ZY-1管理制度指引办法

销毁及归档管理，特制定该指引办法。

2. 适用范围：适用于公司及部门管理制度的编制、修改、发放、回收、销毁及归档管理。

3. 定义

3.1 公司管理制度：指适用于公司各部门或公司全体员工的管理制度，包括人事、行政、财务管理制度及招标、合同、成本、采购、销售等所有涉及相关费用的重要管理制度；

3.2 部门管理制度：指适用于一些部门及员工的管理制度，包括工程、设计等专业性较强的一般性管理制度。

4. 职责

4.1 企业管理部：

4.1.1. 负责组织各职能部门编制公司管理制度；

4.1.2. 负责规范公司及部门管理制度的编制、修改、发放、回收、销毁及归档管理工作，并监督其工作过程；

4.1.3. 负责监督公司管理制度的执行情况；

4.1.4. 负责对公司及部门管理制度就格式规范方面进行审核。

4.2 办公室：负责公司及部门管理制度的发放、回收、销毁及归档工作;

4.3 职能部门：

4.3.1. 负责编制与之职能相对应的公司及部门管理制度，并根据工作的需要进行修改；

4.3.2. 负责监督所编制的管理制度的执行情况，并及时进行纠正；

4.3.3. 负责对公司及部门管理制度进行审核，并对部门管理制度进行审批、颁布。

4.4 总经理：负责对公司管理制度进行审核；

4.5 董事长：负责对公司管理制度进行审批并颁布。

5. 管理内容

5.1 管理制度的编制：

5.1.1. 公司管理制度由相关职能部门根据公司的要求或在企业管理部的组织下进行编制；部门管理制度由职能部门根据管理及工作的需要进行编制；

5.1.2. 管理制度由文头、正文、页尾组成，企业管理部负责对管理制度的相应格式进行审核；

5.1.2.1. 管理制度文头的说明：

5.1.2.1.1. 系统：根据公司的管理体系，按人事、行政、财务、工程、采购、招标、合同等进行分类，由企业管理部负责统一；

5.1.2.1.2. 名称：管理制度的名称；

5.1.2.1.3. 总页数：正文及附件的总页数；

5.1.2.1.4. 编号：根据系统分类进行编号，由企业管理部负责统一；

5.1.2.1.5. 生效日期：审批人签名批准颁布实施的日期；

5.1.2.1.

6. 版本：指第几版本的调整，通常指对管理制度的正文进行的重大的调整；

5.1.2.1.7. 修改：指对同一版本进行的第几次的修改，通常指对管理制度的文件格式、错字、个别词句的简单修改；

5.1.2.1.8. 起草：指编制的职能部门；

5.1.2.2. 管理制度正文说明：管理制度的正文必须按以下八个标题进行编制：1.目的、2.适用范围、3.定义、4.职责、5.工作内容、

6.文件

7.程序、

8. 表格。次序不得颠倒，对于没有内容的标题不得对标题进行省略；具体格式可参照附件8.1 ；

5.1.2.2.1. 目的：指管理制度预期达到的目的，

5.1.2.2.2. 适用范围：指管理制度所适用的公司、部门或员工；

5.1.2.2.3. 定义：对管理制度中所涉及的模糊词句进行的清晰说明；

5.1.2.2.4. 职责：管理制度中所涉及到的部门或员工在该管理制度中所应承担的工作责任；

5.1.2.2.5. 工作内容：管理制度的工作要求、工作方式、工作流程等；

5.1.2.2.

6. 相关文件：管理制度所涉及到的相关管理制度文件；

5.1.2.2.7. 程序：管理制度的工作流程及工作程序的图示；

5.1.2.2.8. 表格：管理制度所需使用的相关表格。

5.1.2.3. 管理制度页尾说明：由公司的标志组成。

5.1.3. 公司管理制度编制完成后，由企业管理部负责跟进整个审批程序，具体

审批程序为：职能部门一职能部门领导一相关部门领导一职能部门分管领导T相关部门分管领导一企业管理部分管领导一总经理一董事长一颁布；

5.1.4. 部门管理制度编制完成后，由企业管理部负责跟进整个审批程序，

具体审批程序为：职能部门一职能部门领导一相关部门领导一职能部门分管领导

T相关部门分管领导一企业管理部分管领导T颁布；

5.2 管理制度的修改：

5.2.1. 对已颁布的同一名称的公司或部门的管理制度进行修改或调整, 由原编制部门提出, 并参照编制管理制度的审批程序进行;

5.2.2. 在相应的审批表中应注明本次修改或调整的目的，并对修改或调整的内容进行说明。

5.3 管理制度的发放:

5.3.1. 经公司相关领导审批同意后的管理制度，由编制的职能部门填写《管理制度发放明细表》（附件8.2 ）,随同经审批同意的管理制度原件（含审批表）及原件的电子版本提交办公室，由办公室发放;

5.3.2. 办公室按《管理制度发放明细表》的发放要求（即发放领导及部门的份数）发放相应的管理制度;同时在发放的管理制度上盖“副本”的骑缝印章, 经审批同意的管理制度原件上盖“正本”的骑缝印章;

5.3.3. 经审批同意的管理制度原件（含审批表）、原件的电子版本由办公室的档案员保管。同时，电子版本放置在公司内部服务器上供公司员工查阅。

5.4 管理制度的回收：

5.4.1. 办公室发放修改或调整后的管理制度，原管理制度作废的，在发放管理制度的同时，应依据《管理制度发放明细表》的发放对象，收回对应的作废的管理制度，并及时销毁；

5.4.2. 对于未能及时收回的管理制度，应对原签收人或签收部门的责任人按每份20 元进行处罚；

5.5 管理制度的销毁：办公室回收的已作废的管理制度应由专人负责销毁，办公室档案员归档的原件不作销毁；

5.6 管理制度的归档管理：

5.6.1. 办公室的档案员负责保管经审批同意的管理制度原件（含审批表）、原件的电子版本及已作废的管理制度原件；同时作好新旧管理制度的登记工作；

5.6.2. 各职能部门应设兼职的档案管理人员，负责管理制度的收发、查询、登记、保管工作；

5.6.3. 公司领导及各部门只能保存一份盖“副件”印章的管理制度，员工可以向本部门的管理制度档案保管人员申请或在公司内部服务器上进行查阅；

5.6.4. 公司及部门的管理制度属于公司的秘密文件，员工对外不得泄露；