关于控制、减少办公用品费用开支的指导性建议

关于降低办公费用指导性的建议

为积极响应和贯彻酒店“降本增效”工作，进一步降低办公成本，减少办公费用开支，遏制浪费现象，结合酒店实际特拟订指导性建议：

一、办公费用控制

1、坚持办公用品登记、签字、领用制度。各部门办公用品有专人管理，在申请领用文具类或纸张类办公用品时应将其上次领用情况作备注说明。电池类用品一律实行“以坏换新”的原则，（临时急用用品除外），可反复使用的办公用品一律不得新购。

2、剪刀、订书机、胶水、直尺等不得人手一件，办公室共用，统一保管存放。

3、加快推进无纸化办公，利用OA办公系统或网络电子文档进行公文处理，减少纸质文件和复印数量。

4、根据文件需要确需纸质打印或复印时，要严格控制纸张数量，提倡纸张双面使用和单面废纸再利用。各部门打印机、复印机旁设置“可再利用纸张收集箱”，用于收集用纸过程中可再利用的纸张。打印、复印非正式资料时，应首先使用收集箱中的单面纸张。属于保密资料的文件，即不可再利用，各部门应及时销毁。

5、严格控制办公用品及复印纸张的领取，1包以上（含1包）的复印纸必须经部门经理签批，并做好纸张用途及数量登记，接受质检的监督检查。

6、电脑、打印机、复印机、传真机、照相机等设备，要落实管理责

任，加强管理延长其使用寿命，在使用中出现故障以检查维修为主，使用期不考虑更换。尽量减少硒鼓、墨粉等材料的消耗量，避免因保管及使用不当导致损耗，降低办公设备消耗；电脑设备不能维修的，统一由电脑部整合作零部件再次利用。

7、加强复印机管理，各部门每次复印时在复印登记本上签字，综合部随时抽查登记情况。财务对各部门办公用品使用情况进行季度专项检查，并将结果纳入其绩效考核。

8、办公笔提倡选用钢笔和墨水，减少中性笔或签字笔申购，重复利用中性笔或签字笔笔套，达到降本的目的。

9、减少申购，物品公用。如照相机、复印机、打印机（网络打印）等，由专人保管建立内部借用登记制度。如需外借，未经领导批准，保管人不得擅自外借，如因私自借出或使用保管不善造成损坏、丢失的，按《酒店财务制度》进行赔偿。

10、来访人员接待视情况提供一次性纸杯，尽量减少一次性纸杯的使用量。

二、办公配套费用控制：

1、用电：

（1）春秋季减少空调的开启;

（2）冬夏季根据天气情况，适度控制空调温度。办公区域夏季（室内温度26℃以上）开启空调;冬季（室内温度18℃以下）开启空调,离开办公室必须关闭空调；

（3）开空调时不准开门窗，工作时间提倡每天少开1小时空调;

（4）碎纸机、复印机用后立即关闭电源；

（5）饮水机下班后关闭电源；

（6）办公电脑长时间不用时，应关闭电脑显示器；下班前1分钟应关闭办公室内全部电器设备。

2、纯净水

（1）各办公室要合理使用纯净水，减少水资源浪费；

（2）不得用纯净水涮杯子，浇花草。

以上建议主要是通过部门加强办公用品的科学管理及有效利用，减少浪费，增强降本意识，切实把“降本增效”工作落到实处。

综合部

2013年3月4日