恩施市第一中学档案分类编号方案

恩施市第一中学档案分类编号方案
为了适应学校档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现分类、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进学校档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为学校管理和教育教学工作服务，根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和湖北省档案局、省教育厅印发的《湖北省中小学校档案管理暂行办法》（鄂档〔2006〕13号）的要求，结合学校的实际情况，特制定本办法。

一、主体内容和适用范围
本分类办法规定了学校档案分类的依据、原则、分类方法及类目设置、编号办法。

适用于学校各项工作中形成的各种门类和不同载体档案的分类及编号。

二、分类原则
（一）学校档案的分类，是以学校所形成的全部档案为对象，依据学校的教育、教学职能，结合档案的内容和载体形式特点，便于科学管理和开发利用为原则。

（二）分类后的档案，分别用汉语拼音声母按顺序编大类代字。

（三）本办法适用于学校档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类、无类空类。

三、类别设置
学校在各项活动中形成的全部档案，按其性质，载体分为八大类，用汉语拼音来标识，具体为：
（一）党群工作类代字DQ
（二）行政管理类代字XZ
（三）教学档案类代字JX
（四）教师业务类代字JS
（五）基本建设类代字JJ
（六）设备仪器类代字SB
（七）会计档案类代字CK
（八）电子档案类代字DZ
（九）声像档案类代字SX
（十）实物档案类代字SW
四、分类方法
A、党群工作类、行政管理类档案按“文书档案”进行整理。

按“年度—保管期限—问题”，永久、长期(30年)、短期(10年)分别按卷和“件”排列，不同期限按大流水号，前后保持一致，不可任意改动。

格式为：2004—DQ—永久—001。

B、教学档案类、基本建设类、设备仪器类档案按“科技档案”进行整理。

b1、教学档案按“年度—问题—保管期限”进行卷内排列；永久、长期卷按顺序可编一个大流水号，短期卷一个大流水号；
b2、基建档案按建筑工程项目给予项目代号，然后在每一项目代号下排列案卷；
b3、仪器设备档案按设备、仪器的种类给予种类代号，然后在每一种类下排列案卷。

C、教师业务类、会计档案类、电子档案类、声像档案类、实物档案类按“专门档案”进行整理。

c1、教师业务类档案按个人设置。

c2、会计类档案，分为会计凭证、帐簿、财务报告类、其他四大类，分别用Ckp、Ckz、Ckb、Ckq表示。

各类中按一个年度顺序排列编号，分别编制分类目录。

c3、电子档案分光盘、录像带两类，录像带我们刻成光盘统一用DZg表示，分类按时间顺序排列。

格式为：2000—DZg1—1。

c4、声像档案主要是照片类。

为了便于查找，照片的整理按专题内容分为五组：SXz1领导视察、SXz2教代会、SXz3荣誉照、SXz4毕业照、SXz5其他活动照，并分别按时间顺序编制照片号。

格式为：2000—SXz1—001、2000—SXz2—001、2000—SXz3—001、2000—SXz4—001、2000—SXz5—001。

c5、根据学校的实际情况，实物档案分为奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品六类，为了便于管理,我们统一按时间顺序用SWj表示。

五、编号办法
1、文书档案归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号。

并以归
档章的形式在归档文件上注明。

归档章设置有六个项目：全宗号、年度、问题、保管期限、室编件号、馆编件号，编号时必须填写。

在同一年度里，同一问题、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号。

永久、长期、短期保管的档案从“1”开始各编成一个流水号。

2、科技档案按归档顺序编项目代号，项目号放在分类号之后，同一项目内编流水号。

3、实物档案按档案产生先后顺序编号。