商务英语写作-外贸书信写作原则

合集下载

商务英语信函的7c原则

‎‎‎‎商务英语信‎函的7c原‎则篇一：‎商‎务信函的7‎C原则 P‎r inci‎p les ‎o f Bu‎s ines‎s Let‎t er W‎r itin‎g商务信‎函写作原则‎为达到通‎过信函有效‎沟通的目的‎，有必要掌‎握写好国际‎商务函电的‎原则。

一般‎地，商务信‎函有以下七‎个方面的写‎作规则，通‎常被称为“‎7C原则”‎：‎1‎.Clea‎r ness‎[ kl‎?rn?s‎]清楚‎清楚原则包‎括两个方面‎的内容，‎一是写‎信者在拟文‎前知道自己‎要写什么；‎二是‎对文收到信‎函时可以完‎全了解写信‎者要表达的‎意思，不会‎产生误解。

‎这就要求写‎信者头脑清‎楚、条理清‎晰、表达准‎确，避免使‎用一些含混‎不清、模棱‎二可的词汇‎。

‎2.Co‎n cise‎n ess ‎[k?n ‎s a?sn‎?s]简洁‎简洁是指‎用最少的语‎言表达最丰‎富完整的内‎容，并且不‎影响信函的‎礼貌性。

简‎洁使信函更‎加简明有力‎。

商务英语‎信函的格式‎要简明扼要‎，语言要通‎俗易懂，内‎容要精练丰‎富。

这要就‎要写信者在‎行文过程中‎尽量选用单‎间、易懂、‎朴素的词汇‎，采用简洁‎，直接的句‎子。

‎ 3.C‎o rrec‎t ness‎[k? ‎r?ktn‎?s]准确‎商务英语‎的信函与买‎卖双方的权‎力、义务、‎利害关系、‎企业形像等‎息息相关，‎是制作各种‎商业单据的‎依据，以及‎进行商业活‎动往来的重‎要凭证。

准‎确无误是商‎业英语信函‎写作中最最‎要的原则。

‎准确原则不‎仅仅指单词‎拼写、标点‎符号无误，‎语法使用、‎结构格式正‎确，还应确‎保信函所涉‎及的信息、‎数字、事实‎准确无误。

‎因此，在进‎行商业英语‎信函写作中‎应反复审核‎相关信息，‎如：‎收信人的‎职称、姓名‎、地址、交‎货时间、地‎点、货物品‎质、颜色、‎尺码、单价‎、总价、包‎装等。

‎ 4.‎C oncr‎e tene‎s s [ ‎kɑnkr‎i tn?s‎]具体具‎体原则是指‎信函中涉及‎的内容要言‎之有物，信‎息要详实具‎体、丰富生‎动，表达要‎完整。

外贸函电-写作原则.

七、Body内容商务信函的内容指你在信中要说的事情。

你可以进行询问、回复、感谢、推销产品、索赔、催款、祝愿等等。

通常要分成合理的短段落，分开头、中间部分和结尾，每段之间还要留出足够的空格。

内容部分打印在称谓或主题下面两行处。

内容段落要单倍行距，太短的信可以双倍行距。

在段落之间要双倍行距。

简化格式的信（没有称谓）从主题下面第三行开始写。

●开头开头没有固定的写法。

可以简单地说明写信的原因或要求，也可以提一下上一封信、合同或文件，或使用生动的开头引起读者的兴趣。

第一次通信时也可以用开头语简要介绍自己。

开头语一般自成一节，文字简洁，与信的正文分开。

许多商务信函还不用开头语。

●正文正文是信函的主体。

这部分给收信人提供你想传递的详细信息。

表达写信人的具体愿望、要求、看法等，紧接在开头语的下面。

这可以是一段或几段，最好一段表达一个意思。

需两页或更多信纸时，应在续页上注明收信人名称、页数、日期。

续页写法如下：1〃Mr. John Smith Page 2 June 3，2001 2〃Page 2 The ABC Company, June 3, 2001 信的正文部分所用的英语应该清楚简明，段落清晰，标点正确。

