如何组织召开会议ppt课件
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如何组织召开会议(PPT31页)
（2）方便与会者到场
系 列
（3）场地位置、面积及设施满足会议要求
之
会 议 篇
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
------
管
理 者 素
3、参加人员
质 培
（1）对实现会议目标有潜在贡献的人
训 系 列
（2）培养目的为“列席”
之
的人
会 议 篇
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
三、拟定并发放会议通知
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 会 议 篇
处处观察皆管理，事事留心皆精益
七、会后工作
1、整理并发放会议纪要 2、对会议结果的执行情况进行监督
和检查 3、存档
------
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
处处观察皆管理，事事留心皆精益
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
------
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GLM管理文化
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
质 培
（1）绝大多数与会人员方便的时间
训 系
（不会因为参加会议而影响自己的
列 之
正常工作）
（2）大家易集中精力的时间
会
（3）必须确定会议起止时间
议
篇
（4）满足会议目标的要求
如何开会ppt课件-PPT精选文档
会议的准备工作
（2）文件准备
主题明确 原因明了 次序得当——前期、后期安排，适应期安排 会议议题的分类——一致性决策的会议议题，放在最后 避免小事，紧扣会议主题 事务性会议时间不宜超过1个半小时 会议开始、结束时间在会议议程上标明 如果会议有延长的可能性，则安排在下班前或吃饭前1小
人力资源管理与开发系列讲座
如何开 会
刘ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 南京大学商学院
刘洪 未经许可不得传播！
如何开会？
1. 为什么要开会？ 2. 会议的作用 3. 会议的类型 4. 会议的准备 5. 会议的主席 6. 讨论的结构 7. 会议的引导 8. 会议的总结（会议纪要）
9. 本资料根据Antony Jay: “How to Run a Meeting”, Harvard Business Review, March-April 1976 改写。
留以后研究 —— 主席不要过早地表达自己对于争论双方的意见，总结时加入个人
偏好 —— 如果自己是任务的刘洪主未人经，许再可不不得与传参播会！者冲突的情况下，可由自己
人主席；否则，由他人担任。
会议讨论的结构
描述问题 阐述问题存在的结果 了解以前是如何解决问题的 诊断目前存在问题的症结所在 寻求就解决问题的途径 寻求解决问题的方案
刘洪 未经许可不得传播！
会议的引导
（1）会议主题的引导
一个议题开始时就确定结束的时间或时机 不能达成一致意见的议题，建议下次会议（或专门会议）讨论 预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期） 纠正误解和不相关的话题 邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况 会议当中不要修正文件错误 如果已经达成一致意见，就结束讨论转入下一个议题 有下列情况者就结束讨论
如何开会ppt课件
500强企业中排名第62位。
13
IBM如何开会
• 会议管理的步骤：
• 一、确信你需要一次会议 • 二、确定角色和进程 • 三、评估你的会议
14
确信你需要一次会议
•
这次会议是必要的吗？如果会议由你召开，明确你想
要实现的目标。如果有会议议程，最好查看一遍。议程上
所有的事项都应该涉及到吗？会议是最好的解决途径吗？
6
联想的会议观
• 7、在开会过程中要切记对事 不对人，控制好自己的情绪， 一切为解决问题、做好工作着 想；
• 8、在会议结束后，会议主持 人要公布会议结论，让每个人 清楚的了解自己下一步应该完 成的事项。
7
联想的会议流程
一、会前准备
• 一、会议通知是否充分说明 了会议议题与会议目标。
• 二、会议时间选择、会议场 地是否理想
1
世界500强企业如何开会
• 一、联想如何开会
• 二、IBM如何开会
• 三、三星如何开会
2
联想的简介
•
联想集团成立于1984年，是一家以研究、
•
开发、生产和销售自有品牌的计算机系
统及其相关产品为主，在信息产业领域内多元化发展的大
型企业。联想集团于1994年在香港联合交易所挂牌上市，
联想集团有限公司的市值达到约900亿港币左右，位居香
• 三、会议使用器材是否齐全。 • 四、会议人选是否落实妥当。
8
联想的会议流程
二、会议进行（会议开始）
• 1、有无开场创造较好 的沟通氛围
• 2、有无让参加人都持 有积极参与的态度
9
联想的会议流程
三、会议进行（会议扩展）
• 1、是否让大家踊跃发言 • 2、是否能针对议题深入讨论 • 3、是否会议的发言被少数人垄断 • 4、时间控制是否妥当 • 5、是否大家能坦诚发表观点，意见相左时，彼此能彻底沟通 • 6、出现争执时，是否用公平方法妥善解决 • 7、会议气氛是否生动活泼，讨论热烈 • 8、是否罗列解决方案并对方案作一评估甄选
《会议策划与组织》PPT课件
任务二 会议活动的基本要素
二、会议名称
• 要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、
