第4章：文件整理与归档
文件管理删减后例题(含答案)
第一章文件一、单选题1.文件的根本属性是（D）。
2.公文（D）。
3.单位形成文件的原因归纳起来不外乎是为了（A）。
4.法人和作为公民的自然人的根本区别在于法人（D）。
P35.就总体而言，党政机关通用公文的表现手法是（A）。
6.文件凭证功能之实质所在则是（A）。
7.多文种、多类型是文件（A）的表现。
8.文件法定的效用源于（A）。
9.文件的凭证性要求文件必须是（D）。
10.各单位形成的某些专门文件的内容表述与格式应执行（D）的统一规定。
11.党政机关文件起到工具的作用，是由其（C）决定的。
12.文件形成后必须进行（B），否则文件就难以发挥作用。
13.公文必须有规范格式。
是由公文的（B）所决定的。
14.文件从外形上看区别于其它书面材料的一个显著标志是（D）。
二、多选题1.文件的形态指文件的（BD）。
2.下列属于广义公文的是（ABCD）。
3.下列属于狭义公文的是（ADE）。
4.文件具有（BCDE）。
5.文件效力的不等性主要表现方面为（ACD）。
6.任何一份公文都具有（AB）。
7.文件的历史效用是指文件转化为档案后所具有的（ABE）。
8.根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，机关文件可以分为（ADE）。
9.根据物质载体的不同，文件可分为（ABD）等数类。
10.根据信息表达方式的不同，文件可分为（ABCDE）等数类。
11.根据物质载体的不同，文件可分（ABC）等类。
12.属感光介质文件有（ACE）等。
13.下列文件中属规范类文件的是（CD ）。
14.下列文件中属于陈述呈请性文件的是（ABE）。
15.可作为专门凭据的文件是（ACE）。
16.机关发出的电报应根据内容的紧急程度分别标明（ABCD）。
17.下列文件中涉密文件是（ABC）。
18.公文的文稿主要可分为（AE）。
19.下列文本中不得作为正式文件外发的为：（AE）。
20.文件是同时具有原始记录性、凭证性、（ABCD）等性质的信息记录。
P721.公文的体裁属应用文，一般是由(CDE)相结合的体裁。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
单位文件归档整理制度范本
单位文件归档整理制度范本第一章总则第一条为了加强单位文件的归档整理工作，规范文件管理，保障文件的安全、完整和可用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关文件管理规定，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件的形成、整理、归档和保管工作。
第三条文件归档整理工作应当遵循统一领导、分级负责、真实完整、便于利用的原则。
第二章组织机构与职责第四条单位应当设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织、指导和监督。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定和实施文件归档整理制度；（二）指导各部门进行文件的形成和整理工作；（三）负责文件的归档、保管和提供利用；（四）监督和检查文件归档整理工作的执行情况；（五）组织文件归档整理工作的培训和业务交流。
第六条各部门应当指定专人负责本部门的文件形成和整理工作，确保文件的真实、完整和准确。
第三章文件的形成与整理第七条文件的形成应当遵循合法、真实、准确、完整、及时的原则。
第八条文件整理应当遵循以下要求：（一）文件分类明确，便于查找；（二）文件顺序合理，符合时间顺序和逻辑顺序；（三）文件格式统一，字迹清晰；（四）文件装订牢固，便于保存和利用。
第九条文件归档应当遵循以下要求：（一）文件归档及时，不得拖延；（二）文件归档完整，不得遗漏；（三）文件归档有序，便于检索；（四）文件归档安全，防止损坏和丢失。
第四章文件的保管与利用第十条文件保管应当做到：（一）文件存放环境适宜，确保文件安全；（二）文件柜或者档案架应当符合要求，便于文件存放和检索；（三）定期检查文件，发现问题及时处理；（四）建立健全文件保管制度，确保文件不受损坏和丢失。
第十一条文件利用应当遵循以下要求：（一）提供真实、完整的文件信息，不得隐瞒或者篡改；（二）按照规定的程序和范围提供文件利用；（三）保护文件版权和保密信息；（四）建立健全文件利用记录，便于追踪和监督。
第五章罚则第十二条违反本制度的，由单位档案管理部门或者其他有关部门按照职责分工责令改正，给予通报批评；情节严重的，依法追究相关责任人员的法律责任。
文件、档案的分类整理与归档流程
文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义（一）归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
”（二）归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
”（三）“事由”“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。
”（四）“件”“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。
一般来说，文件正本与定稿为一件。
正文与附件为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
二、文件、档案的整理原则文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
四、文件、档案的整理方法（一）文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。
一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。
（二）文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度一保管期限”方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节)
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 1.分类方法
⑵按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，分 为永久和定期，定期又分30年和10年。 ⑶按组织机构（问题）分类：
①按组织机构分类：即按机关内部各部门名称分类。 如：单位的内部机构有办公室、人事处、后勤处，可直 接采用机构名称作为类名进行分类。
②按问题分类：即按工作性质及内容分类，如：技术 类、宣传类、政法类等。
