采购学习大纲(2)

采购相关学习点
一、仓位学习
1、了解并熟悉仓位：
2、仓库功能（成品和材料）：
二、单据学习
1、采购订单：
2、采购入库单：
3、采购调拨到单
4、委外加工单
5、其他出库单
6、退料通知单
三、采购OA相关流程
1、业务付款申请流程：
2、K3基础资料变更申请
3、借款申请流程
4、采购降价奖励流程
5、开票申请流程
四、做采购计划与入库细节
五、采购基础技能与职业道德
1、如何找降价突破口
2、做一个高尚的采购人员
一、仓位学习
1、了解并熟悉仓位：实际的仓位与K3系统中仓位要熟悉，熟
悉各仓位的功能，并且能准确找到实际仓库位置，如优品仓、
待发仓、待退仓、3号待处理仓常用仓位。

注意事项：开单
据之前核实K3中的型号和实际仓库数量是否一致。

2、仓库功能（成品和材料）：
1 ）优品仓：可直接销售的产品库位（发现有质量问题的及时调
到其他仓位进行处理）。

负责人葛运，直接对接人李梅、冯巧月
2 ）待发仓：不能直接当新品的库位，可以折价销售或者给客户
三包的（仓位负责人筛选不妨碍二次销售的调优品）。

负责人销售部部长，直接对接人周立胜、朱玉涛
3 ）待退仓：需要返给供应商进行三包的（确认三包日期是否符
合三包范围）。

负责人采购主管，直接对接人宋家春，朱苗
4 ）3号待处理仓：对产品进行检测维修的。

负责人技术主管，
直接对接人高元川
二、单据学习
1、采购订单：
1）步骤：K3 采购订单新增输入供应商代码、F7、浏览（型号对应的供应商）依次输入物料代码（可按F7、浏览找，亦可复制粘贴代码）备注摘要，浏览（需截图发给供应商）、保存（电话或信息告知供应商）、打印（传真给供应商）。

2）注意事项：
①按采购计划实际订货。

并且查看以前的采购入库记录，了解采购价格和采购数量，这样很容易只能个别产品采购起订量。

②按OA2.02计划外物料采购申请订货，订单后面备注“***订”，到货之后回复OA。

③下订单之后取消订单的要及时关闭订单，审核之后才能关闭，订单不能随意删除，使用订单入库之后还有未到货的订单，如果之前的订单无效了也要及时关闭订单（每周两三次要通览未关闭订单）。

④直发客户的订单需单独做个订单，摘要空白处填上收货人信息已经发货方式。

2、采购入库单：
1）步骤：K3 采购订单维护右键审核选中相应产品，下推生成外购入库单（实收数量与供应商发货单保持一致）。

2）注意事项：
①实收数量与供应商发货单保持一致，仓库核对商品采购单与产品的数量，多或少了在外购入库维护里改实收数量，并给仓库重签。

②同一物料多次下单的尽量下推日期靠前的订单。

③摘要显示：“收货人：吴迎春或者济南库的”，不要直接入库。

具体操作如下：
A、根据供应商实际发货型号和数量下推至收料通知单直接保存即可。

B、外部仓储通知到货货后会审核收料通知单。

C、将审核后的收料通知单再下推成外购入库单打印。

3）如何处理错误的采购入库单：
①数量不对的：
财务未审核的入库单直接修改入库单数量，重新签字之后到财务换原来错的入库单。

财务已审核的入库单需要新增入库单，多入的话要新增红字入库单（注意不含税价格、税率），少入的话重新做订单下推入库即可。

②价格不对：
财务未审核的入库单直接删除，重新反审核订单修改价格，修改之后下推入库重新签字交到财务，不可以直接在入库单上更改价格。

务已审核的入库单做个红字入库按照原入库价格打印出入库单，再按照正确价格做订单下推入库即可，K3系统价格不对的要及时申请基础资料变更。

③税率和来源不对的操作方式同②。

3、采购调拨单
1）仓库调拨、处理待退仓三包件
步骤：K3 物料收发汇总表（过滤待退仓）选中产品双击到调拨单，复制物料代码外购入库单维护里输入物料代码，找到待退仓产品的供应商调拨单新增依次填写调出仓库、调入仓库、物料代码、数量（物料收发明细表中的结存数量）、备注是哪家客户、调出仓位、调入仓位、备注是什么故障。

注意事项：
①待退仓与K3待退仓要相符。

②每周定期要看实物和K3待退仓区，看产品出厂日期是否过三包期，和业务员对接。

③发货前要去待退仓核对实物。

④定期查看待退仓，K3 物料收发汇总表待退仓。

过滤待退仓设置如下：
2）仓库调拨、三包未返件
步骤：K3 物料收发汇总表（三包未返）选中产品双击到调拨单，复制物料代码调拨单新增粘贴代码依次填写调出仓库、调入仓库、物料代码、数量（物料收发明细表中的结存数量）、备注是哪家客户、调出仓位、调入仓位、备注是否需要返给客户。

