• 1．基本内涵 • 所谓办公环境管理行为，是指职业秘书处理办公环境事务
时的行为表现。 • 办公环境管理事务包括办公室软件环境管理和办公室硬件
掌握从事办公环境管理的技能， 避免常见行为错误
掌握从事日常事务管理活动的技 能，避免常见行为错误
掌握5S管理活动策划、推进、管 理的能力
案例分享
•1 • 领导出门一般没有带伞的习惯，因此秘书就要考虑到下雨时怎样接送领导？ • 秘书一般早上提前半小时到办公室，估算好各位领导到达办公楼的习惯性时间—
—领导已经形成了比较固定的习惯，秘书按各位领导的习惯顺序将其从车上迎下 来，再送到各自办公室，这中间不能出差错。如果几位领导到达的时间差不多， 就多出去几位秘书。 • 为领导撑什么样的伞呢？务必考虑到领导心理，不能是日常家用的折叠伞，也不 能是花伞，而应该是带长柄弯钩的青伞，平时办公室就要预备好这种青伞。 •2 • 副省长儿子今年考上清华大学，刘先生有一次和他谈完了工作，随口问了一句： “您儿子一个人独自在北京上学，生活习惯不习惯？” • 没想到领导长长地叹出一口气，省长说北京办事处的同志非常细心，对他儿子照 顾得很好，免去了他许多后顾之忧。只是有一件事实在遗憾，就是儿子从小就特 别喜欢吃热干面，现在几个月没有吃到了，打电话回来时还说到这事呢。可惜北 京是没有办法买到这种面的。 • 后来办公厅一位同志去北京，临上飞机前，刘先生特别交代他带上几碗热干面交 给北京办事处的同志，其他事就不用管了。 • 结果几天后，副省长亲自跑到刘先生办公室亲自向他道谢。 • 副省长说，他儿子打电话回来，说办公厅的同志真是太细心了，二十来岁的大小 伙子在电话里都哭鼻子了。
现代秘书礼仪教材(PPT29张)
个人仪表与卫生
你代表企业接待来自各地的客人。因 此，客人第一个见到的可能就是你。 你应该有着企业的形象，即清洁、整 齐、有礼貌和乐于助人。 你每天上班前有没有做好个人卫生？ 你所更换的制服是否清洁、整齐与舒适？
站 姿
站立的要领：挺胸收腹、颈部挺直、双肩保 持水平、放松、双肩自然下垂或在体前交叉、 眼睛平视、环顾四周、嘴巴微闭、面带笑容。 女士站立时，双脚呈“Ｖ”字型，膝和脚后 跟要靠紧。或把重心放在一脚上，另一只脚 斜立而略弯曲。 男士站立，双脚分开与肩膀同宽， 站累时，脚可以向后撤半步。
现代秘书礼仪基本原则 平等原则 真诚原则 灵活原则 宽容原则 守信守诺
平等原则
•
对上 不唯唯诺诺 不点头哈腰
对下 不居高临下 不盛气凌人 不指手画脚
尊重任何同自己交往的一方才能消除对 方的戒备心理，增强彼此间的亲切感、 亲近感
真诚原则
要获得人们的了解与信任，必 须揭开面纱，坦诚待人
灵活原则
调整心态 观念上有所更新 行为上有所改进 根据环境、情形，以变应变
在交谈中应避免以下几种体态语：
• • • • • • • • • • 跷起二郎腿，并将跷起的脚尖对着别人 打哈欠，伸懒腰 跺脚或摆弄手指 剪指甲、挖耳朵 看表 双手搂在脑后 交叉双臂紧抱胸前 双脚叉开 揉眼、搔头皮 对着别人喷吐烟雾或烟圈
告别礼节礼仪
告辞的礼节 每做一次探访，除非对方是极熟悉的朋 友或有特别事情商量，否则不宜打扰太 久，浪费谈话时间。 送客的礼节 客人告辞，以礼相送。送客的正确方法 是，主动替客人把门开好，站在门内， 待客人去后，自己随后再出去。 引领客人时要走在前，送客人时要走在 后
本次培训内容全部结束，不周之 处请多提宝贵意见。
谢谢！
秘书礼仪培训课件
结束电话：在结束电话时，应向对方表示感谢， 并等待对方先挂断电话，以显示尊重。同时，注 意轻放话筒，避免产生刺耳声音。
转接电话或留言：如遇到需要转接的电话，应礼 貌地询问对方是否需要转接或留言，并准确记录 留言内容，及时转达给相关人员。
通过以上接待礼仪和电话礼仪的培训，秘书人员 能够提升专业素养，更好地展现公司的形象和文 化，为来访者和电话沟通对象提供优质的服务。
秘书礼仪培训课件
汇报人： 日期:
contents
目录
• 礼仪概述 • 形象礼仪 • 接待礼仪 • 会议礼仪 • 餐饮礼仪 • 总结与展望
01
礼仪概述
礼仪的定义与重要性
定义
礼仪是指在社会交往中，为了表示尊重、友好和善意而遵循的一种行为规范和 仪式。
重要性
礼仪不仅是个人修养的体现，更是社会和谐、文化传承的重要基石。在职场中 ，遵循礼仪有助于建立良好的人际关系，提高工作效率和团队合作的效果。
坐姿与仪态
讲解在餐桌上的正确坐姿 ，以及如何保持优雅的仪 态。
餐具使用
演示并讲解各种餐具的正 确使用方法，包括刀叉、 汤匙、酒杯等。
中西餐礼仪差异与特点
中餐礼仪
介绍中餐的餐桌礼仪，如 座位安排、菜品摆放、敬 酒等独特习俗。
西餐礼仪
讲解西餐的餐桌礼仪，包 括餐具使用顺序、进餐速 度、交谈礼仪等。
