首长信箱：信息时代的新桥梁

首长信箱：信息时代的新桥梁——以南京某学院院网为例摘要：信息时代，是开放的时代，互动的时代，也是参与的时代。

为了适应信息化的特点，更好地汇聚群意，集中群智，南京政治学院党委于2007年开通“首长信箱”，架起一座沟通学院首长与全院师生的空中桥梁。

作为电子民主的具体形式，首长信箱具有沟通功能、和睦功能和民主功能。

办好“首长信箱”遵循“以官兵为导向”、“公平公正公开”、“高效勤政”三项原则。

对于首长信箱的发展存在的问题，可从指导思想、处理原则以及落实制度三个角度切入。

关键词：首长信箱主要功能应循原则注意问题信息化条件下，部队院校的建设面临巨大的机遇和挑战，为了适应信息化的特点，更好地汇聚群意，集中群智，南京政治学院于2007年正式开通“首长信箱”，架起一座沟通学院首长与全院师生的空中桥梁。

5年多来，“首长信箱”收到的电子信件总数接近3000条，平均每天收到两条邮件。

院领导通过“首长信箱”与下面同志进行真诚的心灵互动，成为学院建设的一大特点和亮点。

值得注意的是，当前学界对信息网络的宏观性研究取得了较多进展，但是对“首长信箱”等微观领域尚缺乏理论性的探讨。

因此，笔者认为有必要对“首长信箱”的内涵和功能以及存在的问题、相应的对策进行简要的探析。

一、“首长信箱”的主要功能随着网络的快速发展，用户越来越多，影响力越来越大，各级领导开通电子信箱也迅速成为一种趋势。

相对于传统信箱来说，电子信箱的开通实现了信息更快速、更透明、更方便的传递。

在学院建设方面，“首长信箱”更是起到了汇聚群意、兼容群智、凝聚群心的作用。

总结起来，“首长信箱”有以下几大功能：（一）兵情兵意的“疏通站”在市场经济和社会转型的大背景下，利益主体多元化、社会价值多样化成为当前影响部队最大的两大潮流。

伴随着官兵维权意识、民主意识的增强，越来越多的官兵主动运用宪法赋予的知情权、表达权、参与权和监督权，通过网络如“首长信箱”来表达真情实感，传递利益诉求。

网络具有虚拟性的特点，官兵可以在网络上隐匿其在现实生活中不能隐匿的真实的个人基本信息（包括姓名、单位、职务），这无疑打消了许多官兵心中的顾虑，使得人人皆可敞开心扉，畅所欲言，说实话、道实情。

网络的最大优点在于缩小人与人之间的空间距离，使得上级和下级可以跨越时空的阻隔进行交流与沟通，实现良性的双向互动。

沟通能够双方互相了解，了解方能产生信任，彼此的信任关系到一个单位、一个集体的公信力和凝聚力，以及一个社会的和谐状况。

因此，首长信箱在兵情兵意上传下达上发挥着重要作用。

（二）密切关系的“新桥梁”网络具有互动性，传统的上下级沟通大多是封闭的、单向的，主要是上级在一定的空间范围内自上而下地发布并传递信息。

在网络公共空间中，不存在层级，更没有中心，网民们以平等地电子人的形象自主参与政治活动，每一个网民都可以成为中心或权威，众多的中心和权威使得网络民主成为无中心和去权威化的活动。