地点、范围和规模等。
必须用确切、规范的文字表达
• 如：“水城新津”杯四川饭店技能大赛 可口可乐（中国） 饮料有限公司2004年销售会议
任务二 会议活动的基本要素
三、会议议题 • 据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议必备的要素。
一、会议的种类
5、按会议的目的划分 • 说明会议 • 研究会议 • 解决问题会议 • 沟通协调会议 • 创意会议
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
6、按会议的形式划分 • 圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议会型讨论、头脑
风暴会议、远程电信会议 7、按会议的职级划分 • 股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会议、部门会议
六、会议的方式 • 为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈
会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
七、会议结果 • 会议结束时实现目标的情况。 • 实用范例：哈啤雪中送炭
• 欢迎来成都 参加《财富》论坛 • 2013年，成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议，重点向国内外友人宣
2、实训要求
• （1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？
• （2）班级讨论如何避免上述情况的出现？
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
1、按会议的规模划分 • 小型会议 • 中型会议 • 大型会议 • 特大型会议
2、按会议内容划分 • 综合性会议 • 专题性会议
任务三 会议的种类与秋国庆双节出行 各地高速堵车大观” 2、实训要求 • （1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别不同社会角色（如
如何召开高效会议PPT模板
不感觉厌烦、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
会议组织与服务PPT课件
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
秘书学概论11会议组织(PPT31页)
（三）余兴节目。
1视0/19/2情019 况安排文艺演出或引第十导一章来会议宾组织参观等活动。
25
六、答案要点：
（一）拟制饮食工作方案
1. 制定伙食费用标准。 2. 制定卫生标准和准备卫生用品。 3. 做好就餐人员的统计，包括少数民族及不同
饮食习惯的情况。
（二）拟制住宿安排方案
1.统计好住宿人数、性别、年龄。 2.预定客房、档次和房间数量。 3.拟定房间分配的标准或方法。
10/19/2019
第十一章 会议组织
24
五、答案要点：
（一）准备工作
1.拟写邀请宾客名单并呈领导审定。
2. 拟制并寄送请柬。
3. 拟定开幕式程序表。
4. 为主方领导拟好开幕词、答谢词。
5.布置场地。
（二）开幕活动
1.宾客签到
2.接待宾客休息，并为记者采访提供方便。
3.剪彩。
4.主、宾方致词。
5.安排开幕式摄影、录像、录音等。
要求及时分发，尤其是会议简报，会议临时产生的讨 论稿等文件也应及时分发；
注意分发不能出现漏装或重装的情况。
（二）收集的八个范围的文件；三个方面的渠道；四 种方法；四条要求；注意收集后清退、立卷和归档 工作。
10/19/2019
第十一章 会议组织
14
五、答案要点：
（一）详细活动计划要包括时间、地点、 参加人的范围、人数等项；活动前与 活动中的具体安排；
③请客人再稍候，马上去总经理办公室迅速处理好 急件。
④办完急件回来接待来访者，并做好谈话记录。 ⑤礼貌地送走客人。
⑥整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容和 来访者意见后，向领导者汇报。
10/19/2019
第十一章 会议组织
会议流程及规范(PPT)课件
目录
1 2 3 4 会议流程 会议四大要素 会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作 会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
会前准备工作
9、制定及发布会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。
会议通知的方式有OA留言、电话。 10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。 11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
会中工作
1、组织签到 2、做好会议记录
包括：会议议程各项内容、主要人员
发言材料、会议讨论内容和总结性结 论。 3、整理完成会议总结材料后报领导 审批，将审批通过的材料分发至各参 会人员遵照执行。
会议组织注意事项
会议通知 • 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会 议时间、会议地点等。 • 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA 系统，如有 必要可另行电话通知参会人员。
（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明