段落划分—在信中每段表达不同的内容，因此可能一段只有一句话；但是短小的段落太多会破坏信的整体外观。

小标题—如果内容可以有效地划分成几部分，那么请大胆地使用小标题。

列表—同样，如果一个段落包括一些想法，可以有效地以列表的形式表现出来，使用列表表示，还可以通过项目编号和符号加以突出。

间距—几乎所有的商务书信都采用单倍行距，段落之间采用双倍行距。

但是一些机构对于非常短的信函（比如说10行）愿意采用双倍行距和更宽的边界。

收信人的地址（还有寄信人的地址，如果不是印制好的）一般都采用单倍行距。

●结尾信的结束语可以重复一下刚刚说的事情，发信人要做或希望收信人做的事，也可说套话，位置在正文结束之后，需另起一段。

如：1〃“Wish to hear from you soon”“希望不久收到你们的消息”； 2〃“If you need further information，please tell us”“如果需要更多信息，请告知我们”。

商务英语信函的写作原则与技巧(中文版)-毕业论文

商务英语信函的写作原则与技巧一、商务英语信函的基本构成信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名是正式商务信函必须包括的，而注意事项、事由、附件、附言这些要素则根据情况而定。

（一）信头信头表明了信的来源，往往是商务信函中最重要的元素，位于信纸的最上端。

信头一般包括发信人姓名，单位名称，地址，邮编，电话，传真，网址以及电子信箱地址等。

其设计和书写也要美观精致，以给人留下美好的印象。

（二）日期日期是商务信函的必要组成成分，其位置在信头下面。

英国人写日期的通常顺序是日月年，美国人写日期的通常顺序是月日年。

用数字表示日期容易引起误解，需要注意: 第一，年份应避免缩写，要完全写出。

例如：2003年不可写成03。

第二，月份要用英语表示，不能用数字表示。

因为，12/11可能是12月11日或者11月12日。

第三，日期用基数词或序数词表示均可。

（三）信内地址封内地址指收信人的名称和详细地址。

封内地址直接写在左边日期的下面。

如果信是写给个人的，封内地址包括礼貌的尊称、职位称呼、头衔、地址。

如果信是写给公司的，封内地址包括公司的全称和地址。

特别注意的是封内地址和信封上的地址必须完全一致。

（四）称呼一封又好的商务信函往往以贴切的称呼开始。

美国人通常在称呼后用冒号，而英国人则用逗号。

如果是写给公司的正式信函时，称呼常用“Dear Sir(s), Dear Madam (s), Dear Ms”，如果是写给具体某个人时，可以使用比较亲近的问候“Dear Mr White, Dear Mrs John”。

（五）正文信的正文是信函的主体，是全信中最重要的部分。

由于商务信函的主要目的是传递信息，在强调内容重要的前提下，也要遵循简明扼要，条理清晰、措辞礼貌等“7C”原则。

为使信层次分明，每段文体不宜太长，特别是开头和结尾段落更应简短。

（六）结尾敬语结尾敬语是以友好的方式结束全信，结尾敬语应与称呼一致。

如果是缩写格式的信函，其写在信中间，结尾段落之下空俩行；如果是完全齐头则靠在左边。

商务英语信函的7C原则

商务英语信函的7C原则为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务信函的原则。

一般地，商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C原则”：1.Clearness 清楚原则清楚包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。

这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。

2.Conciseness 简洁原则简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。

简洁使信函更加简明有力。

商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。

这要就要写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子商务英语信函的“7C原则”商务英语信函的“7C原则”。

3.Correctness 准确原则商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。

准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。

准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。

因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。

4.Concreteness 具体原则具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。

商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。

例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.5.Courtesy 礼貌原则为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。

外贸商业信函的书写原则

商业信函的书写原则（1）completeness实例解说："Cellulose Tape 1/2"x 3yds, with plastic dispenser 700 doz./-ditto-but 1/2" x 5 yds, 1,000doz."这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。

中文意思是："纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。

主要问题是后半句不清楚。

"ditto"在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括"带塑料包装容器"，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。

所以最好改成："Cellulose Tape 1/2"x 3yds, with plastic dispenser 700 doz.Cellulose Tape 1/2" x 5yds，with plastic dispenser 1000 doz."这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。

商业信函的书写原则（2）Clearness（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services.(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。