无中心和无权威化又使得参与政治的官兵能够对一切政治行为和事件各抒己见，不必隐瞒自己的观点，更不用可以与权威保持一致。

网络打破了人际交流的传统模式，使双方能够突破时间、空间的局限，突破上下级的界限，突破疏密关系的界限，以完全平等的身份畅谈聊天，为上下级的交流互动提供了场所。

进出网路空间无需乘坐交通工具，不必花费旅行时间，无论你身处何地，只要轻点鼠标，瞬间就可传递你需要传递的信息。

“首长信箱”充分体现了网络的开放性和互动性，任何人都可以在信箱上发布信息、表达思想。

通过电子信箱这个平台，领导干部能够更好地了解兵情，处理问题，密切了干群关系。

（三）民主意识的“催化剂”民主治理的程度在很大程度上取决于公民参与公共事务处理的深度和广度。

公民参与是保障公民自身利益的重要途径。

“首长信箱”搭建起了一个领导干部与人民群众之间的交流平台，大大降低了群众参与政治的门槛，有利了官兵民主意识的培养和公民社会的培育。

在行使法律赋予的知情权、参与权、表达权、监督权中，官兵的法律意识、维权意识、参与意识不断增强；在网络民主参与的过程中，对于存在价值取向偏颇的、有悖客观事实的信息，经过不断筛选和甄别，信息选择和辨别能力不断增强；经常出现的政治诉求表达活动，提升着人们的意志表达能力；频繁发生的政治交流活动，提升了相互沟通、协商对话、相互妥协和合作的能力。

二、办好“首长信箱”应遵循的原则为了充分发挥现代网络优势，方便群众利用电子邮件进行咨询、反映问题、提出意见或建议，增进干群之间的沟通与交流，进一步深化党务、政务公开，更好地为官兵服务，学院党委决定在网上开设“首长信箱”。

“首长信箱”作为沟通领导与群众之间的桥梁，对领导机关的作风提出了更高的要求。

笔者认为，理想的“首长信箱”应该包括三项原则：（一）以官兵为导向原则“首长信箱”既然是电子民主的一种具体体现形式，是上下级之间的交流平台，就应该以官兵为导向，把官兵的切身利益作为出发点和落脚点。

界面友好程度反映着领导层对这一“桥梁”的重视程度。

良好的界面友好程度要求连接速度快，视觉上清新活泼而又不失庄重，排版结构合理清晰。

在南政院网首页上，“首长信箱”占据着醒目位臵，当你点击“首长信箱”时会跳出一小窗口，上面列出了一些基本信息，包括对现任学院主要领导职责分工的介绍，点击某位领导的名字下的“向他写信”即可向他发送信息，如果要查看他的回复，可以点击右下方的“回复信息”。

对于隐私权的保护也是这一原则的重要范畴。

隐私权是每个公民应有的权利，传统的写信需要注明个人信息如姓名、单位、联系方式等等，但是在“首长信箱”里写信可根据自己的意愿决定是否公开个人信息及信件的内容。

这样对写信者的人身安全本身是一种保护，另外也一定程度上保证了信息的真实性和有效性。

领导与群众之间的互动是有示范效应的，当良性有效的互动进展到一定程度，越来越多的人会参与到学院建设中来，为学院建设出谋划策。

（二）公平公正公开原则平等参与是民主政治追求的理想，群众参与度也是衡量一个单位民主程度的重要指标。

南政“首长信箱”消除了时空上的限制，也消除了身份、地位的限制，为平等参与、公正参与打下了良好基础。

只要你接入军网，不管你是什么身份，不管你在哪个单位，什么地点，你都可以向院领导提出建议，表达情感。

例如“首长信箱”就经常收到已经毕业在全军各地的学子们发来的歌颂母校建设新成就的邮件。

设立“首长信箱”的目的就是沟通互动，促进群众的政治参与。

通过电子信箱主动地表达自己的意见和建议，对领导的决策进行有效地监督，满足群众的监督权，防止不正之风，促进良好政治生态的形成，具有鼓励官兵参与学院建设的意义。

信息透明度是信息公开化的表现。

通过“首长信箱”，机关把官兵的咨询、建议、问题公布出来，官兵可以看到其他人的问题，也可以看到领导回复的内容。

一方面满足了群众的知情权，另一方面也拉近了上下级之间的距离，有利于改善干群关系，促进和谐官兵关系的形成。

（三）高效勤政原则网络民主参与活动是没有中介和代表的活动。

在网络上，人们无需任何人来代言，只要点击鼠标，敲击键盘，就可以进入政治网络空间，畅所欲言，直抒胸臆，从而形成直接的民意，这样的形式有利于及时将问题和矛盾反映出来，督促相关部门及时整改，有利于提高机关部门的工作效率。

