有机程序文件

********公司————有机文件程序文件汇编文件编号：QK/CX-2009版本号：A/0修改码：0受控状态：编制：审核：批准：年月日发布年月日实施目录目录┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉1 文件控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉2 记录控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉6 培训控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉8 采购控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉11 内部检查控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉13 不合格品控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉17 改进控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉19 申诉/投诉处理控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉22QK/CX-S4-4.2.5文件控制程序1目的对与我公司有机管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效/修订版本。

2范围适用于与有机管理体系有关的文件控制。

3职责3.1 最高管理者负责批准发布有机管理手册。

3.2 有机管理小组长负责检查有机管理手册。

3.3 各相关人员负责相关文件的编制、使用和保管。

3.4 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.5 各相关人员负责本人与有机管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4程序4.1 文件分类及保管4.1.1有机管理手册（包含所有过程控制的程序文件）由办公室备案保存。

4.1.2公司第二级有机管理体系文件分为两类：a)各相关人员运行有机管理体系的常用实施细则：包括相关人员管理制度、岗位责任制、行业标准、运行标准、操作规程、检验规范及相关人员记录等。

由各相关人员自行保存并报办公室备案存档；b)其他体系文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由种植基地保存、使用。

4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来管理性文件，包括与有机管理体系有关的政策、法规文件等，由办公室归档保存。

4.2 有机管理体系文件的编号：a)有机管理手册QK . / SC - 2009发布年代号手册缩写群康公司缩写b)程序文件QK / CX -2009（或S*.*.*）发布年代号（或对应标部分和准条款号）程序文件（汇编）缩写群康公司缩写c)作业规程QK ZY. .(BG)- 2009发布顺序号相关人员缩写作业规程缩写群康公司缩写各相关人员缩写：办公室（BG）、供销部（GX）、生产部（SC）、质检部（ZJ）。

4.3 文件的编写、检查、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。

a)有机管理手册由办公室负责组织编写，由有机管理小组长检查，上报最高管理者批准发布，由办公室负责登记、发放；b)公司各项规章制度及其他有机管理文件由各负责人组织编写汇总，由有机管理小组长检查，报最高管理者批准，办公室负责登记、发放；c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用/修订版本。

文件的发放、回收由办公室填写《文件发放、回收记录》。

4.4 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与有机体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管相关人员按本程序规定执行管理。

所有受控文件必须在该文件封面受控状态栏加盖表明其受控状态的印章，没有受控栏的在其右上角加盖表明其受状态的印章。

4.5 文件的更改a)有机管理手册由办公室组织更改，填写《文件更改申请单》，经有机管理小组长检查，上报最高管理者批准后更改，由办公室发放。

办公室应保留文件更改内容的记录。

b)其他文件的更改由各相应主管相关人员填写《文件更改申请单》，经原检查相关人员审批，再由各相应相关人员指定人员进行更改、发放、处理。

c)所有被更改的原文件必须由办公室收回，以确保有效文件的唯一性。

4.6 文件的领用a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经发放人员确认后领用。

b)因破损而重新领用的文件，分发号不变并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；办公室作好相应发放签收记录。

4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存a) 与有机管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；b) 各相关人员文件由本相关人员保管。

办公室每季度对各相关人员文件保管情况进行检查。

c)对于受控文件，各相关人员应及时填写本相关人员使用文件的《受控文件清单》。

d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件清晰、易于识别和检索。

4.7.2 文件的作废与销毁a)所有失效或作废文件由相关人员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应签“作废保留”字样以便于识别；c)对要销毁的作废文件，经有机管理小组长批准后，由办公室统一进行销毁。

4.7.3 文件的借阅、复制借阅、复制与有机管理体系有关的文件应进行登记，由相关负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。

复制的受控文件必须由资料管理人登记。

4.8 外来文件的控制4.8.1 收到外来文件的相关人员，需识别其适用性和有效性，并控制分发以确保其有效。

4.8.2 各主管相关人员负责收集相关国家、行业、企业、国际标准的最新版本，加盖受控印章，分发到相关人员使用，并把旧标准收回。

4.8.3 各相关人员要把上述标准及其他与有机管理体系有关的外来文件单独填入“受控文件清单”，并报办公室独立备案。

4.9 每年1月份由办公室组织对现有有机管理体系文件进行定期评审，各相关人员结合平时使用情况进行评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

5 相关文件5.1 《记录控制程序》6 相关记录6.1 《文件发放、回收记录》6.2 《文件更改申请》6.3 《受控文件清单》6.4 《文件更改/作废/销毁处理单》QK/CX-S4-4.2.6记录控制程序1、目的对有机管理体系所要求的记录予以控制。

