秘书国家职业资格培训教程-文书基础
秘书基础篇--_文书基础
文书是人们在社会实践活动中为了传递 、记载信息，而形成使用的具有应用性 的和特定格式的文字材料，是以文字形 式处理各种事务的凭证性工具。
文书是人们在处理各类事物的过程中形成的具 有特定现实效用和惯用体式的书面信息记录。
文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应用 于人类社会生活的各个方面。
第1章 文书处根底
3、涉密程度： 绝密文书、机密文书、秘密文书
4、办理时限： 特急件、急件、平件
5、内容性质： 规约性文书、领导指导性文书、报请商
洽性文书、知照性文书、契约性文书
第1章 文书根底
文书的分类：
公文是文书家族体系中最为重要的组成局部 也是文书中的精华局部。
公文是法定的机关与组织在处理公务的过程中，按照特定体式和一定的处理程 序制成的具有法定权威和现行效力的文书文件，是管理党政机关工作的重 要工具。
〔4〕缮印工作程序
确定印制的文书
确定印制格式
交付印制的文书
完成印制
第1章 文书根底
校对文书 A、文书校对的内容
校订清样上的错字、漏字、多字 标准字体、字号 检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、 字距离是否匀称，版面是否美观。 检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业 术语是否有误。 检查版式是否与文种格式相统一，有无需要调整 和改版之处。
根本含义：公文是在公务活动中形成的 公文的形成者是各类社会组织 公文以文字为信息表达方式 公文是国家进行管理得一种重要工具。
第1章 文书根底
文书的含义与分类练习题：
1、含有重要的国家秘密，泄露会使国家的平安和利益遭受损害的 文件是〔 〕
A 、绝密文件 B、秘密文件 C、机密文件 D、内部文件
2、把公文分为上行文、下行文和平行文是按〔
国家职业资格秘书四级培训之文书基础
国家职业资格秘书四级培训之文书基础第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（一）含义应用文书—各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
（二）分类1、行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
（1）行政公文主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（2）按照行文方向可将行政公文分为：1、上行文：下级机关向上级机关报送的公文。
如：请示、报告2、下行文：上级机关向下级机关发出的公文。
如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复。
3、平行文：同级机关或不相隶属机关之间的公文。
如：函注意：意见、会议纪要的行文方向比较灵活；议案则是比较特殊的一种公文，是政府机关与同级人民代表大会联系工作的例行公文，可视为一种特殊的平行文。
2、事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
3、商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
练习：1.下列属于行政公文的是（）A通知、决定、报告、会议纪要B通知、决定、调查报告、会议纪要C通知、决议、调查报告、会议纪要D通知、决定、总结、会议纪要2.既可以用于上行文、下行文，又可以用于平行文的文种是（）A请示B批复C通知D意见二、文书的制发过程（一）通用公文的制发程序草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——登记——分发1.草拟，亦称“拟稿”，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程。
草拟是发文的第一个环节。
要求：（1）符合国家的法律、法规、及其他有关规定。
（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
秘书基础知识教程 第一章文书基础
国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）文书基础目录：第一节：应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类二、通用公文的制发程序三、事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式一、通用公文的格式二、事务文书、商务文书的格式第三节：应用文书的要素一、材料二、主题三、结构四、语言第四节：应用文书的表达方式一、叙述二、议论三、说明rainbow1国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）应用文书的概念与制发程序第一节应用文书的含义与分类一、是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具1、应用文书：有一定格式的文体总称。
2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书公文类别定义包含种类命令（令）是指行政机关在行政管理、决定、公告、通告、行政公文通知、通报、议案、报告、请示、过程中形成的具有法定效力和批复、意见、函、会议纪要规范体式的文书，是依法行政（共13种）和进行公务活动的重要工具。
是指机关、单位、团体和个事务文书传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺人为处理日常事务所使用的文信（贺电）、感谢信、启事、简报、会书。
议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等商务文书是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可理商务业务所使用的文书。
行性研究报告等。
二、通用公文的制发程序（发文办理）草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序（一）草拟草拟公文的主要要求是（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义；（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；（5）应当使用国家法定计量单位；（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、rainbow2国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
