秘书实训专案

秘书实训教学

解说词：XXX公司为了秘书团队能够更好地开展工作，特意指派聂秘书长为秘书进

行一次培训。

秘书长：大家好，我是聂XX，今天很荣幸站在这里和大家分享我的一些工作经验。（啪

啪）谢谢。今天我主要讲述的是秘书核心工作，就是常言的“看家本领”：

办会、办文、办事。首先，我们看一个视频。

解说词：XX公司正在开经济技术研讨会，室内经理们正在激烈地讨论着

（他们在说。。。）

解说词：而罗秘书正在自己的工作岗位上整理自己的日常文件。

情景剧——挡驾

罗秘书正在清理桌上的文件，忽然看见一位客人径直朝总经理的办公室走去。。。。。。

罗秘书：请问，您有什么事吗？

客人：你好，我是你们徐总的初中同学，上周我已经跟他打过电话了，说了今天要来拜访他。

罗秘书：哦，对不起，请您稍等一下

（罗秘书边说边快速翻了一下当天的预约登记，发现对方没有预约）

罗秘书：不好意思，这边没有您的预约登记，请问您贵姓？

客人：我姓江

罗秘书：江小姐，您先到会客室稍等片刻好吗？我去请示一下徐总

（把客人带到会客室，并让秘书小雁准备茶水）

（罗秘书悄悄来到正在开会的徐总经理身旁，低头悄悄的说）

罗秘书：刚才有一位江小姐来找您，她自称是您的初中同学，现在在会客室，您看如何？

徐总：这个人我不想见，你帮我挡一下

罗秘书：嗯，好的。

（罗秘书走出经理办公室，并带上门。。。罗秘书来到会客室）

罗秘书：江小姐，真是抱歉，我们徐总正在开一个很重要的会议，不方便见您，请您见谅！

客人：哦，这样啊，既然徐总有事，那我就下次再来。

罗秘书：（微笑）您下次过来之前可以先打个电话预约，这样，我可以给您安排好时间，避免给你带来不必要的麻烦。

客人：嗯，好的，下次我会提前打个招呼，麻烦你了，再见

罗秘书：再见

秘书将客人送至门口

解说人：此时，视频暂停了下来……

秘书长(总结)：从刚刚的视频中，我们可以看出这是典型的接待挡驾。

在接待挡驾时，秘书亲自接待，问明来意；听取求见人意见，将情况做书面记录向上司反映；无理取闹则坚决下逐客令。

除了接待挡驾，还有电话挡驾，书信挡驾。那么在这时我们又要注意一些什么问题呢，我们看一下PPT

Ppt：（解说人）

在电话挡驾时（一般事项秘书代为转告；重要事项向上司请示，由上司决定）书信挡驾（一般工作情况书信，做出摘要请上司阅读；要求解决困难和问题的，将信件转有关部门处理；要求违反原则办理私事的向上司汇报以书信方式予以挡驾）。（用PPT展示出来）

秘书长：OK，刚才我们学习了一些挡驾的技巧，尤其是接待挡驾，由此看来，我们秘书需要灵活的变通能力。除此之外，我们还需要具备什么能力呢？那就是专业的写作能力，简言之就是我们的办文能力。大家都知道，今年新颁布了《条例》，为了帮助大家更好的记忆，我主要讲解下新旧条例的异同点。下面，请看我们的大屏幕的PPT.

秘书长：解释

秘书长：以上就是我给大家讲的一些办文和办事的注意事项，接下来我们讲解一些办会事务，相信大家对会前筹备工作比较熟悉，但是我们不能忽略会后工作。我们让视频继续，看看他们是怎么处理的。

解说人：视频继续播放……

情景二——会议善后工作

徐总：今天会议就到这里，散会。

解说人：各个部门的经理纷纷离开。……

解说人：罗秘书带领着小刘和小雁秘书来到会议室……

罗秘书：小刘，你负责做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交到有关人员妥善保管。

小刘：好的，我知道了。

罗秘书：小雁，你负责做好会议室的日常设备的检查，及其会议室的整理。

小雁：好的。

（几分钟后，）

罗秘书：记住，我们需要做的不仅仅是这些工作，我们还需要做好会议跟踪、反馈、落实的相关事务。

小刘和小雁：我们知道了。

解释人：视频结束。

秘书长：看完刚刚的视频，我们知道了秘书的会后落实工作是非常重要的。会议资料的收集整理要求，我们要紧紧记住：

（ppt）（68-76）

1.收集会议文件资料的工作

2.会议文件立卷归档工作

3.会后工作的注意事项

好了，今天就给大家的讲解就到此结束，希望对你们以后的工作有所帮助，谢谢。（鼓掌）