注意事项：
①和业务人员沟通是否需返给客户，新品不返给客户的调拨到优品，旧品调拨到各个待发仓。

②科蒂斯的产品需要返给客户的直接从供应商调到配件客户仓位。

③从供应商调拨回来的型号、代码、实物要一致。

物料收发汇总表三包未返过滤设置如下：
4、委外加工单
委外加工出库单→新增→加工单位（供应商）→加工物料→备注栏里写明外包型号以及外包数量。

→发料仓库需选库位。

做委外加工出库单时物料代码和实发数量一定要核对是否相符。

供应商拿物料时清点数量→所发外包料的样品以及外包BOM表和图纸交给供应商参考
委外加工入库单→新增→加工单位（供应商）→确定收料库位→在备注栏写明委外加工出库编号以及外包回来数量→在加工材料编码栏输入外包料代码→数量→加工单价
外包物料半成品入库后有多余物料返回走委外加工出库红字→加
工单位→加工物料→在备注栏写明外包物料代码多少数量委外出库单号回来多余物料，最后注明所对应的委外加工入库编号。

5、其他出库单
主要是调账需要，产品物料代码错了需要其他出库调账（一整一负）；不在帐的产品要红色其他出库；不需要返回的样品要其他出库。

注意事项：原因备注要详细，仓位要正确，要总经理签字。

6、退料通知单
外部仓储退货到厂家用的单子，外部仓储负责人审核之后下推退货单。

三、采购OA相关流程
1、业务付款申请流程：
1）对公汇款案例如下：
2）现金汇款案例如下：
3）银行承兑汇款案例如下：
4）运费抵货款案例如下：
注意事项：
A、收款单位一定要是K3系统中的供应商名称（包括后缀词）
B、汇的单位一定要是完整的公司名称
C、账号和开户行一定要准确（供应商盖章传真件）
D、用途标注明细——订单号、计划外采购流程、情况说明，首次合作要有合同交到财务。

E、备注要简短明确——是否要打印底单、上期付款是否到货、承兑编码、付款与K3应付不符原因等。

F、付款方式要选对
G、银行承兑要用顺丰快递，节假日前尽量不要邮寄承兑，正常情况收到收据复印之后交到财务才办理邮寄承兑，特殊情况要写借条才能办理邮寄承兑。

H、供应商运费抵货款不是费用报销单，而是业务付款单。

2、K3基础资料变更申请
注意事项：
1）原因说明要清楚明了，让领导很容易读准信息。

2）一次性更改批量的要用相关附件EXLE表格，或者相关的供应商证明、通知函、变更资料等要用相关附件。

3）申请变更项目主要包括：物料、供应商。

仓库和仓位很少用。

4）变更项目主要包括：修改、新增。

删除基本不可行，只能申请禁用物料或者供应商。

3、借款申请流程
注意事项:借款理由要具体，3000以上的要提前2天申请。

4、采购降价奖励流程
5、开票申请流程
注意事项：
开票类型要准确，备注要明确。

四、做采购计划与入库细节
采购计划下采购订单来货找发货单、核对货品审核采购订单、审核，核对规格数量生成外购入库单打印出“商品采购单”单据给仓库核对数量采购签字粘贴单据交给财务
每周做2次计划，要保证库存和未到货物的总数在最高和最低库存之间。

“未到表格”“单位”列清空，改为“差额”，留物料代码、名称、规格、差额四列
代入公式“差额=数量-关联数量”（数量是订单数量，关联数量是实际到货数量），差额列数值粘贴选择四列重新建表代码列排序，选中四列、数据、分类汇总、数值粘贴数据、取消组合、清除分级显示、以物料名称为主排序、删除不带“汇总”所有行、“汇总”替换成空白“库存”表、“济南库存”表删除中间列到期末结存“物料”表中，代入公式，未到列=vlookup（代码列，未到四列，4,0），库存列= vlookup（代码列，库存四列，4,0），济南库存列= vlookup（代码列，济南库存四列，4,0），数值粘贴 #N/A全部替换成0 1.计划=安全库存-库存-未到，数值粘贴，计划列筛选（大于0），复制、数值粘贴重新建表，删除（除A、B类）的所有类别，以来源排序。

2.济南计划=济南安全库存-济南库存，数值粘贴，济南计划列筛选大于0，复制、数值粘贴重新建表，以计划升序，删除计划列A、B类的大于0的所有行，以来源排序。

①最高存量、安全存量同时为0，库存为负，不要处理:问业务员是
否开单开错，如是业务员订货，提醒业务员走计划外物料申请；
最高存量、安全存量为正，库存为负，要处理:问业务员是否开单开错，若开错，业务员更改，若没有开错，采购要立即订货。

②计划只采购A、B类，济南计划采购所有类别，非A、B类从合肥仓库调拨。

③按来源排序以便于集中供应商采购。

五、采购基础技能与职业道德
1、如何找降价突破口
2、做一个高尚的采购人员
六、辅助知识：
1、货物返厂有以下几种方式：
①本地近距离公司物流送货；
②江浙沪皖发申通；
③大件发物流，贴单：皖南新维
④发铁路：沈阳思创（沈阳北）
⑤发德邦：广州好牌（发德邦要将相关信息发给行政文员，以便下单）
⑥发物流要贴物流单，Y为寄付，D为到付。

⑦直接取货送货的：长源、信仁、精玖、萨科。