秘书国家职业资格(三级)核心讲义(文书基础)【圣才出品】
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慰贺类：贺信、慰问信等。 邀约类：请柬、邀请函、聘书等。 致辞类：欢迎词、欢送词、答谢词、祝词等。 ⑤办公事务文书 办公事务文书就是处理日常办公事务的公文，其主要形式有计划、总结、简报、述职报 告等。 （2）专用公文 专用公文是在某一业务、行业领域内，因其特殊需要而具有大量专业内容和特殊规定格 式的公文，如外交文书、司法文书、经济文书、军事文书等。 2．公文的分类方式 （1）根据行文方向，即文件的去向，可将公文划分为上行文、下行文和平行文。 （2）根据公文的机密程度，可将公文划分为密件、普通件和公布件，其中密件又包括 绝密、机密和秘密三个级别。 （3）根据公文的性质、作用，可将公文划分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、 商洽性公文等。 （4）根据文件处理的缓急时限要求，可将公文划分为急件和平件，其中急件包括特急 件和急件两个级别。 （5）根据公文的来源划分，可将公文划分为发文和收文，发文又有对外发文和对内发 文两种情况； （6）根据文件办理要求，可将公文划分为办件和阅件； （7）根据文件发送目的，可将公文划分为主送件、抄送件、批转件、转发件等。 3．应用文书的特征
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秘书国家职业资格（三级）核心讲义 第 1 章 文书基础
考点梳理 1．理解应用文书运用语言的标准，学会收集和使用应用文书的材料、确立应用文书的 主题。 2．掌握应用文书的概念、制发程序、印装要求和格式。 3．掌握应用文书逻辑的结构法则，掌握叙述、议论、说明文体的特征，学会撰写应用 文十万种考研考证电子书、题库视频学习平台
的党内及国家各级机关的常用文种，企事业单位、人民团体也可比照使用，有 14 种形式： 报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 公报：党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。 规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准
文书基础
2．公文主体格式
(5)成文日期 成文日期拟负责人签发的日期为准，联合 行文以最后签发机关负责人的签发日期为 准。电报以发出日期为准。 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零” 写为“O”。印章一般要盖在成文日期上， 成文日期的位置要依印章的位置而定。
2．公文主体格式
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止 出现空白印章，应将各发文机关名称(可用 简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并 使印章加盖或套印在其上。主办机关印章 在前，每排最多排3个印章，两端不得超出 版心；最后一排如余一个或两个印章，均 居中排布；印章之间互不相交或相切，在 最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
1．眉首
(5)发文字号 “发文字号应当包括机关代字、年份、序 号。联合行文，只标明主办机关发文字 号”。 发文字号位于“发文机关标识下空2行，用 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿 拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括 号‘﹝﹞’括入；序号不编虚位(即1不编为 001)，不加‘第’字”。
2．公文主体格式
（1）公文标题 红色反线下空2行，用2号 小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词意完整，排列对称，间 距恰当。”完整的标题包括发文机关名称、 公文事由和文种三个部分，简称标题三要 素。
2．公文主体格式
（2）主送机关 指公文的主要受理机关， 应当使用全称或者规范化简称、统称。” 主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用 3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机 关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之 下、抄送之上，标识方法同抄送”。
三级秘书——文书基础
18.签署的权限只限机关首长一人。P10下
19.签署与签发的区别：签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。P11上
20.成文日期的原则：①以领导人签发日期为准②以通过的日期为准③以实际印发的日期为准（P11中看一下即可） 行政机关公文成文日期的正确书写：二OO一年一月一日 党委机关的公文用阿拉伯数字书写
第一章 文书基础
1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）
2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。（P3右）
3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）
18.决定和决议的不同：决议是党委机关的法定文种，行政机关不用。P18下
19.决定分为两大类：一是指令性决定；二是宣告性决定p19中
20.通告分为周知性通告和法规性通告。题型：下列哪些具有性周知性：A.公告B.通告C.通报D.请示 选择：BC
21.通告的特点：专业性较强。P22上
22.注意“批转”型通知和“转发”型通知。上级和平级来的文称为：转发；下级来的文称为批转P23
21.确定主题词的步骤：审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式（选择题）P12上 Βιβλιοθήκη 13.抄送机关间用逗号隔开。
14.印发日期以公文印付的日期为准，用阿拉伯数码标识（P13上）
15.版记应位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。P13
26.报告的分类：（1）工作报告（2）情况报告（3）调查报告
秘书四级基础知识第1章文书基础
××××××××××××××××××
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××××××××××××××××××