差异对比
秘书礼仪的特定含义
秘书作为职场中的重要角色，其礼仪修养直接关系到企业形象和内部氛围。
秘书礼仪包括接待来访、安排会议、沟通协调等方面的行为规范，要求秘书在工作 中始终保持礼貌、谦逊、细致的态度。
秘书应时刻关注自身形象，着装整洁大方，言行举止得体，以展现出企业和个人的 专业形象。
礼仪在日常工作中的应用
转接电话或留言：如遇到需要转接的电话，应礼 貌地询问对方是否需要转接或留言，并准确记录 留言内容，及时转达给相关人员。
通过以上接待礼仪和电话礼仪的培训，秘书人员 能够提升专业素养，更好地展现公司的形象和文 化，为来访者和电话沟通对象提供优质的服务。
秘书礼仪培训课件
汇报人： 日期:
contents
目录
• 礼仪概述 • 形象礼仪 • 接待礼仪 • 会议礼仪 • 餐饮礼仪 • 总结与展望
01
礼仪概述
礼仪的定义与重要性
定义
礼仪是指在社会交往中，为了表示尊重、友好和善意而遵循的一种行为规范和 仪式。
重要性
礼仪不仅是个人修养的体现，更是社会和谐、文化传承的重要基石。在职场中 ，遵循礼仪有助于建立良好的人际关系，提高工作效率和团队合作的效果。
坐姿与仪态
讲解在餐桌上的正确坐姿 ，以及如何保持优雅的仪 态。
餐具使用
演示并讲解各种餐具的正 确使用方法，包括刀叉、 汤匙、酒杯等。
中西餐礼仪差异与特点
中餐礼仪
介绍中餐的餐桌礼仪，如 座位安排、菜品摆放、敬 酒等独特习俗。
西餐礼仪
讲解西餐的餐桌礼仪，包 括餐具使用顺序、进餐速 度、交谈礼仪等。
差异对比
秘书礼仪的特定含义
秘书作为职场中的重要角色，其礼仪修养直接关系到企业形象和内部氛围。
秘书礼仪包括接待来访、安排会议、沟通协调等方面的行为规范，要求秘书在工作 中始终保持礼貌、谦逊、细致的态度。
秘书应时刻关注自身形象，着装整洁大方，言行举止得体，以展现出企业和个人的 专业形象。
礼仪在日常工作中的应用
秘书日常事务管理课件
2
休闲场合着装
在商务休闲场合，如商务午餐、团建活 动等，可以选择更为休闲的装扮，如男 性可穿着休闲西装或衬衫搭配牛仔裤， 女性可选择休闲套装或连衣裙。
3
季节性着装要求
根据季节的变化，合理选择服装，如夏 季应注意透气、轻便的材质，避免穿着 过于厚重，冬季则应注意保暖，选择质 地温暖的衣物。
商务交际礼仪
危机公关
阐述在危机事件中如何进行公关应对，包括信息 发布、媒体沟通、品牌维护等方面。
案例分析
分析一次真实的突发事件处理案例，展示秘书在 其中的关键作用和实际操作。
案例三：高效沟通与协作实战演练
总结与反思
有效沟通技巧
介绍如何与不同性格、背景的 同事进行高效沟通，包括倾听 、表达、反馈等方面。
团队协作
详细阐述如何在团队中协作， 包括分工、协调、整合等方面 ，以实现团队目标。
实战演练
设计一次真实的沟通协作场景 ，让学员参与其中，通过实际 操作提升沟通与协作能力。
对实战演练进行总结，提炼成 功经验和需要改进之处，引导 学员进行反思和提升。
感谢您的观看
THANKS
损坏，确保文件资料的安全。
文件保密与销毁
对于涉及机密的文件资料，秘书 需要确保文件的保密，同时对于 过期或无用的文件资料，需要进
行妥善销毁，以防泄密。
会议安排与记录
会议筹备
秘书需要提前进行会议筹备工作，包括确定会议主题、时间、地点 、参会人员等，确保会议顺利进行。
会议记录与整理
在会议过程中，秘书需要详细记录会议内容和讨论结果，会后及时 整理成会议记录，分发给参会人员，以确保会议精神得到贯彻落实 。
办公软件的应用技巧
文字处理软件
深入讲解Word等文字处理软件的高级功能，如邮件合并 、批量处理、长文档编辑等，提升秘书的文档处理效率。
第六章 秘书礼仪概述 《秘书公关与礼仪》 PPT课件
第一节 礼仪的含义与类型
一、礼仪的含义
（三）礼节 ▪ 礼节是人们交际过程中逐渐形成的约定俗成的和惯用 的各种行为规范之总和。
（四）仪式 ▪ 仪式是指行礼的具体过程或程序，它是礼仪的具体表 现形式，是一种比较正规、隆重的礼仪形式。
第一节 礼仪的含义与类型
二、礼仪的类型
（一）古代礼仪分类 ▪ 我国古代礼仪，经后人整理总结，可归纳为五大类， 即吉礼、凶礼、宾礼、军礼、嘉礼五种。
（二）现代礼仪分类 ▪ 现代礼仪，依据其适用对象、适用范围的不同，大致 上可以分为政务礼仪、商务礼仪、服务礼仪、社交礼 仪、国际礼仪五个基本分支。
第二节 秘书礼仪的内容和特征
一、秘书礼仪的内容
（一）个人礼仪 ▪ 个人礼仪，是指秘书的生活行为规范与待人处世的准 则，包括在公务活动场合和日常工作中应有的仪容、 举止、工作态度和人际交往的基本礼仪技巧。个人礼 仪是秘书个人道德品质、文化素养等精神内涵的外在 表现。
三、秘书自身提高与礼仪的关系
