秘书实训项目PPT课件
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秘书实训项目PPT课件
会议室一设在公司的最里边，因为会议室往往会涉及公司 一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保密的考 虑。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
《秘书培训》PPT课件
承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
秘书综合实训ppt课件
16
（三）、会务工作
案例： 华夏啤酒（杭州）有限公司建立于2004年，初期仅以生产白云啤酒为主。现该啤酒公司生产
的啤酒种类繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，还有11度的和7度、8度的灵泉啤酒。今年又根 据市场需求开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的灵泉啤酒和9度的 冰啤。
方针已定，下属各旅行社针对自己所要去的高校，制作出极富吸引力的广告，及时散发到 将要放假的中小学生手中，由于沾上了大学的光彩，再加上吃住便宜，很多学生家长乐意让孩子 参加。当年的旅游项目就取得了巨大的成功。
8
实训要求：
1、根据案例内容，为某旅行社起草一份“北京高校夏令营”的旅游广告。规定完成时间：20分钟。 2、根据案例内容，以记者身份写一则某旅行社首次组织中学生“北京夏令营”活动并收到很好效 果的新闻。规定完成时间：25分钟。 3、所有文件均在计算机上完成，文档要求格式规范，内容丰富，条理清晰，编辑打印精美。
13
（二）、文书工作
案例： 中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，公司总部设在广州，主要股东包
括：广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩洛哥根 亚洲投资有限公司等。
截止到2017年底，公司资产已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，当年保险 收208亿元。其中杭州分公司成立于2009年，为了早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的 目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2012年6月1日起开展“扎实基础、提升品质， 促进杭州产险快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲和合理化建议征文。各部门和 分支机构要在7月28日前上报活动开展情况。要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲 座；演讲会每月一个议题，全体员工必须积极参加；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评 选出三篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
（三）、会务工作
案例： 华夏啤酒（杭州）有限公司建立于2004年，初期仅以生产白云啤酒为主。现该啤酒公司生产
的啤酒种类繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，还有11度的和7度、8度的灵泉啤酒。今年又根 据市场需求开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的灵泉啤酒和9度的 冰啤。
方针已定，下属各旅行社针对自己所要去的高校，制作出极富吸引力的广告，及时散发到 将要放假的中小学生手中，由于沾上了大学的光彩，再加上吃住便宜，很多学生家长乐意让孩子 参加。当年的旅游项目就取得了巨大的成功。
8
实训要求：
1、根据案例内容，为某旅行社起草一份“北京高校夏令营”的旅游广告。规定完成时间：20分钟。 2、根据案例内容，以记者身份写一则某旅行社首次组织中学生“北京夏令营”活动并收到很好效 果的新闻。规定完成时间：25分钟。 3、所有文件均在计算机上完成，文档要求格式规范，内容丰富，条理清晰，编辑打印精美。
13
（二）、文书工作
案例： 中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，公司总部设在广州，主要股东包
括：广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩洛哥根 亚洲投资有限公司等。
截止到2017年底，公司资产已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，当年保险 收208亿元。其中杭州分公司成立于2009年，为了早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的 目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2012年6月1日起开展“扎实基础、提升品质， 促进杭州产险快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲和合理化建议征文。各部门和 分支机构要在7月28日前上报活动开展情况。要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲 座；演讲会每月一个议题，全体员工必须积极参加；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评 选出三篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