在处理“首长信箱”的过程中，高效勤政主要涉及两个重要指标：回复质量、回复实效性。

“首长信箱”不仅要反映问题还有解决问题。

回复质量的高低决定着“首长信箱”发挥作用的程度。

回复的内容要对解决官兵的问题有实际意义，或直接给出具体的解答，或提出解决问题的办法，总之要满足官兵渴求反映问题、解决问题的心理期望。

另外，回复信息的时效性也是评价“首长信箱”的一项重要指标，原则上每一条信息的回复时间不超过7天，值得一提的是，我们学院首长回复信息的平均时间基本在5天以内，有的甚至更短。

这体现的是学院领导对官兵利益的重视，传达出学院党委“为人民服务”的执政理念，坚持高效勤政原则对“首长信箱”在改进执政能力、提升机关形象方面起着重要作用。

三、办好“首长信箱”应注意的问题（一）心灵沟通，以人为本领导电子信箱代表着单位的形象，体现着党政领导的执政水平，象征着党政机关的办事效能。

通过这座桥梁，双方进行情感的交流，信息的沟通，确保联络通畅，上情下达，下情上达。

但是首长信箱的发件人多为匿名，难以核查其真实信息，而且有的邮件篇幅较短，描述不完整，用词不准确，甚至是简单的一两句话，导致事实很不清楚。

因此大多数电子邮件内容的真实性、准确性等很难判断。

为此，工作人员处理邮件时，应该本着以人为本的精神，在遵循保密原则的前提下，即使进行处理、答复。

领导电子信箱中的邮件大体可分为五种：建议类、咨询类、诉说类、质询类、投诉类，其中较多的是建议类邮件。

对于建议类邮件，表示感谢与欢迎，并及时转交有关领导或部门处理，还应将有关处理意见反馈给发件人；对于咨询类邮件，应该本着实事求是的态度，给予清晰、明确的回复；对于情感诉说类邮件，本着亲切倾听的态度，及时进行疏导、解惑；对于质询类邮件，本着理解宽容的态度，给予全面、公正的解答；对于投诉类邮件，先就处理原则、流程等进行答复，然后迅速转交有关领导，并督促有关部门处理，在弄清事实的前提下，全面准确地予以答复。

（二）分工负责，有序处理学院首长信箱由院办公室专门负责，并由办公室指定专人管理。

工作人员定期将群众发来的电子邮件下载、分类、处理。

对一些如信息咨询、情感诉说类的邮件，工作人员可根据自己所知晓的情况直接进行解答或解惑；对不甚明了的，直接请相关部门处理解答；对一些性质严重、矛盾尖锐或普遍存在的问题，最好以处理单的形式进行登记、编号，经办公室负责人审核后，交领导或分管领导审阅，责成有关职能部门处理。

工作人员负责督促职能部门的处理，并将处理结果反馈给有关领导以及问题的反映者。

由于邮件内容庞杂，事无巨细，方方面面，是是非非，有的甚至存在价值取向偏颇、歪曲事实等情况。

因此，在处理电子邮件的过程中，要做到集中处理与分别处理相结合，提高处理过程的针对性和有效性；既要及时处理、提高效率，又不能越级处理、轻率决定，努力做到处理有序，参与有序，件件有回音，事事有结果，真正让群众满意，让首长满意。

（三）注重落实、跟踪调查邮件的落实情况是衡量“首长信箱”作用发挥情况的重要因素。

一切关键在落实。

“首长信箱”与传统信箱相比，具有相对真实性的优点，一般场合不方便说、不敢说、不能说的意见或建议，在电子邮件中都有一定程度的表达，院领导应本着对群众负责的态度，对问题认真对待、仔细梳理、深入调研，明确邮件答复责任人，对提出的建议、批评和意见应做到每件力求办到，能办的及时办理答复，不能及时办的，要求责任单位在规定时限内作出合理解释；对影响面广、牵涉单位多、办理难度大的，还要由分管领导牵头协调办理。