秘书通过礼仪的学习和掌握，不仅可以提高秘书的个人素养，还可 由此推动社会的文明与进步。
得体的礼仪，可使个人生活充满自信、友爱和欢乐，使民族精神焕 发出青春魅力。在对外交往中，仪态大方、彬彬有礼，举止庄重、 不卑不亢，可以表现我国国民的精神风貌，也成为我们扩大开放、 增进友谊、促成合作的重要方法和手段。礼仪修养不仅是现代文明 人必备的基本素质,也是社会交往和事业成功的重要条件之一，更 是一个秘书必须培育和修炼的基本功。
第二节 秘书礼仪的内容和特征
一、秘书礼仪的内容
（八）宗教活动礼仪 ▪ 宗教活动礼仪，是指秘书在各种宗教活动场合，必须 遵循信仰者为了表达对崇拜对象的尊敬而设定的各种 礼节与仪式。
第二节 秘书礼仪的内容和特征
秘书工作方法与规律课件
信息收集与处理
收集信息
通过多种渠道收集有用的 信息，如阅读文件、听取 汇报、实地调查等。
处理信息
对收集到的信息进行整理 、分析和归纳，提取有用 的信息，为领导提供决策 参考。
保密工作
对于一些机密信息，要严 格保密，确保信息安全。
03
秘书工作规律
领导意图的把握
准确理解领导意图
秘书要充分了解领导的工作要求 、目标和期望，以便在工作中准
作的及时性和高效性。
03
时间预留
在制定计划时，要适当预留一 些时间，以应对突发情况或进
2
03
建立沟通渠道
协调各方资源
传达指示
及时了解领导的需求和意见，通过多种沟 通方式，如电话、短信、会议等，保持信 息的畅通。
在领导需要与其他部门或人员进行协调时 ，要积极沟通、合理调配，确保工作的顺 利进行。
尊重他人
秘书要尊重他人的意见和建议，以便建立良好的人际关系。
解决问题
在工作中遇到问题时，秘书要积极与他人协商解决问题，以便达成 共识。
04
秘书工作技能提升
文字处理能力提升
总结词
加强文字理解、提高写作能力
详细描述
秘书作为文字工作者，文字处理能力是基本技能之一。提高文字处理能力需要注 重写作技巧、语法和标点使用，同时加强阅读理解训练，提高对文字的理解能力 。
秘书突发事件处理案例
总结词
冷静、果断、机智
详细描述
通过分析秘书处理突发事件的案例，总结出 秘书在处理突发事件时的特点和能力，强调 冷静、果断和机智等关键能力。
秘书人际关系处理案例
总结词
人际关系、团队合作、领导力
详细描述
通过分析秘书处理人际关系的案例，总结出 秘书在处理人际关系方面的特点和能力，强 调团队合作、领导力和有效的沟通技巧等关
秘书学 课件 06秘书的日常工作
2.邮件收发
1）邮件收进的程序 ①分类：急件，公文，业务公函
上司亲启信函，汇票，包裹与印刷品 报纸杂志，同事私人信函 ②拆封：亲启与私人信件不可拆，若误拆须注明 其他小心拆开，信封保留 ③登记：编号、收发日期、发出单位 收阅人或单位、种类、处理办法、办理日期
④分送 ⑤阅办
2）邮件发出的程序 ①内容校核：格式、文句、用字、签名盖章 ②封皮查对：封皮信息
六
保密工作——秘书工作的一条主线
1.秘密的概念与类型 国家秘密：“关系国家的安全与利益，依照 法定程序规定，在一定时间内只限一定范围 的人员知悉的事项” 等级：国内—内部—秘密—机密—绝密 2.保密的意义 1）国家的安危 2）经济、科技、文化教育等事业的发展 3）领导工作的成败 4）社会的安定团结
汉代印章制度
2）形状： 古代—正方（官印） 现代—正圆（机关单位公章） —长方、三角、椭圆 （收发、校对、财务等） —正方 （领导人与法人代表印章）
3）印文： —规范简化汉字 （签名章除外） —宋体 —自左向右环形排列 —（少数民族文字） 4）图案： 县以上政府机关—国徽 法院、检察院 驻外使馆 党的机关 —党徽 企事业单位 —五角星
景泰蓝
4.保密工作的方针
《保密法》： “保守国家秘密的工作，实行积 极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项 工作的方针。” 1）事前管理积极防范 2）密级、部门、人员等方面突出重点 3）既确保国家秘密又便利各项工作
5.保密工作的具体规定
① 不该说的机密，绝对不说 ② 不该问的机密，绝对不问 ③ 不该看的机密，绝对不看 ④ 不该记录的机密，绝对不记录 ⑤ 不在非专用笔记本上记录机密 ⑥ 不在私人通信中涉及机密 ⑦ 不在公共场合与家庭、子女、亲友面前谈论机密 ⑧ 不在不利于保密的地方存放机密文件资料 ⑨ 不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密 ⑩ 不携带机密材料游览参观、探亲访友、出入公共 场合
文秘管理ppt课件
融资租赁合同 • 借款合同；
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
秘书的日常事务工作课件