× ×××××××××××××××××
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××××××××××××××××××
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秘书四级基础知识第1章文书基础
眉首
•签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行 排列于发文字号右侧。发文字号居中左空1字， 签发人姓名居右空1字；“签发人”3号仿宋， 全角冒号；签发人姓名2号楷体。
列机关在后前的，“其文他件机”关二在字下，方居对纵应向排中列央，。四川省科 委 文件 联合发文机关过多，保证首页显示正 四川省财政厅
文。
•红色反线：在位于发
文字号下4mm处印一
条与版心等宽的红色线。
•发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，位于发文机 关标识下空2行；3号仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识， 份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加0， 除命令（令）外，数字前也不加“第”字。如中发[2006]15 号、陕政字[2007]3号、川府[2009]2号。平行文、下行文 居中排布；上行文居左空1字。居右空1秘字书四为级基签础知发识第人1章：文书×基础××。
主体 包括7个方面
•公文标题：位于红色反线下空2行，用2号小标宋体，1行 或多行居中排布。由发文机关、公文内容、文种组成（标 题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。如《**市政府关于开展财务大检查的通知》
秘书四级基础知识第1章文书基础
主体
•主送机关：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。 位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。
《秘书国家职业资格培训教程 基础知识》(中央广播电视大学出版社)中全部思考题
秘书资格考试基础知识思考题集锦第一章、文书基础1、指出下面文书中哪些属于行政公文、事务文书与商务文书。
决定、公告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、备忘录、感谢信、贺信、请柬、简报、会议记录、市场调查报告与预测报告、通告、通知、通报、招标书、投标书、合同、可行性研究报告、传真、邀请信2、根据下面内容，拟写一份公文，要求具有眉首、主体、版记；公文正文可略写。
2006年6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作事宜，给各分公司下发了通知，发文字号是：海电 [2006]79号。
3、以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。
4、指出下面词语各属于应用文书的哪类专用语言。
根据……特通告如下；收悉；转发；特此专复；关于；本部门；为了；会议认为；会议指出；不同意；原则同意；请予复函；请审阅；贯彻执行；现将有关事项通知如下5、为什么应用文书较多运用叙述、议论和说明方式，而很少使用描写、对话和抒情方式？第二章、办公自动化基础1、简述计算机硬件系统的组成。
2、简述计算机“死机”的原因及处理方法。
3、简述计算机病毒的特征及防治措施。
4、试比较Windows XP窗口与对话框的区别。
5、Windows XP具有哪些文件管理的功能？6、简述Windows XP资源管理器的启动与使用方法。
7、简述在Windows XP中安装与卸载应用程序的方法。
8、Word文档中选择文本的操作方式有哪几种？9、Word文档中字符及段落格式化主要包括哪些内容？10、如何在Word中绘制表格？11、在Word中如何对文档进行页面设置？12、复制单元格中的内容时，“一般数据”和“公式”这两种不同的对象，Excel是如何处理的？13、试比较Excel和Word的图表功能。
14、在Excel中如何对数据进行排序、筛选及分类汇总？15、请说明制作一个演示文稿的过程。
16、如何给幻灯片及其对象添加动画效果？17、如何在幻灯片中插入图片、音频和视频等各种文件对象？18、如何利用IE浏览器下载网站内容？19、举例说明如何在因特网上搜寻所需要的信息。
三级秘书培训上编第二章文书基础
学习改变命运,知 识创造未来
三级秘书培训上编第二章文书基础
学习改变命运,知 识创造未来
三级秘书培训上编第二章文书基础
6. 签发人：
编排在发文机关标志下空二行位置。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自 上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个 签发人姓名对齐。
草拟的要求： 符合国家的法律法规和党的方针政策及其他有关 规定。 一切从实际出发。 内容简洁 文种正确 深入调查
学习改变命运,知 识创造未来
三级秘书培训上编第二章文书基础
（二）审核：对起草的公文文稿进行审查核定。
（三）签发：就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发 。 （四）复核： 就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。 （五）登记： （六）印制： （七）核发：
三级秘书培训上编第二 章文书基础
学习改变命运,知 识创造未来
2021年3月3日星期三
考试时间安排
时间 方式 (1) 8:30—9:00 (2) 9:00—9:40
10:10—11：10 11:10—12：00
考核内容
职业道德 秘书专业
题型与考核
标准化试卷 标准化试题 情景录象笔答 工作实务笔答
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三级秘书培训上编第二章文书基础
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三级秘书培训上编第二章文书基础
（一）版头部分
党政公文版头部分包括份号、密级和保密期限、 紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线等7个要素。
学习改变命运,知 识创造未来
三级秘书培训上编第二章文书基础
居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋 体字，颜色为红色。
2007秘书国家职业资格综合辅导基础知识.
