第七章 文书工作与档案管理-档案的检索、利用与编研

（1）保密的本质
人们对某一种类型、某一方面内容档 案的保密，并非是不提供利用，而是为了 更加有效地利用这一部分档案，使这一部 分档案的作用得到充分和恰当的发挥。
（2）档案的解密
2．档案开放
开放档案是档案利用的又一种形式。 所谓开放档案，就是将相关的档案向社会 广泛提供，用户只要经过一般的手续即可 利用档案。目前，可以开放的档案一般包 括两种类型：一种是在形成之初就不涉及 机密的档案；另一种是在形成时具有一定 的机密性，但现在保密期限已满的档案。
2．分类目录
（1）填制卡片 （2）排列卡片 （3） 安放导卡
3．卷内文件目录汇集
卷内文件目录汇集亦称“全引目录”， 它是将全宗或全宗的某一部分案卷内的文 件目录汇编而成的检索工具。它是案卷目 录与卷内文件目录“合二而一”的产物。 其主要形式为先列出每一个案卷的卷号、 标题、起止日期、页数，接着就在下面列 出这个卷的卷内文件目录。
狭义的检索是指依据一定方法，从已 经组织好的大量有关档案集合中，查找并 获取特定的相关档案的过程。
2．档案检索的内容
档案检索工作包括两方面的内容：一 是编制档案检索工具，建立检索系统；二 是利用这套检索工具为档案使用者提供查 找检索服务。
（1）建立档案检索体系
这部分内容需要对档案的特征进行描 述与标识，需要将每个文件或每个案卷变 成一条具有关键词的记录或一个条目。
（1）建立阅览室的优越性
档案是人们在社会活动中所形成的原 始记录，一般都表现为单份或孤本，某些 档案还具有一定的机密性，这些都决定了 档案不能够外借或不便于外借，应主要采 取馆(室)内阅览的方式。
（2）阅览室的接待工作
阅览室的接待工作一般可分为两个方 面，即进门时的接待和出门时的接待。
进门时的接待，可以使档案人员了解 用户的兴趣和需求，从而适宜地提供服务。
（3）著录条目格式
著录格式即著录项目在各个条目中的 排列顺序及其表示方法。《档案著录规则》 规定的标准格式为段落符号式，即将全部 著录条目分成四个段落，每段落单起一行。 同段落不同大项和小项之间，均由相关的 项目标识符号冠于各大项前。
3．档案标引
档案标引的步骤主要包括主题分析和 概念转换两个方面，具体地说，就是通过 对档案内容进行分析，明确档案中所记述 的主要内容，然后用检索语言将其充分、 准确、简明地表达出来。档案分类标引和 主题标引都离不开这两个步骤。
在社会生活中，人们往往需要档案部 门提供一定的证明文件，以证实某种事实 在档案中的记载情况。
5．参考咨询
档案参考咨询，是档案人员向用户直 接提供档案信息及有关情报的一种服务方 式。
用户到档案部门来利用档案，他们提 出的各种要求往往是比较原始的，不规范 的，他们的查询意图也往往与某一档案馆 (室)的特定馆藏不相一致。
（1）主题分析
主题分析是确定被标引档案主题概念 的过程。主题分析的主要内容有两方面： 一是分析主题的类型；二是分析主题的构 成要素(亦称主题因素)。主题的类型依据 档案内容可分为单主题和多主题。单主题 是指一件(卷)档案只表达一个问题，多主 题是指一件档案表达两个以上的问题。
（2）概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将 其转换为检索语言标出，这个过程即为概 念转换的过程，也就是给出检索标识的过 程。
（3）阅览室的安全措施
为了有效地对档案进行保护和保密， 阅览室应建立一定的规章制度，以防止档 案被盗被损，并且把粗心利用所造成的损 毁减小到最低限度。
2．原件外借
档案原件一般不借出档案馆外使用， 但在某些特殊情况下，如必须提供原件作 为证据或不便于到阅览室来利用时，经过 批准，可暂时将档案原件借出利用。而在 机关档案室，由于其一般不具备专门的阅 览室，故较多的是原件外借利用。
2． 档案检索是再学习的工具，是获 取知识的有效途径之一；
3． 档案检索能有效地提高科研工作 的效率，节省人力、物力及时间。
4．档案检索语言
（1）档案检索语言的概念
档案检索语言是根据档案信息的加工、 存储和检索的共同需要而编制的专门语言， 是表达一系列概括档案信息内容的检索课 题内容的概念及其相互关系的标识系统。 简言之，检索语言是用来描述档案信息特 征和进行检索的人工语言，可分为规范化 语言和非规范化语言(自然语言)两类。
（2）档案检索语言的作用