分工协作
根据各自的能力和特长， 与同事合理分工，共同完 成工作任务，提高工作效 率。
处理冲突与解决问题
冷静分析
面对冲突和问题时，保持冷静 、客观的态度，分析问题的根
源和关键因素。
主动沟通
积极与相关人员沟通，了解各 自的立场和需求，寻求双方都 能接受的解决方案。
妥协与合作
在解决冲突和问题时，学会妥 协和合作，以达成共识和双赢 的结果。
02 资料整理
对筛选后的资料进行整理，按照逻辑或时间顺序 进行排列，便于理解和分析。
03 资料汇编
将整理好的资料汇编成册或电子版，提供领导和 相关部门参考，为决策提供支持。
文件的安全与保密
建立保密制度
根据文件的重要程度和涉密等级 ，制定相应的保密制度，确保文
件不被泄露。
文件加密与备份
对重要文件进行加密处理，防止未 经授权的访问和修改；同时，定期 对文件进行备份，防止文件丢失。
求助与反馈
当自己无法解决冲突和问题时 ，及时向上级或相关部门求助 和反馈，以便获得更专业的指
导和支持。
06
时间管理与效率提升
时间管理的重要性
提升工作效率
有效的时间管理可以使秘书更高 效地安排工作，从而在有限的时
间内完成更多的任务。
减少压力
良好的时间管理有助于秘书更好 地应对工作压力，降低工作堆积
02
秘书的日常接待工作
接待来访者
问候与引导
秘书应热情问候来访 者，并引导其至会客 区或等待区，提供必 要的茶水或饮料。
了解来访目的
简要询问来访者的目 的，以便判断是否需 要通知相关人员或准 备相关资料。
信息登记
根据来访者的需求和 目的，进行必要的信 息登记，如姓名、单 位、联系方式等，以 备后续跟进。
秘书学6(PPT85页)合集
一、秘书部门和秘书人员管理的内容
（一）机构与部门职责 （二）岗位责任制 （三）工作程序和工作方法 （四）信息系统和办公自动化
二、秘书人员的自我管理
（一）工作管理：明确工作计划、区分轻重缓急 （二）行为管理：语言、举止、态度 （三）时间管理：科学合理的利用时间 （四）办公环境管理：整洁美观
案例分析
30出头硕士毕业生李某年轻有为，已是某政府机关 办公室副主任。老主任对李某的工作相当支持，在李 某的主持下，办公室欣欣向荣。后来，老主任退休了， 上级派来一位拥有博士学位的同样年轻的孙某任正主 任，大家原以为办公室主任和副主任都是能干的高学 历的年轻人，办公室工作一定会更上一层楼，然而情 况恰恰相反，两位主任经常对立甚至冲突，而且两人 相互之间不沟通，给予下属的指令经常意见不一。一 件事若按副主任要求来做，权利更大的正主任要下属 重头来过，这样，搞得办公室工作没有效率，更重要 的是让下属感到无所适从，而且这种两驾马车式的管 理使办公室管理相当混乱，结果领导将两位主任全部 换掉，又派了一位主任来，办公室工作才走上正轨。
四、秘书学的学科体系
分支学科发展论
秘书 史论
秘书机 理论
秘书环 境论
秘书职 能论
秘书方 法论
秘书工作管理论
分支学科发展论
• 从秘书各项业务内容发展的分支学科 • 从各行各业秘书发展的分支学科 • 多学科融合发出的分支学科（当代秘书 学） • 不同研究方法和领域产生的分支学科 （外国秘书概况、中外秘书比较等）
（一）理论与实践相结合的方法 （二）运用比较的方法 （三）对其他学科尤其是相关学科的研究 （四）高校教师与秘书工作者的合作
中国当代秘书学
秘 书 实 务
文 书 学
秘 书 写 作
秘书职业行为准则讲义(ppt 21页)
作为职业秘书，就要无条件地服从老 板的上司。但如果上司的命令有重叠，时 间错不开，你可以跟老板讲清楚，
秘书以服从上司的指令为天职。
不允许顶撞、对着干。
当面的顶撞或不执行，造成的 后果比老板的决策差错更严重，因为 你影响了老板的威信，影响到公司整 体工作的执行。
五、廉洁自爱
秘书经常要替老板行 使职权，但不能谋取私利。
交研发但报小告宋时觉，得别自人己也已说经行是，副挂总了的电 话做老秘一后十板书般就五觉了同没 ， 得， 事把 事 ，我 的她 情 她只 杂当 做 办能 事回 得 事给 就事 一 不副 不。 塌 得总 做你 糊 力做 了，做 涂。杂又初，事让一最了她别后，回人， 去原来的位置打杂。
信誉是在职场上立足、发展的重要 指标。 秘书的信誉等级要求比一
本来自己已经忙了一上午，没有功劳也有 苦劳，听到老板竟然还批评她，她说：“我就是 做不了，怎么了。”她就跟老板理论起来。老板 说： “如果你做不了，我就让别人做。”小威 也不是省油的灯，说：“好，那你就找人做吧， 反正我又不是来给你打杂的。”
最后，她给当场炒鱿鱼了。
• 分析：
本来，小威的工作做得好好的，但被炒 鱿鱼了，原因就是她顶撞上司。这就是不 服从命令的表现。
不允许顶撞、对着干。