2007秘书国家职业资格综合辅导重点(基础知识部分第一部分基础知识第一章文书基础一、单项选择题1、下列表示经办用语的一组词语是CA、收悉执行业经贯彻执行B、根据审定收悉原则批准C、兹经拟办审批参照执行D、转发施行鉴于研究执行2、答复上级机关的询问,应该使用BA、函B、报告C、通知D、意见3、标引主题语的目的是BA、反映文件的全部内容B、便于计算机检索和管理C、供归档后备查之用D、使文件的结构完整4、“会议决定”、“会议同意”、“会议通过了”等词语,一般出现在(D中。
A、会议通知B、会议记录C、会议决定D、会议纪要二、多项选择题1、在应用文书中,说明的主要方法有ABCA、定义说明B、数字说明C、分类说明D、议论说明2、公文中必须使用汉字数字的是BCDA、发文字号中的发文年份B、部分结构层次序数C、缩略语D、成文日期3、下面符合公文印制规范的有ABCA、正文用3号仿宋体B、用纸为A4型C、每面排22行D、每行排26字4、下面文种属于行政公文的是ACA、通知、决定、报告、会议纪要B、通知、决定、调查报告、会议纪要C、通知、意见、决定、会议纪要D、通知、决定、简报、会议纪要第二章办公自动化一、考试题型示例(一单项选择题示例下列软件中,不属于系统软件的是BA、UNIXB、CCEDC、Net WareD、DOS(二多项选择题示例下列选项中,能够影响计算机运行速度的因素是ABDA、计算机的主频B、内存的大小C、硬盘的容量D、计算机的字长(三单项选择题示例在Windows操作系统中,选中软盘A盘中的某一个文件,按住鼠标左键将其拖动到桌面上,则AA、原A盘中的文件被复制到桌面上,文件名与原A盘中的该文件名相同B、原A盘中的文件被移动到桌面上,原A盘中的该文件被删除C、会在桌面上复制一个文件,文件名称是在原文件名前加上“复件”二字D、该操作是错误操作,系统将提示出错信息(四多项选择题示例在Word编辑状态下,下列操作中,(BC可以选定一个自然段。
秘书工作实务-基础知识之一(文书基础)ok
通用公文的眉首格式
通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、 版记3部分。眉首是红色反线及其以上各要 素的统称，按规定由发文机关标识（公文版 头）、公文份数序号（印刷顺序号）、发文 字号、签发（会签）人、秘密等级和保密期 限、紧急程度、红色反线（间隔横线）等要 素组成。 眉首格式示意图：(下行文图) (上行文图)
通用公文的用纸及印装格式
（1）公文用纸采用国际标准A4型 （2）公文的印装格式 公文排版正文用3号仿宋字，一般每 面排22行，每行排28个字。文字从左至 右横写、横排。在民族自治地方，可并 用汉字和通用的少数民族文字(按其习 惯书写、排版)。公文应左侧装订，不 掉页。保证公文的封面与书芯不脱落， 后背平整、不空。
(3)引述用语
(5)称谓用语
(4)批转用语
(6)经办用语
(7)表态用语
(8)结尾用语
语言（1）——开头用语
用于说明发文原由、意义、根据，
或介绍背景材料及情况等。如：为、 为了；根据、按照、遵照、依照；鉴 于、关于、由于；目前、当前；兹 (指现在)、兹有、兹将、兹介绍、兹
派、兹聘。
语言（2）——承启用语
反驳就是设法证明对方论点是错误的， 从而驳倒对方、树立起自己论点的说 理方法，又叫驳论。
论证的方法
例证法就是用典型事例作论据证明论点的方 法，又叫举例法。分析法就是通过分析问题 以证明论点的方法。 例证和分析是常用的两种证明方法，往往结 合在一起使用。 引证法是用经典性言论，科学上的公理、定 理或生活中的常理作论据来证明论点的方法。 对比法是将两种事物进行比较以证明论点的 方法。 因果法是通过揭示事物之间的因果关系以证 明论点的方法。
版记（文尾）格式示意图
通用公文的特定格式
1 公文写作一 文书基础
2008年×月×日印发
(共印120份）
联合发文印章
事务文书、商务文书的格式
• 文书格式要素：文头、主体、结尾
事务文书、商务文书的格式
• 文书格式要素：文头、主体、结尾
事务文书、商务文书的格式
例
文
产学研讨论会议纪要
时 间：2004年2月16日上午 主 持 人：毛大龙 出 席 人： 黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜 列 席 人： 林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、 郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、 刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波 会议要点：