检索语言在档案检索中起着极其重要 的作用，它是沟通档案信息存储与档案信 息检索两个过程的桥梁。在档案信息存储 过程中，用它来描述档案信息的内容和外 部特征，从而形成档案检索标识；当提问 标识与检索标识完全匹配或部分匹配时， 结果即为命中档案。
（3）档案检索语言的类型
常用的档案检索语言有两类：一是分 类语言。二是主题语言。
（5）数据准备 （6）系统的检验和修改 （7）系统操作管理 （8）系统评价
7.2 档案利用工作
7.2.1 档案利用工作的内容 7.2.2 档案的保密与开放 7.2.3 档案利用方式
7.2.1 档案利用工作的内容
档案利用工作也称为“档案提供利用 工作”，即档案部门为满足社会利用档案 的需要，向用户提供机会和条件的工作。
（2）档案信息查询服务
这部分的内容是利用各种工具为档案 利用者提供各种查询服务，需要迅速、准 确地检索所需要的档案。
3．档案检索的意义和作用
档案检索是有效获取人类智力资源的 重要手段，是连接档案生产者与档案需求 者的通道和接口。其主要作用表现在以下 三个方面。
1． 档案检索是有效利用档案资源、 实现其最大价值的科学方法；
（1）档案开放的本质
档案开放的本质就是让更多的人利用更 多的档案，充分发挥档案的价值。
档案的开放和档案的利用也是一对具有 从属关系的概念。档案的开放从属于档案的 利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊 形式。
（2）档案开放的办法
各级国家档案馆开放档案的利用手续： 大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信， 可直接到档案馆利用。
第7章 档案的检索、利用与编研
7.1
档案检索工作
7.2
档案利用工作
7.3
档案编研工作
7.1 档案检索工作 7.1.1 档案检索工作概述 7.1.2 档案的著录与标引 7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法 7.1.4 档案计算机网络检索
7.1.1 档案检索工作概述
1. 档案检索的概念
档案检索是对档案信息进行存储和根 据需要进行查找的过程。档案检索的概念 有狭义和广义之分。
6．专题目录
专题目录是系统揭示档案馆(室)内有 关某一专门题目档案内容和成分的一种检 索工具。其一般采用卡片式，即专题卡片。 它的特点是以专门题目为对象，不受全宗 限制，把全馆(室)有关某一专门题目的档 案线索集中起来；制卡和分类比较简便， 不受全国统一分类体系和卡片格式的约束， 可根据馆藏档案和实际需要自行设计分类 方案。
6．档案展览
档案展览是根据某种需要，按照一定 的主题，系统地陈列档案材料。这是一种 通过展示和介绍有关档案的内容和形式来 提供利用的方式。
档案展览是按一定的主题举办的，因 此，展览基本上集中了这一主题档案中的 精华，人们可以从中得到较为集中和系统 的材料，甚至还可以发现某些从未见过或 难以找到的珍贵材料或线索。
2．档案著录的规则
档案著录规则是在编制档案目录时， 对档案的内容特征和形式特征进行描述以 形成条目的技术规定。
（1） 著录项目
著录项目是指揭示档案内容和形式特 征的记录事项。
（2）标识符号
标识符号是表示不同著录项目和著录 含义的标志。为识别各著录项目、单元(小 项)及其内容，应添加如下规定的标识符。
7．文号索引
文号索引是将档案的文号与档号相对 应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 文号索引一般采用表格形式，所以通常称 之为文号档号对照表。
8．人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物 并指明其出处的检索工具。档案人名索引 的编制方法，是将档案内容中涉及的人名 摘录出来加以排列，所以索引的格式主要 包括人名和档号两种。档案馆(室)日常使 用的人名索引，通常采用卡片形式。
7.1.4 档案计算机网络检索
1. 档案计算机网络检索系统的结构
档案计算机网络检索是指以电子计算 机作为检索设备，通过计算机检索软件对 输入的档案目录信息进行存储、整理、检 索、输出、统计，利用互联网或局域网进 行传输的过程。
2．建立计算机检索的步骤
（1）系统分析 （2）设备选购和安装 （3）人员培训 （4）检索软件设计
9．全宗指南