因此，最好清楚明白地说明"一个月两次"还是"两个月一次"：（a）We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.（每月两次直达船）（b）We have semimonthly direct sailing from Hongkong to San Francisco.（每半月一次直达船）（c）We have a direct sailing from Hongkong to San Francisco every two month.（每两个月一次直达船）（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a) Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible;b) Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter.以上两句中的""修饰的内容不同：a) 你们要求我们尽快做些什么。

商务英语书信写作10大注意事项

商务英语书信写作10大注意事项商务英语书信写作10大注意事项引导语：小编觉得商务英语写作是特别难的，尤其是书信的写作，不仅仅要讲究文字功底还有各种格式问题，小编今天整理了一些商务英语书信写作中的注意事项，仅供参考。

1.切忌主客不分或模糊。

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)2.句子不要零碎。

例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.3.结构对称，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。

商务英语信函的写作原则与技巧

商务英语信函的写作原则与技巧商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式，它撰写的好与坏对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。

下面是小编分享的商务英语信函的写作原则与技巧，欢迎大家阅读！商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。

商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个GS 或机构的商务形象。

因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。

一、商务英语信函的写作原则商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。

因此，在商务英语信函写作中，应遵循7Cs 原则，即礼貌（courtesy）、体谅（consider2ation）、完整（completeness）、清楚（clarity）、简洁（concise—ness）、具体（concreteness）和正确（correctness）。

1。

礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。

所以，在信函中宜多用“please”，“I twill be highly appreciated that …”，“I t is our pleasure to…”，“We feel dread fully s orry that …”，“We regret that …”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、摩擦，此时也需要礼貌来作为润滑剂，。

英文商务邮件写作技巧

英文商务邮件写作技巧随着全球化趋势的不断加强，跨国公司之间的商务邮件往来也越来越频繁。

而规范、准确、礼貌的英文商务邮件成为了一个优秀跨国商务人的基本技能。

下面小编将为大家提供几条英文商务邮件写作的技巧。

一、邮件的格式1.邮件开头通常以称呼和问候语开始，例如：Dear Mr./Mrs./Ms. Last name,I hope this email finds you well./How are you today?2.接下来，简明扼要地表达你的意图，并理由充分。

例如：I am writing to follow up on our previous conversation about the project deadline. Due to some unexpected issues that arose, we will need to extend the deadline by one week.3.在邮件结尾处，需要对接收方的反馈进行预期，或者感谢接收方的帮助。

例如：I look forward to hearing back from you soon.Thank you for your attention to this matter.4.附上你的联系方式。

例如：Best regards,Your nameCompanyPhone number二、注意邮件语言1.语言简洁清晰。

商务邮件应该采取简洁直观的语言，不要使用复杂、模糊、难懂的词语和短语。

2.注意用词准确。

商务邮件中用词应该准确无误，尤其是专业术语和缩写。

在涉及到时间、费用、数量等方面，不要出现歧义。

3.商务邮件应严肃、礼貌和专业。

发件人应该保持良好的态度和修养，不要在邮件中使用缩略词和口头话。

三、重视邮件主题1.邮件主题应该简明扼要、清晰明了。

主题应该简洁明了，让对方一目了然。

如果主题太长或者太复杂，难以清晰表达你的意思。

商务英语信函的写作原则

一、商务英语信函的写作原则写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。

您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：1、礼貌原则(courtesy)礼貌不仅仅是指有礼而已,为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2、体谅原则(consideration)体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。

3、完整原则(completeness)在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。

4、清楚原则(clarity)清楚是商务英语信函写作最重要的原则.必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。

5、洁原则(conciseness)要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。

应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦。

6、具体原则(concreteness)使所表达的内容准确而又生动。

当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。

6、正确原则(correctness)正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解。

二、商务英语信函中的礼貌表现（一）、商业信函中的积极礼貌表现按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。

积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。

为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略。

在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。

1、赞美赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。

在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。

即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。

商务英语邮件信函写作知识

商务英语邮件信函写作知识
商务英语邮件信函写作需要注意以下几个方面：
1. 明确目的和主题：邮件的开头应明确表达你的目的和主题，以便让读信人快速了解你的意图。

2. 简洁明了：商务英语邮件应力求简洁明了，避免使用过长的句子或复杂的词汇，以便让读信人能够快速阅读和理解你的邮件内容。

3. 使用恰当的称呼和礼貌用语：在邮件的开头和结尾，使用适当的称呼如“Dear Mr. Smith”、“Dear Professor Johnson”等，并
在结束时使用礼貌的用语如“Sincerely”、“Best regards”等。

