国家秘书资格考试培训资料

（二）营造健康、安全的办公环境


一个良好的工作环境，有利于组织 的对外形象塑造，有利于提高秘书 的工作效率。 在维护和建设良好的工作环境中， 要遵循“安全第一，预防为主”的 方针。
1．安全检查内容P112



1）识别隐患并在职权范围内排除； 2）发现工作场所有异常情况或险情， 应向行政主管报告； 3）发现设备故障，应填写“设备故 障登记表”；发现隐患，应填写 “隐患记录表”。
答案：A
（四）安排上司的差旅事务

1、差旅准备的要求； 2、制定旅程计划表； 3、制定商务旅行计划与旅程表； 4、办理出国手续； 5、秘书在上司旅行前、旅行中、旅行后 的工作。
（五）完成上司临时交办事项


1、上司临时交办事项特点： 广泛性、临时性、具体性、紧迫性 2、上司临时交办事项范围P146 3、办理上司临时交办事项原则P147 4、文字记录

答案：BCD
答案：C
（三）正确选择办公的模式


1、办公模式的种类
（1）在家工作：适合于研发部门科技人员以 及与客户接触较少的人员。 （2）远程工作：作为提供灵活工作时间和激 励员工的方式。安排弹性时间要注意避免节假 日前夕或周末下午出现无人现象。可采用手工 签到、机器计时、刷卡、记录日志等形式记录 员式工作时间。
参考答案：



1、设计办公结构和布局需要考虑的因素： P107 2、我选择的销售厅和财务科的办公结构布局 类型： （1）销售大厅的办公结构布局类型用全开放 式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省 费用，能容纳更多人员。 （2）财务科的办公结构布局类型用封闭式办 公室，这样安全、保密，便于集中精力。




（3）虚拟办公室 （4）临时办公室 （5）弹性时间 （6）兼职工作：兼职的期限、任务、费 用，要以合同形式确立。 （7）合同工作 （8）交叉（交替）工作 （9）项目团队
2、导致办公模式变化的原因



（1）办公场地费用过高； （2）城市交通拥挤； （3）通信技术改变； （4）企业自身发展需灵活聘用人员； （5）企业竞争加剧需压缩人工成本； （6）企业组织结构改变； （7）人们最大发挥潜能的需要。
2、开放式、封闭式办公室优缺 点比较 Ｐ105 3、设计办公布局需要考虑因素 Ｐ107

单项选择题





承担大量现金与支票的交流及保管 的公司财务部门，应设置在（ ） 中操作。 Ａ．封闭式办公室 Ｂ．半封闭式办公室 Ｃ．半开闭式办公室 Ｄ．全开放式办公室
答案：Ａ
多项选择题


答案：Ｄ
单项选择题

导致工作模式发生变化的原因不 包括（ ）。
Ａ．个性发展要求 Ｂ．高科技的发展 Ｃ．企业间竞争加剧 Ｄ．城市交通压力

答案：Ａ
单项选择题





一个人拥有管理、记账和IT技能， 又同时将这种技能提供给不同单位， 这种工作模式属于（ ）。 Ａ．临时办公桌 Ｂ．兼职工作 Ｃ．合同工作 Ｄ．交叉工作
开放式办公室的特点是（ ）。 Ａ．不设个人专用办公室 Ｂ．组合工作间的材料丰富多样 Ｃ．不设传统领导席位 Ｄ．易于员工集中注意力
答案：ＡＢＣ
多项选择题


办公室进行合理布局的作用是 （ ）。 Ａ．形成有效率的工作流程 Ｂ．有利于员工的工作分配 Ｃ．有利于工作顺利完成 Ｄ．有利于协调人际关系
二、办公室日常事务管理



学习目标: 1、了解印章和介绍信管理与使用； 2、掌握值班工作方法； 3、掌握零用现金管理及办理报销手 续； 4、日常事务工作处理。
（一）管理印章和介绍信

印章和介绍信是组织对外联系的标 志和行使职权的凭证管理。


1、使用印章、介绍信，一般应经本单位 领导人批准，办理签批手续，秘书不得 擅自作主。 2、秘书部门掌管的印章主要有三种： 1）单位印章 2）单位领导人“公用”的私章 3）秘书部门的公章
2．办公环境中常见隐患
1）离开办公室前不锁门； 2）光线不足或光线耀眼； ３）拖曳的电话线或电线； ４）灭火器前堆放物品。 5）挡住通道的纸箱、家具或其 它物件。

