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进出口贸易公司程序文件汇编
(ISO9001-XXXX)
目录
1.进口贸易过程控制程序
2.顾客沟通程序
3.客户资信评估程序
4.样品管理程序
5.验货交付程序
6.供应商评估程序
7.合同评审程序
8.出口贸易过程控制程序
9.顾客投诉处理程序
10.数据分析与利用程序
进口贸易过程控制程序
1.0目的:
确保进口贸易全过程的顺利完成。
2.0适用范围:
本程序适用于各种进口贸易过程。
3.0职责:
3.1业务员:负责与客户沟通和进口贸易的洽谈,接受订单,拟定进口合同、销售合同或代理进口合同(协议);办理货物进口报关和检验;跟踪合同(协议)执行的全过程,记录和建立合同档案工作。
3.2业务部经理:负责进口业务的审批,签订相关的合同(协议)必要时参与进口贸易的洽谈,检查合同(协议)的执行情况。
3.3公司总经理:负责进口贸易和资金使用的审批。
3.4财会部:收取顾客预付款或订金、货款,办理付汇、结算。
4.0工作程序:
4.1洽谈接单:
4.1.1 业务员进行进口贸易的洽谈,做好洽谈记录,保存洽谈过程中的传真、电子邮件等来往文件。必要时业务部经理参与洽谈的过程。
4.1.2业务部对供货商的资信情况进行评估。参见《供应商评估程序》。
4.1.3业务部对顾客或代理进口委托方的资信情况进行评估。参见《顾客资信评
估程序》。
4.1.4业务部对进口商品的市场、政策风险进行评估,掌握本国和出口国的监管措施,如是否需要进口批文、关税多少等。
4.2业务审批:
4.2.1通过评估后,业务员拟定进口合同、销售合同或代理进口合同(协议),交本部经理审批。
4.2.2业务员填写《进口成本核算表》,经业务部经理审批后交财务部审批,再呈总经理审批。
4.3合同的签订:
通过审批后,由业务部经理签订合同(协议)。
4.4合同的执行:
4.4.1业务员按照合同的规定,敦促客户或委托方按时支付订金(预付款)、货款等款项。
4.4.2当进口的付款方式是信用证时,要填写《信用证申请书》、《授信开证额度使用申请书》、《进口付汇核销单》,附上合同等有关单证交财务部办理开证。收到银行开立的信用证副本,业务员要根据合同进行认真核对,发现有不符点立即通知银行改正。
4.5货物进口报关:
4.5.1业务员敦促供货商按照合同规定的时间和要求,装运货物和寄发提单、发票、装箱单等单证。收到这些单证后,业务员要妥善保管并在接到到货通知时,
连同合同一起抓紧报关。当委托报关行报关时,还要填写《代理报关委托书》。单证文件交接要有签收记录。
4.5.2 业务员报关时,要根据报关文件认真填写和核对《进口报关单》,报关后要及时取回该单复印存档。
4.5.3收到税单(关税、增值税),业务员填写《付款通知书》在税单限期内,交财务部交纳税款。业务员要将税单复印存档。
4.6货物检验:
业务员按照合同要求对进口货物进行检验,及时将检验结果报告业务部经理。参照《验货交付程序》执行。
4.7货物交付:
业务员按照合同(协议)的约定,进行提单或货物的交付。提单或货物的交付要有客户的签收记录。
4.8进口付汇:
业务员填写《进口付汇申请书》、附上合同、发票、提单、报关单及相关单证,经业务部经理审批后交财务部审批,再呈公司总经理审批,然后再交财务部办理付汇。单证的交收要有签收记录。
4.8.1当以电汇结算时,还要填写《进口付汇核销单》。
4.8.2当以信用证结算时,收到银行《付款通知书》要认真审核信用证项下的单证是否相符,尤其是对进口的品名、规格、数量、单价要倍加注意,发现有不符点原则上应提出拒付。
4.9付汇核销:
业务员将《进口报关单》等有关单据交财务部办理核销,交收要有签收记录。
4.10结算:
业务员填写《进口结算单》附上相关单据,经业务部经理审批后交财务部办理结算。单证的交收要有签收记录。
4.11合同归档:
业务员从合同的开始到结束,要建立合同档案和合同归档。
5.0 相关文件及记录:
《供应商评估程序》
《顾客资信评估程序》
《验货交付控制程序》
《不合格控制程序》
顾客沟通程序
1.0目的:
加强与顾客的贸易信息交流,以获取最佳的贸易额及利润。
2.0适用范围:
公司业务部门在贸易过程中与顾客的为达成贸易而进行的所有接触。
3.0职责:
业务员负责与顾客有关签约前后的细节的沟通,并在部门经理(或主管本部门的副总经理)的指导下负责处理有关的顾客投诉。
4.0工作程序:
4.1对于新客户,业务员应充分利用中国出口商品交易会的展示,或到国际展览会上展示公司的商品,以达到宣传,推广作用,同时可在日常
工作中,通过信函,电子邮件,传真,网上推销,广告等方式,详细
地向顾客介绍所经营的产品具体资料。
4.2对于老顾客,业务员应通过电子邮件,传真等直接快捷的方式及时把新商品,新信息告知客户,如情况需要,可按客户的要求用快递把样
品寄往顾客。(是否要求样品费,寄费是否由我司支付等问题均应请示
部门经理的意见)
4.3当收到顾客的询价时,业务员应仔细地核对成本,并让供货方对应地把含税的交货价用文字形式报给我方。在此基础上,业务员应加上相
关的国内费用,如需我方预付运费的,还需加上海运费,并选择信誉
好,运价合理的船务公司。在计算好公司的费用和合理的利润后,需
在当天内将价格用快捷的方法报给客户,以抓紧时机达成贸易。
4.4如顾客压价幅度较大,同时供货方没法再降的,业务员应请示部门经