秘书综合实训教程PPT
培养良好的职业素养
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
1 2
熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
3
电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
1 2
熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
3
电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)
IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
IST
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
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＃ 通知的格式
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正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
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行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
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IST
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
高级文秘、行政助理综合技能实战培训(PPT256页)
高级文秘、行政助理综 合技能实战培训（ PPT256页）
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
秘书综合实训教程ppt
活动策划与组织
确定活动目的和主题
根据部门或公司的业务需求，明确活动的目的和 主题，确保活动有针对性地促进业务发展。
发布活动信息和邀请函
将活动信息通过正式文件、邮件、微信等渠道发 布出去，邀请相关人员参加活动。
策划活动内容和形式
根据活动的目的和主题，策划具体的内容和形式 ，包括演讲嘉宾、议程安排、场地布置等。
《秘书综合实训教程》
目录
• 秘书实训概述 • 秘书日常事务处理 • 商务会议与活动管理 • 商务礼仪与职业形象 • 有效沟通与协调 • 秘书综合实训案例分析
01
秘书实训概述
实训目标与任务
01
掌握秘书日常办公的基本技能和方法；
02
了解企业秘书岗位的职责和要求；
学会解决秘书工作中常见的问题。
03
实训方法与步骤
工作潜力考核
考核秘书工作潜力的关键指标包括学习能力、适应能力、创新能力等，通过对这些指标的 评估，可以全面评价秘书工作潜力。
THANKS
感谢观看
活动组织与实施
在活动前，要协调好各项资源，安排好人员和工 作分工，确保活动的顺利进行；在活动中，要负 责签到、接待、引导等工作，确保参会人员得到 良好的体验
04
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
商务礼仪概述
01
商务礼仪是人们在商务活动中，为表达尊重和善意而采取的、
约定俗成的行为规范和交往程序。
商务活动中的基本礼仪
02
包括会面、交谈、会议、宴请、电话等环节中的礼仪规范。
商务礼仪的实践应用
03
如何将商务礼仪应用于实际工作场景，如何根据不同文化背景
灵活运用商务礼仪。
职业形象
职业形象的重要性
《秘书培训》PPT课件
七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作："一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则：
要求合理、按政策应当解决的问题： "分级负责， 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题：解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?（文员即领导的助手） 什么是秘书?（秘书小姐是公司的形象的代言人） 企业需要秘书懂得什么?（请问在坐的：把自己怎样
定位的）
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力： 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理（文书拟写/收发文处理/文档
管理） ➢ 接电话的技巧（不要什么事情都去打扰领导） ➢ 收发邮件、传真，并进行分类整理。 ➢ 会议管理（会前筹备/会中服务/会后落实） ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表，以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 ， 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 秘
文秘工作培训教材(PPT 56张)
参考
案例
