秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第二章

第二章办公室事务与管理
1. 办公环境的维护的依据：三大法律：《宪法》、《劳动法》、《工厂安全卫生规程》
2. 在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决P244
3. 安全检查包括办公环境和办公设备两部分。

秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。

在录像中出现的隐患：①电话线纠缠②消防栓放在柜子后面③道路上堆放货物④太阳光照在电脑上⑤有人来访时未关电脑⑥写字楼中有人吸烟(P245中)
4. 信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息（P245下）
5. 当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。

6. 做好口头信息的安全：①员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；②在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。

P246
7. 做好纸面信息的安全：①接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；②在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；③用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”；④极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里；⑤不再使用的保密文档要粉碎。

P246—P247
8. 做好电子信息的安全：①计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器②每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换；③有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上；P247
9. 秘书在保密工作中需要注意的几个方面：①文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作②会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定③科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的P247
10. 秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息P47下
11. 如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行给企业的贷款。

企业长期积累的客户信息失密，不仅失去老客户，失去大宗业务和合同，而且还会失去信誉P248上
12. 有关国家秘密及密级要遵照《国家秘密及密级具体范围的规定》：规定有3级：秘密、机密、绝密；有关国家密密的保密期限要遵照《国家秘密保密期限的规定》：保密期限有3种：短期（1—15年）、长期（16—50年）、永久
13. 值班人员应做好3项记录：电话记录、接待记录、值班日记（主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记）P249
14. 值班表的编制：通常包括以下项目：值班人员姓名、带班人姓名、替班人员姓名P249
15. 值班表常用在：为某项任务的值班办公室，还需要标明值班地点和值班的具体任务P24 9中下
16. 值班人员在值班工作中，可能有时接受、传达上级机关、单位领导的指示，可能处理内部的突发性事件，要完成领导临时交办的事项。

P249下
17. 大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度。

要加强值班管理，最重要的是落实岗位责任制度。

P250上
18. 以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品等，企业办公室常设立一笔零用钱或称作备用金，这同时也是一笔周转使用的现金
19. 秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致P251上
1. 第三大题：上司出差，商务费用报销的步骤
答：秘书首先要了解公司有关财务报销的相关规定，上司出差到外地开会的交通费不能从零用现金中支付。

通常的工作步骤：①申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等，并亲自签字②该报告活该表必须经过组织确定的授权人审核同意③一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门，领取支票或现金贷款；一种情况是先有申请人垫付，完成商务工作。

④在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符⑤商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”（附样例）后面，并亲自签字，提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。

如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金⑥如果在事实上务工作中，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，否则需自付（P251）
21.企业工作人员国内外出差的费用，经常要由秘书办理或协助办理。

因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等的方法（P252）
22.公文形成过程示意图（P253）交拟、议拟、撰拟三步骤称为拟稿。

具有法定职权者定稿生效的步骤是签发
23.公文处理基本程序（P254图）重点收文阶段：从签收到催办发文阶段：从交拟到发文
24.对办理完毕的文书整理（立卷）、归档及销毁①立卷的范围：办理完毕、具有查考价值的文件材料②立卷的程序：（重点）编写页号、登记《卷内目录》和《备考表》、拟定案卷
标题、装订成卷、填写案卷封面（流程不能错）③销毁的程序：⑴由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定⑵逐件核定造册⑶领导审查签批⑷监督销毁P255
25.销毁公文应在指定地点或单位进行，不得将带销毁的公文出售给废品收购部门
26.不得在空白介绍信、空白合同书上扣公章P256
27.秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章。

其中单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是：①标志作用②权威作用③法律作用④凭证作用（P256）
28.出具介绍信要经过内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

P256下
29.盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。

盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳P257上
30.第四大题：秘书如何做好办公用品的保管和发放工作。

答：秘书要掌握办公设备和办公用品的进货、入库手续和库存保管。

①在收到货物时，要保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。

办公设备及用品接收时，发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；要订立物品发放制度，确定物品发放人。

②库存保管中应采取的措施：见书P258下第一点到第七点，再加第八点：秘书要记好库存控制卡，关键掌握最大库存量（一项物品应该存储的最大数量），再定货量（当库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充），最小库存量（当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经定货）③发放问题（可参考第177页）：发放物品的手续：第一点到第七点④要保管好进货、存货和发放办公用品的记录与资料P258—P259
31.第五大题：决定库存的依据是什么？P260
答：决定最大、最小、再定货量的依据是：①大量的资金不被不必要的库存占用②空间不被用来存储不必要的货物③保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。

④监督任何偷窃和破坏造成的损失
32.选择题：办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

33.通常时间表是编制成表格。

在办公室中，也可以为多人执行工作的情况和行动编制时间表。

有很多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如效率手册、待办文件夹、墙上计划板等等P262
34.在办公室工作中，秘书要为领导们的会议或活动做月安排表或周安排表。

月安排表的信息通常由主管领导召开会议，再结合集体议定的事项，经主要领导审定下发实施。

P263
35.对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。

36.当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化；在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。

（流程：更新自己的日志→通知上司→更改自己的日志）P264上
37.做工作日志可通过电脑程序中的Outlook打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历P265
38.公司的日志内容通常包括：①上司内部参加的会议、接待②上司外部参加的会议、接待
③上司个人的安排④上司私人的信息P265中
39.秘书在安排的活动之间要留有10分左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新临时的、紧急的情况。

进行项目的时间变更，确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。

40.谁能查上司的工作日志？①上司的上司②秘书③上司授权的人。