2、范围适用于能够证明产品符合要求和有机管理体系有效运行的记录。

3、职责3.1 办公室负责监督、管理各相关人员的体系运行记录。

3.2 各相关人员负责收集、整理、保管本相关人员的体系运行记录。

3.3 办公室保管超过一年的体系运行记录。

3.4 各相关人员负责人负责批准本相关人员编制的体系运行记录格式。

4、程序4.1 各相关人员资料员收集、整理、保存本相关人员的体系运行记录。

4.2 体系运行记录的标识编号记录顺序号体系运行记录缩写主管相关人员缩写各相关人员缩写：办公室（BG）、供销部（GX）、生产部（SC）、质检部 (ZJ)。

4.3 体系运行记录填写4.3.1 体系运行记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。

如因某种原因不能填写的项目，以“—”代替但应能说明理由。

4.3.2 如因笔误或计算错误而需要修改原数据的，应加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.4 体系运行记录的保存、保护4.4.1 各相关人员必须把所有体系运行记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方。

所有的体系运行记录应保持清洁、字迹清晰。

各相关人员按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交办公室保存。

4.4.2 办公室编制《受控记录清单》，将公司所有与有机管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用人员等内容，并汇集备案记录的样本。

4.5 体系运行记录的发放、借阅a) 各人填写《文件发放、回收记录》，向办公室领用所需记录空白表；b) 各相关人员保管的体系运行记录应便于检索，需借阅者要经相应负责人批准，由记录管理人登记备案。

4.6 体系运行记录的销毁处理体系运行记录如超过保存期或有其他特殊情况需要销毁时，由办公室报有机管理小组长批准，由被授权人执行销毁。

4.7 记录格式4.7.1 各相关人员的体系运行记录格式，由各相关负责人员组织编制，有机管理小组长审批，交办公室备案。

4.7.2 各相关人员可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

4.8 体系运行记录的保存期限4.8.1与体系运行有关的体系运行记录，保存期限为：5年。

4.8.2与产品质量和销售有关的体系运行记录，保存期限为：10年。

5、相关文件《文件控制程序》6、相关记录6.1 《受控记录清单》6.2 《文件发放、回收记录》6.3 《文件更改申请》6.4 《文件更改/作废/销毁处理单》QK/CX-S4-4.3培训控制程序1、目的对承担有机管理体系职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训以满足规范要求。

2、范围适用于承担有机管理体系规定职责的所有人员，包括临时雇用的人员，必要时还包括供方的人员。

3、职责3.1 办公室a)负责编制各相关人员岗位任职要求；b)负责《年度培训计划》的制定及监督实施；c)负责上岗基础教育；d)负责保存相关培训记录。

3.2 各相关人员负责本相关岗位的员工的岗位技能培训。

3.3 有机管理小组长负责批准相关人员《岗位任职要求》3.4 最高管理者批准公司年度培训计划。

4、程序4.1 人员安排4.1.1 承担有机管理体系职责的人员应是有能力的，经过教育、培训或者技能和经历方面适宜。

办公室负责编制各相关人员《岗位任职要求》报有机管理小组长批准。

相关人员负责人应至少满足下列条件之一：a）具备相关专业的技术职称；b）大专以上学历，并已工作二年以上；c）受过相关的职业培训d）具备四年以上相关工作经历。

4.2 培训、意识和能力4.2.1 应识别从事影响有机产品质量的活动的人员的能力需求，分别对新员工，在岗员工、转岗员工、各类专业人员、特殊工种人员、内检员等，根据他们的岗位责任需求制定并实施培训。

4.2.2 新员工培训a)公司基础教育：包括公司简介、员工守则、有机方针和目标、质量、安全和环保意识、相关法律法规、有机管理体系标准基础知识等的培训。

在进入公司一个月内，由办公室组织进行；b)相关人员基础教育：学习有机手册主要内容，由相关负责人组织进行；c)岗位技能培训：学习本相关人员的工作程序，由本相关人员负责人组织进行并进行适当的考核，合格者方可上岗。

4.2.3 在岗人员培训按培训计划，每年应对在岗员工进行至少一次全面的岗位技能培训和考核。

4.2.4 特殊工作人员培训a)设备操作人员的培训，由所在岗位养殖基地负责培训，培训合格后持证上岗。

每年对于这些岗位的人员还应进行培训；b)有机管理体系内检员应由认证或咨询机构培训和考核。

人员应当上岗工作前应获得相应资格。

4.2.5 通过教育和培训，使员工意识到：a)满足顾客和法律法规要求的重要性；b)自己从事的活动与公司发展的相关性。