电子邮件应用规范与公文写作 卢绪文
邮件使用规范完整版PPT教学课件
例:
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址:常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话:0 传真:1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理, 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻,Business Email 不是情书,所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
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目录
邮件使用规范
(一)需要发送邮件的情况 (二)邮件格式——标题、正文、结尾签名 (三)邮件的使用——收件、发件、回复 (四)使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
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(一)需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系,熟悉 程度等,选择恰当的语气陈述,多使 用请、谢谢等词语;
✓ 如果事情复杂,最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明;
✓ 合理利用图片,表格等形式来辅助陈 述;
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示;
✓ 如果写英文邮件,特别注意要区分大 小写
办公邮件行文及处理规范
办公邮件行文及处理规范第一篇:办公邮件行文及处理规范办公邮件行文及处理规范为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率,特制订此规范:1.邮件文本及格式规范1.1.邮件内容一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
1.2.邮件字体②全文统一② 字体大小在10-12号,不宜过大或过小,选用宋体或微软雅黑字体。
④ 字体颜色为黑色,个别重点处可加黑或显著的颜色。
1.3.邮件附件如邮件中含有附件,应在邮件内容中说明。
1.4.个人签名根据公司规定,签名格式如下:2.发送、抄送、群发规定2.1.部门内工作邮件,以“收件人”发送至相关人员,如有必要,“抄送”部门长;2.2.跨部门工作邮件,以“收件人”发送至对方部门接口人,“抄送”本部门对应人员或部门长,如有必要,“抄送”对方部门长;2.3.越级发送邮件,因工作需要向本部门隔级主管或主管副总裁、总裁发送工作邮件时,应首先征得本部门经理的同意,并在发送邮件时“抄送”本部门经理;2.4.“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人(严禁“收件人”含糊不清或数量众多,文件编号:S3-006秘密发文部门:体系中心1 / 2不知由谁负责),“抄送”应为需知晓邮件内容的涉及部门的部门经理或具体办事人员(严禁“抄送”无关人员或非直接相关人员);其他人员如需知晓邮件内容由收件人或被抄送人转发;2.5.向全公司群发邮件需经过主管副总裁及总裁审批后,由系统部开通临时权限。
(部门内、跨部门群发规定请见本节1、2条);3.邮件审批规定及流程各级主管对需要给出审批意见的邮件应遵循如下方式进行批示:3.1.请示汇报类邮件的批示,应以“同意”、“原则同意+补充意见”、“不同意+修改意见”、“坚决不同意+反对意见+处理建议”其中之一明确回复;3.2.建议类邮件的批示,应以“参阅”、“阅处”、“即办”之一进行回复、转发。
各项批示意见含义如下:参阅:不需办理,了解皆可,不必对“发件人”进行结果反馈。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范1.邮件内容一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
2.邮件字体① 全文统一。
② 字体大小在10-12号,不宜过大或过小,选用宋体字。
③ 字体为正体④ 字体颜色为黑色,个别重点处可加黑或显著的颜色。
3.邮件附件如邮件中含有附件,应在邮件内容中说明。
4.邮件信纸使或公司统一的信纸格式,如无,则不使用信纸。
5.个人签名① 个人签名档需包括内容:姓名、所在部门/岗位、联系方式(电话分机、传真、e-mail)等② 如有工作需要,需和外部联系,还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码,skype号等。
二、邮件语言文字规范1.语言表述清楚、简练,不能有岐义。
2.规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语。