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚 乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无 几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲 置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有 关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办 公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好 评。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
办公用品 类别
文具
小工具
纸张
常用耗材
（二）办公用品采购流程：
（三）办公用品订购方式
办公用品 大多数的日常办公用品都可以通过电话 订购方式 从供应商处订购。
直接去 商店购买
电话订购
传真订购
网上订购
不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货 物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
现代秘书工作实训项目教程教学课件ppt作者陆璐01
二、项目实施 能够准确、熟练运用实训技能点 项目实施过程完整、到位
标准分值 30 分 10 分 10 分 10 分 60 分 40 分 20 分
小组编号 得分
考核评语
三、项目总结 学生自我总结 小组互评 教师评价
10 分 2分 3分 5分
K知识拓展
1．电话记录参考样式 1
来电单位 来电时间 内容摘要： 领导批示 处理结果
年月日时分
2．电话记录参考样式 2
来电单位 主要内容：
通话人 通话时间
来电人 电话号码
记录人
接话人 年月日时
备注或处理意见：
项目四 印 信 管 理
T项目情境
（1）玉兰化妆品公司业务员小李拿着一份业务合同找公司总经理秘书小王盖 章，请你模拟用印申请，演练正确用印的方法。
（2）利托化工厂下月初拟派主管生产的章副厂长及技术骨干一行 6 人到安立 化工厂参观学习，厂办主任让作为秘书的你开具一封介绍信。
交通工具 出租车 民航班机 分公司接机车 午餐和午休
14:30～16:30 17:00～18:30
19:00～19:30 21:00～22:30
出租车 民航班机
地点
事项
备注
广州
从家出发到白云机场
飞机上
从广州飞往××
与分公司人员在车上
了解分公司业务
地接公司安排的××饭 店
准备下午会议
××饭店会议厅
召开分公司有关人员会议
请模拟万红周一的电话处理工作。
P实训目标
（1）熟练掌握正确的电话接听、拨打程序。
（2）掌握电话接打的基本礼仪及通话艺术。 （3）掌握特殊电话的处理技巧。
P实训任务
（1）接听电话的程序和技巧。 （2）拨打电话的程序和技巧。 （3）使用电话的基本礼仪。 （4）电话通话艺术。
秘书综合实训项目八课件
实训项目二 应对群体事件
七、参考案例
案例
员工不满辞退补偿标准 东莞一玩具厂发生群体事件
代希奎 周伟涵
2008年11月25日下午5时50分左右，中堂镇开达玩具厂发生一宗劳资纠纷引起的群体性事件。事后，
中堂镇委镇政府在对事件进行的情况通报中称，事件中约500多人(约有2000多人是围观者)在厂区门口
聚集闹事，现场被打砸的有先期处警的“全顺”牌警车1辆，开放式巡逻车4辆，后闹事工人又冲进工
1
实训情境
2
要求
3
评价标准
4
评价办法
5
实训组织
6
时间安排
实训项目三 应对各种灾害
二、实训内容
任务三
应对疫情
1
实训情境
2
要求
3
评价标准
4
评价办法
5
实训组织
6
时间安排
实训项目三 应对各种灾害
三、实训环境
场地 普通场地
设施 设备
工作台、椅子、毛巾、灭火器、电话机
实训项目三 应对各种灾害
四、模式描述
实训模式：过程/流程实训
实训项目二 应对群体事件
六、信息链接 （二）基本技能
1. 任何组织都需要建立应对群体事件的常态工作机制。 2. 企业应对群体事件首先要确保自身的稳定。 3. 应对群体事件要善于化解矛盾。 4. 应对群体事件必须发动群众、讲求策略，分工负责、统一宣传口径，注重尽快恢复秩序。 5. 企业应对群体事件必须首先立足自身，谨慎考虑依托外部力量，原则上不申请使用外力。
“‘三鹿奶粉事件’已动摇消费者对国产奶粉的信心，”一位业内人士告诉记者，三鹿、伊利、 施恩、圣元、明一等国产奶粉品牌，近来销量普遍下降超过15％，“预计这几个月的降幅可能超过一 半”。商务部对全国350家重点零售企业监测，9月17日未检出三聚氰胺的国产品牌婴幼儿奶粉销量较 12日下降33%，
秘书综合实训教程PPT
五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
任务三 秘书掌握“德”“谋”“技” 的内功
一、任务描述
1.明确秘书应具备的职业道德、职业素养和能 力要求。
2.秘书要具有广博知识和各种综合能力，成为复 合型人才。
二、任务分析 三、相关知识
四、技能训练
训练一：收集秘书在职业道德、职业素养、专业 能力方面的事例（正、反）。
1．明确秘书办公室工作的基本内容和职责范围。 2．掌握办公室典型工作的规律和方法。 3．熟练运用办公室工作方法来解决实际问题。 4．不断提高日常工作的效率和质量。
二、任务分析 三、相关知识
四、技能训练
训练一：写出办公室事务秘书日常工作的基本内 容和职责范围，明确自己的角色定位和职权范围。 训练二：概括出办公室事务秘书日常工作中带有 典型性的工作内容、任务，并借助以往的知识， 归纳整理出工作环节、程序等。 训练三：通过讨论、研究，将办公室的典型性工 作的工作程序、流程，制作为流程图。