不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要 视具体情况： 1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。 2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、 长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归 档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执 行的措施后，可整理归档。 3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书 办理程序完毕，即可以整理归档。
三、归档文件整理规则
（一）《归档文件整理规则》的有关规定 文件整理以件为整理单位。一般以每份
文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一 件，转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册为一件，来文与复文 为一件，文件处理单（表）与被处理文 件为一件。
三、归档文件整理规则
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑵年度—问题--保管期限分类法，是将归档文件按年度分类，每 个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类 。适用于 单位较小、内设机构不稳定、分工不明确，没有内设机构，内 设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架 不必留空位，避免库房的倒架。
如：2001年：党群类—永久、 30年、10年；业务类—永久、 30年、10年；行政类—永久、 30年、10年。2002年：党群 类…业务类….行政类
第四章文件的整理与归档答案
第四章文件的整理与归档一、填空题1．2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。
2．新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。
3．在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。
4．凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
5．文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
6．每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体。
7．立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
8．文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。
9．在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷。
10．按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。
11．不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。
12．按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。
13．按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。
14．地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。
15．按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。
16．除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。
人事文件材料，也可用人物特征来组卷。
17．按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。
18．“年度——组织机构”分类法适用于内设机构较多、且较为稳定的中、小型现行机关。
文书基础章节测试及答案——第四章 文件的整理与归档
文书基础章节测试及答案——第四章文件的整理与归档投稿者：衣风飘爱一、填空题1．2000 年12 月6 日发布的《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。
2．新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。
3．在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。
4．凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
5．文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
6．每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体。
7．立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
8．文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。
9．在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷。
10．按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。
11．不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。
12．按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。
13．按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。
14．地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。
15．按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。
16．除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。
人事文件材料，也可用人物特征来组卷。
17．按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第4章
织 工 机关档案室在立卷工作中的作用 作
①协助立卷部门组织立卷的准备工作； ②进行立卷工作的业务指导和监督； ③为机关立卷提供良好的后勤服务
概念
立卷人员按照当年拟订（修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕 的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。
目的 平时归卷
第四章 文件的整理与归档
凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围
上级机关
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 2、 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件； 3、上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 4、 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特 殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 5、 本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿、印本和上级机关的发文； 6、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
合运用 立卷特征在组 ①一般应以按问题特征组卷为主；
卷中具体运用 ②抓一组文件的主要共同点或联系点进行组卷；
立
应注意的问题 ③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。
卷 工 作
要以便于及时归卷和调整 , 节省人力、时间 , 提高工作效率为前提；以能熟悉掌握文件的处理情 况和形成过程为条件；以各个机关单位不同的具体实际情况为依据。
文
19、 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 20、 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
件
21、 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
归 档
文员日常文件整理与归档工作计划
文员日常文件整理与归档工作计划
一、目的
为规范公司文件整理与归档工作，确保文件能够及时、有序地归档，提高档案管理水平，特制定本计划。
二、归档范围
1. 公司内部文件：包括行政文件、人事文件、财务文件、业务文件等。
2. 外部文件：包括政府机关文件、客户文件、供应商文件等。
3. 合同文件：包括合同正本、合同附件等。
4. 电子文件：包括Word文档、Excel表格、PDF文档等。
三、整理原则
1. 分类整理：按照文件的性质、内容等进行分类整理，以便于查找和检索。
2. 标签标识：对每个文件进行标签标识，包括文件名称、日期等关键信息。
3. 归档顺序：按照文件的形成时间顺序进行归档，确保文件的连贯性和完整性。
4. 电子文件备份：对电子文件进行备份，防止数据丢失。
四、工作安排
1. 每日工作：每日下班前，将当天处理完毕的文件进行整理和归档，确保文件及时归档。
2. 周度工作：每周对本周内归档的文件进行检查和核对，确保文件完整无误。
3. 月度工作：每月对本月归档的文件进行整理和统计，编制月度档案报表。
4. 季度工作：每季度对档案进行全面检查，清理过期无效文件，保持档案的时效性和有效性。
5. 年度工作：每年底对全年归档的文件进行全面梳理和总结，编制年度档案总结报告。
五、注意事项
1. 遵守公司保密规定，不得随意泄露档案信息。
2. 对档案进行定期检查，防止档案损坏或丢失。
3. 保持档案室的整洁和卫生，确保档案的安全和完整。
文件归档与保管制度
文件归档与保管制度第一章总则第一条目的为了规范企业的文件归档与保管工作，提高文件管理效率和信息安全性，订立本《文件归档与保管制度》（以下称为“本制度”）。
第二条适用范围本制度适用于本企业内全部文件的归档与保管工作。
第三条定义1.文件：指企业内产生的各类纸质文件、电子文件和其他载体上的文书资料。
2.归档：指依据肯定的规定将文件存放到指定的存档位置，并进行记录的过程。
3.保管：指对已归档文件进行定期检查、整理、防止丢失和损坏的相关工作。
第二章文件的归档第四条文件归档责任1.企业内各部门应指定专人负责文件归档工作，并明确其职责和权限。
2.文件归档责任人应具有肯定的文件管理和归档知识，能够娴熟操作归档系统。
第五条文件归档流程1.文件归档应依照订立的文件归档规定进行，包含文件的分类、编号、归档位置和归档期限等。
2.文件归档前，应进行文件整理、鉴定文件紧要性并进行密级标识。
3.文件归档后，应及时更新归档记录，并确保归档位置的安全性和可靠性。
第六条文件归档规定1.文件分类：依据文件性质、用途和管理需求，将文件分为公文、合同、报告、会议记录、档案等不同类别。
2.文件编号：采用统一的编号规定，标识文件的类别、年度和序号，确保每个文件都能独立编号并能够快速检索。
3.归档位置：依据文件的紧要性和保密级别，将文件存放在特地的文件柜、文件架或电子存储设备中，并进行记录。
4.归档期限：依据法律法规和企业内部规定，对文件的保存期限进行明确规定，并及时进行备案和更新。
第七条文件归档记录1.文件归档记录包含文件分类、编号、归档位置、归档责任人、归档日期等信息。
2.文件归档记录应及时录入归档系统，并定期进行备份和归档系统的维护。
第三章文件的保管第八条文件保管责任1.文件保管责任人应依照规定的时间和频率对已归档文件进行保管工作，并明确其职责和权限。
2.文件保管责任人应定期对文件进行检查、整理和修复，并确保文件的安全和完整性。
第九条文件保管流程1.文件保管应依照订立的文件保管流程进行，包含定期检查、整理、修复、借阅和销毁等环节。
文件管理要点整理
第一章文件第一节文件的概念与属性一、文件的概念（一）文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录1.文件的形成者：国家机构、社会组织（法人及其代表），个人(自然人)自然人作为法定代表人行使职权时形成的文件，与自然人作为个人行为形成的文件是性质不同的两类文件2.文件形成的原因：履行法定职责和处理事务。
文件是反映公务活动、个人活动的原始记录。
3.文件的形态：指信息符号表达方式（文字、图表、图片）和文件的载体（印刷品、照片、录音带、光盘）。
文件的形态可以是各种形式的。
4.文件的性质：根本属性是信息记录。
（二）公务文件的定义：1．公务文件:简称公文,是文件的重要组成部分。
（具有法定效力、规范体式）2．公文的含义：公文的形成者是国家机构、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表.表现手法以说明为主,兼有叙述和议论。
二、文件的属性（一）文件的特征:文件同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递性.（二）公文的特征：公文必须履行特定的生效程序，保证了公文内容必须反映与处理公务活动.公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质（由公文的形成者是依法成立的所决定）三、文件的功能与效用（一）文件的功能及其表现1.记载功能:文件有条理的记录与固定了形成者发出的有效信息。
文件还能记载事物发生、发展、变化过程。
2.凭证功能：是发文者表达自己意图的凭证，也是收文者了解与实现对方意图、处理问题的依据。
只有具备有效标识的文件才具有凭证功能。