3.段落分明、清晰。
三、邮件发送规范1.邮件主题① 邮件必须写明主题。
② 主题要明确清楚,文字尽量简练,让收件人了解邮件所说为何,不能有岐义。
2.邮件发送① 邮件内容需注意保密性,要明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发给无关人员。
② 明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分,主送人为必须知悉该邮件内容的当事人,抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。
③ 转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容。
④ 连续回复,转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误。
⑤ 邮件发送前,检查一遍,确认无误后再发送。
3.邮件群发① 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发。
② 回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。
4.邮件优先级① 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级。
② 不要频繁使用邮件高优先级。
四、其他注意事项1.不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。
2.工作时间勿发与工作内容无关的邮件。
3.邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。
商务邮件写作规范通用版
商务邮件写作规范通用版尊敬的读者,商务邮件是现代商务交流中非常重要的一种沟通方式。
一封规范的商务邮件不仅能够有效传递信息,还能提升沟通效率和专业形象。
本文将为大家介绍商务邮件写作的一些规范,希望能对您在商务邮件写作中有所帮助。
一、邮件格式在商务邮件中,采用简洁明了的邮件格式能够使读者更容易阅读和理解邮件内容。
一个典型的商务邮件格式包括:发件人的姓名、职务和联系方式,收件人的姓名和电子邮箱地址,邮件主题,称呼,正文,结束语和署名。
在这些部分中,每个部分都应该使用合适的表达方式,并注意适当的回车和空行,使邮件整洁美观。
二、邮件主题邮件主题是读者决定是否打开邮件的第一个印象。
一个好的邮件主题应该简明扼要地说明邮件的内容,并且尽量避免使用与内容无关的词汇。
比如,如果要邀请客户参加会议,邮件主题可以是:“邀请参加XXX公司会议”,而不是简单地写“重要事项”。
三、称呼在商务邮件中,正确的称呼能够体现您对读者的尊重和礼貌。
如果您知道对方的姓名,直接使用对方的全名进行称呼。
如果对方的姓名不确定或不方便确认,可以使用尊称如“尊敬的客户”、“尊敬的先生/女士”等。
四、正文在正文部分,要注意使用清晰简洁的语言来表达您的意思。
第一段应该直接陈述邮件的目的,并简要描述与邮件相关的背景信息。
接下来的段落里,每一段都应该围绕一个中心思想展开,使用简明的语言表达,并尽量避免使用复杂的行文方式。
此外,还可以使用有序列表或者段落缩进等方式来突出重点和分段。
五、结束语结束语是给读者留下一个好印象和提供进一步行动的机会。
常用的结束语有:“感谢您的关注”、“谢谢您的耐心阅读”等。
在结束语之后,可以再次表达您的联系方式以便于读者进一步与您交流。
六、署名在商务邮件中,署名是表明邮件发件人身份和联系方式的重要部分。
署名应该包括您的全名、公司名称、职务、电话号码和电子邮箱地址等联系方式。
确保署名的信息准确、完整,并使之与邮件的内容和目的一致。
总结:以上是商务邮件写作的一些规范,希望对您在商务邮件的写作中有所帮助。
电子邮件的规范使用
• 而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义 务对邮件予以回应,当然如果CC的人有建议,当
抄送人 然可以回mail。
• 而BCC是密送,即加密抄送人,收件人并不知道你 把该邮件发送给了其他人。这个可用在非常规场
密送人 合。
将CC人数降至最低,确认收信对象是否需要收到这封信, 以免造成不必要的困扰和“垃圾”。
IMC
三、电子邮件撰写规则
(五)结尾署名不能忘
(1)签名信息不宜过多; (2)不要只用一个签名档; (4)签名档文字应选择与正 文文字匹配,简体、繁体或 英文,以免成出现乱码。字 号一般应选择比正文字体小 一些。
公司签名格式如何设置: 邮件签名档设置.docx
IMC
一 电子邮件的重要性 二 电子邮件的书写格式 三 电子邮件撰写规则
(一)主题要明确
主题是接收者了解邮件的第一信息 ,因此要提纲挈领,使用有意义的主 题行,这样可以让收件人迅速了解邮 件内容并判断其重要性。
这些主题恰当吗?
1、无主题 空白邮件标题是失礼的 2、陕西MIC**关于您*年*月*日提 出的**问题的回复 标题要简明扼要,不宜冗长 3、车先生收 标题要体现邮件内容和重要性,含 糊不清是不可取的 4、关于**和**等相关问题的回复 一封邮件尽可能针对一个主题,便 于整理 5、RE…… 应根据需要拟定回复邮件的标题, 简单的“RE……” 有欠妥当