３、健康、安全办公环境的基本要求 P114
注意：
1）安全检查包括办公环境和 办公设备两部分。 2）区分“隐患记录及处理表” 和“设备故障表”的使用。
学习目标： 1、布置办公室方法； 2、了解办公环境安全隐患； 3、掌握排除隐患方法； 4、正确选择办公的模式； 5、合理进行办公室的布置。
情景叙述

宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑 和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办 公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名 片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹， 身后的椅子上也摆放着一堆文件。

单项选择题


办公室中适合的温度应该在（ ）。
Ａ．16－20℃ Ｂ．18－22℃ Ｃ．20－25℃ Ｄ．22－28℃
答案：Ｃ
多项选择题

健康、安全的办公环境的基本要 求包括（ ）。
A．建筑坚固安全 B．室内光线充足 C．饮水符合健康 D．座位空间适当

答案：ABCD
多项选择题

办公环境和办公设备出现不安全的 隐患时，秘书应填写（ ）
A．《隐患记录及处理表》 B．《事故情况调查记录表》 C．《工伤情况报告表》 D．《故障记录及处理报告》

答案：AD
多项选择题

办公室中的安全隐患有（ ）
A．办公室摆放档案柜 B．地面上有电话线拖曳 C．站在旋转椅上取东西 D．消防栓放置在文件柜后
（六）管理时间，提高工作效率


用ABCD法则排出工作的优先等级 有效利用时间，事半功倍 注意： 秘书在工作中要服从上司的要求， 上司交办的工作，无论理解还是不 理解都要按照要求完成。

1、ABCD法则； 2、工作日志的内容与编写要求； 3、编制工作时间表； 4、其他时间管理工具。

多项选择题


秘书要认真保管好企业的印章，用 印对文件起到（ ）作用。 A．法规 B．凭证 C．密级 D．标志
答案：BD
（二）安排值班工作

值班工作中，值班人员工作内容可 能是接受、传达上级机关、领导指 示，处理突发性事件，完成领导临 时交办事项。
2、值班工作规范



答案：Ｂ
多项选择题


远程工作模式的人（ ）。 Ａ．企业监督管理困难； Ｂ．需要企业投资工作设备； Ｃ．缺乏同事间联系和团队活动； Ｄ．不属于企业的员工．
答案：ＡＣ
多项选择题


（ ）的人员在企业中没有固定的 办公桌。 Ａ．在家工作 Ｂ．远程工作 Ｃ．弹性时间工作 Ｄ．兼职工作
单项选择题


百度文库


对上司交办的紧急工作，秘书 （ ）。 A．在做完自己的计划工作后就要立 即去办 B．不理解先不要办 C．理解或不理解都要去办 D．理解以后就可以去办
单项选择题

目前许多企业常用来激励员工的 模式是（ ）。
Ａ．弹性工作时间 Ｂ．集中工作 Ｃ．远程工作 Ｄ．兼职工作

答案：Ａ

按新的办公模式要求，不需要与其他员 工或客户有太多的接触，可安排在家完 成工作内容的人员是（ ）。
Ａ．行政事务人员 Ｂ．研发部门的科技人员 Ｃ．销售人员 Ｄ．财务人员







（1）保持台面、地面、办公设备、家具、窗帘、墙 壁及门窗等处清洁； （2）保持办公桌面整洁、美观，不放置个人生活用 品； （3）电话按键与听筒及电脑键盘经常用酒精消毒； （4）保持电脑、电话等办公自动化设备的线路安全 整齐； （5）及时清理来访者用过的茶具并重新摆好; （6）报刊、资料、文件要及时分类整理，文件夹要 贴上标签，保密文件和不常用文件应放置于文件柜中； （7）下班前检查电脑等是否关闭电源，抽屉、文件 柜、门窗是否锁好。
答案：ＡＢＣ
示例分析Ｐ105