当面的顶撞或不执行，造成的 后果比老板的决策差错更严重，因为 你影响了老板的威信，影响到公司整 体工作的执行。
• 案例：
小威是某公司的副总专职秘书，但这个副总 非常霸道。这天，副总让她去邮局往他家里寄包 裹，正在她要去寄包裹的时候，老板又叫她去做 别的事，所以，她就先去做别的事，就把寄包裹 的事忘了。老板开完会出来，一看，包裹还没寄， 就朝她发脾气。
做秘书经常会遇到这种情况，老板把你 作为他违法的工具，做他违法的白手套，此 时秘书应如何处理呢？
秘书以服从上司的指令为天职。
不允许顶撞、对着干。
当面的顶撞或不执行，造成的 后果比老板的决策差错更严重，因为 你影响了老板的威信，影响到公司整 体工作的执行。
五、廉洁自爱
秘书经常要替老板行 使职权，但不能谋取私利。
交研发但报小告宋时觉，得别自人己也已说经行是，副挂总了的电 话做老秘一后十板书般就五觉了同没 ， 得， 事把 事 ，我 的她 情 她只 杂当 做 办能 事回 得 事给 就事 一 不副 不。 塌 得总 做你 糊 力做 了，做 涂。杂又初，事让一最了她别后，回人， 去原来的位置打杂。
信誉是在职场上立足、发展的重要 指标。 秘书的信誉等级要求比一
本来自己已经忙了一上午，没有功劳也有 苦劳，听到老板竟然还批评她，她说：“我就是 做不了，怎么了。”她就跟老板理论起来。老板 说： “如果你做不了，我就让别人做。”小威 也不是省油的灯，说：“好，那你就找人做吧， 反正我又不是来给你打杂的。”
最后，她给当场炒鱿鱼了。
• 分析：
本来，小威的工作做得好好的，但被炒 鱿鱼了，原因就是她顶撞上司。这就是不 服从命令的表现。
不允许顶撞、对着干。
当面的顶撞或不执行，造成的 后果比老板的决策差错更严重，因为 你影响了老板的威信，影响到公司整 体工作的执行。
• 案例：
小威是某公司的副总专职秘书，但这个副总 非常霸道。这天，副总让她去邮局往他家里寄包 裹，正在她要去寄包裹的时候，老板又叫她去做 别的事，所以，她就先去做别的事，就把寄包裹 的事忘了。老板开完会出来，一看，包裹还没寄， 就朝她发脾气。
做秘书经常会遇到这种情况，老板把你 作为他违法的工具，做他违法的白手套，此 时秘书应如何处理呢？
新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作-PPT课件
1. 办公室的种类 （1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间 15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟 通不便且及资源浪费较大。 （2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留 出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作 区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间 联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等 往往租用公寓式办公室。
第六章
秘书的日常事务工作
学习目训练
第六章
秘书的日常事务工作
学习目标
通过本章学习，你应能够：
1. 2. 3. 4. 5. 6.
了解秘书日常事务工作的内容 学会合理地布置工作环境 为领导设计较为合理的日程安排 正确处理接听电话事务 处理邮件 做好印信与保密工作
电子教案模版配色（1）
第六章
秘书的日常事务工作
引入案例
李秘书该如何处理此事？
内容（略，请见教材第149-150页）
第六章
秘书的日常事务工作
主要内容
第一节 第二节 第三节 办公环境的管理 安排领导工作日程 接打电话与处理邮件
第四节 保密与印信工作
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
一、办公室概述
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
一、安排领导日程的意义
有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导 工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个 单位的工作效率。
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
二、日程表的编制
第六章
秘书的日常事务工作
学习目训练
第六章
秘书的日常事务工作
学习目标
通过本章学习，你应能够：
1. 2. 3. 4. 5. 6.