1、正式工作报告 2、工作相关各方需要留下书面资料的往来
信息 3、公告、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、复杂事项,难以简单说明的事项 ……
IMC
一 电子邮件的重要性 二 电子邮件的书写格式 三 电子邮件撰写规则
公文写作常用方法及规范
公文写作常用方法及规范公文是企业行政管理的重要工具之一,在公司日常经营活动中,发挥着上传下达、联系沟通、有效传递信息的作用。
因此,规范公文格式,写好各类公文,就成为公司各部门及干部员工必须具备的基本能力。
为帮助大家了解和掌握公文写作的规律性,写好、用好公文,现就公文写作的一些常用方法及规范进行归纳整理,供大家借鉴交流。
一、公文的语言规范1.公文的语言特点对于一篇文艺作品,一千个读者就可能有一千种审美解读,其语言讲究起伏跌宕、含蓄委婉、曲径通幽、耐人寻味。
而公文用语则具有直接性、模式性等特点,要求准确严谨、简明朴实、庄重得体。
(1)准确严谨:用恰当的词语准确无误地反映客观事物的实际情况、本质特征,语言含义确切、细致周密、分寸得当,切忌模糊含糊、语意多歧准确严谨是公文语言最基本的特点和起码的要求。
(2)简明朴实:公文总是直接地、迅速地传递某种信息,要求语言必须简洁精当、言简意赅、明白晓畅;忌浮华渲染、忌形象描绘、忌矫揉造作、忌华丽辞藻。
公文语言要让人一看就明白、一听就懂得该做什么、怎么去做,而不必去揣摩、推敲。
公文的这一特点与其指导和解决具体事务,具有直接应用价值的性质密切关联,朴实无华的语言更有利于直接而鲜明地表达意图,更迅速而有效地发挥作用、产生影响。
(3)庄重得体:根据行文目的、内容、对象,恰当地使用语言,做到文实相符,体现公文特有的语体风格。
因维护公文自身政策性、权威性、有效性的需要,公文语言要求使用叙述性、陈述性语言,忌用描绘性、抒情性语言;要用规范的书面语,忌用造作卖弄、空洞轻浮、虚饰溢美之辞。
只有庄重的语言才能有助于声明作者的严正立场和严肃态度,对受文者产生必要的强制性影响。
2.公文的模式词语称谓语:在公文中表示称谓关系的词语,第一人称:本、我;第二人称:贵、你;第三人称:该。
领叙语:或起首语,引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语,为了、根据、按照、本着、近接、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等。
《邮件的规范撰写》PPT课件
• 2.邮件的称呼:合适的称呼 邮件开头一定要有合适的称呼,没有称呼的邮件是不礼貌 的,特别是当邮件发给不止一个人时,如果没有称呼,收 件人不知道你在和谁说话。 一般 用“Dear xxxx, " 来称呼。 发邮件给客人避免用"Hi xxxx"。
3.邮件的内容要简单,详实,分点
* 邮件的内容一定要简单、真实,有事说事,没事就问个好,总之 要让人看出你的真诚态度和专业精神。
*邮件分点,每一点提炼小主题,举例中的红色字,就是每一点的 小主题,这样便于客人快速看邮件,且回复的时候不会有遗漏 * 邮件不写生僻字眼,我们很多客人的母语并不是英语。写过难的 字眼,客人看了辛苦,费时。邮件用词一定要平常、恰当,不 要用一些一般人不认识的字词和过于溢美的词组。
*邮件要认真不写错别字,不犯不该犯的错误。
• 邮件禁忌:长篇大论。 • 打开邮件黑压压一片,谁看了都害怕,也会给客人造成压力,影响客 人回复邮件的时间,也耽误了我们处理事情的进度。 • 给客户的邮件结尾,应该带上简单的期望或祝福,尽量用词平常或者 找点和你和他相关的话语。以表示对他们的特别敬意。 • 特殊的日子可以写一些特殊的祝语。比如周五下午发最后一封回复的 邮件可以写下"Have a nice weekend" 比如每天早上发的邮件可以写 下"Have a nice day !" 比如收到客人通知要放假的邮件回复时可以加 句“Wish you have a good holiday" • 这些都是一些很平常的话语,但可以让人觉得很温暖,有在关心客人, 不是只催订单的。这些也是拉近和客人关系非常重要的。平时要多下 功夫的。带着感情和客人交流。
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邮件撰写的规范
提高邮件被阅读几率
最新商务礼仪-卢绪文老师
商务礼仪-卢绪文老师
卢绪文
联合国工业发展组织培训认证:高级培训师、商务咨询师
组织效能专家,管理标准化咨询师、员工职业化导师
《时间管理改变命运——从加薪不加班到有钱有闲》作者
合作理念:成己为人,成人达己
丰富的培训咨询经验与成果
时间管理专家,著有《时间管理改变命运——从加薪不加班到有钱有闲》(中国财富出版社中国100强名师名作之一);组织效能专家,管理标准化咨询师、员工职业化导师;百度百科学术委员会首批委员(企业管理领域),网易云课堂合作培训师;北京大学EMBA研修班特聘讲师、中国人民大学创业辅导老师,中国名师学院诚信培训师,中国品牌讲师,服务央企、民企、媒体、政府、事业单位等机构数百家,具有丰富的公开与内训经验,集课程研发、培训、咨询三位一体。
