招采部部门职责与工作流程

招采部部门职责及工作流程

一、总则

1.1 目的和意义

（1）为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置，特制定本工作职责及流程。

（2）通过本流程明确采购部的内部职责和范围，以求提高工作效率。

1.2 适用范围

（1）本流程适用的项目管理阶段是：从“获得土地使用权益”起，到“工程竣工决算完成”止，项目的全过程管理。

（2）管理范围：公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标（工程监理、工程检测、工程咨询等）、工程物资（材料、设备、设施）的采购、工程造价管理与成本控制。

1.3 工作内容

1.3.1 计划管理工作

按照需求部门要求，编制招标采购实施计划，并纳入“项目总控进度计划”范畴。

1.3.2 招标、采购及合同管理工作

（1）组织进行资格审查，负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研，建立、完善和维护资料信息库；

（2）主持编制招标文件；

（3）统一发布招标信息和招标文件发放；

（4）主持答疑会议、组织现场踏勘；

（5）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据项目公司提出招标要求，推荐选择入围投标单位；

（6）组织和参与评标、评审和合同谈判；

（7）组织商签合同；

（8）编制合同台帐，建立采购部招标采购档案。

1.3.3 工程造价管理及成本控制工作

（1）负责工程方案的造价对比分析；

（2）负责设计变更、签证的造价管理；

（3）负责工程项目的预算、结算工作；

（4）编制付款台帐，并定期与财务核对。

二、工作职责

2.1 招标、采购及合同管理

（1）按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求，主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作；

（2）发布招标信息和招标文件的发放；

（3）主持发标、答疑会议，审核投标单位资质；

（4）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据需求部门提出招标要求，推荐选择入围投标单位报总经理批准；

（5）组织和参与评标、评审；

（6）组织签署《评标报告审批表》报总经理批准，以最终确定中标人；

（7）组织和参与合同谈判，进行合同分析和合同交底；

（8）组织和参与样板封存；

（9）组织商签合同和发中标通知书；

（10）负责收集归档有效招标资料；

（11）负责编制合同台帐；

（12）组织收取和退回投标保证金；

（13）在通用合同范本的基础上规范工程合同条款；

（14）参与工程“甲供”物资的到货验收工作。

2.2 工程造价管理

（1）项目成本测算，制定目标成本；

（2）工程标底的编制与审核，编制施工图预算，进行工程进度的支付审核，工程变更及签证，工程结算的造价管理；

（3）参与施工现场的实测实量工作；

（4）审核工程竣工结算；

（5）建立工程造价档案，进行工程造价分析；

（6）编制工程款支付台帐，并定期与财务核对。

三、组织机构

招采部组织机构图

四、工作方法和程序

4.1工程招标及合同管理

4.1.1 工程招标工作

严格按照公司《招标管理规定》（试行）执行：

（1）根据需求部门的需求计划，编制招标采购工作计划。（2）组建招标小组。

（3）编制招标文件，组织招标文件在招标小组中进行会签。

（4）组织和参与资格审查，推荐符合要求的投标人报总经理批准。

（5）发放招标文件，并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证金。

（6）组织和参与开标、评标及定标。

（7）组织和参与样板封存。

（8）组织和参与商签合同和发中标通知书。

（9）进行资料归档。

（10）招标过程中涉及的表格包括：

招标文件审批表

投标人资格预审情况汇总表

考察报告及考察情况会签表

评标报告审批表（中标候选单位推荐表）

中标通知书

合同审批表

（11）需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认（超过以下时间未进行书面确认，应视为默认，相关资料文件自行生效）：资格审查文件：收到后48小时内；

招标文件：收到后48小时内；

招标答疑会会议纪要：收到后24小时内；

对投标人考察报告：收到后24小时内；

招标文件的补充通知：收到后24小时内。

（12）由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”，

而影响了工程实施，责任由需求部门自行承担。

4.1.2 合同管理工作

（1）合同谈判

①负责起草合同，组织招标小组成员参加合同谈判。

②负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情况。

③对合同谈判过程、内容进行详细记录，并作为合同交底的依据。

（2）合同签订

采购部根据总经理批准签字，办理公司内部手续，合同正式签订。

（3）合同管理

①签订后的正式合同原件（一式贰份），由采购部交管理部及财务部保存。

②合同复印件业务部门存档留用。

4.2 材料、设备采购管理

4.2.1 材料、设备招标采购管理

（1）组织确定招标备选供应商的范围。

（2）编制招标文件，会签通过后发出招标文件。

（3）组织和参与开标、评标及定标。

（4）组织合同授予，确定供应商并签订合同的同时，对供应商提供的产品样品进行封样备查。封样两份，封样时要由合同双方签字并注明合同编号，产品编号。

（5）对于不便于封样的产品如设备等，采取由供应商提供详细技术参数表、图纸、彩页、照片等备查。

（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。