训练二：收集并分类整理出“秘书接打电话礼仪手册”。
建议：职场礼仪我们已经学习和了解了很多，关键在于 能够很好地应用。秘书在处理电话业务时，充当了重要 角色，注重礼仪是非常重要的。这本“手册”为今后工 作奠定扎实的基础。请你要认真，尽可能全面到位。
训练三：秘书的办公桌上，怎样摆放电话、电话记录本 等办公设备和用品？
五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
任务二 学会倾听、学会服从、奉命行事。
一、任务描述
1．学会认真倾听他人的讲话，表现出自己职 业素养和敬业。
2．学会牢固树立服务与服从的职业意识。
3．遵从领导的要求，认真执行自己的职责， 正确行事。
文秘项目ppt课件
4.表情适度、手势适 当
当我们与他人谈话时，保持温和的表情，适时地微笑点头并加以恰当的手势，有助于增进彼此的 沟通和理解。 交谈中应注意和对方目光进行一定的交流。 另外，在不同的国家、地区和民族，由于文化习俗的不同，手势表达的含义也有很多差别，有时 同一手势的含义也不相同。 最后，还要注意交谈中手势宜少不宜多，过多的甚至夸张的手势会给人留下装腔作势、缺乏涵养 的印象； 还要避免出现让人反感难以接收的手势，如用手指指人、敲打桌面、搔头皮、掏耳朵 、抠鼻子等。
二、动态礼仪
（一）交谈礼仪
1.用语礼貌
与人交谈时态度要诚恳、自然、大方，言语要和气亲切，要多使用一些敬 语和谦语以表示对他人的尊重。
2.表达清晰
交谈时要注意语言准确、简练、流畅，语速适中，避免使用晦涩、失礼和极 端的语言。
3.学会交谈
秘书要学会与不同性格的人交谈，在与他人交谈时要注意察言观色，适时插话，有所回应。交谈 中眼神要专注，平视对方，不能飘移不定。同时与几个人谈话时，不要把注意力集中在一两个人 身上，要照顾到在场的每一个人。当碰到意见不一致时，应保持冷静，不要急于发言，固执己见 。遇有攻击、污辱性言辞时，一定要表态，但要掌握度。总之，与人交谈时要做到：耐心、专心 、热心。
（二）服饰的选择与搭配
服饰是人的第二皮肤，是指人们的衣着穿戴, 包括服装、鞋子、领带、饰品等。秘书 工作时的服饰属于职业服饰，具有实用性、审美性和象征性的特点，其基本要求是： 整洁、 大方、和谐、雅致。
着装的TPO原则
服装是一种无声的语言，可以从侧面真实地传递出一个人的修养、性 格、品位、气质、爱好和追求。选择服装时要注意着装的时间（Time）、地 点（Place） 和目的（Object）即TPO 原则。另外，着装要注意色彩搭配， 遵循三色原则，服饰搭配应与自己的年龄、肤色、体形相协调。
当我们与他人谈话时，保持温和的表情，适时地微笑点头并加以恰当的手势，有助于增进彼此的 沟通和理解。 交谈中应注意和对方目光进行一定的交流。 另外，在不同的国家、地区和民族，由于文化习俗的不同，手势表达的含义也有很多差别，有时 同一手势的含义也不相同。 最后，还要注意交谈中手势宜少不宜多，过多的甚至夸张的手势会给人留下装腔作势、缺乏涵养 的印象； 还要避免出现让人反感难以接收的手势，如用手指指人、敲打桌面、搔头皮、掏耳朵 、抠鼻子等。
二、动态礼仪
（一）交谈礼仪
1.用语礼貌
与人交谈时态度要诚恳、自然、大方，言语要和气亲切，要多使用一些敬 语和谦语以表示对他人的尊重。
2.表达清晰
交谈时要注意语言准确、简练、流畅，语速适中，避免使用晦涩、失礼和极 端的语言。
3.学会交谈
秘书要学会与不同性格的人交谈，在与他人交谈时要注意察言观色，适时插话，有所回应。交谈 中眼神要专注，平视对方，不能飘移不定。同时与几个人谈话时，不要把注意力集中在一两个人 身上，要照顾到在场的每一个人。当碰到意见不一致时，应保持冷静，不要急于发言，固执己见 。遇有攻击、污辱性言辞时，一定要表态，但要掌握度。总之，与人交谈时要做到：耐心、专心 、热心。
（二）服饰的选择与搭配
服饰是人的第二皮肤，是指人们的衣着穿戴, 包括服装、鞋子、领带、饰品等。秘书 工作时的服饰属于职业服饰，具有实用性、审美性和象征性的特点，其基本要求是： 整洁、 大方、和谐、雅致。
着装的TPO原则
服装是一种无声的语言，可以从侧面真实地传递出一个人的修养、性 格、品位、气质、爱好和追求。选择服装时要注意着装的时间（Time）、地 点（Place） 和目的（Object）即TPO 原则。另外，着装要注意色彩搭配， 遵循三色原则，服饰搭配应与自己的年龄、肤色、体形相协调。
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
•
（三）走姿
• 最能体现出一个人精神面貌的姿态就是走姿。正确走姿有 助于健美。
• 1、正确走姿
• （1）目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂， 前后自然摆动，前摆稍向里折，身体要平稳，两肩不要左 右晃动或不动，或一只手摆动一只手不动。
• （2）姿态优雅、自然而简洁。女士穿裙子或旗袍要走成 一条直线：穿裤装时，宜走成两直线。
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
• （2）两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开呈45 度到60度角，身体重心落在两脚正中。也可以保持两脚分 开15厘米，与肩膀同宽。
• （3）整体上给人以精神饱满的感觉。 • 2、正确站姿训练 • （1）背靠墙站，要求头部、双肩、臀部、小腿和脚后跟
• 微笑的训练
• （1）不爱微笑的人，面部肌肉比较僵硬，眼睛不够灵活 。要先嘴里含一口气，然后眼睛开始顺时针转，嘴里的气 也跟着转，使两腮肌肉轮流鼓起，再变成逆时针旋转，如 此反复练习。