国际权威组织认证,名校科班教育背景
曾先后在北京、巴林王国接受联合国工业发展组织培训认证,取得高级培训师、商务咨询师证书;北京师范大学历史学学士,电子科技大学工商管理硕士(MBA)。
15年跨行业跨区域经营管理经验
曾任职于海信集团、四川人才开发中心、北大附中教育集团等机构,历任培训总监、营销总监、董事局主席高级助理等职务,目前兼任多家企业董事、投资人、管理顾问,具有丰富的经营管理与企业综合商务服务经验。
课时:除《行政助理文秘综合技能提升》(2天)、《企业新员工入职培训》(2天)、《大学生职前教育》(共7天,分四个阶段)以外,其他课程均为1天(6小时),根据需要也可以讲授半天。
培训风格:语言精练,激情真诚,逻辑严密,幽默风趣,注重实效。
各类公文文种的范文(写公文不愁了)
二、长沙经济技术开发区位于长沙市东郊,南起……(地域) 三、长沙经济技术开发区的建设和发展, 纳入长沙市经济技术发展的总体规 划,建设发展资金由你省自筹解决。 四、长沙经济技术开发区要坚持以工业项目为主……(建设原则) 五、要加强领导和管理,促进长沙经济技术开发区各项工作的健康发展。
团结协作、 顽强拼搏的精神, 荣获亚军, 为祖国赢得了荣誉, 受到全国人民称赞。 为此,国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。
各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、 无私奉献、坚忍不拔、 团结拼博的优秀品质和高尚情操, 更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央 周围,高举邓小平理论伟大旗帜,振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作, 为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向 21 世纪而努力奋斗。
10、计划的范文:
××学院教研部工作计划
为了加强我部建设,圆满完成“教学、科研、管理一体化”的任务,做好公务 员培训工作, 根据学院在新形势下深化改革方案的精神, 借鉴有关兄弟学院的成 功经验,结合我部的实际情况,经与市人事局录用培训处多次协商,对 2003 年 的教学、科研工作提出如下计划:
一、目标 (一)教学工作计划 拟举办下列培训班: 1、公务员专业知识课“行政决策”培训班。(略) 2、(略) 3、(略) (二)科研工作计划 1、在本年内完成已立项并拨款的深圳市社会科学“八五”规划中的课题,(略) 2、(略) 二、措施 为了保证公务员培训工作能顺利进行,特提出如下措施: (一)(略) (二)(略) (三)(略)
1999 年 7 月 12 日
3、通知的范文: ××省人民政府关于切实加强应急管理工作的通知
有关电子邮件的规范化
有关电子邮件的规范化电子邮件,又称电子函件或电子信函。
它方便、快捷和易于掌握的特性,使它成为最近10年中最重大的商业管理工具之一,是当今E时代OFFICE最便捷不可或缺的办公工具,它也可以使公司高层执行人员有效管理遍布在各地、各部门的所有员工;一个公司的电子邮件网络,深刻体现着一个公司的管理文化;而一封电子邮件,也通常透示出发行者的业务专业素养与个人的秉性与魅力,许多时侯别人是通过电子邮件来了解您本人的。
但,目前,公司的电子邮件确实是有点“满天飞”的状态,发送邮件非常不严谨,首先体现在越级发送上;公司的组织架构是支持公司正常运作而设立的,需要的是不同的管理层,不同的部门有各自的承担与各司其责;原则上纵向的报告不能越级发送,需要直属的部门领导确认,逐级汇报(这不是等级森严,是要求逐级承担),而不是动不动就抄送(CC)至总经理/董事长;而高层也并不需要这种看起来原汁原味实则杂乱无章的信息,需要的是定期梳理(不是过滤)系统的信息(比如周/月KPI总结数据)。
这种越级发送就使各部门职能形同虚设,组织效率低下,员工逐渐养成对高层的依赖(而不是岗位责任制,逐级解决问题,逐级把关),如果直接一脚把求踢给老板,不愿意承担责任,企业就很难正常运转。
同样,上层向下层指示也应遵循逐级的方式,避免部门或责任者被忽略与架空的误会。
当然,重要的,突发的事件或信息是可以不拘泥于形式以最快的速度直接抄送或布告通报、传递、运用的。
电子邮件的使用非常广泛,而在形式上目前不可能统一为任何一种结构,但电子邮件不是QQ网络聊天,也不是手机短信,太随意,太五花八门;因此,发电子邮件并非只是用键盘打出一条信息然后点击“发送”就行了。
下面的一些电子邮件撰写与发送通常规范,是值得注意的。
1、什么情况用email相比电话,email的优点是,我们可以重复的阅读这些文字,另外往来的信件还可以成为沟通的证据。
但是对方回信可快可慢,人家不回你也没办法。
写作中的邮件与商务写作规范 - 教案
教案写作中的邮件与商务写作规范教案1引言1.1邮件与商务写作的重要性1.1.1提高沟通效率:邮件作为日常沟通工具,其高效性对商务活动至关重要。