通用文书的格式
（三）紧急程度 紧急程度（急度）是指送达和办理公文的时限要求， 分“特急”、“急件”。 （四）发文机关标识（文件名称） 发文机关标识（文件名称） ，由发文机关全称或 规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民 政府文件”、“ ××公司文件”。
（五）发文字号
发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文 总号中的实际顺序号。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组 成。 发文字号的书写顺序是： 先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。 如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在 2006年度内制发的第14号文件。 年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。 括号须用方括号“〔 〕”，不能用半圆括号“（ ）”。 发文字号的作用：一是便于登记；二是便于分类、 归档；三是便于查找、引用。
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2、主送机关——公文的主要受理机关 如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例 依次排列。 普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称， 例如“市府直属各单位”、“各系、室，各部门”。 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意 见、函的主送机关只能是一个。 一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性 公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送 机关。 3、正文： 公文正文基本内容模块及结构模式 开头（是由）＋事项＋结尾
秘书四级基础知识文书基础
秘书四级基础知识文书基础作为一名合格的秘书，掌握基本的秘书四级基础知识是必不可少的。
这些知识包括文件管理、会议组织、办公自动化、商务礼仪等。
以下是一份2000字的秘书四级基础知识文书基础，希望对秘书们有所帮助。
一、文件管理1. 文件分类：根据文件的性质、用途和保存期限，将文件分类归档，方便查找和管理。
2. 文件登记：每个文件都应有文件编号和登记日期，便于追溯和跟踪文件的处理进度。
3. 文件复制：重要文件应备份，以防止丢失或损坏。
4. 文件传递：文件的传递应通过正式的渠道进行，确保文件的安全和准确传递。
5. 文件销毁：文件达到规定的保存期限后，应按照规定进行销毁，保护文件的安全性和保密性。
二、会议组织1. 会议准备：确定会议的目的、议程、参会人员并发送邀请函，准备会议材料及必备的设备等。
2. 会议记录：会议记录应详细、准确地记录会议的内容、决议和行动计划，以备日后查阅和跟进。
3. 会议安排：确保会议场地、设备和餐饮等各项安排妥当，为与会人员提供良好的服务。
4. 会议纪律：主持会议时应维护会议纪律，确保发言秩序和会议效率。
5. 会议总结：及时完成会议纪要和决议稿，向与会人员及相关部门发放，并跟踪落实决议。
三、办公自动化1. 电子邮件：熟练使用电子邮件，包括编写邮件、查阅邮件、附件处理和回复邮件等。
2. 数据处理：掌握Excel等办公软件的基本操作，包括数据输入、排序、筛选、计算等。
3. 文件处理：熟练使用Word等办公软件的基本功能，如文本编辑、排版、格式调整等。
4. 信息管理：掌握信息管理软件的基本功能，如管理联系人、日历、任务等。
5. 会议管理：熟悉会议管理软件的使用方法，包括会议安排、邀请、会议纪要等。
四、商务礼仪1. 礼貌待人：与他人交往时要注意礼貌待人，包括问候、称呼、礼仪动作等。
2. 仪容仪表：保持良好的个人形象，注意着装得体、整洁，举止文雅，言谈举止得体。
3. 礼仪礼节：了解不同场合的礼仪要求，如宴会礼仪、商务礼仪、礼品赠送等。
秘书国家职业资格培训教程-文书篇
秘书国家职业资格培训教程-文书篇秘书是现代社会中非常重要的一个职位，他们承担着许多重要职责，如组织会议、撰写文件、处理来访者、安排行程等。