• （2）随身带一面镜子，时常对着镜பைடு நூலகம்念英文字母"E",同时 有意识的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松， 练习微笑，看笑到什么程度表现最自然、最真诚。
•
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
课程定位
• • 结合文秘专业人才培养的定位和社会人
才需求情况，《秘书实务》从现代秘书办 文、办事、 办会三大技能切入，以必需、 够用为量，以精当、 扎实为度，兼顾与秘 书专业其他课程内容的交叉关系，是专业 核心主干课程。其理论教学内容与实践 教 学环节均应围绕秘书工作实务的基本要求 来实施。
秘书综合实训课件
⑸敬语：出于礼节，信的最后往往写一 两句祝颂的话或敬语。
⑹结尾：依次写出求职人姓名、时间、 联系地址、邮编、电话，位置在敬语右 下方。
⑺附件：指对求职人有用的材料，如个 人自传或履历表，学历证明、学位证明 及各种获奖证书的复印件等。
求职信的写作要求
⑴求职信的格式很重要。如果称呼、问候都写错了或不规范，主管 人对求职者第一印象就不好，影响对全信的阅读；如果是敬语格式 出错，往往会被精明、细心的主管人所挑剔，影响求职者的入选。 ⑵应聘的时间，即年、月、日不仅要写清楚，而且要写全，因为求 职信的时效性较强。 ⑶最重要的一点是信的内容一定要如实、朴实，切忌夸夸其谈，洋 洋万言，给人一种华而不实之感；也不要谦虚过度，缩手缩脚，给 人一种平庸无能之嫌。
培养作为一种遍及各行各 业的社会职业的通用素质
社会职业概论；职业伦理(即职业道德、纪律等)； 公务员法规(政策)
秘书的求职之路
收集和掌握有关招聘信息 了解招聘岗位及用人单位的基本情况 做好求职应聘准备（求职信、个人简历、
照片、有关证书及复印件、服饰、心理 等） 参加求职应聘（投递简历、面试、笔试、 考察等）
求职应聘之材料制作
求职材料的内容：一般包括求职信、个 人简历以及附件材料等
求职信的写法 个人简历的写法 附件材料的内容：证件、证书等的复印
件；有关证明材料；获奖作品、创作成 果等。
求职信的写法
⑴标题：“求职信”三字写在首行正中. ⑵称谓：分两种情况，如果不知对方姓名， 那就写“××企业总经理”、“××厂长” 等；如果知道姓名,那就写“×××”，称呼 后加上“先生”、 “女士”、 “小姐”， 以示尊敬。位置在第一行顶格单独写。称呼 后要加冒号，表示下面有话要说。 ⑶问候语：是对收信人礼貌的表示，一般书 信是既要有礼节性还要有针对性，因为收信 人各式各样，情况又各不相同，但求职信的 收信人很单一，所以只强调礼节性，写上 “您好!”、“近好!”即可，位置在称呼下一行， 一定要空两格，用感叹号。
秘书培训 PPT课件
各种费用报销单的制作、旅费、招待费、机密费、各种会 费的出纳、结帐、领导私人的出纳、支票和票据的处理、 税务手续的代办与记帐。
实例：秘书应掌握按票据内容进行归类，并按类别及时填 写报销单并交领导签字后交财务部门报销（一般领导费用 分为六类，招待费用、车辆维护费用、办公用品费用、差 旅费用、医药费用、电话费用）。
实例：每天上班的第一件事情就应将领导办公室清理干 净，包括卫生、文件、浇花、添水等工作。并及时检查 领导的笔是否有墨水，便条纸及餐巾纸等是否够用。打 开窗户透气1个小时左右关闭。休息房间一个季度应更换 并清洗床单。下班的最后一件事情，应检查领导房间空 调是否关闭，并进行简单的清理，关闭照明设施及电源。
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。
实例：如电话直接称呼领导姓名，可直接入领导办公室， 但遇某些广告单位或不知名人找公司经理，则不需接入 领导办公室，可告知领导不在，请留下联系电话或将有 关事宜传真到办公室，等领导指示后再与其联系。但切 记，不可向陌生人告知领导的私人电话和手机号码。 7
实例：领导如正在办公室会见客人，有其他客人来访， 应告知来访客人领导正在工作，询问来访客人姓名及单 为后请客人到会客室稍等，并上好茶水及书刊报纸；随 后再电话告知领导有客人在外等候，并告诉领导客人的 姓名及单位，听候领导的指示，再引导客人进入领导办 公室。如领导一人在办公室，也应先安排客人在会客室 等候，询问客人姓名及单位后电话告知道领导，听侯领 导安排后引导进入办公室。
三、秘书/助理的工作职掌与权责
项目 10、信息的搜集加工
11、文书的处理
内容
文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及 通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计 算机等）的操作和管理 实例：如领导需要某方面的资料，应想办法在网上或者 大型图书馆收集有关资料并进行打印复印后，整理成册 交给领导。定时整理领导需要的名片册，并进行分类制 作，便于领导查阅。遇领导需要翻译时，秘书平时应注 意收集有关翻译的资料，并及时进行翻译。定期帮领导 做好私人电脑及个人电脑的维护工作。
实例：秘书应掌握按票据内容进行归类，并按类别及时填 写报销单并交领导签字后交财务部门报销（一般领导费用 分为六类，招待费用、车辆维护费用、办公用品费用、差 旅费用、医药费用、电话费用）。
实例：每天上班的第一件事情就应将领导办公室清理干 净，包括卫生、文件、浇花、添水等工作。并及时检查 领导的笔是否有墨水，便条纸及餐巾纸等是否够用。打 开窗户透气1个小时左右关闭。休息房间一个季度应更换 并清洗床单。下班的最后一件事情，应检查领导房间空 调是否关闭，并进行简单的清理，关闭照明设施及电源。
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。