文件的内容是凭证功能实质之所在。
3.传递功能:只有通过传递（重要步骤）使信息为收文者接收，才能发挥效用4.存储功能：制作文件物质材料的质量是文件能否发挥储存功能的基本条件，而人们对档案的科学管理与保护则是文件能否发挥存贮功能的根本保证。
（二）文件的效用1．现行效用2．历史效用：文件转化为档案后所具有的效用。
（1）存史效用（2)查证和参考作用。
档案管理细则15篇
档案管理细则15篇【第1篇】档案管理实施细则范本档案管理是人事管理的一小部分,下面企业管理网就为大家整理了档案管理实施细则,大家可以阅读下文。
第一章总则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。
第二章公司管理档案的范围及管理权限划分第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。
公司级档案包括以下文件:1.司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);4.政府、项目批文、合同;5.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);6.工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;7.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;8.公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);9.公司有效证件、印章;10.具有法律效力及保存价值的文件;11.公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。
如工作完成后,原件移交公司管理。
部门级档案文件如下:1.各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;2.部门例会会议纪要;3.各部门与其相关业务单位函件管理;4.招投标文件管理;5.人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一管理人事档案)6.仪器、设备维修保养资料;7.客户、特约商家资料及信息管理;8.公司的媒体宣传资料、销售报表;9.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
第三章公司档案管理体制第三条公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。
通用(电子)档案管理制度
（电子）档案管理制度第一章档案归档原则第一条按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
(件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。
第二章档案编号细则第二条档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。
第三条一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。
第四条二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。
第五条三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。
第六条全宗号：XX项目（LS）；第七条年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2018年的档案的年度编号为“（2018）”。
第八条流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。
第九条将各类编号如下依次排列：全宗号（2018）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。
其中，“（2018”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。
全宗号（XX项目——LS；）第三章档案内容第十条行政类档案内容1.公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。
2.上级单位发来的与公司有关的文件材料。
3.公司对外的发文与有关单位来往的文书。
4.公司的请示与上级单位的批复。
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
二、永久保管的文书档案主要包括：
5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； P36
6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、 资产登记等凭证性文件材料；
第二节 归档制度
一、归档责任：
文件处理部门 档案部门
共同责任
一、归档责任：
1、文件处理部门——了解文件处理过程，具备 做好文件归档的条件。
2、档案室——具有对本单位文件归档工作进 行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、 指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、 做好归档工作。
3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归 档与档案管理一般由一人承担。
2、《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号） 3、《企业档案工作规范》（DA/42-2009） 4、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部、国家
档案局发布）
二、归档范围划分的原则
根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本 单位的实际予以制定。
1、 “以我为主”——应以本单位工作活 动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项 业务工作
文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
对机关文件材料归档范围要掌握两点：
1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档 2、本单位收文中，只有一部分需归档
收文中 需要归档的
针对本机关 与本机关业务工作有关 与本机关业务无关，但需贯彻执行的
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文书档案管理
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本课程分五章进行讲述：