确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
会后工作
1、整理好会议中的文字记录和图片、
视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应
1 2 3 4 会议流程 会议四大要素 会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作 会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
会前准备工作
9、制定及发布会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。
会议通知的方式有OA留言、电话。 10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。 11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
会中工作
1、组织签到 2、做好会议记录
包括：会议议程各项内容、主要人员
发言材料、会议讨论内容和总结性结 论。 3、整理完成会议总结材料后报领导 审批，将审批通过的材料分发至各参 会人员遵照执行。
会议组织注意事项
会议通知 • 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会 议时间、会议地点等。 • 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA 系统，如有 必要可另行电话通知参会人员。
（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明
确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
会后工作
1、整理好会议中的文字记录和图片、
视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应
会议筹备 PPT课件
会议专题组织
目录
一、 会前筹备 1·会议准备资料 2·会议通知 3·会议议程安排 4·会场布置 5·现场安排 二、会中进行和管理 1·会议记录 2·会议服务 3·会议控制 4·其他 三、会后整理
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立工作团队组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
宣传策划组
（4）应考虑有无停车场。
（5）场地租借的成本必须合理。
六 会场检查
答案
1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人 员名额？
2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设 施、入场人员身份等）
7、其他
见会议检查表（EXCEL）
会议台形的布置－中小形会议座次
根据会议的类型，安排选择会议的台形：
会议台形选择－较大型会场
大、小方型台型适合：大型代表会 议、纪念性会议、布置工作会议
1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如 相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会 议总结工作。 2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)， 否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。 3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内 容）。 4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制 作）。 5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅 子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反 映出服务细节的水平。
谢谢！
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量 将会议时段安排在正常工作时段内，如9：0011:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或 者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐 宿问题。
（四）会场布置
目录
一、 会前筹备 1·会议准备资料 2·会议通知 3·会议议程安排 4·会场布置 5·现场安排 二、会中进行和管理 1·会议记录 2·会议服务 3·会议控制 4·其他 三、会后整理
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立工作团队组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
宣传策划组
（4）应考虑有无停车场。
（5）场地租借的成本必须合理。
六 会场检查
答案
1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人 员名额？
2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设 施、入场人员身份等）
7、其他
见会议检查表（EXCEL）
会议台形的布置－中小形会议座次
根据会议的类型，安排选择会议的台形：