实例：如电话直接称呼领导姓名，可直接入领导办公室， 但遇某些广告单位或不知名人找公司经理，则不需接入 领导办公室，可告知领导不在，请留下联系电话或将有 关事宜传真到办公室，等领导指示后再与其联系。但切 记，不可向陌生人告知领导的私人电话和手机号码。 7
实例：领导如正在办公室会见客人，有其他客人来访， 应告知来访客人领导正在工作，询问来访客人姓名及单 为后请客人到会客室稍等，并上好茶水及书刊报纸；随 后再电话告知领导有客人在外等候，并告诉领导客人的 姓名及单位，听候领导的指示，再引导客人进入领导办 公室。如领导一人在办公室，也应先安排客人在会客室 等候，询问客人姓名及单位后电话告知道领导，听侯领 导安排后引导进入办公室。
三、秘书/助理的工作职掌与权责
项目 10、信息的搜集加工
11、文书的处理
内容
文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及 通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计 算机等）的操作和管理 实例：如领导需要某方面的资料，应想办法在网上或者 大型图书馆收集有关资料并进行打印复印后，整理成册 交给领导。定时整理领导需要的名片册，并进行分类制 作，便于领导查阅。遇领导需要翻译时，秘书平时应注 意收集有关翻译的资料，并及时进行翻译。定期帮领导 做好私人电脑及个人电脑的维护工作。
秘书学培训课件(PPT84页)
＊保持环境整洁。
＊推行健康运动
＊举办康乐活动。
2.安全管理
＊ 防盗 ＊ 防火
＊ 防止意外伤亡
◇办公用品管理
1.文具
笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉 笔、
胶水（带）、信封、邮票等。
2.小工具
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工 具、
各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。
3.纸张
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
信纸、复印纸、打印纸、复写纸、
◇办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约，物尽其用 及时更新装备，提高工作水平
第二节 通讯工作
电话作为现代通讯工具，在组织的管 理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每
天通过电话进行大量的对内、对外联络工
作，可见电话是组织展示工作效率、社会
形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼
（1）用精力最佳时间干最重要的工作。
着多种含义： （3）弹性安排，留有余地
（４）到车间进行实地检查或指。 转接的电话挂通后，应立即挂断，不应再听。 ◆督查工作的范围和原则
第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教
学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、
实验室等等。
第二种：是指某一类职业人员或某一 级职务人员的办公场所。如：教师、 护士、厂长、院长办公室等。
办公室的含义 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。
对等远候道 。而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送，一般以提前10到20分钟等候，以示对客人的尊敬，绝不可迟到让客人
列为督查项目要填写“督促检查登记单”
——办公室是一个常用而普通的名词，却有 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
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办公布局应考虑的因素：
1．接待区 接待区一般设计在走进门口的右边。这是由人们的习惯决定
的，一般情况下，人走进一个房间都会习惯地往右走，所以接待 区应设在右边。 2．产品展厅
产品展厅应该设在左边。这也是因为人们往往会走右边，所 以产品的展示应该设在人们不常走的地方，以免碰撞产品。 3．接待区与产品展厅不应靠在一起
按下Ctrl键，用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表， 然后打开“页面设置”即可。 3．Excel单元格数据斜向排
选中需要斜向排的单元格，打开“工具—自定义—命令—类 别—格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针 斜排”，将他们拖到菜单栏合适位置即可。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
外间文员室的墙上，有企业操作图板、流程图等，给客人有一 个直观的对企业的了解，便于接下来与老板的交流。文员室内花盆、 景致应多一些，保护室内空气的新鲜，使客人有愉悦感。内外间中 间的墙体不宜用透明的玻璃，而要封闭效果的，产生一种神秘的含 蓄的氛围效果。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
1．将不常用的东西放到其他地方，或抽屉中，根据使 用的频率摆放好。办公桌面上只保留最为常用的东西。