❖ 第一章 归档文件 ❖ 第二章 归档文件的形成 ❖ 第三章 文件的归档 ❖ 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 ❖ 第五章 归档文件整理方法——立卷法
2023年公司文件档案管理制度
2023年公司文件档案管理制度2023年公司文件档案管理制度1第一章文件管理制度第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。
第二条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。
第四条公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。
第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。
第六条公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。
第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。
打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。
第九条制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。
第十条综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。
第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。
第二章档案管理制度第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。
即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。
公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第十三条公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条归档资料包括:1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;2、公司会议记录、纪要、决定;3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;4、会议形成的领导讲话、文件;5、公司对外交流的文件、协议、报告等;6、公司各部门的发文;7、其它具有保存价值的文件、材料。
内蒙古自治区归档文件整理规则细则
内蒙古自治区归档文件整理规则细则第一章总则第一条为了规范内蒙古自治区的文件归档工作，便于文件的检索和利用，提高办公效率和工作质量，特制定本规则。
第二条文件归档1.文件归档是指将机关（单位）的文件按一定规范整理并存入档案库中，以供保存和检索的工作。
2.文件归档应当按照“分类归档、编号归档、档案整理、档案存放、档案管理”等程序进行。
第三条文件归档的目的1.保证文件的完整性、准确性和可读性。
2.保证文件的机密性，防止泄密事件发生。
3.便于文件的检索和利用，提高办公效率和工作质量。
第二章文件分类归档第四条文件应按文件种类和内容进行分类归档，具体分类须根据各机关（单位）的实际情况进行调整。
第五条文件分类的原则：1.目录科学、主题明确、不重复。
2.便于检索和利用。
3.按照事物的流程进行分类。
4.按照机构职责进行分类。
第六条内容归档分类的具体办法：1.内容归档分类可根据机关（单位）工作职责进行分类，如行政管理、人事管理、财务管理等。
2.同一种类的文件要落实分条目、分目录情况，以便于检索。
第三章文件编号归档第七条文件编号是指为了便于归档和管理文件，对文件进行顺序编排和编号。
第八条文件编号的原则：1.简单明了、便于识别。
2.避免重复、错序现象。
第九条文件编号的具体办法：1.内蒙古自治区文件编号尽量使用阿拉伯数字。
2.文件编号采用年份+机关（单位）代码+序号的方式进行编码。
第四章档案整理第十条档案整理是指对已归档文件进行梳理和排列，确保文件的完整与正确。
第十一条档案整理的原则：1.将文件按照时间和顺序进行整理。
2.文件之间不得重叠和错位。
第十二条档案整理的具体办法：1.按照文件的时间先后顺序进行整理，即先整理早期文件，后整理后期文件。
2.档案箱内文件按照文件编号顺序依次排列。
第五章档案存放第十三条档案存放是指将整理好的文件放入档案库中，保证文件的安全和完整。
第十四条档案存放的原则：1.档案柜在库房中的位置应当清晰标识。
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文件的内容 是决定文件 价值的主要 因素，它是 进行文件归 档鉴定的又 一主要依据
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四、要 求
保证档案保管期 限划分的准确性
保证归档文 件的完整性
保证归档文 件的有效性
2019档范围 确定保管期限
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一、定义与意义
列出了必须归档的各类、各种文件， 它是文件归档的主要依据。
（1）正本与附件 （2）正本与不同稿本 （3）文件与文件处理单 （4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件 （5）内容上有直接联系的文件 （5）页面完整
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一个问题、一个人物、 一个案件、一次会议等
正件和附件、各种文字本、 有多种联系问或文难与于复文、存本与稿本 判断的单，位工置作于的所规有律归和档联系 文件中，系统考虑
………
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三、不归档范围
《机关文件 材料归档与 不归档范围》
1、上级机关的文件材料 2、本机关的文件材料 3、同级机关和非隶属机关的 文件材料 4、下级机关的文件材料
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四、应注意的问题
考虑档 案进馆 与否的 因素。
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以与本单位 工作活动的 联系和作用 为出发点， 辩证地对待 各类文件。
主要整理方法。
适应机关办公自动化环境下 文件归档整理工作的需要， 国家档案局推荐采用的新的
整理方法。
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整理原则 质量要求
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表现：文件的内容和性 质；文件的形成时间
整理原则
方法：将一个问题、人物、案件、 会议等文件；将请示与批复、问
1、遵循文件材料的形成规文件律与、复定和文稿、与特批存转本点文等件组；的合正在件一与起附。
第二节 文件归档鉴定