了解秘书日常事务工作的内容 学会合理地布置工作环境 为领导设计较为合理的日程安排 正确处理接听电话事务 处理邮件 做好印信与保密工作
电子教案模版配色（1）
第六章
秘书的日常事务工作
引入案例
李秘书该如何处理此事？
内容（略，请见教材第149-150页）
第六章
秘书的日常事务工作
主要内容
第一节 第二节 第三节 办公环境的管理 安排领导工作日程 接打电话与处理邮件
第四节 保密与印信工作
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
一、办公室概述
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
一、安排领导日程的意义
有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导 工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个 单位的工作效率。
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
二、日程表的编制
教案 《现代秘书行为学》 第六章 秘书宏观辅助管理行为规范
第 6 教案第六章秘书宏观辅助管理行为规范案例分享•美国公司在做投资决策时，有一套完整的体系，也就是很标准的内部审批程序。
•一个非常突出的特点就是国外公司做决定是一个团队，是一个团体，而不是一个总裁，或者高级副总裁就能做决定的。
•当项目开始的时候，公司会组织人员去做市场调查，虽然有时市场调查可能未必很完善，但是这个步骤一定会做。
对市场的了解；对竞争对手的了解；对自己公司发展战略的了解；决策人还想弄清楚，在选择好合作伙伴之后，合作企业的发展方向跟自己的发展方向是不是一致的。
•在这种情况下，国外公司才会进行自己的业务计划，就是它进行这个投资的话，到底会得到什么样的回报，对它以后在国内的发展怎么样，对它在全球的发展怎么样？有什么样的影响，做好这个计划以后，才会进入谈判。
•谈判团队由不同的专家组组成:•有产品方面的专家；•有生产制造方面的专家；•有非常重要的法律方面的专家，法律方面的专家不光涉及到合同条款，也会涉及到知识产权方面。
•财务方面，包括财务、税务方面的专家。
•市场渠道方面：现在是否已经拥有一个渠道，这个渠道为未来的合资企业的贡献度，这个渠道的经营方式，或者说管理这个渠道的方式，是否是外资企业认为可行的，或者说是否具有可持续发展的能力。
•风险管理和业务发展方面；•知识产权、人才方面：因为无论再好的项目，最终都是需要人来管理的。
一般来说，上一个项目的时候，外资企业认为非常重要的，就是什么都好，这个地方我的人才能不能放在这儿，无论是我派来的人才，还是本土的人才，能不能管理我这个企业？如果这是一个大问号的话，可能对这个投资决定有影响。
•还有一个非常重要的方面，尤其是世界500强公司非常注重的，就是环境。
对环保的情况，包括原来的情况、以后的情况，成立企业后的情况会怎么样？都要涉及。
一般来说，外资企业对环保的要求是很高的。
•一般一个团队起码要有这些部门，形成一个谈判的代表团，这些人集体决定这个谈判成功与否。
《秘书学概论》课件第六章 秘书工作规律与方法
工作方法： （一）会议协调法 （二）走访调研协调法 （三）征询协调法 （四）政策法规协调法 （五）会稿协调法
（一）会议协调法
1.事先准备好有关会议资料。 2.根据客观需要请相关人员参加会议。 3.秘书作为会议的召集人和主持人, 时刻注意向主题方 向引导。 4.在协调会议上要做好必要的会议记录,形成工作意见， 以利于集中意见或下次会议继续讨论。
1．全面领会领导意图 2．取得领导信任 3．研究领导的工作特点
二、秘书工作的特殊规律
（一）秘书有效参谋活动的规律 （二）办公室日常工作的规律 （三）秘书公文写作的规律
（一）秘书有效参谋活动的规律
1．潜移默化规律 2．参谋作用普遍存在规律 3．秘书的参谋效果与秘书自身能力素养成正比规律
（二）办公室日常工作的规律
秘书协调的意义：
协调可以使各部门和人员在工作上密切配合，和谐一致，避免内耗， 从而达到齐心协力、团结一致的目的。协调也可以消除各部门在人力、物 力、财力和时间上的浪费，避免重复工作，增进效率。
协调将分散的力量集中起来，使每个单位、每个人的个别努力成为集 体的努力，将单独的行动变成合作的行动。
秘书的协调从对象，可分为对事与对人。 秘书机构所处的位置和作用，决定了秘书要同各方面人员正式或非正 式的关系。
2.在有关各方看法的合理部分和共同之处的基础上，找到 差异的症结，提出解决问题的方法。
3.认真听取意见和建议，修正不合理的Байду номын сангаас策，进行必要的 协调。 ➢ 4.具体问题具体分析，不搞一刀切。
（三）征询协调法
征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工 作,如制订计划、修改文件、协调进度等，可以通过由 有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成 协调任务。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
• 第一，秘书的新思想、新观点、新认识，通过参谋咨询等宏观辅助管理行为 与领导和主管的思想认识溶为一体，就会优化领导者思想、认识水平，产生 积极的建设性的作用。
• 第二，秘书在领导决策过程中产生辅助取舍的作用：职业秘书提出的辅助决 策意见，有利于领导最终决策方案的形成；职业秘书就同一问题提供多种辅 助决策意见，有助于领导优选决策方案，开拓领导与主管的决策思路；职业 秘书提出决策方案的优选意见，有助于领导科学决策水平的提高。