4. 适当使用段落和空行：使用段落将不同的主题分开，并使用适量的空行使邮件更加清晰易读。

5. 注意语法和拼写：商务英语邮件中应注意语法和拼写的正确性，可以使用拼写检查工具来帮助你检查邮件中的错误。

6. 注意邮件的格式：商务英语邮件的格式通常包括主题、称呼、引言、正文、结尾等部分，清晰明了的格式能够让读信人更好地理解邮件内容。

7. 询问和回复邮件：在询问邮件中，需要清晰地表达你的问题，并在结尾处询问对方是否有任何疑问。

在回复邮件中，应清晰地回答对方的问题，并提供必要的信息。

8. 适当使用附件和链接：如果邮件内容需要提供更多的信息或文件，可以使用附件或链接的方式将其提供给对方，并在邮件中明确说明。

9. 保持专业和礼貌：商务英语邮件需要保持专业和礼貌，尽量避免使用口语化的表达或过多的感情色彩，以保持邮件的正式性。

10. 仔细检查和编辑：在发送邮件前，仔细检查和编辑邮件内容，确保语法、拼写、格式等方面的准确性，避免疏漏和错误。

探析商务英语书信的写作原则和技巧

、
1
简洁原则简洁原则就是精简单
, ,
如贸易术语
、
装运
货物规格和特性
。
、
数据和日期等
,
,
在满足完整和礼貌原则的前提下
词
。
这时候就需要使用具体原则
下列的建议
:
为了实现具体原则
;
可以遵循
;
只保留重要的单词
i e e v r c
对于这个句子
一个是 w e
w e
,
地阐述了商务英语书信的写作原则及技巧
以指导外贸业务
词是 bi mn o
t w
o
hly
s a
此句可理解为两个意思
n
a v
di
t
r e e
i li
g
e v e r
y
mo n t m
h
,
,
既能够给人以强调的感觉
又能衬
使用具体的事实和数据
;
。
多使用动词
、
尽量使
;
托出书信的重点
最重要的是可以节省贸易双方的时间和精
,
用主动语态而不是被动语态
选择生动
a s s o o n
形象的文字
,
·
注意
e a s e
力
。
语言研究
探析商务英语书信的写作原则和技巧
吴迪

商务英语信函的基本原则

商务英语信函的基本原则In writing a business English letter, there are several basic principles that should be followed. First and foremost, clarity and conciseness are key. The letter should be easy to understand, with a clear message and purpose. Avoid using ambiguous language or complicated sentence structures that may confuse the reader. Secondly, the letter should be tailored to the audience. Consider the level of familiarity that the recipient has with technical terms or industry-specific jargon, and adjust the language accordingly. Additionally, it is important to maintain a polite and professional tone throughout the correspondence. This means avoiding using slang or informal language, and refraining from making any personal attacks or insults. Always assume a positive tone, and focus on finding solutions rather than dwelling on problems.Another important aspect to consider is the format of the letter. This includes using a clear and legible font, such as Times New Roman or Arial, and ensuring that the spacing and margins are consistent. The heading and salutation should also be appropriate for the recipient, and any attachments should be clearly labeled and organized.Additionally, it is essential to proofread the letter for spelling and grammar errors before sending it.In terms of content, the letter should include a clear introductionthat explains the purpose of the correspondence. This should be followed by the main body of the letter, which should address any issues or concerns in a concise and constructive manner. Any necessary background information or supporting evidence should be included, but avoid providing excessive detail or overwhelming the reader. Finally, the letter should conclude with an action plan or request for further discussion, and include appropriate contact information.Overall, writing a business English letter requires attention to detail and a focus on professionalism, clarity, and conciseness. By following these basic principles, you can ensure that your communication is effective, efficient, and well-received by its intended audience.商务英语信函的撰写有几个基本原则需要遵循。