在秘书国家职业资格培训教程的文书篇中，我们将介绍秘书在文书处理方面的要点和技能，以帮助学员们更好地融入这个职位，提高工作效率。
一、文件处理1. 文件收发在秘书的工作中，文件的收发是一个非常重要的环节。
学员需要了解文件的分类和处理方式，包括签收、分发、传真、扫描、归档等。
同时，还需要掌握文件处理的时间要求和流程。
2. 文件管理学员需要学习如何有效地管理文件，包括合理的文件编号、分类、整理和归档。
他们还需要了解文件保密的要求和措施，确保机密文件的安全。
3. 文件起草秘书在工作中经常需要起草各种文件，如会议纪要、公告、备忘录等。
学员需要掌握文件起草的基本要点和格式，包括标题、日期、发文人、正文、落款等。
此外，还需要注意语言的准确性、简洁性和得体性。
二、会议组织1. 会议安排学员需要学习如何高效地安排会议，包括确定会议目的、确定参会人员、确定会议时间和地点、准备会议材料等。
他们还需要学习如何与各方面进行有效的沟通和协调，确保会议的顺利进行。
2. 会议记录学员需要学习如何有效地记录会议内容，包括会议纪要的格式和要点。
他们需要注意记录会议的主要议题、决议和行动计划，并将其及时传达给相关人员。
三、来访者接待1. 来访者登记学员需要学习如何接待来访者并进行登记，包括姓名、单位、来访事由等信息的记录。
他们还需要学习如何给予来访者礼貌和热情的接待，确保他们得到满意的服务。
2. 来访者引导学员需要学习如何引导来访者到达正确的会议室或办公室，并提供必要的帮助和指导。
他们需要了解公司内部的地理结构和流程，以便能够准确地回答来访者的问题。
四、行程安排1. 工作行程学员需要学习如何安排秘书的工作行程，包括外出办事、会议、培训等。
他们需要辨别行程紧急性和重要性，并合理安排时间和资源，以确保工作的顺利进行。
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Байду номын сангаас库的题型与比例
• • • • 普通秘书分为两个部分： 普通秘书分为两个部分：知识试卷与技能试卷 知识试卷题型分2种形式 种形式：职业道德与专业知识 知识试卷题型分 种形式 职业道德与专业知识 分钟） （100分，80分钟） 分 分钟 职业道德： 分 职业道德：10分——25道题 道题 专业知识（单选 单选占 多选占 专业知识 单选占60%，多选占40%，共90分） 多选 ， 分 工作技能试卷分2种形式 种形式（ 分钟） 工作技能试卷分 种形式（100分，110分钟）： 分 分钟 录像题： 道 每点2分 个正误点） 道 分 录像题：2道（每点 分，共25个正误点）1道30分 个正误点 个正误点） 道 分 个正误点） （15个正误点）1道20分（10个正误点） 个正误点 个正误点 公文拟写与修改（1道，20分）会议实 工作实务题：公文拟写与修改 分 办公室工作实务、以及各种综合实务题（ 道 务、办公室工作实务、以及各种综合实务题（2道， 15分、15分） 分 分
1、应用文的含义与制发 、
• 应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理 处理 事务常用的有一定惯用格式 惯用格式的文体的总称 总称。包括：行政公文、 行政公文、 事务 惯用格式 总称 行政公文 常用事务性文书、商务文书三类。 常用事务性文书、商务文书 • 应用写作是实用型文章的写作，从内容和形式上看具有的特 应用写作是实用型文章的写作， 点： • 内容反映现实生活 • 体式固定程式化 • 行政公文（公文）： 行政管理 行政公文（公文）： 行政管理过程中形成的具有法定效力 ）：在行政管理 法定效力 和规范体式 规范体式的文书。 规范体式 • 公文的作者：法定的机关、组织和负责人 机关、 机关 组织和负责人。 • 统一的体式和一定处理程序 • 开展公务活动的工具 • 被称为通用公文 • 国务院在2000年颁布《国家行政机关公文处理办法》规定13 种行政公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、 命令（ ）、决定、公告、通告、通知、通报、 命令 决定 议案、报告、请示、批复、意见、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
1、应用文的含义与制发 、
• 《办法》规定：以本机关名义制发公文 办法》规定： 的过程，包括：草拟、审核、签发、 的过程，包括：草拟、审核、签发、复 缮印、用印、登记、 核、缮印、用印、登记、分发等程序 • 重点是：草拟、审核、签发、复核 重点是：草拟、审核、签发、
