建设项目档案管理规定

建设项目档案管理规定

2011-7-22 发布 2011-08-01 实施

建设项目档案管理规定

1 主题内容与适用范围

1.1 主题内容

本程序规定了在建设项目建设和管理活动中所形成的项目文件材料的归档及其管理要求。

1.2 适用范围

本程序适用于本公司建设项目档案的管理。

2 引用文件

《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范 DA/T 28-2002》

3 术语

3.1项目文件

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目依据性文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

3.2 项目文件归档

建设项目的设计、施工、监理单位在项目竣工验收完成时向我公司规划发展部移交经整理分类的全部相应文件：规划发展部将项目各阶段形成并经过整理的文件移交公司档案室。

4 管理规定

4.1 建设项目档案管理职责

4.1.1规划发展部为我公司建设项目文件管理部门。负责制定项目文件收集流程，对项目文件全面跟踪与管理。主要形成建设项目的立项文件，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告及批复、项目计划书、设计任务书及报批文件、与项目立项有关的会议纪要、领导讲话、项目调查报告、专家论证建议文件、项目评估论证报告等文件材料。以及建设项目的用地选址、征地、申报证照文件（如建设用地选址意见书及批复、建设用地规划许可证及核准的地形图、各有关部门的审核文件及批准文件、建设工程开工审

查表及建设工程施工许可证等文件）。

4.1.2规划发展部负责收集环保、消防、职业卫生、安全、招投标专项检查、财务审计、档案等单项验收工作形成的文件，并及时归入档案室。

4.1.3建筑设计单位负责按项目批复的规定完成设计图纸；根据相关文件对设计图或施工图更改的要求进行更改。主要形成勘察设计招投标文件、工程初步设计、技术设计、施工图设计及其说明、设计计算书及设计变更等文件。

4.1.4施工安装单位负责按图施工或安装，收集和整理施工资料。主要形成施工招投标文件、施工承包合同、施工材料质量保证文件、图纸会审变更记录、设备仪器文件如技术交底、设计会议会审记录、工程图纸变更记录、施工试验记录、隐蔽工程记录、工程事故处理记录、安装试运行记录等文件。

4.1.5监理单位负责项目档案质量审核及监理文件的收集、整理。主要形成工程监理招投标文件、监理合同、监理规划、监理大纲、监理细则、监理月报；在实施进度控制、质量控制、造价控制的活动中形成的监理备忘录、监理通知单、业务联系单；工程质量事故报告及处理意见；会议记录；工程决算审核意见书；工程开工/复工文件、延长工期报告及审批；巡视、见证、旁站等等现场监督活动文件；工程质量评估报告；监理工作总结（专题报告、工程竣工总结）等文件。

4.1.6设备仪器管理单位负责设备仪器的采购、安装、调试、试运行文件的收集、整理。主要形成设备仪器开箱随机文件、安装调试文件、试运行及产品性能检测报告或用户证明等。

4.1.7财务部门负责按建设项目财务管理制度，建立项目专门账户，实行项目专款专用，专人管理（即通常所说的“三专”）。主要形成建设工程财务文件，如工程投资概算、施工图预算等文件及建设项目会计核算业务中形成的专项账薄、相关的会计凭证、会计报表等。

4.1.8档案室职责

4.1.8.1负责指导与监督相关部门项目文件的收集、整理，及时接收立项请示及批复、项目调整批复、招投标专项检查报告、消防、环评、职业卫生、安全、竣工图、单项竣工验收文件、竣工决算审计报告等单项验收文件。

4.1.8.2负责整理和安全保管项目归档文件，提供项目档案验收所需要的文件和资料。

4.1.8.3 保守国家机密，维护建设项目档案的完整与安全,定期进行档案的清点和检查。做到每年清库一次，密级档案每半年查对一次，以保证物、帐、卡三者相符，严禁无关人员进入库房。

4.1.8.4 按照上级要求做好建设项目档案的移交工作。

4.1.8.5 严格按照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范 DA/T 28-2002》要求验收归档项目文件材料，并及时整理、分类、编目、编制项目档案检索性参考工具，为本公司各部门提供档案利用服务。

4.1.8.6 宣传贯彻党和国家有关建设项目档案、保密工作的方针、政策。

4．2档案室工作权限

4.2.1 档案室是在主管领导、总工的领导下，主管我公司建设项目档案的部门。

4.2.2 建设项目单项工程竣工及项目竣工验收时，必须有档案部门参加，对应归档的项目文件材料进行验收。

4.3 档案管理人员工作权限

4.3.1 有权拒绝提供不符合借阅规定的档案及资料。

4.3.2 有权拒绝接收不符合归档要求的项目文件材料。

4.3.3 负责审核建设项目档案形成和归档范围、时间、份数和质量是否符合要求。

4.4 项目档案的分类

项目档案分为依据性文件档案、招投标文件及类似文件、基建档案、设备仪器档案、项目档案归档内容、基建档案与设备仪器档案的协调六类。

4.5项目文件归档范围及保管期限

项目文件归档范围提指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目依据性文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。其保管期限按《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》中规定执行。

4.6 项目文件归档时间

建设项目文件应在项目或单项工程完成后三个月内由规划发展部及施工承包单位

按各个阶段所形成的材料归档范围逐项积累并按类别整理成册装入预立卷盒，填入卷内目录表向档案室移交。

4.7 项目文件的归档

4.7.1 公司规划发展部是我公司项目文件归口管理部门。负责收集各施工承包单位、监理单位形成的项目文件，并将整理、编目后所形成的项目文件按阶段分期进行收集，在单项工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

4.7.2 项目归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》的要求。

4.7.3 归档时，立卷人应对项目文件材料提出建议密级。

4.7.4要求原件归档，是项目档案验收中的一个要检查内容，因此，一定要做到原件归档，使用部门可保留复印件，如确实因某种原因采用复印件归档，应当在该复印件上加盖单位公章，作为原件使用。同时尽可能归一份电子扫描件。

4.7.5 归档时，归档人员应将符合归档要求的项目文件材料一次性移交档案室，并办理移交手续，双方当面清点无误后签字移交。

4.7.8 不符合《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范 DA/T 28-2002》要求的项目文件材料，一律不予接收。

5. 管理程序

5.1 项目文件材料归档移交程序

5.1.1规划发展部是我公司项目文件归口管理部门。负责收集本部门形成及各施工承包单位、监理单位形成的项目文件，并按《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》要求对项目文件的规范性进行审核后归入公司档案室。

5.1.2由归档人员填写项目档案移交目录清单一式两份，在移交清单上签字，并填写SB21-19 项目档案接收登记目录。

5.1.3档案室人员应对归档文件材料按照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》要求认真审核，符合要求的方可办理接收手续，并在移交清单上签名。