行政总务[1]

• 1.固定资产之定义
• 税法规定2000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。 • 一般企业以2000元为基础较多。
• 2.固定资产之种类
• 有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项 购置。
•
无形资产：专利权、商标权、著作权、营业 权等
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3.财产管理作业重点
内容
1. 驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写 2. 指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系 3. 保养定期实施
1. 明订补助办法 2. 依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费
1. 由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负担 2. 指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式
• 肆、涉外作业
• 一、警卫管理
• 二、服务台之接待管理
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壹、总务行政管理
一、观念之建立 1.企业之永续经营－总务人员之角色定位
开
源
开营 销 市
发场
新
发
产 品
研
规扩 大 企
模业
多
营
元 化
经
节
流
降
人
时
流
低
力
间
程
成
精
管
简
本
简
理
化
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联企 业 策
盟略
企 业 再 造
3
2.观念之革新
房。 • (2) 员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配 • (3) 外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中管理
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3. 宿舍管理重点
内容
管理重点
a
申请
1.订定员工住家距离申请标准 2.派外长驻人员或轮班等工作需要
b
设备
1.订定宿舍标准配备规定，提供适当家具、家电、被褥及清洁用品 2.水电、瓦斯之定期检查
说明书等。
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• 2.事务用品采购
• (1) 事务用品采购作业流程
流程
内容
a
计划
就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申请，编列年度预算
b
请购
每月固定时间或视需要由各单位提出申请，先经由单位主管核准
c
询比议价
视需要总务部门会同使用单位办理议价
d
审核
金额大小依核决权限规定由权责主管核定
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贰、一般行政
一、文书管理 1.收发及归档
(1) 外来文件收发
收件
登记
(2)内部文件归档
整理 登记
分类 归檔
分送
编号 调阅
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• 2.信息管理 • (1) 建立档案管理制度 • (2) 定期整理(过期文件之清除) • (3) 文件制式化(A4为主最佳) • (4) 制定保存期限 • (5) 集中管理 • (6) 分类编号管理 • (7) 调阅管制 • (8) 无纸化管理
4.茶水服务：奉茶、动作、愉快
1.受访人员有在公司，应请通知受访人员到服务台或
b
连络引导
引导至招待地点
2.受访人员不在公司，应留下访客姓名、电话
1.自动总机不如人工总机
c
电话礼仪 2.对讲机不如服务台人员
3.转分机接话追踪
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三、公关管理
• 1. 企业公关之对象 • (1) 政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研究单位 • (2) 财团、公众团体、交易往来厂商 • 2. 企业公关之目的 • (1) 希望社会大众对企业保持良好的印象与风评之活动 • (2) 向社会大众提供企业信息之管道 • (3) 与各机关企业建立良好之互动关系及友谊
理
1.宿舍及工厂门禁执行 2.紧急事故之抢救连系
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二、服务台之接待管理
1.访客之类型 (1) 预定来访之访客，与公司人员约定好之访客 (2) 没有约定，但对公司有益之访客 (3) 没有约定，且对公司无益之访客
2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式 (1) 应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者姓名、人数、时间
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2.车辆管理重点
内容
a
管理方式
b
公务车借用
c
驾驶人管理
d
保养
e
私车公用 补助
f
违规.违警 及事故处理
管理重点
1. 集中管理：总务部门统筹负责 2. 单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理
1. 使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等 2. 使用前后路码表之检查
1. 身体健康，生活行为端正 2. 是否具备合格汽车职业职照 3. 实施铺保、人保及定期对保 4. 生活正常，遵守规定，认真细心
作业重点
1. 申请单及验收单核对
a
验收列帐
2. 申请单位填写财产卡 3. 总务单位填写财产编号及标示
4. 列帐并会交会计单位
c
保养作业
1. 编列维修保养预算 2. 定期、不定期由总务人员及供货商保养检查
1. 建物、机器设备、车辆均应纳入保险 d 保险作业 2. 除新购物品外，注意续保之办理
3. 建立「风险管理」之共识，评估现有有形无形资产
(1) 不正确之观念 a 管理杂务的单位 b. 不重要的单位 c. 只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位 e. 冗员的单位 f. 任何人都会做
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• (2) 观念革新 • a. 重要的幕僚单位 • b. 经营管理之参与单位 • c. 协助团队整合之单位 • d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 • e. 企业竞争力之提升 • f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能
c
办公设备
1. 办公室、现场之区域明确标示 2. 办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修
d
照明
1. 自然光线优于人工光线 2. 间接照明优于直接照明考虑
1. 工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能
e
安 全 2. 消防设备之定期申报
3. 消防设施及逃生动线是否有被堵塞情形
f
振动.噪音
• a. P－D－C－A工作循环
• b. 目标管理
• c. 成本之观念
• d. 效率
• e. 合作和协
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三、组织及其功能
• 1.企业内总务部门之组织 • 小型企业 • 中型企业 • 大型企业
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2.总务部门之功能
分类 一 般 行 政
庶 务
涉 外
安 卫
工作内容
事务用品采购及管理
二
十年
2. 预算、决算报表、投资计划
3. 重要签呈、重要会议记录
1. 税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单
三
五年
2. 员工所得税、薪资清册、劳健保文件 3. 制造技术资料
4. 期满或解除之合约
1. 退解职劳工名单、劳保卡
四
三年
2. 解雇员工等关系文件 3. 较重要报表、记录
3 较重要会议记录
1. 一般日、月、季报表
五
一年
2. 公告、一般报告书
3. 其它一般记录
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二、事务用品采购与管理