2．经常对过期的文件进行清理，如果担心会丢掉重要 的信息，可用剪报的方式把需要的内容保留下来，这 样可以腾出时间和空间。
3．当电脑显示屏占据桌面空间时，想办法利用物品架 往垂直空间发展。
任务一 拟写办公环境维护方案
实训任务
1．针对情景中的办公环境问题，拟写办公环 境维护方案。
2．根据设计室的条件，为设计室设计内部布 局并提交设计图。
3．根据销售分公司的办公机构，设计销售分 公司办公结构布局方案。
4．设计办公资源统计表格。 参考答案 （1 2 3 4）
任务一 拟写办公环境维护方案
知识要点
整理办公桌的技巧：
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务实施
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务评估
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
1．Excel中让窗口这样固定 如固定顶部第一行、左边第一行，那么单击B2单元格，然后单
击“窗口—折分”命令，再单击“冻结窗格”命令即可。 2．多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置
EXCEL表格的一些基本技巧
4．Excel中快速互换数据 假定将A1、B1互换数据，按下键，再将鼠标按左键在A1
上，成十字箭头时，拖到B1上，使B1右边成虚线，放鼠标即 可。 5．快速输入大写中文数字的简便方法
Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功 能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”）， 这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的 具体步骤为：
而且以右为尊，所以总经理的办公室会设在公司的右边。另外一个 原因是总经理与副经理的职能不同。总经理是一个公司的总负责人， 是运筹帷幄的角色。而副经理则是处理公司内部的各项具体事务。 总经理的办公室最好是套间，外间设文员一位。外间要小，占整个 办公室面积的三分之一，而内间应占三分之二。外间设置等候位置。
办公布局应考虑的因素：
5．会议室 会议室一般会设在公司的最里边，因为会议室往往会
涉及公司一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保 密的考虑。 6．其它部门的设置
对于公司其它部门的布局可以视具体情况而定。我们 可以先假设此公司是哪种类型的销售公司（即此公司主要是 是销售什么的），然后再视其财政状况等各方面因素而定。 可以将其设计成开放式，也可以设计成封闭式，也可以是半 开放半封闭。
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
因为接待区里设有沙发、饮水机等杂物，所以，通常不与产 品展厅设在同一个地方。而且当有客人来访时会先把他们引到接 待区然后再引到产品展厅，这是办公室接待来客的习惯。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
办公布局应考虑的因素：
4．总经理办公室与副经理办公室靠在一起的，
任务四 完成办公资源统计表
2．领导者位于后方，以便监督，同时不因领导接洽工作转移工作 人员视线和分散精力。领导的座位应设在从门口不能直接看到 的地方。
3．秘书的办公桌应和领导最近，这样和领导沟通不致影响其他同 事。此外，秘书的座位应设在能够清楚看到出口的地方，客人 在进入上司办公室时最后能先经过秘书办公桌。但秘书的座位 应避免与上司相对。
任务实施
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（未完）
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（续前）
任务二 设计室室内布局图
知识要点
办公室布置原则：
1．办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路 线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应 朝一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。
实用秘书综合实训
模块五 综合实训
电子制作：郭梅
综合实训
项目15 设计室内外办公环境
项目15 接待国内外来宾
实训目标
熟悉并模拟设计办公室内部及 外部结构布局
项目15 接待国内外来宾
实训要求
每个同学都要求以李毅的身份，完成以下实训任务，此外： 1．小组成员一起讨论以上任务的工作思路。 2．在学习和把握基本写作方法的基础上，完成各项任务。 3．小组成员集体讨论每位同学的稿子，给以评价并做记录。 4．每个同学对照最佳文稿和参考文稿，找出自己的优缺点
1．接待区 接待区一般设计在走进门口的右边。这是由人们的习惯决定
的，一般情况下，人走进一个房间都会习惯地往右走，所以接待 区应设在右边。 2．产品展厅
产品展厅应该设在左边。这也是因为人们往往会走右边，所 以产品的展示应该设在人们不常走的地方，以免碰撞产品。 3．接待区与产品展厅不应靠在一起
按下Ctrl键，用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表， 然后打开“页面设置”即可。 3．Excel单元格数据斜向排
选中需要斜向排的单元格，打开“工具—自定义—命令—类 别—格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针 斜排”，将他们拖到菜单栏合适位置即可。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
