中石化武汉80万吨乙烯工程项目档案管理制度

武汉乙烯项目档案管理制度（1.0）中国石化武汉80万吨/年乙烯工程项目管理部前言为了做好武汉乙烯工程项目管理部档案管理工作，规范各类档案的归档管理。

根据《档案法》、行业标准和集团公司的有关规定等，武汉乙烯项目档案室编制了《武汉乙烯项目档案管理制度》（1.0版）等11项制度。

其中《武汉乙烯项目档案管理办法》为基本制度，《武汉乙烯基建项目档案归档管理细则》等10项制度作为为《武汉乙烯项目档案管理办法》的补充、完善和细化。

这些制度共同构成了武汉乙烯工程项目管理部档案管理制度体系。

本制度经武汉乙烯项目管理部档案专题会议讨论通过，现予以发布执行。

武汉乙烯工程项目管理部二○一○年五月目录武汉乙烯项目档案管理办法 (1)武汉乙烯项目基建档案归档管理细则 (16)武汉乙烯项目电子文件归档管理细则 (48)武汉乙烯项目文书档案管理细则 (68)武汉乙烯会计档案管理细则 (89)武汉乙烯项目声像档案管理细则 (98)武汉乙烯荣誉实物档案管理细则 (103)武汉乙烯项目产品、科研档案管理细则 (107)武汉乙烯项目档案借阅管理细则 (123)武汉乙烯档案库房管理细则 (129)武汉乙烯档案分类编号方案 (136)武汉乙烯项目档案管理办法第一章总则第一条为了保证中国石化武汉80万吨/乙烯工程项目管理部（以下简称“项目部”）的档案管理工作的正常进行，更好地为项目部的基本建设服务，实现项目部档案管理的规范化、标准化、信息化，进一步加强项目部档案业务建设，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法律、法规，结合本工程项目的实际，制定本办法。

第二条项目部的档案是项目部无形资产和有形资产的重要组成部分，受国家法律保护，项目部依法享有管理、使用和处置的权利，并有保护的义务。

第三条档案工作是项目部工程建设和管理工作的重要组成部分。

项目部要有一名领导分工负责档案工作，定期召开档案专题会议，听取汇报；档案工作要列入项目部的建设、年度计划，要做到“四参加”，争取达到“四同步”；对档案部门要有明确任务要求；要纳入项目部经济责任制考核，纳入一体化管理；落实编制、人员、经费和管理设施；明确各部门文件资料形成者的归档责任并纳入其职责范围，确保档案工作正常开展；项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于保管和利用。

第四条本办法规定了项目部档案的分类、整理、归档的基本流程及档案日常管理的基本原则，本办法适用于项目部各部门形成的各种档案的管理。

第二章术语与定义第五条项目部档案是指项目部及员工在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备、竣工投产及竣工验收全过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三章档案机构及其职责第六条项目部档案工作实行由项目部档案室统一归口、集中管理（人事档案由中国石化武汉分公司负责管理），实行部门领导负责制。

项目部档案工作由武汉乙烯项目档案室负责管理、组织、协调、指导和监督，业务上同时受上级主管部门和属地档案行政管理部门的监督与指导，项目部各业务管理部门分级负责落实档案收集、整理、归档的管理体制，达到档案的完整、系统、安全和有效利用的要求。

第七条项目部建立档案管理网络。

各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名兼职档案员，形成本工程项目的档案管理网络。

努力做到下达工程计划与提出归档要求同步，检查过程进度要与检查过程项目档案累积同步，专项验收与项目档案验收同步，项目竣工验收与档案交接同步。

第八条项目部档案室配备与档案库藏量相适应的专职档案管理人员，建立健全档案管理制度体系，适应项目部管理对档案工作的要求。

其主要职责是：1.贯彻执行国家及中国石化总部有关档案工作的法律、法规、方针政策及规定，统筹规划项目部档案管理工作；2.建立健全项目部档案管理工作的规章制度，完善并实施档案管理标准、规范和岗位职责等；3.负责监督、指导和检查项目部各部门的项目档案形成、积累、归档整理工作的执行情况；4.负责接收、整理、分类编目、鉴定、统计和保管项目部的各类档案，开展档案的开发和利用工作；5.负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发、利用档案信息资源；6.逐步实现档案管理及利用工作的信息化；7.负责各部门兼职档案工作人员的业务指导；8.开展档案管理学术研究和学术交流活动；9.负责与中国石化总部、地方政府档案管理部门的工作联络，做好与档案行政管理部门和档案管理机构的工作联系。