• 1.事务用品之种类 • (1) 非消耗性物品 • a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计
算机等。 • b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行
销部门搬运用品等。 • (2) 消耗性物品 • a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。 • b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、
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1.门禁实施之必要，公私对象携带出入实施管理
c
安全管理
2.访客登记之实施，指定会客地点 3.消防安全设施之具备及定期检修
4.与当地警察机关应建立好连系管道， 应变突发状况时之处理
d
外劳宿舍 管理
1.定期实施安全检查，尤其电器用品是否过度使用，有无私接电源或其它危险设施 2.定期实施清洁卫生检查
e
交接移转
文书管理 资产管理 厂房维修 车辆管理 宿舍管理 服务台之接待管理 警卫管理 公关管理 安全卫生管理
整理整顿
规章制度 采购管理办法 事务用品领用管理办法 文书管理办法 固定资产管理办法 维修保养管理办法 车辆管理管理办法 宿舍管理办法 外宾接待管理办法 警卫人员管理办法 公关管理办法 安全卫生管理办法
2.厂房环境管理 同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意
噪音、振动问题
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3.工作环境管理重点
内容
管理重点
a
空调
1. 冷气风扇、冷却水塔之定期清洗 2. 温湿度之调节控制
b
配线
1. 办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划 2. 现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通
• (3) 服务理念及敬业精神
• a. 积极主动
• b. 负责担当
• c. 良好之协调性
• d. 诚恳踏实
• e. 持续之学习
• f. 热爱工作
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二、本质学能及工作方法
• (1) 需具备之本质学能
• a.企业整体活动及经营目标之了解
• b.企管知识之持续学习
• c.法规、法令之熟悉
• (2) 工作方法
g
保险及课税
1. 公用车排照税、燃料税及保险由总务部门统一办理 2. 监理站之定期检查则可由使用单位自行办理
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三、宿舍管理
• 1.宿舍管理之观念 • (1) 确保劳动力充足，减少人员流动率 • (2) 女性员工夜班加班之安全 • 2. 员工宿舍分类 • (1) 主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、单人房或双人
1. 定期盘点实施 e 财产盘点 2. 固定资产采一物一卡核对
3. 有帐无物，有物无帐追查
f
计算机 1. 财产清册可于企业内部网络取得最新资料 管理 2. 保管单位、取得日期、折旧情形、残余价值等配合会计单位计算机列文件管理
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参、庶务环境
一、工作环境 1.办公室管理
办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为 文书档案管理 空调 配线 办公设备 照明 安全
e
验收
会同使用单位就数量、外观、功能进行验收
f
列帐
属固定资产类需列册编号管理 一般消耗用品亦应列册控管
g
领用
使用单位填写领用单据领用
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(2) 事务用品采购管理重点
内容
管理重点
a
政策
公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、外国产品，有无特别 规定之样式、颜色考虑
b
会办
专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采购程办理
人
员 理
1.职务之明订，权责清楚 2.制式服装，仪容整洁，接待有礼 3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职务无关之业务
1.人、物、车辆之检查，停放引导
b
出 入 管 理 2.访客登记及受访人员引导
3.物品出入放行登记及核对
c
定时、定点巡逻
1.防火、防盗、防暴功能 2.固定路线厂房内外巡逻
d
夜
勤
管
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3.保存期限
原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大
类，参照如下：
保存期限
内
容
1. 公司创设执照、政府机关登记文件
2. 股东会、董事会文件、印鉴
一
永久保存
3. 固定资产权状证明
4. 专利、契约、研发、制造资料
5. 重要财务文件、相关证明书
1. 帐簿、税务资料
支持及调迁 • b. 缺点：专业性不足，并常因人情门禁松散或成为员工聊天休息场所 • (2) 保全公司：现国内企业已多采保全公司担任 • a. 优点：有较充足专业训练，门禁管理严格 • b. 缺点：成本较高，且为间接透过保全公司管理保全人员
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2. 警卫管理重点
内容
管理重点
a
警 管
卫
、招待地点等以利于接待作业 (2) 应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当应对接待 (3) 不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应对方式及连络总务
人员处理
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3.接待管理重点
内容
管理重点
1.仪容整洁：服装、精神
a
服务礼仪
2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不起 3.热诚服务：愉快的服务
c
请购流程 各单位是否清楚及遵循
d
询比议价 询比议价记录完成留存
e
核决权限 公司是否已清楚制定各项采购之核决权限
f
安全库存
消耗品可采复仓制 金额较大设备用品应计划性采购
g
盘点
定期盘存制及连续性盘点可并用进行
h
整理.整顿
事务用品仓之整理.整顿 消耗性物品与非消耗性物品应分开管理
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三、固定资产管理
1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认 2.移出或移转应由总务人员会点移交物品
f
维修
1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因 2.由住宿人员提出维修申请
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肆、涉外作业
• 一、警卫管理 • 1. 警卫管理方式 • (1) 公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司 • a. 优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管理，并可做其它职务
1. 人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形 2. 不定期查核工作现场噪音振动情形
g
公共设施
1. 盥洗设施定期维护检查 2. 厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查
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二、车辆管理
1.车辆分类
(1) 公用车辆：大客车、卡车、公务车、机车等 (2) 专用车辆：高级主管用车 (3) 私车公用：自购或公司贷款，油料补贴
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行政总务管理 实务
基础管理训练之一
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目录
• 壹、总务行政管理
• 一、观念之建立
• 二、本质学能及工作方法
• 三、组织及其功能
• 贰、一般行政
• 一、文书管理
• 二、事务用品采购与管理
• 三、固定资产管理
• 参、庶务工作
• 一、工作环境
• 二、车辆管理
• 三、宿舍管理