1.1.2塑造专业形象:规范的商务写作能体现个人和企业的专业性。
1.1.3促进商业合作:清晰、准确的商务邮件能促进双方的理解和信任。
1.1.4遵守国际规范:在全球化的商务环境中,遵循国际商务写作规范是必要的。
2知识点讲解2.1邮件写作的基本结构2.1.1主题明确:邮件主题应简洁明了,准确反映邮件内容。
2.1.2称呼恰当:根据收件人的关系选择合适的称呼。
2.1.3清晰:应分段落,每段聚焦一个主题。
2.1.4结尾礼貌:使用恰当的结束语,如“敬上”、“顺祝商祺”。
3教学内容3.1商务写作规范3.1.1语言规范:使用正式、客观、准确的语言。
3.1.2格式规范:保持页面整洁,使用标准字体和字号。
3.1.3内容规范:确保内容充实、条理清晰,避免无关信息。
3.1.4文化规范:考虑文化差异,尊重不同文化背景的交流习惯。
4教学目标4.1提升邮件写作能力4.1.1掌握邮件的基本结构,包括主题、称呼、和结尾。
4.1.2学会使用正式、客观、准确的语言进行邮件写作。
4.1.4提高邮件写作的效率和质量,满足商务沟通的需求。
5教学难点与重点5.1商务写作规范的理解与应用5.1.1邮件主题的准确性和吸引力,以及如何避免模糊不清的主题。
5.1.2正确使用称呼,特别是在跨文化商务交流中的称呼选择。
5.1.4结尾礼貌用语的恰当使用,以及如何根据不同情境选择合适的结束语。
6教具与学具准备6.1教学材料6.1.1邮件写作的教材或指南,包括基本结构和写作技巧。
6.1.2商务写作规范的示例文本,用于分析和模仿。
6.1.3实际商务场景中的邮件案例,用于讨论和分析。
6.1.4练习题或案例研究,用于巩固所学知识和技能。
7教学过程7.1引入和导入7.1.1通过提问或讨论,引起学生对邮件写作和商务写作规范的关注。
电子邮件使用规范行政公文工作范文
回复Email时禁止的三个常见做法:
不要就同一问题多次回复讨论
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 ,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采 用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;
• 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
避免无谓的回复
• 为避免无谓的回复、浪费资源,可在文中指定 部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句 :“全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考,无需 回复”等。
bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564
• 见下文
Android手机
总目录
一. email的写、发、收 二. email的收发工具
电脑客户端foxmail设置 安卓手机客户端设置
三. 使用email的好习惯和坏习惯
倍肯集团企业邮箱登陆入口
邮箱登录入口:
邮件标题的注意点 • 一定不要空白标题,这是非常失礼的 • 标题应表明邮件主旨、简明扼要
• 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封 信内谈及多件不相干的事情
• 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但 应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类 的字眼。
• 回复对方邮件时,可以根据回复内容需要 更改标题,不要RE:RE:一大串。
电子邮件应用规范与公文写作 卢绪文
决议
东方金钰2013年第二次临时股东大会决议
重要内容提示:
本次会议没有否决或修改提案的情况
本次会议召开前没有补充提案的情况 一、会议召开和出席情况。
(一)股东大会召开的时间:
(二)股东大会召开的地点: (三)出席会议的股东和代理人情况:
二、议案审议情况。
三、律师见证情况。
决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者 撤消下级单位不适当的决定事项。
导言(决定缘由)写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。
主文(决定事项)阐明具体内容、落实的措施、解决办法、规定的要求等。
结尾可提出希望、号召、实施要求。
关于对xxx同志的处理决定
xxx,男,1970年6月出生,1986年7月参加工作,原为中国xxx总局办公室助理调 研员。2005年8月公费赴美国学习;2007年8月回国后,因对xxxxxx集团公司为其安排 的工作不满意,始终未到单位上班,并且从此与单位失去联系。 根据国务院《企业职工奖惩条例》的有关规定,决定从即日起将xxx同志除名。 xxx集团公司劳动工资部
4、主送、抄送与密送
To的人是要受理这封邮件,理应对邮件予以回应。