全宗指南是以文章叙述的形式介绍某 一个全宗档案内容和成分及其意义的一种 工具书，又称为全宗介绍。全宗指南的内 容主要包括三个部分。
立档单位和全宗的历史概况； 全宗内档案概况； 档案的内容与成分。
10．档案馆指南
档案馆指南是一种全面、系统地介绍 档案馆所存全部档案情况的一种工具书， 又称为档案馆介绍。档案馆指南是利用者 全面了解档案馆中档案内容与成分的主要 工具。
4．全宗文件目录
全宗文件目录是以逻辑体系的分类条 目来揭示某一全宗内档案内容与成分的检 索工具。其一般多采用卡片式，即全宗文 件卡片。其编制方法：将档案馆(室)某一 全宗的永久、长期保存的每份文件都制成 卡片，打破全宗内原有的档案分类系统， 按文件的内容组成逻辑体系分类排列。
5．主题卡片Байду номын сангаас
主题卡片是根据主题法的原理，用规 范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内 容，并按主题字顺组织起来的一种检索工 具。主题卡片的主要优点是它的直接性和 专指性，能够集中地反映有关同一事物的 档案内容，便于特性检索。
3．制发复制本
随着档案提供利用工作的深化，人们 利用档案的形式也趋向于多样化。一般用 户的利用目的主要是获得有关的档案信息， 在档案可靠性得到保证的前提下，对所利 用的档案文本并不作特殊要求。
4．档案证明
档案证明是档案馆(室)根据用户的需 要和申请，为证明某种事实在馆藏档案中 有无记载以及如何记载而出具的书面证明 文件。
档案著录与标引都是形成档案检索条目 的必要步骤，但是两项工作具有明显的区别。 首先，档案著录与标引虽然都从档案内容入 手，但它们分析内容的范围不同
其次，档案著录与标引的表达方式不同。
档案著录对它所揭示的档案的内容特征和形 式特征采用直录的方式，即用自然语言直接 表述；档案标引则必须经过语言的转换，即 用检索语言来表现档案的主题内容。
7.1.2 档案的著录与标引
1．档案著录与标引的含义
档案著录是指编制档案目录时，对档 案内容特征和形式特征进行分析、选择和 记录的过程。所谓内容特征，就是对档案 主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、 摘要等。所谓形式特征，包括档案的题名、 责任者、形成时间及地点、档号、文种、 载体等。
在档案著录中对档案内容进行分析和选 择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为 档案标引。其中，赋予分类号标识的过程称 为分类标引，赋予主题词标识的过程称为主 题标引。
档案利用工作的内容一般包括提供档 案原件、提供档案复制件、制发档案证明、 举办档案展览以及提供档案咨询服务等方 面。
7.2.2 档案的保密与开放
1．档案的保密
人们对档案的利用是有差异的。某些 档案在近期内就可以得到广泛利用，某些 档案却要经过相当长一段时间后才能得到 广泛利用；某些档案可以在大范围内提供 利用，某些档案却只能在小范围内提供利 用；某些档案可以在一般的条件下提供利 用，某些档案却要在严格限定的条件下才 能提供利用。
7.2.3 档案利用方式
档案馆(室)的档案利用的方式是多种 多样的。从提供文献的级次来划分，可以 分为一次文献利用，如提供原件、复制件 利用；二次文献利用，如提供档案目录利 用等；三次文献利用，如通过编写档案参 考资料提供档案信息等。
1．组织阅览
阅览室是档案馆(室)为接待用户而专 门设置的利用档案场所。开辟阅览室接纳 用户是档案馆(室)提供利用工作的一种普 遍的和主要的服务方式。
分类标引概念转换的基本做法是根据 主题分析的结果，查找档案分类表，将其 相应类目的分类号作为检索标识赋予被标 引文件。
7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法
1. 案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案 整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统 计案卷数量，监督、保护档案材料的一种 管理工具；也是档案馆(室)最基本的、使 用较为频繁的一种检索工具。它既是查找 档案最基本的工具，又是编制其他检索工 具所必须使用的工具。