会议台形选择－较大型会场
大、小方型台型适合：大型代表会 议、纪念性会议、布置工作会议
1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如 相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会 议总结工作。 2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)， 否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。 3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内 容）。 4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制 作）。 5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅 子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反 映出服务细节的水平。
谢谢！
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量 将会议时段安排在正常工作时段内，如9：0011:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或 者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐 宿问题。
（四）会场布置
会议活动策划PPT课件
而梅花是中华民族与中国的
精神象征，象征坚韧不拔，
不屈不挠，奋勇当先，自强
不息的精神品质，虽然生长
环境恶劣，但是依然快乐的
绽放，表达了一种迎接希望
的乐观的性格，借此象征女
干部在官场巾帼不让须眉的
精神。
2020/3/20
3
日程及议程：一天
会场布置：气球、彩带布置现场、 高频度麦克风两支、无 线话筒两支、投影仪一 台
12
酒管103班第一组
成员：谢燕祎
魏玲
吴卢美
丁雪平
许心怡
2020/3/20
朱俊鹏
13
王迎为义乌市副市长
杨桂芳为政协义乌市委员会副主席
董利明为政协义乌市委员会副主席
2020/3/2金0 燕为永康市副市长
ห้องสมุดไป่ตู้
5
日程
11:00前
到达酒店
11:00—12:00 中午用餐
12:30—14:00 座谈会
14:00—14:30 茶歇
14:30—16:00 座谈会
2020/3/20
16:00后
自由解散
6
议程
会议议程的大体模式：
议程一：邓燕琴主任致开幕词 议程二：王迎市长发言 议程三：金燕市长发言 议程四：交流彼此的工作经验
议程五：茶歇
议程六：各领导表演节目 议程七：邓燕琴主任致闭幕词，代表金华市委市政 府祝各女领导节日快乐，赠送节日礼品
2020/3/20
7
会议台形
2020/3/20
8
茶歇
2020/3/20
梅之蕊
主办单位：金华市委市政府
参加人员：金华市局级以上女领导干部
时间：2013年3月8日
如何组织召开会议(PPT 31张)
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
１、会场座席及主席台布 置
按照会议性质，布置主席台及
座席。如：讨论会，可布置成 圆桌式；培训会，可 布置成教室式等。
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
２、突出会议主题的装饰
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
3、会议目标必须具体且 可以衡量
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
会议准备工作
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
一、明确会议目标
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
幼儿园召开家长会工作方案流程课件PPT
做好会前各项准备
• ▷ 物资准备 • ▷ 精神准备 • ▷ 知识准备 • ▷ 环境准备
▷ 物资准备
• 家长会背景板、横幅； • 与家长人数相等的桌椅、瓶装水或一次性纸杯、饮水机、纸
巾、签字笔、签到表等；
▷ 精神准备
• 教师仪容仪表整洁利落、画淡妆；穿园服整齐划一；面带微 笑，保持高度热情；从语言到肢体动作，园所要统一要求和 管理；
• 相关教师进行家长会总结和反思，梳理家长的意见和建议； 整理家长调查问卷、教师PPT内容及会议现场的照片视频等 进行整理存档。
汇报完毕
谢谢观看
置放置绿植等装饰性物品；调试好音响，准备好播放PPT的 设备、背景音乐等。
02
家长会通知与召集
家长会通知与召集
• 发送《家长会邀请函》给家长，告知家长会时间、地点和内 容；召开家长会前通过微信或电话进行温馨提示，确定参会 家长名单和人数。
03
组织召开家长会
组织召开家长会
• 家长按时参会，到签到处签到；教师指引到会场落座；主持 人主持会议，进行会议开场互动，通过小游戏进行暖场；园 长发言致辞，欢迎家长的到来，简单介绍幼儿园本学期的计 划及各项新增要求；按照既定计划和内容有条不紊地组织家 长会。
园长或教师为家长解答疑问
• 针对家长提出的问题，园长或教师进行专业性的解答；解读 《家长调查问卷》，指导家长填写。
07
回收家长调查问卷 并分析
回收家长调查问卷并分析
• 教师回收家长调查问卷，将家长反馈的问题进行分类和分析 ，调整预定的教育教学计划。
08
教师总结并 整理资料存档
教师总结并整理资料存档
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介绍本学期幼儿园 各项工作内容