而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以回应, 当然如果CC的人有建议,当然可以回mail。 而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用 在非常规场合。
5、回复
及时回复
自动回复 判断邮件的轻重缓急 尽量在原邮件基础上回复:形成专题 注意回复对象
二〇〇八年三月十四日
决议与决定的区别
《关于建国以来党的若干历史问题的决×》
《关于接受×××辞去市人大常委会委员职务请求的决×》
国际商务电子邮件写作原则和写作规范研究
[电子商务]国际商务电子邮件写作原则和写作规范研究孙帮俊(黑龙江科技学院,黑龙江哈尔滨150027)[摘 要]随着网络技术的普及和电子商务的发展,国际商务电子邮件以其迅捷、方便、费用低廉的优势正日益取代传统的国际商务信函,成为国际商务活动中广泛应用的沟通方式。
国际商务电子邮件与传统的函电在结构上趋于简化方便,掌握其写作原则和写作规范,对于在国际商务沟通中减少误解、达到交易双方信息交流的预期目的,促成双方交易的成功具有重要的现实意义。
[关键词]国际商务;电子邮件;写作方法[中图分类号]H31519 [文献标识码]A [文章编号]1002-2880(2009)09-0050-02 随着网络技术和电子商务的飞速发展,国际商务电子邮件以其迅捷、方便、成本低廉的优势正日益取代传统的商务信函,成为国际商务沟通中广泛应用的交流方式。
电子邮件译自英文electron icmail ,缩写为email 或e -mail ,指通过电子网络系统发送和接收的邮件,是国际商务活动中交易双方用来联系业务、沟通商情、答复询问的主要途径。
它不但反映了买卖双方所处的不同文化、社会背景和双方各自的利益,而且还代表着企业的形象。
因此,有必要研究国际商务电子邮件的写作规范和格式,掌握其正确的写作方法,从而尽量减少误解,促进贸易双方实现信息交流的预期目标,最终达成交易。
一、国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析传统的商务函电(信函、传真和电传)一般由信头、日期、收信人名址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本部分组成。
与传统的国际商务函电相比,国际商务电子邮件的结构已发生变化,趋向于更加简单方便,重点突出。
原国际商务函电中的信头和封内地址转变为发件人和收件人的电子邮箱地址,而日期则由系统自动生成,无需另外添加。
主题栏仍然存在,但位置发生改变,不再位于称呼的下面,而被提到了收件人的电子邮箱下面,位置显得更加突出和重要。
国际商务电子邮件仍然常用较正式的称呼,如:“Dear Ms.H arb ough ”,“D ear Mr.H ay w ood ”,但如果对方是有多年业务往来的老客户或老朋友,可以省去Dear ,直呼对方的名字,如:“H ello ,V ictor ”,“H i ,Jenny ”。
公文与邮件写作资料
认识公文写作
公文写作特点
日记
记叙文
检讨书
小纸条 看图写话
读后感 议论文 论文
散文
情书
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一、公文写作特点
认识公文写作
公文写作特点
生活中的写作:
空间日志
日记
QQ状态
论坛
短信
米聊
贴吧
微博 微信
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一、公文写作特点
工作中的写作:
认识公文写作
公文写作特点
决定Hale Waihona Puke 报告请示通知
通报
意见
函
会议纪要
批复
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一、公文写作特点
润色文字: u情感指数 u读者为尊 u增加可信度 u行文简洁 u语言庄重
两大规范
公文写作规范
邮件写作规范
提高写 作能力
阅读法、模仿法、勤练法
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二、公文写作技巧
构建 思路
选取 结构
公文写作 三大技巧
润色 文字
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二、公文写作技巧 练习:
你参加了华润大学组织的本次培训,为表达对选派你来的领导 的感谢之情,请写封感谢信,感谢之余希望下次有这样的机会 还派你参加。 要求:
关键词:
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前言
EMC大中华区总裁邮件原文:
我曾告诉过你,想东西、做事情不要想 当然!结果今天晚上你就把我锁在门外,我 要取的东西都还在办公室里。问题在于你自 以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起, 无论是午餐时段还是晚上下班后,你要跟你 服务的每一名经理都确认无事后才能离开办 公室,明白了吗?
