第七会议期间的服务与管理

第一节会展现场服务
. 一、预登记服务
. 会议登记一般可分为两类，其一是预登记，其二是现场登记。

会议组织者大多鼓励与会人员进行预登记，因为预登记能使他们提前掌握出席会议的人数和名单，也便于饭店对客房和餐饮的安排。

. 在与会者抵达前应做好以下安排：
. （1）根据团体预定中提供的信息，在客人达到之前对客房进行安排，客房应尽可能安排在同一楼层或区域，并将钥匙装进信封袋；
. （2）提前为团体或单位填写登记卡，客人到达时只需签字即可；
. （3）当与会者到达时，可在大堂的适合位置布置登记柜台，以减少拥挤；
. （4）如果会议组织者要求，可以由会议组织者提前代表成员将所有的单据表格拿走，在路途中由与会者自行完成。

. （5）给每位与会者一个资料袋，里面放有表示欢迎的饭店名片、钥匙收费说明、城市地图等；
. （6）行李生搬运行李到安排的房间中；
. （7）通知有关部门服务到位，包括保安部、餐厅部等。

. 二、与会者的现场注册
. 1、设立会议登记处
. 2、现场登记人员注意事项
. 3、发放资料袋
. 1、设立会议登记处
. 会议登记处要求：
. （1）指示标志明显，能引导与会者按程序进行登记；
. （2）登记处要有足够的空间，便于客人从一个登记台走到另一个登记台；
. （3）登记台应有空间以便于填写表格，并有空间存放会议资料袋；
. （4）有专职人员提供信息，指导填写表格；
. （5）咨询服务台回答与会者提出的问题；
. （6）如果是大型会议，应多设几个登记台，分组登记，减少登记时的拥挤；
. 分组登记，减少登记时的拥挤；
. （7）提供同伴或家属登记的地方；
. （8）提供会议登记用的笔和其他文具用品。

同时提供休息室、新闻记者会议资料室；. （9）登记处应提供费纸篓，供客人仍废纸用；
. （10）登记台前应设椅凳，使客人能够坐着而非站着办理注册登记手续。

. 2、现场登记人员注意事项
. 对于现场登记人员而言，应该注意以下事项。

. （1）表现出良好的工作态度，热情地回答与会者的问题；
. （2）做好解决问题的准备。

. （3）涉及付费的事宜，要做好相应的记录并鼓励他们参加会议；（4）遇到自己不能处理的事情时应该请协调员帮忙。

. （5）遵照既定的着装要求佩戴“..会议工作人员卡”。

. （6）最好穿舒适的、上班时穿的鞋子；
. （7）随身尽量少带个人物品，如果已经带来了，就把它放在工作人员办公室；
. （8）遇与会者询问时，应能准确地告诉他们如何找到房间、电话、衣帽间、会议室和洗手间等；
. （9）保持面带微笑，给与会者愉快的感觉；
. （10）工作时间不得在登记处闲聊；
. （11）不要与前来注册的与会者、会议活动、参展者或饭店本身作出不好的评价；
. （12）不要在登记台上放置食物或饮料；
. （13）不要吃包括口香糖在内的食物，也不要随便开玩笑。

. 三、会展入场管理
. 1、限制入场
. 2、票券售理
. 3、无限制入场
. 四、茶歇服务
. 应注意以下问题
. 1、根据与会者人数制定茶歇服务所需茶点数量的预算。

. 2、茶歇服务的时间通常延续15~30分钟。

. 3、茶点摆放区域内各个食品台分隔开来。

. 4、用醒目的标志表明饮料的种类。

. 5、为了使客人使用方便，应按合理顺序摆放食品台上的物品，
. 6、每75~100人设一张食品台。

. 7、茶歇服务人员与客人的比例一般为1：100。

. 8、茶点通常是咖啡、茶及其他饮料。

第二节安全保卫服务.
. 一、会展防盗管理
. 1、加强员工管理
. 2、加强内部管理
. 3、配备安全设施
. 二、突发事故与事件的处理
. 1、与会客人报失的处理
. 2、停电事故的处理
. 3、食物中毒事故的处理
. 三、会议保密管理
. 一般可划分为以下几个等级：
. 1、绝密会议2、机密会议3、秘密会议
. 保密工作，重点要做好以下几个方面的工作
. 1、制定保密纪律
. 2、技术保密
. 3、文件保密
. 4、会场保密
. 5、新闻、宣传报道的保密
. 四、展品的安全管理
. 保安的职责：
. 1、协助冷静制服滋事者。

. 2、防范火灾。

. 3、汇报事故。

. 4、熟知如何处理炸弹威胁。

. 5、熟知饭店的紧急疏散示意图。

. 6、行使人群管理权力。

. 7、监督装货。

. 二、评估会议各项安排
. （一）场地
. （二）宣传与推广
. （三）印刷设计与制作
. （四）展览
. （五）视听设备
. （六）临时工作人员
. （七）签证与通关
. （八）旅游与交通
. （九）住宿与餐饮
. （十）社交节目
. 二、评估会议各项安排
. （一）场地
. （二）宣传与推广
. （三）印刷设计与制作. （四）展览
. （五）视听设备
. （六）临时工作人员. （七）签证与通关
. （八）旅游与交通
. （九）住宿与餐饮
. （十）社交节目。