1、应用文的含义与制发 、
•
草拟
通用公文用纸和印装规格
• 1．公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺 寸为210mm×297mm。 • 2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上 白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白 边）为28mm±1mm；版心尺寸为 156mm×225mm(不含页码)。 • 3．文字符号从左至右横写、横排。一般每面 排22行，每行排28个字。 • 4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平 整、不空。
3、应用文的结构
• 开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、 开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、 无开头式（单刀直入式） 无开头式（单刀直入式） • 概述式：概括有关材料或背景，常用“鉴于、最近、 概述式：概括有关材料或背景，常用“鉴于、最近、 近来” 如报告、总结、调查报告、 近来”。如报告、总结、调查报告、会议纪要 • 目的式：阐述发文的意义和宗旨，常用“为了、根 目的式：阐述发文的意义和宗旨，常用“为了、 如决定、通告、通知、计划等。 据”。如决定、通告、通知、计划等。 • 开门见山式：开门见山直入主题，如意向书 开门见山式：开门见山直入主题， • 引述来文式：引述来文德标题与发文字号。如函、批 引述来文式：引述来文德标题与发文字号。如函、 复、回复性公文 • 无开头式：如公告、命令、通告等 无开头式：如公告、命令、
• • • • • • • • •
1、应用文的含义与制发 、
• 审核：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进 审核：公文送负责人签发前，应当由办公厅（ 办公厅 行审核。 行审核。 • 审核的重点： 审核的重点： • 是否确需行文 • 行文方式是否妥当 • 是否符合《办法》及本细则规定的公文种类、公文格 是否符合《办法》及本细则规定的公文种类、 式、行文规则和拟制公文的有关要求 • 内容和主题是否体现了组织的意图 • 需会商的内容是否经过会商 • 材料是否经核实 •
1、应用文的含义与制发 、
• 复核：公文正式印制前，文秘部门应当进行复 复核：公文正式印制前，文秘部门应当进行复 核。 • 复核的重点： 复核的重点： • 审批、签发手续是否完备 审批、 • 附件材料是否齐全 • 公文格式是否统一、规范等。 公文格式是否统一、规范等。 • 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按 经复核需要对文稿进行实质性修改的， 程序复审。 程序复审。
符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。 符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等， 要与现行政策、规定衔接，应当切实可行并加以说明。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲， 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字 词规范，标点正确，篇幅力求简短。 词规范，标点正确，篇幅力求简短。 公文的文种使用正确。 公文的文种使用正确。应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送 机关的行文关系确定。 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。并根据实际需要确定紧急程度 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。 人名、地名、数字、引文准确。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。 引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 结构层次序数，第一层为“ 第二层为“ 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“（1）”。 ，第四层为“ ） 应当使用国家法定计量单位。 应当使用国家法定计量单位。 公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称； 公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称；使用国际组织外 文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数字。 用阿拉伯数字。