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前言
公文写作特点:
练习
认识公文写作
公文写作特点
假如你是总经理秘书,总经理让你通知总经理办公室所有 员工聚会,你确定时间地点后通知大家。
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二、电子邮件应用规范
1、简洁
简洁沟通是信息泛滥时代的必然要求
向《新闻联播》学习沟通的层次
主题:我们的执行报告及相关材料 张总:您好! 我是ABC公司的销售助理刘明。通过对贵公司和我公司共同的潜在客户群进 行仔细研究,我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同的格式, 希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商,在我们的客户群中,也 有许多零部件厂商及相关企业,我公司为他们提供零部件装配服务(阳光制造厂 就是其中之一,该公司也是贵公司的供应商,他们的业务经理李经理内建议我与 您联系)。我公司的网址是,您在网站上能找到更详细的信息。 登录该网站,单击“客户列表”菜单栏。浏览第16个项目——曾经合作过的零部 件企业。单击此图标,可以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司, 我希望能有机会和您讨论一下。我希望您能尽快与我电话联系,也希望能有机会 就这些公司的情况与您交流意见。我的电话是010-555-5555。 另外和您说一下,我们的客户参考资料质量很高,如果您能尽快联系我,我 相信您肯定不会失望的。 刘明
通 告
中国三祖集团通告
尊敬的三祖经销商、代理商朋友:
您好!三祖营销团队将牢牢坚持中国三祖集团的四项营销基本原则(坚持渠
道保护原则、坚持诚信原则、坚持品牌化道路原则、坚持合作双赢原则)…… 本公司经研究决定,从即日起停止对任何有意向经销商来访工厂的行为,任 何有意向的经销商可以前往中国三祖集团浙江三祖全球营销中心洽谈业务! 特此通告。 中国三祖集团 2013年10月3日
意 见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
导言简明扼要地将制定意见的缘由及背景情况阐述清楚。 主文通常从领导单位的高度,较为概括地提出见解和处理办法,为下级贯
彻执行提供发挥主观能动性的空间。切忌过于具体、琐碎、耳提面命。如
意见内容篇幅较长,应分出层次。 结尾可对如何贯彻意见提出有关要求。
逻辑清晰:紧扣主题;通过序号 国家公文格式:一、(一)……
3、礼貌
称呼:根据与收件人的关系用合适的称呼
语气:艺术沟通,避免生硬 寒暄语:不要以为“谢谢”是废话
4、规范
统一的企业邮箱 @
规范的文字格式(字体字号,拼写检查) 统一的落款模板(附模板建议) 慎用表情图片与字符 不用或避免应用网络语言,诸如3Q、IFU等
标题应避免的事项
标题行中提到的熟人,收件人并不认识。
为了吸引他人的注意力,标题中使用了黄色笑话或者脏话。 标题类似于“我怎样才能与你取得联系呢”。
谎言(例如,“我们拾到了你的钱包”)
2、内容
称呼
问候 正文 落款
3、附件
附件一定要在正文中提示、说明、打包
超大附件的处理
一、××××××(事故或事件的原因分析)。
二、××××××(对有关单位和人员的处理情况)。 三、××××××(应吸取的教训和拟采取的措施等)。 发文机构署名(印章) ××××年×月×日
公告、通告、通报、通知的区别
《××关于××特大事故情况的通×》 《XX电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通×》 《关于启用××××××印章的通×》
情况通报
该类通报主要用于在一定范围内通报重要工作情况和动向,以指导
有关工作。
2011年度中央企业报送公文评价和优秀公文通报
××××(发文单位)关于××××××情况的通报
××××(主送单位): ××××年×月×日,××××(单位)在××××(地点)发生××××××事故(事件)。 ××××××(事故或事件的性质)。为了××××××(目的),进一步加强××××××工作 ,防止此类事故(事件)的发生,现将××××××事故(事件)情况通报如下:
特点:针对性强,指令性和约束性弱。
关于加强通信管道资源管理的若干意见
各省、自治区、直辖市电信公司: 随着电信市场竞争的不断加剧,通信管道资源的建设、管理与租用等方面的矛盾日益增加。在一些经济较 发达地区,当地政府提出组建通信管道公司,对城市通信管道实施“统一规划、统一建设、统一管理和有偿使 用”;有些地方政府要求将中国电信原有的管道资源一并收归当地政府统一管理。 为维护企业合法权益,促进市场公平、有序竞争,现就加强中国电信的通信管道资源管理、经营等问题, 提出以下几点意见: 一、中国电信集团公司是中央国有通信企业,多年来中国电信所属各级企业在全国范围内投资建设或购买 的通信管道属中央国有资产,是国家公众通信网不可分割的组成部分。 根据《国务院关于组建中国电信集团公司有关问题的批复》(国函[2000]6号),中国电信集团公司是“国 家授权投资的机构和国家控股公司的试点。„„” 因此,集团公司拥有并授权所属省级公司享有已投资建设 或购买的通信管道的管理权、使用权与受益权,并受到法律的保护。 二、在新形势下,各地电信企业在管好、用好已有管道资源的同时,对新建通信管道,除自建外,也可以 根据实际情况,因地制宜,按市场规则,采取合作、合资等多种形式与其他单位联合共建。但对于涉及原有存 量资产的处置问题,须报经集团公司审批。 三、各地电信企业在通信管道的投资建设、经营管理中,要自觉接受当地电信主管部门的监管,遵照《中 华人民共和国电信条例》等政策法规,依法经营管理。同时,对实践中出现的新情况、新问题及时上报集团公 司。