第九条档案工作人员必须忠于职守，遵守纪律，具有中专或高中以上文化程度，具备较高的政治水平和档案专业知识。

凡是新配备的档案工作人员，不具备档案专业知识的，必须经过当地或上级档案行政管理部门进行专业知识培训，取得专业培训证书方可上岗。

第十条项目部各部门的档案管理工作在档案室的指导下进行，各部门指派一名兼职档案员负责本部门形成的档案资料的收集、整理、归档及日常管理，并对档案保存期限和密级进行确定，各部门职责如下：1. 综合管理部负责项目部行政管理类、党群工作类档案、外事类、实物类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；负责协助劳动人事部门做好人事档案的收集、整理、立卷、保存及管理；2. 设计管理部负责工程项目的立项、可行性研究、报批文件、总体设计审查文件、勘察文件、项目基础设计、详细设计文件、设计变更单、设计联络单等技术类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；3. 生产准备部负责生产技术准备、生产准备大纲、人员培训类、试运行类等档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；4. 采购管理部负责设备仪器类、压力容器类、材料类档案、设备的随机文件、订货规格书、请购文件、设备订货合同及技术附件以及本部门形成的其他管理类档案的收集、整理和移交前的日常管理；5. HSE管理部负责安全、保卫、消防、环境保护专业类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；6. 施工管理部负责项目施工管理类、基本建设，施工计划类、统计报表类、基建科学技术研究类文件及本部门形成的其他管理类档案的收集、整理和移交前的日常管理；7. 工程财务部负责资金安排类、会计档案类、决算审计类以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；8. 项目控制部负责经营管理类档案、招投标文件、设计合同、工程承包合同、施工合同、监理合同、工程进度计划、工程进度控制类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理。

9. 质量管理部负责施工质量管理、质量评定（由区域项目组负责）等类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理。

10、工艺、设备、信息三个支持中心负责各自形成的档案的收集、整理和移交前的日常管理。

具体的归档内容见附录A第四章档案的分类第十一条项目部档案分类共设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、基建类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设及技术改造类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。

第十二条项目部档案的二级类目的设置按项目部管理职能和档案形成特点分类。

第十三条项目部档案的三级及其以下类目，由项目部档案室参照《中国石化集团企业档案分类规则（试行）》、《石化设备分类与代码》（SH2202-91），并根据项目部档案管理分类的实际情况设置。

第十四条项目部档案分类详见《武汉乙烯档案分类编号方案》。

第五章档案的形成、归档管理第十五条凡是记述和反映项目部工程建设项目管理各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均按归档要求向项目部档案室移交，实行集中统一管理。

任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁项目部档案或将项目部档案据为已有，不具有保存价值资料的亦不能擅自归档。

第十六条各部门要把档案材料的形成、积累和整理、归档工作列入工作计划、管理程序和岗位职责。

第十七条各部门的档案资料归档时，将应归档的文件资料编制档案移交清册（登记表）一式两份、电子版二份，并将其同归档文件资料一并向档案室移交归档。

第十八条归档的文件材料要求完整、准确、系统，都应做到字迹工整、图样清晰、图表整洁、签字手续完备；不得使用铅笔、圆珠笔、红色笔、蓝色笔等不利于长期保存的书写材料书写；对电子档案应当同时保存其印刷文本。

第十九条党群、行政、经营、生产技术管理类档案归档、整理、组卷等要求执行《武汉乙烯项目文书档案管理细则》。

第二十条产品类、科学技术研究类档案归档、整理、组卷等要求执行《武汉乙烯项目产品、科研类档案管理细则》。

第二十一条声像类档案归档、整理、组卷等要求执行《武汉乙烯项目声像档案管理细则》。

第二十二条基本建设及技术改造类档案归档、整理、组卷等要求执行《武汉乙烯项目基建档案归档管理细则》。

第二十三条设备仪器类档案归档、整理、组卷等要求执行《武汉乙烯项目基建档案归档管理细则》。

第二十四条会计档案归档、整理、组卷等要求执行《武汉乙烯项目会计档案管理细则》。

第二十五条职工档案归档、整理、组卷等要求执行《人事档案管理实施细则》。

（由人事部门负责根据本办法制定人事档案管理实施细则）第二十六条项目部各类档案的整理及其质量要求，执行国家和中国石化总部颁发的有关标准、规范。

例如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2-1992）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)、《中国石化股份公司档案分类规则（试行）》等。

第二十七条随着信息技术的广泛应用，按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）及有关电子文件归档与电子档案管理的有关规定，要逐步推广运用信息技术收集和管理电子文件。

电子文件归档时，要保存一套与其对应的纸质文件，以确保电子档案安全。

电子文件归档参见《武汉乙烯项目电子文件归档管理细则》第二十八条各部门在档案归档时，对涉密档案必须按照国家、中国石化总部以及项目部有关保密文件规定的要求注明档案的“密级”。

第二十九条各类档案的归档时间：1．文书档案在文件形成的第二年的4月底前，向项目部档案室移交归档；2．会计档案在会计年度终了后的第二年，由工程财务部门向项目部档案室移交归档；3、产品、科研档案在成果经过鉴定后的一个月内，向项目部档案室移交归档；4、基本建设项目档案，基建期间在单项工程中交后三个月内由设计、监理、施工单位向项目部档案室移交归档；工程建成后由工程管理部门向建设单位档案部门移交；5．自制设备档案在设备设计定形后一个月内，由设备设计部门向项目部档案室移交归档，外购设备在设备安装调试完后一个月内或随交工技术文件由设备安装单位向项目部档案室归档；6．声像档案要在每年的5月底前由形成单位将上年度的声像档案向项目部档案室归档；7、因公外出参观学习、考察和参加各种会议获得的属于归档范围的文件材料，应在回来一个月内，把所获得的文件材料向项目部档案室移交归档；8．对于归档的文件材料，必须填写移交清单一式两份，交接双方按规定履行签字手续。