2、应用文的材料和主题
• 主题：是作者在说明问题、发表主张或 主题：是作者在说明问题、 反映生活现象时， 反映生活现象时，通过全文内容所表达 出的基本观点或中心思想。 出的基本观点或中心思想。 • 主题是灵魂：取舍材料、制定标题、措 主题是灵魂：取舍材料、制定标题、 置结构、遣词造句、 置结构、遣词造句、表达方式选择都没 有依据。 有依据。
3、应用文的结构
• 段落：提行式、条款式、篇段和一式 • 提行式：另起行表示内容的转换。“会 提行式： 议认为”、“会议指出”、“会议强调” 等转换 • 条款式：以序号为标志，按照不同意思 条款式： 分条列项。 • 篇段和一式： 篇段和一式：
2、应用文的材料和主题
占有：储备材料能量和功力。 占有：储备材料能量和功力。 两大途径：亲身经历所获；调查阅读所获 。 两大途径：亲身经历所获； 鉴别：分析、 鉴别：分析、比较 选择：围绕主题、典型材料、真实准确、 选择：围绕主题、典型材料、真实准确、生动 新颖 • 使用：先后顺序（依据时间的先后、材料的轻 使用：先后顺序（依据时间的先后、 时间内在的逻辑、说理的顺序、 重、时间内在的逻辑、说理的顺序、文种和行 ）；详略程度 骨干材料、 详略程度（ 文的方便 ）；详略程度（骨干材料、中心材 典型材料、） 料、典型材料、） • • • •
3、应用文的结构
• 层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式、篇 层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式、 章一体式 • 总分式：“总分式”（演绎结构）、“分总式” （归纳结构）、 总分式： 总分式” 演绎结构）、 分总式” 归纳结构）、 ）、“ “总分总式”（复杂交叉） 总分总式” 复杂交叉） • 并列式：各个层次是并列逻辑关系，如条例、意向书等 并列式：各个层次是并列逻辑关系，如条例、 • 递进式：由浅入深、层层递进。如部分报告 递进式：由浅入深、层层递进。 • 因果式：前因后果式，如请示。 因果式：前因后果式，如请示。 • 时序式：按照时间的发生、发展、变化过程安排，如调查报告等。 时序式：按照时间的发生、发展、变化过程安排，如调查报告等。 • 三段式：发文缘由+事项 尾语。如计划、总结、通知、通报等 三段式：发文缘由 事项+尾语。如计划、总结、通知、 事项 尾语 • 篇章一体式：就一段内容，与附文是一体的。如批转、转发性通 篇章一体式：就一段内容，与附文是一体的。如批转、 知。
2、应用文的材料和主题
• 正确：符合国家和组织的大政方针；符 正确： 合领导的意图；反映真实的社会现状； 经得起实践的检验 • 集中：代表机关和组织行文，“一文一 集中：代表机关和组织行文， 事” • 深刻：去粗取精、去伪存真的改进 深刻： • 新颖：与时俱进 新颖：
3、应用文的结构
• 结构：标题、开头、层次、段落、过渡、 结构：标题、开头、层次、段落、过渡、 照应、 照应、结尾等 • 标题：准确、鲜明地表现主题 标题：准确、 • 两种情况：公文式标题；一般文章式标 两种情况：公文式标题； 题 事由+文种 • 公文式：发文机关 事由 文种 公文式：发文机关+事由 • 一般文章式：单标题、双标题 一般文章式：单标题、
1、应用文的含义与制发 、
• 签发：以本机关名义制发的上报公文，由主要 签发：以本机关名义制发的上报公文， 上报公文 负责人（ 负责人（指行政机关的正职或者主持工作的负 责人）签发。以本机关名义制发的命令（ 责人）签发。以本机关名义制发的命令（令） 由本机关正职负责人签发，制发的决定、公告、 由本机关正职负责人签发，制发的决定、公告、 通告由主要负责人签发， 通告由主要负责人签发，制发的其他公文由主 要负责人或者由其授权的其他负责人签发。 要负责人或者由其授权的其他负责人签发。 会签公文， 会签公文，主办机关应当送会签机关文秘 部门按公文办理程序会签。 部门按公文办理程序会签。