公告
东北制药集团股份有限公司董事会说明公告
本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确、完整,没有虚假记载、误导性陈 述或重大遗漏。 针对近期媒体关于对公司原料药停产等问题的,公司董事会核实后作出如下说明: 1、关于生产线停产检修的说明: 目前公司仅对VC原料药生产线进行停产,其他原料药正常排产。本次VC生产线停产 的原因为年度计划内正常检修停产,预计停产检修60天左右。 „„ 2、关于公司目前运营情况的说明 „„ 3、公司原料药业务未来规划的说明 „„ 特此公告。 东北制药集团股份有限公司董事会 二0一三年八月十二日
主题:李伟经理推荐合作洽谈
就职于阳光制造厂的李伟经理是我们公司的客户之一,他建议我和 您见一面,讨论一下今年的零部件装配计划。
周二下午2点在您的办公室见,好吗? 公司主页: 办公室电话:010-5555555 移动电话:139-555-5555 刘明
2、清晰
目的清晰:让收件人清楚这封邮件的目的,明白自己要做什么
二〇〇八年三月十四日
决议与决定的区别
《关于建国以来党的若干历史问题的决×》
《关于接受×××辞去市人大常委会委员职务请求的决×》
《关于开展安全生产月活动的决×》 《关于政府工作报告的决×》 《关于进一步加强企业破产案件审理工作的决×》 《关于授予×××等十人为公司2008年杰出员工的决×》
通 知
使用最多的文种。 适用于布发(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上 级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位 周知或者执行的事项,任免人员。
主送单位准确、清楚,严忌错漏。
导言简洁清晰,高度概括。 主文明确具体,针对性和可行性要强。
指示性通知 该类通知主要用于在开展某项工作时,或针对工作中出现的带有普 遍性的问题,对下级机关作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策 等。
通 报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚, 分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。结尾写明所做
出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。
特点:典型性、针对性、准确性、真实性、时效性;用词严谨,注重写实, 掌握分寸。
关于××××××(拟采取措施)的通知
××××(主送单位): 近期,××××××(从正反两方面分析面临的形势和存在的问题)。××××××(指出采取进 一步措施的重要性、必要性和紧迫性)。根据××××××(依据),为了×××××(目的主旨), 经研究,决定××××××(拟采取措施),现就有关事项通知如下: 一、××××××。 二、××××××。 三、××××××。 ××××××(通知的具体内容) ××××××(提出要求)。 发文机构署名(印章) ××××年×月×日
4、主送、抄送与密送
To的人是要受理这封邮件,理应对邮件予以回应。
而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以回应, 当然如果CC的人有建议,当然可以回mail。 而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用 在非常规场合。
5、回复
及时回复
自动回复 判断邮件的轻重缓急 尽量在原邮件基础上回复:形成专题 注意回复对象
卢绪文
电子邮件与 公文写作
电子邮件
公文
撰写
应用
应用文
法定公文
史上最牛女秘书
互动
请大家写一封邮件,发到 489290194@
主题:向你的上级请示工作(具体工作可以根据自己工作
或合理假设)
一、电子邮件撰写要点
1、标题
画龙点睛:标题是邮件的眼睛
不要空标题 标题要简洁准确 标题要真实反映邮件的重要紧急性 一封信一个主题,不可大杂烩 回复邮件时要更改标题 标题千万不要出现错别字(拼音输入法可能带来同音别字)
导言(决定缘由)写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。
主文(决定事项)阐明具体内容、落实的措施、解决办法、规定的要求等。
结尾可提出希望、号召、实施要求。
关于对xxx同志的处理决定
xxx,男,1970年6月出生,1986年7月参加工作,原为中国xxx总局办公室助理调 研员。2005年8月公费赴美国学习;2007年8月回国后,因对xxxxxx集团公司为其安排 的工作不满意,始终未到单位上班,并且从此与单位失去联系。 根据国务院《企业职工奖惩条例》的有关规定,决定从即日起将xxx同志除名。 xxx集团公司劳动工资部