组织系统管理行为、团队管理行为更趋科学化、 合理化，自觉地以全局性的、趋势性的理念辅 佐上司、主管对管理思维、管理目标加以宏观 调控的履职行为。 • （二）秘书宏观辅助行为的特征 • 战略性 • 智能性 • 前瞻性
（三）秘书宏观辅助行为的意义
• 1．有利于开阔领导决策思路，更好地发挥组织系统整体效能。具体表现在三 个方面：
第六章 秘书宏观辅助管理行为规范
第六章 秘书宏观辅助管理行为规范
项目任务
知识点
技能点
培养良特征、具有管理者的宏观视野与把握全局工
范畴
作的能力
参谋咨询活动的内涵、程序、掌握从事参谋咨询活动的技能，避免
形式
常见行为错误
调查研究活动的内涵、程序、能从事调查研究活动的技能，避免常
• 3、进行宏观辅助活动时，要求行为主体 具备什么样的素质与条件？
• 明确： • 宏观眼光与思维能力 • 考虑细节的能力 • 执行力
相关知识
秘书宏观辅助行为概述 秘书宏观辅助管理行为范畴 秘书宏• 观秘辅书助职管业理道行德为原则
秘书宏观辅助瑕疵行为
一 秘书宏观辅助行为概述
• （一）秘书宏观辅助行为的内涵 • 所谓秘书宏观辅助行为，是指职业秘书为了使
能做决定的。 • 当项目开始的时候，公司会组织人员去做市场调查，虽然有时市场调查可能未必很完善，但是这个步骤一
定会做。对市场的了解；对竞争对手的了解；对自己公司发展战略的了解；决策人还想弄清楚，在选择好 合作伙伴之后，合作企业的发展方向跟自己的发展方向是不是一致的。 • 在这种情况下，国外公司才会进行自己的业务计划，就是它进行这个投资的话，到底会得到什么样的回报， 对它以后在国内的发展怎么样，对它在全球的发展怎么样？有什么样的影响，做好这个计划以后，才会进 入谈判。 • 谈判团队由不同的专家组组成: • 有产品方面的专家； • 有生产制造方面的专家； • 有非常重要的法律方面的专家，法律方面的专家不光涉及到合同条款，也会涉及到知识产权方面。 • 财务方面，包括财务、税务方面的专家。 • 市场渠道方面：现在是否已经拥有一个渠道，这个渠道为未来的合资企业的贡献度，这个渠道的经营方式， 或者说管理这个渠道的方式，是否是外资企业认为可行的，或者说是否具有可持续发展的能力。 • 风险管理和业务发展方面； • 知识产权、人才方面：因为无论再好的项目，最终都是需要人来管理的。一般来说，上一个项目的时候， 外资企业认为非常重要的，就是什么都好，这个地方我的人才能不能放在这儿，无论是我派来的人才，还 是本土的人才，能不能管理我这个企业？如果这是一个大问号的话，可能对这个投资决定有影响。 • 还有一个非常重要的方面，尤其是世界500强公司非常注重的，就是环境。对环保的情况，包括原来的情 况、以后的情况，成立企业后的情况会怎么样？都要涉及。一般来说，外资企业对环保的要求是很高的。 • 一般一个团队起码要有这些部门，形成一个谈判的代表团，这些人集体决定这个谈判成功与否。
• 第三，对领导、主管工作具有提示和警策的作用。职业秘书在完成领导交办 的工作事项的同时，主动思考并提出领导暂时尚未思考而的确需要考虑的问 题、每天为领导和主管筛选、报送相关信息，都能提醒领导者注意某种倾向、 某种动态，或及时解决某一问题，或启发、提醒领导避免某些失误，都能促 使领导不断校正自身职业行为。
案例分析
• 1．在以上案例中，参与项目决策的秘书 可以提供哪些宏观性辅助服务？
• 明确： • 提供专家建议名单 • 参与调研 • 收集有关信息 • 协调 • 检查督办
• 2．美国公司秘书宏观辅助活动具有什么 特点？对我们有何启示？
• 明确:
• 管理活动是一项系统工程
• 要减少决策失误的风险，就要加强决策的 过程控制
2．基本程序
• （1）确认领导管理与决策目标，进而确定 辅助管理的参谋咨询目标；
• （2）拟定备选方案，并分别进行论证评估； • （3）确定建言献策的最佳时机； • （4）参谋、咨询过程中的控制与反馈； • （5）效果分析与总结。
3．基本形式
形式
见行为错误
信息处理的内涵、程序、形 掌握从事信息处理活动的技能，避免
式
常见行为错误
协调的内涵、程序、形式 能从事协调活动的技能，避免常见行 为错误
跟进督办的内涵、程序、形 掌握从事跟进督办活动的技能，避免
式
常见行为错误
案例分享
• 美国公司在做投资决策时，有一套完整的体系，也就是很标准的内部审批程序。 • 一个非常突出的特点就是国外公司做决定是一个团队，是一个团体，而不是一个总裁，或者高级副总裁就
• 2．这是历练秘书、锻炼培养秘书才干的有效途径 • 3．从秘书个体价值为途径提升了秘书行业的整体价值。
二 秘书宏观辅助管理行为范畴
• 参谋咨询 • 调研 • 信息 • 协调 • 跟进督办
（一）秘书参谋咨询行为
• 1．基本内涵 • “参谋”即”参与谋划”。”咨询”意为”征求意见”，
就是秘书为领导、领导机关（含机关其他职能部门）或主 管提供咨询服务的职业行为。 • 从字面看，参谋行为与咨询行为的区别在于行为主体的状 态是主动还是被动。职业秘书主动出谋划策的职业行为就 是参谋行为；在领导询问时提供参考意见或可行性方案， 就是咨询行为(实际上是”备咨询行为”)。 • 但在秘书实际工作实践中，参谋与咨询是一个整体，不能 人为地分开。秘书参谋咨询行为，是以秘书从业人员为主 体，以所在组织管理系统领导者为主要对象，以辅助领导 正确决策、科学合理实施管理行为为目标，以出谋献策为 手段，影响领导者决策及管理的行为过程。