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归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限
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一、定 义
决定了文件的 存留与否
文件的归档鉴定是指文件归档时 确定其归档范围与保管期限 的工作。
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决定了文件留 存时间的长短
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1、关系到档案 室室藏档案结构 的质量优劣
文件质量方面： 保证完整、精炼
要求与方法，掌握拟写案卷题名和各项编
目工作的技能，理解文件立卷工作的组织
与管理。认识并掌握以件为单位整理归档
文件的方法。
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第一节 归档文件的整理原则和要求
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归档文件 整理方法
立卷
以“件” 为单位
整理
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通过立卷，形成案卷， 以案卷作为基本保管单 位，是目前归档文件的
本单位 档案结 构完整 与门类 齐全。
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归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限
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一、归档文件的 保管期限
归档文件的保管期限，是指档案保 管的最长时（年）限。
本机关或本机关汇总的统计类文件
对于一个具本体机单关位形而成言的，会其计文文件件归档的重点应是
反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的 文件材料，…即…围…绕主管业务开…展…的…一些主要与重
同级机关和非要隶的属活机动关和的反文映件本材单料位机关的组织沿革与规模演
变的文件材料。
………
………
下级机关的文件材料
用
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修整不符合规格的文件材料 归档文件材料的排列 归档文件的编号 归档文件目录的填写
备考根表的据填《写机关档案工作 归档文业件务的装建订设规范》或 案卷《封归皮档与案文卷件盒整的填理写规则》
进行
规范组合案卷或装案卷盒 形成归档文件的目录和备考表
根据《文书档案案卷 格式》或《归档文件
整理规则》进行 11
是保证案卷 质量最基本 的要求
2、必须注 意保持文 件之间的 有机联系
3、归档 文件整理 必须符合 规范，便 于保管与 检索利用
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归档文 件材料 应当齐 全完整
加强 检查
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加强法制建设，健全规章制度
1、检查步骤
将归档文件范围与文件登记簿相结合 检查已收集齐全的归档文件的完整状况
2、检查归档文件完整状况的内容
反映自身客观状况
2、保持文件文之件间整的理有机联意定系义；；：便便于于重期点满保鉴护
坚持做到兼
与管理永久档案。
3、区别不顾同四价个值原；则
满足档案工作需要
4、便于保管和利用。
最终目 的
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整理原则 质量要求
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质量要求
1、应归 档的文件 材料必须 齐全完整
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文件的归 是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和 档范围 根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归
档的文件能。避免具有保存价值的文件漏 归，保证档案的齐全完整；
能避免无价值的文件转化档案， 简化保了证归档档案工的作精，炼提；高立卷归 档工作的质量与效率；
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二、归档范围与重点
文件的形成程序和内容、性质上的联系
保持文 件之间 的有机 联系
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防止
失密
重点
避 复绝免 劳密重 动级的归档文电单独整理保管 保管
特别重要或珍贵的归档文件单独保管
按进馆与否和保管期限排列归档文件
按不同制成材料整理归档文件
区别措施， 妥善保管
利于鉴 定销毁
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规范整 理，便 于保管、 检索利
《机关文件 材料归档与 不归档范围》
1987年12月4日 国家档案局印发
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上级机关的文件材料
………
上级机关转发本机关的文件（包括报 刊物转载）
本机关的请示和上级机关的批复文件
文件归档的本重机点关及其内设部门计划、总结、报告
本机关业务活动和科学技术管理文件
本机关的文件材料
检查下级机关工作、调查研究文件
第四章 文件整理与归档
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学习目的和要求：
掌握归档文件的整理原则与要求，理
解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷
范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的
基本方法和操作技能、了解各种具体立卷
方法的一般情况。认识文件平时归卷、清
退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目
方法。了解案卷系统化整理与编目的具体
二、意义
2、关系到准确划 定档案期限的长 短
3、关系到 档案整理 、编目、 鉴定、开 放、利用 等工作的 质量和效 率
文件管理方面： 提高效率、节约成本
4、关系到档案 保管费用的高低
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文件的归档鉴定必 须从本单位与国家 的长远利益出发
三、原则
文件的归档鉴定必须以单 位的地位与职能、文件的 内容为基本要素确定其是 否归档及保管期限