外间文员室的墙上，有企业操作图板、流程图等，给客人有一 个直观的对企业的了解，便于接下来与老板的交流。文员室内花盆、 景致应多一些，保护室内空气的新鲜，使客人有愉悦感。内外间中 间的墙体不宜用透明的玻璃，而要封闭效果的，产生一种神秘的含 蓄的氛围效果。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
1．将不常用的东西放到其他地方，或抽屉中，根据使 用的频率摆放好。办公桌面上只保留最为常用的东西。
2．经常对过期的文件进行清理，如果担心会丢掉重要 的信息，可用剪报的方式把需要的内容保留下来，这 样可以腾出时间和空间。
3．当电脑显示屏占据桌面空间时，想办法利用物品架 往垂直空间发展。
任务一 拟写办公环境维护方案
实训任务
1．针对情景中的办公环境问题，拟写办公环 境维护方案。
2．根据设计室的条件，为设计室设计内部布 局并提交设计图。
3．根据销售分公司的办公机构，设计销售分 公司办公结构布局方案。
4．设计办公资源统计表格。 参考答案 （1 2 3 4）
任务一 拟写办公环境维护方案
知识要点
整理办公桌的技巧：
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务实施
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务评估
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
1．Excel中让窗口这样固定 如固定顶部第一行、左边第一行，那么单击B2单元格，然后单
击“窗口—折分”命令，再单击“冻结窗格”命令即可。 2．多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置
EXCEL表格的一些基本技巧
4．Excel中快速互换数据 假定将A1、B1互换数据，按下键，再将鼠标按左键在A1
上，成十字箭头时，拖到B1上，使B1右边成虚线，放鼠标即 可。 5．快速输入大写中文数字的简便方法
Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功 能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”）， 这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的 具体步骤为：
而且以右为尊，所以总经理的办公室会设在公司的右边。另外一个 原因是总经理与副经理的职能不同。总经理是一个公司的总负责人， 是运筹帷幄的角色。而副经理则是处理公司内部的各项具体事务。 总经理的办公室最好是套间，外间设文员一位。外间要小，占整个 办公室面积的三分之一，而内间应占三分之二。外间设置等候位置。
办公布局应考虑的因素：
5．会议室 会议室一般会设在公司的最里边，因为会议室往往会
涉及公司一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保 密的考虑。 6．其它部门的设置
对于公司其它部门的布局可以视具体情况而定。我们 可以先假设此公司是哪种类型的销售公司（即此公司主要是 是销售什么的），然后再视其财政状况等各方面因素而定。 可以将其设计成开放式，也可以设计成封闭式，也可以是半 开放半封闭。
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
因为接待区里设有沙发、饮水机等杂物，所以，通常不与产 品展厅设在同一个地方。而且当有客人来访时会先把他们引到接 待区然后再引到产品展厅，这是办公室接待来客的习惯。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
办公布局应考虑的因素：
4．总经理办公室与副经理办公室靠在一起的，
任务四 完成办公资源统计表
2．领导者位于后方，以便监督，同时不因领导接洽工作转移工作 人员视线和分散精力。领导的座位应设在从门口不能直接看到 的地方。
3．秘书的办公桌应和领导最近，这样和领导沟通不致影响其他同 事。此外，秘书的座位应设在能够清楚看到出口的地方，客人 在进入上司办公室时最后能先经过秘书办公桌。但秘书的座位 应避免与上司相对。
任务实施
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（未完）
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（续前）
任务二 设计室室内布局图
知识要点
办公室布置原则：
1．办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路 线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应 朝一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。
实用秘书综合实训
模块五 综合实训
电子制作：郭梅
综合实训
项目15 设计室内外办公环境
项目15 接待国内外来宾
实训目标
熟悉并模拟设计办公室内部及 外部结构布局
项目15 接待国内外来宾
实训要求
每个同学都要求以李毅的身份，完成以下实训任务，此外： 1．小组成员一起讨论以上任务的工作思路。 2．在学习和把握基本写作方法的基础上，完成各项任务。 3．小组成员集体讨论每位同学的稿子，给以评价并做记录。 4．每个同学对照最佳文稿和参考文稿，找出自己的优缺点