信息时代背景下办公室档案管理工作 王树梅

信息时代背景下办公室档案管理工作王树梅

摘要：随着社会经济的不断发展与进步，档案管理工作技术需要得到发展，成为社会发展的需要与保证，想要实现高速发展，就需要紧跟时代的步伐，制定科学合理的管理模式与方式。在科技日益发展壮大中，档案管理工作占据非常重要的地位。档案记录历史信息的同时也对未来所有预见，信息化档案管理模式在办公室中应用得到广大工作人员的喜欢与欢迎，本文主要简述信息时代办公室档案管理的内容，对信息时代办公室档案信息管理中存在的弊端进行分析，进而给出必要的解决策略，希望给相关人员提供从参考建议。

关键词：信息时代；办公室档案管理工作；改革与创新；探究

引言

进入到信息化时代，传统的档案管理手段已经无法适应现代工作要求，办公室档案管理工作也要相应的实现信息化管理。档案管理工作流程及内容都是非常复杂的，智能化操作能够有效地提高档案管理工作效率及质量，从而实现对办公室档案资料的有效管理，实现档案管理工作的进步。

1信息时代档案管理工作概述

1.1信息化档案管理内涵

所谓档案管理信息化就是在办公室档案管理工作中，融入信息化技术，实现对档案资料的高效收集、整理、归档与保存。另外，档案管理部门还需要提供档案信息资料。信息化档案管理工作与传统的纸质档案管理工作有所不同，朝着智能化与数字化方向发展，但是信息化档案管理工作一般需要在管理组织支持下开展。

1.2信息化档案管理工作内容

信息化档案管理工作的主要内容与传统的档案管理工作实际上是相同的，其重点则在于信息化管理系统的建立。首先，需要以硬件及信息软件为基础内容，为档案管理系统的有序运行提供保障；其次，需结合我国当前国情，从科学发展的角度入手，加强各个档案管理部门之间的工作联系，实现档案管理工作的标准化、规范化与全面化；第三，加强档案信息保存环节的智能化与信息化，将信息资源进行统一整理与归档，加强对档案信息的传播与推广；第四，加强信息化管理技术在档案管理工作中的应用，可以从信息化平台的建设标准与建设内容相融合，实现信息化管理系统的有序运行；最后，加强专业人才的管理，尤其对于信息化技术，对人才要求高，为此需要加强人才队伍建设，在吸引高水平员工的基础上，采取各项激励措施留住人才。

1.3信息化档案管理特点

首先，信息化档案管理工作必须要在我国法律法规等各项制度范围内开展工作；其次，信息化档案管理工作与传统档案管理工作相比较，实现了信息化与数字化；最后，数字化档案管理工作实现了档案资源管理方式的网络化与数字化，提高档案管理工作效率。信息化档案管理工作的核心内容就在于将传统的档案管理工作内容与现代化的数字管理方式相融合，有利于提高档案管理工作的质量及效果。通过信息化及数字化手段，能够节省档案整理、保存及查询的时间。

2办公室档案管理信息化的重要性

2.1满足档案管理工作发展的需求

由于受到传统思想的影响，档案管理工作一直处于被忽视的地位，管理工作难以实现高效、高质的完成。所谓信息化管理就是指突破传统的管理方式，以规

范化与制度化的管理流程，来满足单位档案管理工作的内在需求。随着信息技术

的高速发展，现代化的档案管理工作能够更好地在信息技术基础上展开高效、高

质的档案管理工作，保证档案管理工作的全面落实，为企业发展创造良好的内在

条件。为此，在办公室档案管理工作中，要建立信息化的档案管理工作，通过优

化管理流程提高管理效果。

2.2通过信息化管理提高档案管理效率

档案管理的信息化能够提高优化管理流程、提高管理效率，突破传统的管理

模式，更好地满足新时代背景下的档案管理工作需要。另外，档案管理工作效率

的提高是档案管理工作实现规范化与制度化的基础条件，也就是要以高效的工作

实现档案的收集、整理及归档。为此，档案管理工作的信息化是实现档案管理工

作高效开展的基础条件，也是实现制度化的保障。

2.3信息化管理与制度化管理相辅相成

规范化的档案管理是实现信息化的重要保障，当前，我国办公室档案管理工

作还未完全实现制度化，这对于其信息化发展起到了制约作用。所以，规范化档

案管理工作是推动信息化管理的基础，建立完整的制度管理系统及规范化的操作

流程，为推动档案管理的数字化发展起到了积极作用。

3信息化档案管理工作策略

3.1创新档案管理思维

促进办公室档案信息化管理进步，首先需要转变管理思想。虽然档案管理资

料参考价值及收藏价值较大，但是工作人员的服务意识落后，工作内容还是局限

于资料的收集、整理与归档，无法发挥档案应用价值。为此，想要真正实现信息

化档案管理工作，就需要转变传统的档案管理思想，包括企业管理人员及档案管

理工作人员，都需要转变传统的档案管理思维，广泛接收最先进的档案管理理念，以此为基础建立档案管理系统，实现档案管理的信息化。

3.2坚持以服务为宗旨

如果想要实现服务为宗旨的目标，首先需要构建一个网络服务平台。传统档

案管理方式比较陈旧，手工编辑存档的方式不适合档案的利用，在提取信息时需

要手工进行搜索与查找，浪费大量的时间与人力，严重影响工作效率。基于这种

情况背景下，网络信息服务平台就提供了必要的用处，在不受时间与空间的影响下，制定一套科学合理的档案管理方式，将信息资源做成电子版本进行下载使用，实现档案管理的真正价值。

3.3提高档案管理人员服务意识及专业性

办公室档案管理工作人员要加强服务意识，以服务为工作原则。首先，建立

网络服务平台，突破传统管理方式的局限性，节省人力、物力及财力，提高工作

效率；其次加强对信息化档案系统的维护，避免使用过程中出现障碍，影响档案

管理工作的正常开展，并且制定一套科学的档案管理方式，最终将档案信息制作

成电子版本，方便下载查看，实现信息化档案管理价值；另外，加强对档案管理

人员的培养，企业首先要吸引高水平的人才，与高校建立合作关系，为高校档案

管理专业毕业生提供实习机会，正确留下其中较为满意的学生成为正式员工。在

办公室档案管理工作中，针对信息化管理系统，加强对员工的培训，使员工能够

追随时代步伐，学习到最为先进的应用技术，在提高员工专业水平的同时，也能

够实现档案管理系统的进一步优化。

结语

综上所述，档案办理工作内容在企业发展与工作中占据非常重要的地位，在