外贸英语书信写作应注意的问题

外贸英语书信写作应注意的问题
在外贸英语书信写作中，有几个重要的问题需要注意：
1. 语气和格式：外贸英语书信通常需要以正式和礼貌的语气表达。

适当使用敬语、客套话和客户称谓可以展示专业和尊重。

2. 主题清晰：确保信件的主题明确，用简洁的语言概括要点。

这有助于读者快速了解信件的目的以及您期望的行动或反馈。

3. 结构完整：书信应该包括标准的信头、称谓、引言、主体和结尾。

在正文中，按照逻辑顺序组织内容，将具体问题或要求明确传达。

4. 使用正确的词汇和术语：对于外贸行业中的特定词汇和术语，确保使用准确和适当的表达方式。

避免使用过于复杂或模糊的术语，以免产生误解。

5. 避免语法错误和拼写错误：仔细校对信件，确保没有语法错误、拼写错误或其他语言上的问题。

这有助于提高信件的专业性和可信度。

6. 尊重文化差异：如果您与不同文化背景的人进行交流，尊重对方的文化差异是很重要的。

了解一些与文化相关的礼仪和习惯，避免使用可能会冒犯或引起误解的语言表达。

7. 内容简洁明了：尽量使用简明扼要的语言，避免使用冗长或复杂的句子。

如果需要解释或提供详细信息，可以使用附件或链接提供更多资料。

8. 好的开场和结尾：在信件的开头，给出一个友好的问候和引言，以建立联系。

在结尾，表达感谢和诚挚的道别，并提供联系方式以便进一步沟通。

最重要的是，根据具体的情况和对方的要求，个性化书信，确保与读者建立良好的沟通和业务关系。

商务英语信函写作原则

商务英语信函写作原则商务英语信函写作原则随着全球经济的发展和我国对外贸易不断开放，我们将在更多的领域特别是在经济和贸易领域全面与国际接轨，因此对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务的使用越来越广泛，尤其是英文函电作为商务信息交流的主要手段，贯穿于外贸业务的全部流程，起着非常关键的桥梁和纽带作用。

以下是商务英语信函写作原则，欢迎阅读。

商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，其主要作用在于：(1)索取或传递信息;(2)报盘或接受报盘;(3)处理业务磋商的各种问题。

此外，有些信的目的仅仅是提醒收信人知道写信人的存在。

然而，撰写商务英语信函需在一定的原则指导下才能达到预期效果，相反，如果违背了既定原则，可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。

商务英语信函写作需要遵循许多原则，本文基于笔者的实际工作经验进行了归纳总结，主要从清楚易懂原则、谦恭礼貌原则、简洁明了原则和正确完整原则(即“4C” 原则)进行叙述，深入阐释了“4C” 原则在商务英语信函写作中的具体运用。

1 清楚易懂原则(Clearness)在商务英语信函中，清楚易懂原则是指清楚直接地传递写信者所要表达的信息，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。

清楚的表达一直是商务沟通的重要环节，是商务英语写作追求的目标。

如果收信人未能读懂写作者的意思，无论信函多么正确，语言多么漂亮，整篇信函都将毫无意义。

甚至一封含糊不清，辞不达意的信函往往会引起误会，造成贸易损失。

清楚易懂原则的运用技巧：1.1 使用简短熟悉的常用词语。

在进行贸易沟通时，无论是书面还是口头沟通都必须选用简单并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

1.2 有效地组织句子和段落结构。

在写作中，应使用严密的文字，简单的表达。

写信者的思维逻辑尤其重要，因此，在组织文字的段落上，应逻辑缜密，清晰围绕一个主题，逐步表达。

句式的选择上，也应选择简单，直接的句式。

商务英语信函写作的简洁原则

商务英语信函写作的简洁原则(2)三、句子精练，避长就短。

句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。

清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。

这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。

(摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。

)一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there (我会到).简单明了。

也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。

通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。

而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。

长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。

”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。

想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。

今天上午就打出这么多。

先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完!!(一) 按照意思拆分复合句。

长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。

如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。

如：例(8)：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：1、添加标志性词语。

外贸函电书写原则

外贸函电书写原则一、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

三、Completeness 完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.（二）注意词语所放的位置：例如：1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。

英语商务电子邮件写作五原则

英语商务电子邮件写作五原则一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

②标题。

③称呼、开头、正文、结尾句。

④礼貌结束语。

⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、号码、等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。

准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。

具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。

一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。

其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。