档案分类编号方案

XXX

分类编号方案XX综合档案室编

2013年6月

XXXXXXX档案

分类编号方案

为了加强我所综合档案管理的需要,统一档案实体分类,实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化与规范化,提高综合档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为我所各项工作服务,更好地为本地两个文明建设服务,根据《广东省机关档案分类办法》,参考学习市、镇档案馆的经验,结合我所实际情况,制定本分类编号方案。

一、分类原则

1、档案分类原则就是以本单位所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容与载体形态特点,便于科学管理与开发利用。

2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷与排架管理。

二、类别设置

本单位档案设大类与属类,大类用大写英文字母作代字,属类用阿拉伯数字作代号,本单位全部档案分为八大类,大类与属类设置如下:

(1)文书类档案(代字:A);

A1 永久

A2 30年

A3 10年

(2)城市勘测类档案(代字:B);

B1 工程地质

B2 水文地质

B3 控制测量

B4 地形测量

B5 摄影测量

B6 地图

(3)城市规划类档案(代字:C);

C1 国土规划

C2 总体规划

C3 分区规划

C4 详细规划

C5 规划基础资料

(4)城建管理类档案(代字:D);

D1 土地管理

D2 用地规划管理

D2、1 建设用地规划管理

D2、2 违法用地管理

D2、3 选址意见书管理

D3 建筑工程管理

D3、1 建筑工程规划管理

D3、1、1 公共建筑类工程规划管理

D3、1、2 联建楼建筑类工程规划管理

D3、2 规划设计审批管理

D3、3 违法建设管理

D3、4 市政基础设施工程管理

(5)会计档案(代字:E);

E1 会计报告

E2 会计账本

E3 会计凭证

E4 其她

(6)照片类档案(代字:F);

F1 永久

F2 长期

F3 短期

(7)实物类档案(代字:H);

Ｈ１锦旗类

Ｈ２奖牌类

Ｈ３奖杯类

Ｈ４其她类

(8)声像类档案(代字:R);

R1 照片(底片)

R2 录像带

R3 录音带

R4 光盘与磁盘

三、编号方法

1、文书类档案的编号

旧方法: 2007年以前,采用立卷归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。保管期限

代号:永久1,长期2,短期3;永久长期合编为1 2;永久长期短期合编为0。

例:A 1、2004—001

案卷号(第1个案卷)

年度

保管期限代号(永久)

大类代字(文书档案)

新方法:2008开始,采用单件归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。其中保管期限代号永久为1,30年为2,10年为3。

例:A 1、2008—001

件号(第1件)

年度

保管期限代号(永久)

大类代字(文书档案)

2、勘测类档案(B)、城建规划类(C)

均按“类别－年度”来设置案卷顺序,其档号结构模式为:大类代字+ 属类代号＋年度+案卷号。

例:B 1、2004—001

案卷号

年度

属类代号

大类代字

3、城建类档案(D)

按“类别－年度”来设置案卷顺序,其档号结构模式为:大类代字+ 属类代号＋年度+案卷号。

例:D 2-2004—001

案卷号

年度

属类代号

大类代字

4、会计类档案(E)

会计档案的编号,其结构模式为:大类代字＋属类代号＋目录顺序号＋案卷号。

例:会计凭证的编号

E 3 、1—001

案卷号(第1个案卷)

目录顺序号(第1条目录)

属类代号(会计凭证)

大类代字(会计档案)

5、照片档案的编号(F)

照片号就是固定与反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、类别号、保管期限代码、目录号、案卷号、件号组成。目录按年度编号,一年一个目录,一册为一卷,一张为一件,如政府照片档案2000年开始立卷,则2004年第6卷的第22张永久保存的照片,其照片号为:220-F1、1、5-6-22。

F1 15-6-22

流水编号(张号)

四级类目编号(册号)

三级类目编号(年度)

二级类目编号(期限)

大类编号(照片目录)

由2011年开始,照片档案全部为永久,二级类目编号(期限)不用写上,例如 2011年第6卷的第22张永久保存的照片,其编号为220-F1、 5-6-22。如下图所示:

F1 5-6-22

流水编号(张号)

四级类目编号(册号)

三级类目编号(年度)

大类编号(照片目录)

6、实物档案编号(H)

实物档案的编号,其结构模式为:大类代字＋属类代号＋年度+件号。

例:H 1-2004—001

件号

年度