浅谈对海洋机关文书档案保管期限的思考

文件。然而 ，错综复杂的海洋机关文件材料却导 致档案整理的工作举步维艰。如何确定海洋机关 文件的保管期限 ，现在笔者结合几年以来从事海
洋 机关 档案 工作 的实践 ，谈谈 自己的想 法 。
涉及 到安全保卫等 的年度总结 、报 告等文件材 料 ；人事 、劳资机构编制和培训等相关的职工考
核 、人 事任 免 、 录用 等文 件 材 料 ，党 、纪 、审 、 妇 、工 、团工作 类 文 件指 党员 培 训 、纪检 监 察工
理解。海洋机关文件材料是指反映 国家各级海洋 管理机关在履行其法定职能职责过程中形成 的各
种 形式 的信息 记 录 。主要 包 括会 议 类 、领导 指 导
类 、业 务 管 理 类 、行 政 管 理 类 ，党 、 纪 、 审 、
收 稿 日期 ：２ ０ １ ４ — １ ０ — ２ ８
这些材料是海洋机关在其工作活动过程 中直接形 成 的具 有保 存价值 的各 种形式和 载体 的历史 记
的 见解 。
关 键 词 ：海 洋机 关 档 案 ；保 管期 限 ；分 析 和 鉴 定
国家档案局第 ８ 号令 （ 机关文件材料归档范
妇 、工 、团工作 类 文件 。会 议 类 文件指 本 单位 召 开 或本单 位 协办 的的党 员代 表 大会 、国 际会议 等
围和文书档案保管期 限规定》已于 ２ ０ ０ ６ 年１ ２ 月
《 海 洋 管 理机 关 档 案 业 务规 等 法 规 以及 相 关
律 、合作项 目 协议 、工作方案 、管理办法 、验收 报告等文件材料 。基建行政管理类文件包括 ：基
建 工 程 类 文 件 ；财 务 预 算 、财 政 报 告 、产 权 登 记 、资 产统 计 表 等 与 财务 工 作 相 关 的文 件 材 料 ；
书档案的保管期限采用两分法 ，分为永久保存 和
定期 保存 ２个 档 次 ，永 久 是 指在 正 常情 况下 无 限 地保 存下去 ，定 期一般 分 为 ３ Ｏ年和 １ ０年 。
文件材料一般保管期 限要更久一些。如果由本系
统责 任者 形成 的文件 材料 与 本机 关无 关 ，也 不 归 档 。如果 本 系统 主要 领 导兼 任外 单位 职 务形 成 的 与本 机关无 关 的文件材 料 ，也不归 档 。
期 限要 长 。如 国土 资源部 、国家 海洋 局 下发 与本 机 关 工 作 有 直 接 关 系 的重 要 文 件 材 料 一 般 保 管
期 限就 长 ；下 级 机关 关 于 重 要 业 务 问题 的 相 关
的保管期限时 ，务必要 以 “ 以我为主”的原则对
文件 进行 划分 。也就 是 “ 我 ”从 事 海洋 职能 活 动 中直 接 形 成 的具 有 保 存 价 值 的各 种 形 式 的历 史 记 录 的 保 管 期 限 相 对 较 长 。而 “ 我 ”，主 要 指 本 海 洋 机 关 ，包 括 本 机 关 的 所 有 部 门 以及 直 属 机 关 等 ；也 是 指 本 海 洋 系 统 ，即本 系 统 的上 级 机关 或 本机 关 的系统 ，尤 其 指具 有 直接 领导 关 系 的机 关 ；还包 括 与本 机关 在 工作 中有 很 多交 集 的
８日实施 。明确规定具有行政管理职能的事业单 位都应结合本机关职能和各部门工作实际编制本
单 位 文 件 材 料 归档 范 围和 文 书档 案 保 管 期 限表 。 确 定 海洋 机关 档 案保 管期 限也不 例 外 ，海洋 机 关
产生 的请示 、批复 、通知 、名单报告 等文件材 料 。领导指导类文件指各部委 （ 机关） 、国家海 洋局、本单位 、同级单位等制发的方针政策 、工
２ 影 响海 洋 机 关 档 案 保 管 期 限 的
因 素
通 过 对 国家 档 案局 第 ８号 令 的学 习 ，笔者
觉得 在 划 分 海洋 机 关 文 件材 料 （ 以下 简 称 文 件）
２ ． １ ． ３ 文件不是 由本级责任者形成的。一般是上 级责任者形成 的文件材料要 比下级责任者的保管
海洋 信一 电服 务
１ ３
浅谈对海洋机关 文书档 案保 管期 限 的思 考
孙 雨新
（ 国家海 洋信 息中心 天津市 ３ ０ ０ １ ７ １ ）
摘
要 ：阐述海洋机关档案 ，分析影响海洋机关文件 档案保管期限 的因素 。分别 从海洋机 关文件 的责 任
者 、文 件的内容和文件的形式 ３方面来进行论述。最后对做好海洋机关档案保 管期 限的相关规定谈 了 自己
作计 划 、中长期 规 划 等文 件材 料 。业 务管 理 类文 件包 括涉 及 海洋 业 务相 关 的工 作方 针 、国 内外 法
文件价值的鉴定是确定其保管期 限的主要环节。 目前 ，海洋机关档案保管期限的依 据除 了国家档 案 局 第 ８号 令 ，还 有 《 海 洋 档 案管 理 规定》、
１ 海洋机关档案
１ ． １ 海 洋机 关文件 材料
作 、审计工作的计划 、总结 、制度类文件材料。
１ ． ２ 海洋 机关 档 案
海 洋机 关 档案 反 映海 洋各 级 管理 机关 在履 行 其 法 定 职 责 过 程 中形 成 的 各 种形 式 的信 息 记 录 。
首先 要对 海 洋机 关 文件 材料 有 正确 的认 识 和
录。海洋机关档案 的保管期限是档案划定 的保存
年 限 。保 管 期 限一 般 每 ３年 至 ５年 集 中鉴 定 一
次 。保管 期 限是档 案保 管期 限表 的 核心 条 目，是 衡 量 档案 鉴定 工作 质量 高低 的重 要标 准 。机统 与其 他 系统 的文件 材 料在 内容 与 文种 上相 同 ，那 么本 系统 形 成 的业务
机关 。 ２ ． １ 文件 的来源
文件 ， 保管期 限较长 ； 下级机关形成的，仅有参
考价 值 、反 映情 况 、抄 报情 况 等 的文件 材 料 ，不 归 档 。 因为 我 国 各 个 机 关 、系 统 的 级 别 十分 复