公司公文管理办法
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XXX有限公司
公文管理办法
第一章总则
第一条为规范公司各项公文,发挥公文对公司业务经营的指导作用,提高公文速度和行文质量,特制定本办法。
第二条本办法适应于公司各部门。
第三条本规定所称公文,指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书,公司下发各部门的公司各类文书,公司及各部门间来往文书(包含呈文);公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
公司公文按使用功能划分为以下种类:
(一)公司文件:指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
(二)函:指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题,关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书(包括电报、电子邮件等);
(三)规章制度:指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南(职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单)、暂行规定等;
(四)呈文:指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书;
(五)会议纪要:指由公司名义下发的各类会议纪要(总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会)及每周动态(含周工作计划)等;
(六)部门文件:指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
第二章职责
第四条公司有关人员和部门职责
(一)总经理或董事长:负责公司文件的审批和签发,负责规章制度的审批和呈文的批复;
(二)各部门部长:负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核,负责部门文件的审批和签发,负责相关公司文件、规章制度的会签;
(三)综合管理部部长:负责公司公文管理的制定和检查,负责公司公文的校对,负
责外来公文的处置,负责检查各部门文件的公文管理工作;
(四)综合管理部公文主管:负责公司文件、函的编号,负责公司文件、函、规章制度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管理工作;
(五)各部门公文主管:负责本部门公司公文的收、发工作,负责本部门的部门文件归档、保管和日常查阅、影印管理工作。
第三章公文格式
第五条公司公文纸统一采用A4纸,左侧装订,页面设置为上、下、右页边距为2厘米,左页边距为2.5厘米;
第六条公司文件、函的大标题字体为加粗方正姚体,小一号字;公文字号字体为仿宋体,小四号字;行文标题字体为黑体,小二号字;主送单位为加粗仿宋体,小四号字;正文字体为仿宋体,小四号字;其余公文的大标题为黑体,二号字,行文标题为黑体,小二号字,副标题为黑体,小三号字,正文为仿宋体,小四号字;主题词为加粗仿宋体,小四号字;页眉标号、页脚标码字体为宋体,五号字;
第七条公司公文的行间距为1.5倍行距,段落间距为0.5行;
第八条公司公文行文格式一般包括:大标题、公文字号、行文标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文单位印章、发文时间、主题词、抄送(抄报)单位、印刷份数、页眉标号、页脚注码等:
(一)公文的行文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,除批转性文件外,行文标题一般不加书名号和其他标点符号;
(二)公文中用公文字号和页眉标号标明公文种类;
(三)公司公文外发时一般只标明一个主送单位;如果需要送、报另一个或几个单位时,可以用抄送、抄报的形式标明;
(四)发文时间以领导签发日期为准;联合行文以最后单位签发的日期为准;
(五)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号;
(六)公文如有附件应当在正文之后、发文单位名称之前,注明附件的名称和件数。
(七)收、发文单位应写单位全称或规范化简称;联合发文应将主发单位排列在前;
(八)文字一律从左至右横写横排;
(九)公文按照行政管理原则,只发到各部门,不直接发到部门下属单位;
(十)发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。
第九条公司公文行文时文字应注意以下方面
(一)情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短;引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间;
(二)草拟公文文件字迹要清楚,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新拟稿;
(三)数字的写法:正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写;
(四)章节序数的写法:公司公文(规章制度采用ISO标准除外)一般应按下列顺序排列:第一层为:“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四为“(1)”;
(五)不要滥用简称:年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。
第四章公文编号
第十条公文编号以公文字号和页眉标号进行公文分类,标注方法如下:
(一)公文字号只用于公司文件、函的标注,分别标记如下:
公司文件字〔〕000号〔〕内为年度周期,000号为该公文年度流水号
函函〔〕000号
(二)公司及各部门发文字简称如下:
公司简称:司;综合管理部简称:司综管;计划财务部简称:司计财;生产部简称:司生管;市场部简称:司市场;审计监察室简称:司审监
(三)页眉标号用于规章制度、呈文、会议纪要、部门文件,左侧为公司全称,右侧为公文种类标号,采用汉字拼音简称,分别标记如下:
公文种类页眉标号说明
规章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)
示例:SYZD(1)—ZG(2)—001(3)—2009(4)
(1)为公文分类:SY:公司简称;ZD:规章制度简称;CW:呈文简称;JY:会议纪要简称;BW:部门文件简称;
(2)为该文主发部门代码:ZG:综合管理部;JC:计划财务部;ZZ:生产部; SC:市场部;JZ:技术质量部;SJ:审计监察室;
(3)为该文发放流水号;