介绍本学期幼儿园各项工作内容
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（2）方便与会者到场
A、即使是不熟悉的人，也应该 能够较容易找到会场位置。
B、可以设定临时指示牌
（3）场地位置、面积及 设施满足会议要求
位置：Ａ、使大多数与会者感到方便 Ｂ、能够免于外界噪音、电话、访客等
干扰 Ｃ、没有安全隐患 面积：必须足够容纳与会者和视听器材 设施：Ａ、桌椅 Ｂ、有充足的照明、暖气及通风设备 Ｃ、具备投放幻灯的条件：窗帘等
布置成教室式等。
２、突出会议主题的装饰
挂好会场标语，布置好台幕等， 可以体现会议的性质及主旨， 展示不同的会议气氛
3、设备的安装、调试
（1）把笔记本电脑、投影仪调试 为最佳状态，会议一开始便能立 即使用
（2）根据与会人数和场地大小， 调整音箱音量，不要太大（刺 耳），也不要太小（失去作用）。
（如有不明，随时联系） （6）回执（收到通知后，反馈）
2、发放会议通知
发放的形式：口头、电话、 传真、Email
四、准备所需物品
1、突出会议主题所需装饰品（会场 标语、台幕等）
2、足够数量的桌椅（待定） 3、视听器材、音像设备 4、会议所需材料 5、其他必要物品
五、布置会场
1、会场座席及主席台布置 2、突出会议主题的装饰 3、设备的安装、调试 4、要物品的摆放 5、创造良好视听环境
六、会前确认
1、关键与会人员是否到达 2、视听器材状态是否最佳 3、物品摆放是否齐全 4、整体环境是否舒适
5、 到会者按需签到
七、会后工作
1、整理并发放会议纪要 2、对会议结果的执行情况进行监督
和检查 3、存档
1、会议目标必须用 书面形式列明
（1）目标的内容要一目了然，容易被理解 （2）目标不容易被遗忘
传真：会议比较正式，有内容需与会者了解，而又 能见到与会人员，采用此方式。
Ｅｍａｉｌ：有许多内容需要与会者了解，但是 传真不方便（页数多，纸张限制等）时 采用此方法。
注：采用后两种方法时，一定要确认一下对方是 否收到通知，内容是否清晰、完整。
视听器材、音像设备 投影仪及其支架、笔记本电脑、白板和白板笔
注：不要以为是经常召开的例会而不列出会议目标，目标
是衡量会议是否有效的依据。
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
3、会议目标必须具体且 可以衡量
内容待定
4、会议目标数量要适当
（1）会议目标的数量不要太多， 否则容易导致思维混乱。
B、估计每一个议案所需要的时 间，并明确标示出来
C、语言表达尽量简洁明了
（4）与会者会前需准备 事项
A、注明需要发言的人员及发言 时间、内容
B、注明需要准备资料的人员及 资料内容
口头：例会或临时现场会等没有特别注意事项的会 议，且与参加人员经常见面时，可采用此种 方法。
电话：符合上述条件，只是不能和与会人员见面， 采用此方式。
1、对实现会议目标有潜 在贡献的人
（1）是实现会议目标的直接负 责人
（２）能协助直接负责人完成 会议目标
（３）对会议目标的实现能提 出建设性意见
２、培养目的为“列席” 的人
（１）通过参加会议能够获得 某些知识
（２）为了完成某种任务而参 加会议
（３）议事日程
A、按照议案的轻重缓急编排处 理的先后顺序
（至少两种颜色）、扩音器、音箱、激光笔或教鞭 会议所需材料
宣传册、和会议日程有关的各种资料 其他必要物品
矿泉水（茶水、茶叶、暖水瓶）；必要数量 的白纸、笔等办公用品；如允许吸烟，准备烟 灰缸；签到表。
１、会场座席及主席台布 置
按照会议性质，布置主席台及 座席。如：讨论会，可布置成 圆桌式；培训会，可
如何组织、召开会议
----提高会议效 率的必修课
如何组织会议
成功地组织并召开一次会议， 要做好三部分工作：会议准 备工作、会议期间控制和会 后工作。
会议准备工作
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
（2）保证当前需要解决的问题 都能得到解决。
（2）大家易集中精力的时间 A、精力充沛的阶段：上午9时-11时，下 午4时-6时，是人们精力比较充沛的两个 时间段 B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间 下班后开会时间不要太长，最好在1小时 左右，大家身心疲倦，无法集中精力。 C、午餐前开会，这时大家都想早点结束会 议，不会谈论无关话题。
2、地点：
（1）场地有空档（提前预订） （2）方便与会者到场 （3）场地位置、面积及设施满足会议要求
3、参加人员
（1）对实现会议目标有潜在贡献的人
（2）培养目的为“列席” 的人
三、拟定并发放会议通知
1、拟定会议通知
（1）会议时间、地点及参加人员（必要时附 上会议地点的位置图及路线）
（2）会议性质、目标（让与会者心中有数） （3）议事日程 （4）与会者会前需准备事项 （5）会议组织部门及联系方式
一、明确会议目标
1、会议目标必须用书面形式列明 2、会议目标必须切合实际 3、会议目标必须具体且可以衡量 4、会议目标数量要适当
二、确定会议召开时间、 地点及参加人员
1、时间：
（1）绝大多数与会人员方便的时间 （不会因为参加会议而影响自己的 正常工作）
（2）大家易集中精力的时间 （3）必须确定会议起止时间 （4）满足会议目标的要求
（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖
到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时
（4）满足会议目标的要求
各种会议的召开时间必须根据会 议目标的不同而改变。
比如：现场会必须在问题发 生后两小时之内召开，否则失去 意义； 某种培训必须在开展某种 工作之前展开，当这项工作已经 完成后，就失去指导意义。