产品展厅：开放式办公室 销售办公区：半开放式办公室或独立办 公区。 财务部：封闭式办公室
计划办公室装饰时应考虑： 颜色、植物、图片 办公室温度：20－25℃

备忘录


发自：行政经理 苏明 发给：秘书 高叶 日期：2006年3月25日 内容： 公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备 设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室 三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的 因素供我参考，以便做出最后设计方案。 另外，请你帮我考虑一下销售厅和财务科应当采用 的办公结构布局类型，并说明理由。

（四）办公室布局
1、办公室布置的种类





（1）开放式办公室 办公空间开放式设计，也称“办公 室美化布置”或“办公室模式设 计”。其特点： Ａ．不设个人专用办公室 Ｂ．组合工作间的材料丰富多样 Ｃ．不设传统领导席位


（2）封闭式办公室
是按照办公职能设置分隔式的若干 个相对独立的办公室。

零用现金也称备用金。是一笔周 转使用的现金。以支付本市交通 费、邮资、接待用茶点费、停车 费和添置少量的办公用品。
选择题
秘书保管的零用现金不可以用于 （ ）的支出。 A． 停车费 B． 机票费 C． 快件费 D． 茶点费

答案：BD
单项选择题




秘书在报销差旅费时，应（ ） A．将发票用胶水粘贴在差旅费报销单背 面 B．将发票用大头针别于差旅费报销单正 面 C．将发票装入信封后，附于差旅费报销 单背面 D．将收据用
答案：ＡＢＣＤ

示例分析：Ｐ101
销售人员：弹性时间、远程工作 模式。 新产品设计人员：兼职工作、定 期合同制工作。

3、选择办公模式的程序Ｐ102
4、选择办公模式的注意事项

（1）要适宜企业经营和运作的需求。 （2）要建立与之相适应的管理措施。
ＳＯＨＯ——小型家居办公室， 目前非主流工作模式。 VPN——虚拟专网

根据以上情景叙述 ，我们可以对高叶的工作环境、 出如下判断： 1．办公室内缺少绿色植物，错； 2．办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对； 3．将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于 电源接线和管理，对； 4．办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；
（一）合理布置办公室
1、布置办公室的基本要求P107 2、布置办公室的三大原则P108 3、办公室布置的具体要求P109
3、印章的作用
1）标志作用 2）权威作用 3）法律作用 4）凭证作用

4、印章的管理与使用要求


1）专人负责； 2）确保安全； 3）防止污损。
5、介绍信有时限要求，加盖骑 缝章 6、印章的使用程序： 申请—填写用印申请单—专人审 核签名—用印—登记 7、印章的停用与销毁：


答案：Ｂ
单项选择题



迫于办公场所拥挤的压力，为了减少花 在交通上的时间和减少交通环境问题， 一些单位采用的工作模式是（ ）。 Ａ．弹性时间 Ｂ．在家工作 Ｃ．远程工作 Ｄ．虚拟办公室
答案：Ｂ
单项选择题


交替工作模式的缺点是（
）。
Ａ．难以留住有特殊技能的工作人员； Ｂ．工作模式不灵活，不便激励员工； Ｃ．员工交流少，不能得到充分的信息； Ｄ．难以保证工作的连续性．
1）坚守值班岗位：人不离岗，人不离机； 2）认真处理事务； 3）做好值班记录：值班电话记录、接待 记录、值班日记。 4）热情接待来访者； 5）加强安全保卫。
3、注意事项P126

1）值班实务处理的方法与技巧； 2）值班安排表的制作； 3）值班内容的记录。
（三）管理零用现金并办理报 销手续
国家秘书资格考证培训 事务管理


讲授：师大文学院
事 务 管 理


一、办公环境管理 二、办公室日常事务管理 三、办公用品和设备管理 四、信息管理
一、办公环境管理
办公环境，或称办公室环境。 广义是指一定组织机构的所有成 员所处的大环境。 狭义是指一定组织机构的秘书部 门工作所处的环境。
办公环境包括硬环境、软环境两大要素。 硬环境包括办公室（含会客室、接待室）内 的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置 等外在条件。要求： 1、在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色 植物； 2、做好室内通风和温湿度的调节； 3、防止光线太弱或过强； 4、保持室内整洁和安全。