外贸部管理制度

外贸部管理制度

方针政策：

积极主动，团结合作相互帮助，共同提高

市场划分：

亚洲和大洋洲

欧洲和非洲

南北美州

（一）日常工作

1. 8：40之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息。

2. 综合整理一天要做的事情，自己列出每天的8小时计划，把要处理的事情分为

四类：

（1）紧急；（2）重要；（3）日常（4）临时

3. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘

出来存入备忘录。

4. 工作结束之前确认一天的工作结果，将8小时计划中完成和未完成的标注

出来。注明完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。

5. 每周一上午9点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周六

上午12点之前交本周工作总结，并于下午开总结会议，做工作反馈和总结。

总结内容应包括：

（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品报价情况，本周进程，下周计划。（2）总结一周内遇到的技术性问题和产品问题。并且汇总给技术部门进行改进

（3）总结在业务上遇到的问题，商讨解决方案。

6. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。

7 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。

8. 对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订每年、季、月的工作目标和计划。（二）客户开发前期工作

2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研

发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟经理沟通可向公司申请办理与办证机构联系补充办理。

3. 业务员在发样品前，原则上必须向客户收取样品费用，客户自付快递费或取得客户到

付帐号。特殊情况如展会期间很重要的经销商要求免费样品，需要向公司申请。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可发样品。并将发送信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。

（三）报价及合同签定

1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，

应与部门经理确认相关信息后再给客户报价。

2. 确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。

销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。如果客户收到形式发票就可以付款，需要将形式发票交给部门经理一份进行备案。

3. 将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。

4. 合同盖章后，扫描发给客户确认签字。

5. 如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。

6. 双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。

（四）安排生产（备货）

1.业务员在收到财务确认预付款已收到后，请联系成品部负责人（佳佳或者改改）下达发

货单（即生产单），经部门经理签字后，安排生产。

2. 业务员需要和生产部计划好生产包装，发货的时间表。

3. 业务员应每天与工厂沟通生产状况提醒生产发货注意事项严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。在装箱的当天或者前一天让成品部检查产品，同时业务员应去工厂检查订单产品是否有遗漏是否符合客户要求，并监督打包发货。

4.业务员应该合理安排商检报关时间。

（五）发货

1. FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF

条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。

2. 货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，提单等

扫描存档，并发给客户，进行确认。如果是快递，请及时和货代联系拿到单号并发给客户。（六）文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。

（七）电脑管理

1. 电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。

2. 业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘，部门经理，总经理有权查看。客

户资料半年进行一次光盘刻录，进行数据备份。

（八）E盘文件管理

1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。

E 盘- 年份-----月份—客户国家名称

（九）邮件管理

统一使用公司申请的邮箱。邮件记录需在F盘保存。总经理，部门经理有权查看工作邮箱。（十）产品报价程序

业务人员对外报价不得低于公司统一报价单，如有特殊情况低于此价格时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。

（十一）单证保管

货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册交有内勤放档案柜，存档保管。