• 第二，秘书在领导决策过程中产生辅助取舍的作用：职业秘书提出的辅助决 策意见，有利于领导最终决策方案的形成；职业秘书就同一问题提供多种辅 助决策意见，有助于领导优选决策方案，开拓领导与主管的决策思路；职业 秘书提出决策方案的优选意见，有助于领导科学决策水平的提高。
组织系统管理行为、团队管理行为更趋科学化、 合理化，自觉地以全局性的、趋势性的理念辅 佐上司、主管对管理思维、管理目标加以宏观 调控的履职行为。 • （二）秘书宏观辅助行为的特征 • 战略性 • 智能性 • 前瞻性
（三）秘书宏观辅助行为的意义
• 1．有利于开阔领导决策思路，更好地发挥组织系统整体效能。具体表现在三 个方面：
第六章 秘书宏观辅助管理行为规范
第六章 秘书宏观辅助管理行为规范
项目任务
知识点
技能点
培养良特征、具有管理者的宏观视野与把握全局工
范畴
作的能力
参谋咨询活动的内涵、程序、掌握从事参谋咨询活动的技能，避免
形式
常见行为错误
调查研究活动的内涵、程序、能从事调查研究活动的技能，避免常
• 3、进行宏观辅助活动时，要求行为主体 具备什么样的素质与条件？
• 明确： • 宏观眼光与思维能力 • 考虑细节的能力 • 执行力
相关知识
秘书宏观辅助行为概述 秘书宏观辅助管理行为范畴 秘书宏• 观秘辅书助职管业理道行德为原则
秘书宏观辅助瑕疵行为
一 秘书宏观辅助行为概述
• （一）秘书宏观辅助行为的内涵 • 所谓秘书宏观辅助行为，是指职业秘书为了使
能做决定的。 • 当项目开始的时候，公司会组织人员去做市场调查，虽然有时市场调查可能未必很完善，但是这个步骤一
定会做。对市场的了解；对竞争对手的了解；对自己公司发展战略的了解；决策人还想弄清楚，在选择好 合作伙伴之后，合作企业的发展方向跟自己的发展方向是不是一致的。 • 在这种情况下，国外公司才会进行自己的业务计划，就是它进行这个投资的话，到底会得到什么样的回报， 对它以后在国内的发展怎么样，对它在全球的发展怎么样？有什么样的影响，做好这个计划以后，才会进 入谈判。 • 谈判团队由不同的专家组组成: • 有产品方面的专家； • 有生产制造方面的专家； • 有非常重要的法律方面的专家，法律方面的专家不光涉及到合同条款，也会涉及到知识产权方面。 • 财务方面，包括财务、税务方面的专家。 • 市场渠道方面：现在是否已经拥有一个渠道，这个渠道为未来的合资企业的贡献度，这个渠道的经营方式， 或者说管理这个渠道的方式，是否是外资企业认为可行的，或者说是否具有可持续发展的能力。 • 风险管理和业务发展方面； • 知识产权、人才方面：因为无论再好的项目，最终都是需要人来管理的。一般来说，上一个项目的时候， 外资企业认为非常重要的，就是什么都好，这个地方我的人才能不能放在这儿，无论是我派来的人才，还 是本土的人才，能不能管理我这个企业？如果这是一个大问号的话，可能对这个投资决定有影响。 • 还有一个非常重要的方面，尤其是世界500强公司非常注重的，就是环境。对环保的情况，包括原来的情 况、以后的情况，成立企业后的情况会怎么样？都要涉及。一般来说，外资企业对环保的要求是很高的。 • 一般一个团队起码要有这些部门，形成一个谈判的代表团，这些人集体决定这个谈判成功与否。
• 第三，对领导、主管工作具有提示和警策的作用。职业秘书在完成领导交办 的工作事项的同时，主动思考并提出领导暂时尚未思考而的确需要考虑的问 题、每天为领导和主管筛选、报送相关信息，都能提醒领导者注意某种倾向、 某种动态，或及时解决某一问题，或启发、提醒领导避免某些失误，都能促 使领导不断校正自身职业行为。
案例分析
• 1．在以上案例中，参与项目决策的秘书 可以提供哪些宏观性辅助服务？
• 明确： • 提供专家建议名单 • 参与调研 • 收集有关信息 • 协调 • 检查督办
• 2．美国公司秘书宏观辅助活动具有什么 特点？对我们有何启示？
• 明确:
• 管理活动是一项系统工程
• 要减少决策失误的风险，就要加强决策的 过程控制
2．基本程序
• （1）确认领导管理与决策目标，进而确定 辅助管理的参谋咨询目标；
• （2）拟定备选方案，并分别进行论证评估； • （3）确定建言献策的最佳时机； • （4）参谋、咨询过程中的控制与反馈； • （5）效果分析与总结。
3．基本形式
形式
见行为错误
信息处理的内涵、程序、形 掌握从事信息处理活动的技能，避免
式
常见行为错误
协调的内涵、程序、形式 能从事协调活动的技能，避免常见行 为错误
跟进督办的内涵、程序、形 掌握从事跟进督办活动的技能，避免
式
常见行为错误
案例分享
• 美国公司在做投资决策时，有一套完整的体系，也就是很标准的内部审批程序。 • 一个非常突出的特点就是国外公司做决定是一个团队，是一个团体，而不是一个总裁，或者高级副总裁就
• 2．这是历练秘书、锻炼培养秘书才干的有效途径 • 3．从秘书个体价值为途径提升了秘书行业的整体价值。
二 秘书宏观辅助管理行为范畴
• 参谋咨询 • 调研 • 信息 • 协调 • 跟进督办
（一）秘书参谋咨询行为
• 1．基本内涵 • “参谋”即”参与谋划”。”咨询”意为”征求意见”，
就是秘书为领导、领导机关（含机关其他职能部门）或主 管提供咨询服务的职业行为。 • 从字面看，参谋行为与咨询行为的区别在于行为主体的状 态是主动还是被动。职业秘书主动出谋划策的职业行为就 是参谋行为；在领导询问时提供参考意见或可行性方案， 就是咨询行为(实际上是”备咨询行为”)。 • 但在秘书实际工作实践中，参谋与咨询是一个整体，不能 人为地分开。秘书参谋咨询行为，是以秘书从业人员为主 体，以所在组织管理系统领导者为主要对象，以辅助领导 正确决策、科学合理实施管理行为为目标，以出谋献策为 手段，影响领导者决策及管理的行为过程。