办公室事务教案.

办公室事务教案-冯淑霞

日常事务（一）

项目一印信事务

教学目的和要求：学会使用和管理印章；学会使用和管理介绍信

教学重点和难点：印章管理；介绍信管理

教学方法：案例法；讲授法；启发法；学生讨论

教学内容：办公室环境内印章、介绍信的规范使用

一、印章管理

1、印章的概念：也叫图章，是指刻制在固定质料上的代表一个组织或个人的法定权利

和义务的文字或图形。

2、印章的作用：标志作用；权威作用；证明作用；凭信作用

3、印章的式样：质料、形状、印文、图案、尺寸

4、印章的种类：正式印章；专用印章；套印章；钢印；领导人手章；个人名章；戳记

5、印章的刻制：

（1）刻制印章的严肃性

（2）刻制印章的程序

（3）刻制印章的注意事项

6、印章的颁发

7、印章的启用

8、印章的保管

（1）保管范围：一般说来，组织的印章大都交由秘书人员或秘书部门保管，包括三类：本组织的正式印章和钢印；本组织领导人的手章；

办公室本身的印章。

（2）保管要求：专人负责，妥善保管。

9、印章的使用：

（1）严格履行用印审批手续

（2）严格监督用印内容

（3）严格执行用印登记制度

（4）认真规范加盖印章：辨认清楚；位置正确；端正清晰；骑缝骑叶；在规定场所用印。

10、印章的停用：停用条件；注意事项

二、介绍信管理

1、介绍信的概念：它是机关、团体、企事业单位因对外联系工作、商洽事务而出具的凭证性信函，具有介绍和证明的作用，一般由派出人员随身携带。

2、介绍信的种类：从写作格式来看，主要有便函式和两联式两种。

3、介绍信的管理: 申请审批；领用登记；未用退回；丢失报告；存档备案；严禁空白。

4、介绍信的填写要求：明确具体；内容一致；注明期限；不得涂改；字迹牢固。

5、介绍信的用印：不管是哪一种介绍信，都必须加盖单位公章或介绍信专用章。

三、技能训练

针对教材第12页的案例，思考下列问题：

1、该公司共有几枚印章，分别保管在哪些部门？

2、该公司对于哪些重大事项的用印特别小心，规定必须由法定代表人或其授权代

表人审批签字？为什么这样规定？

3、根据该公司的规定，印章可以在总经理批准后借出。如果你是印章管理人，你

觉得把印章借出去有没有风险？有什么样的风险? 你会建议总经理怎样防范这

样的风险？

针对教材第13页的案例，思考下列问题：

1、这个案例中的印章管理人员犯了什么样的错误？

2、这个案例中对印章管理工作提供了哪些启示？

项目二邮件事务

教学目的和要求：学会邮件的收取，发送和管理；掌握值班职责，制度，

要求和值班表的编排

教学重点和难点：邮件的管理；值班表的编排

教学方法：案例法；讲授法；启发法；学生讨论

教学内容：邮件的收取，发送和管理；值班职责，制度，要求和值班表的编排

一．邮件的收取

1、普通邮件的收取：坐收；自取

2、特殊邮件的收取：特快专递；电子邮件、传真、电传。

二. 邮件的分拣

1、按照收件人的姓名分拣

2、按照收件部门的名称分拣

3、按照邮件的重要性分拣

三. 邮件的拆封：

（1）邮件拆封的范围

（2）邮件拆封的注意事项

四. 邮件的登记

五.邮件的办理和传阅：邮件的办理；邮件的传阅

六.上司不在时邮件的处理

七。邮件的寄发：

（1）检查邮件

（2）签字盖章

（3）复印存档

（4）打印信封

（5）核对收信人信息

（6）装封登记

（7）交邮

（8）收据的保管

技能训练：填写20-22页教材上表格

项目三值班事务

一、值班工作的主要职责:

(1)及时准确传达信息

(2)做好接待工作

(3)承办临时事项：承办上级通知事宜；承办下级请示报告的事宜；承办领导交办的事

宜。

(4)处理突发事件

(5)安全保卫

二、值班工作的基本要求：

1、值班服务守岗守时

2、上传下达及时准确

3、来访接待文明热情

4、文件资料注意保密

5、应急处理审慎果断

6、详细填写值班日志

三、值班工作制度：

1、信息处理制度

2、岗位责任制度

3、安全保密制度

4、交接班制度：交接时间和内容；交接方式

5、请假制度

四、编制值班表：

1、值班表的主要项目：具体值班时间和值班期限；值班人的姓名；值班的地点；值班电话；负责人或带班人的姓名、电话。

2、值班表的种类：节假日部门值班表；节假日总值班表；夜间值班表。

五、技能训练：

1、请为XX公司编制一份“十一”假期值班表，具体内容可以合理虚拟。

2、假设你是XX公司的值班秘书，你在值班时，一个电话打入，一名访客到来，三封邮件送到（一封紧急，一封普通文件，一封宣传信件），一名私人访客到来。

3、完成28-29页的练习。

第一章日常事务（二）

项目一资料整理

教学目的和要求：学会整理名片、编发简报、制作剪贴簿、摘要卡

教学重点和难点：学生自己动作制作

教学方法：案例法；讲授法；启发法

教学内容：办公室环境内学会规范系统地整理资料

信息工作是一个系统的工程。对于秘书人员来讲，注重在日常工作中队有用资料的收集、摘取、留存等。

一、整理名片

名片是人际交往中的一种辅助工具，可以使交际双方便于认识，便于记忆。

1、名片提供的信息：显性信息；隐性信息

2、名片的整理保存：收集；名片的整理与保存；

二、编发简报

编发简报室秘书人员信息资料工作的常规内容之一。也成为信息、信息交流、动态、每日市情。形式上有单页的、多页的、有定期的、不定期的。

1、简报的编发程序：收集、加工、传输、利用

2、简报的编发方法：

（1）简报的结构：报头；报文；报尾