房地产综合开发公司公文管理办法(WORD5页)

公文管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司公文管理工作，促进公文处理的规范化，提高公文质量和办事效率，根据《国家行政机关公文处理办法》和《西安市国家行政机关行政公文处理实施细则》的规定，结合公司的实际情况，制定本管理办法。

第二条本办法所称的公文，是公司在管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条行政人事部是公司公文处理的主管、承办及考核部门。

第二章公文的主要种类

第六条公司的公文种类有

（一）议案。适用于按照法律程序向股东大会、董事会、监事会及职工代表大会或职工代表大会联席会提请审议的事项。

（二）决定。适用对公司重要事项或重大行动做出安排。

（三）指示。适用于公司对下属各部门布置工作，阐明工作活动的指导原则。

（四）公告、通告。“公告”适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）通知。适用于批转下属各产业公司的公文；传达要求各部门办理和需要相关职能部门周知或执行的事项，任免人员。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。

（七）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复询问。

（八）请示。适用于向上级请求指示或批准有关事项。

（九）意见。适用于对集团或上级领导重要事项和意见提出见解和处理办法。

（十）批复。适用于答复下属各部门请示事项。

（十一）会议纪要。适用于记载和传达公司会议情况和议定事项。

（十二）其他。除以上行政公文的主要文种外，还有“规定”和领导人“讲话”两个文种。

第三章公文的主要格式

第七条公文格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、标题、公文字号、正文、附件、单位印章、发文时间、主送单位、抄送(抄报)单位、主题词等组成。

（一）涉及公司秘密的公文应标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数和序号。(密级的分类见《保密管理办法》)

（二）公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，字体用小二号加黑宋体。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

（四）发文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份为四位数，用小括号“( )”括入。

（五）正文用四号宋体字，行间距为20磅，字间距为标准。

（六）收、发文单位应写单位全称。联合发文，应将主办单位排列在前。

（七）发文时间，以领导人签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和数量。在正文下空1 行左空 2 字用 4 号宋体标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订。

（九）文件要标注主题词；主题词位于抄送横线之上。“主题词”用4号宋体字加黑，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字，词目之间空一字。

第八条向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

第九条公文用纸采用国际标准A4（297毫米，宽210毫米）；左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十条行文应当确有必要，注重效用，规范运行。

第十一条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，机密文件按审阅人数打印。

第十二条凡因工作需要以公司名义行文时，撰稿人应填写发文单（蓝头文件不用填写发文单），连同草稿一起交部门负责人进行核稿并确定机密级数，再报请主管副总裁签发，由公司行政人事部使用公司统一文头纸统一打印并按文号顺序编号下发。

以职能部门名义发文时，由部门负责人核稿签发，文号按本部门发文顺序依次编发，进行发文登记，并对设密文件做好保密工作。

第十三条草拟公文必须做到：

(一)要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；

(二) 不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不能简称;

(三) 引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日；

(四) 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为："一"，第二层为"(一)"，第三层为"1"，第四为"(1)"。

(五) 要使用国家法定计量单位；

(六) 要用词、用字准确、规范，文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；

（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略

语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十四条公司发文分红头和蓝头两种形式，红头文件只适用于公司重大人事任命、重大违规处罚和对整个公司战略、经营、管理产生影响决定、决议、通知、指示、通报等。其余的决定、决议、任命、通知、规定等用蓝头形式。

第五章公文办理

第十五条公文办理分为收文和发文。收文办理包括传递、登记、分发、拟办、承办、立卷、归档等程序；发文办理包括拟稿、核稿、签发、复核、登记、用印、登记、分发、归档、销毁等程序。

第十六条公文处理必须准确、及时、安全，运转的每一个环节应建立登记、签字制度，避免延误或丢失。未经主管副总裁批准，不准对外提供公文。

第十七条行政人事部接收的外来各类文件、电报、传真、公函等公文，由行政人事部行政专员负责登记、存档并送指定职能部门传阅或办理。

第十八条行政人事部行政专员在收到发文单和草稿后，必须在要求的时限内办结，不得延误、推诿。在下发公文时，应制作发文签收单，以便检查公司收文情况。

第十九条集团下发给公司的公文由负责公文管理的部门签收，如是传真件，收文单位应在传真件上签收并发回备案。

第六章行政公文的立卷、归档和销毁

第二十条以公司名义发文后，行政人事部应及时将发文单、原稿、两份正式文件及发文签收单整理存档备查。

第二十一条以各部门名义下发的公文，应在第二年五月一日前进行分类、整理，并向行政人事部档案管理人员移交，移交时要履行严格的交接手续。

第二十二条公文立卷应根据公文材料形成的特征，相互关系和保管价值分类整理立卷，保证公文资料齐全完整。

第二十三条由行政人事部转出阅办公文，阅办完后要及时清退归档，任何部门或个人不得保存应当立卷归案的公文和材料。

第二十四条对于没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并登记造册，经主管副总批准，可定期销毁；销毁秘密公文，应按照《保密工作管理办法》严格执行。

第七章处罚

第二十五条对违反本办法，有下列行为之一的给予责任人50－100元经济处罚；情节严重给予警告、通报批评或降级的行政处分。

（一）公文草拟部门违反公文审核程序的；

（二）对手续不完备的公文，予以编号、发文的；