新达洋--文件控制程序
文件管制程序
号备案》中，外来文件的信息登记在《外来文件总览表》中。
5.6.3 各部门签收的书面文件应由专人负责归档整理。 5.6.4 各部门所使用的记录应准确、完整、真实、清楚，并由专人归档、管理； 5.6.5 各部门建立的以电子档方式存放的文件应定期进行维护，可根据需求向网络部（天津） 提出申请备份，备份的光盘各部门可自行保管。
文件编号
203QE007I
文件管制程序
版本 编制部门
01 品质部
编制人
编制日期
2013-12-20
c.外来文件公司不予以编号。 5.4 文件会签、核准生效 5.4.1 体系文件的审核通过编制部门组织相关部门会签（填写《文件会签记录表》）的形式， 具体为：
a.手册文件由管理者代表审核，各部门会签，总经理核准方可生效发行； b.程序文件和操作性文件由相关编制部门经理审核，各相关部门会签并由管理者代表核准 方可生效发行。
5.6.6 保存部门应保持文件的最新版本，依文件性质摆放于正确场所，方便相关人员查阅； 5.6.7 各项文件资料应适当保管，避免自然物理环境的破坏及人为的盗窃与破环。 5.7 文件的变更 5.7.1 各文件的编制部门应适时确认文件的适应性； 5.7.2 文件在运行过程中如发现与现行要求不一致或不能满足现行要求，需要更改时，需编 制部门修订文件，在《文件会签记录表》填写修订内容摘要，并在文件正文最后一页记录修
3 职责 3.1 档案室： 1.负责本程序的建立、维护与实施监督。
2.负责公司文件的发行、建档、保存、处理等作业。 3.2 相关部门： 1.确实遵循本文件管理原则。
文件控制程序
文件控制程序共6页第1页1.目的：确保所有与质量体系有关的文件资料能有效地查阅、使用和管理，保持文件资料的正确性,各部门都能持有最新的文件资料。
2.范围：本公司的质量管理体系文件，法律法规及其它要求的文件资料。
3.定义：3.1受控文件:盖【文件管控中心发行章】。
3.2非受控文件:因业务、生产需要发给相关部门的临时文件（参考文件）。
3.3外来文件资料:3.3.1图纸、技术规范、规格、国家标准、政府法规等。
3.3.2客户的技术规范及标准。
3.3.3仪器设备使用说明书。
3.3.4客户提供的合约及相关规格、图纸、样件。
3.4文件分类：3.4.1 质量手册(QM)：把本公司质量管理与质量保证制度作适当说明，作为实施及维持公司质量管理体系的永久性资料。
3.4.2 质量程序文件(QP)：完成工作所必须的组织、职责、管理办法、实施顺序及内容与负责部门(人员)等细则的管理办法。
3.4.3作业指导书(QS)：保证业务和作业为高效率的详细步骤、方法、要点等细则补充规定。
3.4.4 表单记录(QR)：用以显示各项质量活动实际运作状况的文件。
4.职责：4.1本程序书由文控中心负责编制；4.2各职能部门执行本程序书。
5．流程（见附录一）及内容：5.1文件及资料制(修)订:各部门指定人员或部门主管担当制、修订文件，文件制(修)订撰写方式、格式依文件格式进行。
5.2文件及资料审核与核准:5.2.1所有文件应由指定人审核及核准后方可发行。
5.2.2文件审核与核准的指定人员:文件控制程序共6页第2页文件类别审核核准质量手册(QM) 管理者代表总经理质量程序书(QP) 单位主管管理者代表作业指导书/表单(QS/QR) 单位主管部门主管5.2.3若有外来文件由技术课师审核,具体方法依据《外来文件及工程图面管理规范》作业.5.2.4外来的公文、函件及资料应由文控中心受理转发给相关部门。
5.2.5公司内部联络单由发文单位自行转发，并留底存根。
01文件控制程序
LJ
零部件材料控制
11
ZG
质量改进服务
6
ZY
作业控制
12
PS
人员培训
4.4文件的标识
4.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，限于公司内部使用与质量保证体系运行紧密相关的文件为受控文件，需要提供给咨询公司、认证公司和顾客使用的为非受控文件。
4.4.2所有的受控文件质量手册、作业文件及外来文件应在文件的显目位置加盖“受控”印章，并注有分发号，每份文件都有不同的分发号，便于追溯。非受控的文件加盖“非受控”印章。
4.10.3有关部门应定期评审外来文件，确保外来文件的有效性。
4.10.4行政部应做好外来文件的发放、领用和标识等管理工作。
4.11文件的有效性控制
为控制文件的有效性，行政部应汇总编辑全公司“有效文件一览表”，并根据修订状态及时调整。
5记录
QDZY/WJ-09-2013《文件审批表》
QDZY/WJ-10-2013《文件领用（发放）控制清单》
4.9文件的整理归档、借阅和复制
4.9.1文件资料应按照一定的类别和有关要求进行整理归档。
4.9.2因需要借用、复制归档文件的人员，应填写“文件借阅、复制申请登记表”，经行政部批准后可予以借阅、复制。借阅者应在规定日期归还文件和资料，到期不归，由行政部负责收回。
4.9.3复制管理体系文件须经质保工程师批准，填写“文件借阅、复制申请登记表”办理复制手续，由行政部对复制文件进行编号、标识、发放和回收。
4.2文件的编写与审批
所有文件只有经过授权人的审核和批准，并填写“文件审批单”后方可正式发布。
4.2.1质保手册、程序文件、质量记录由质量保证部组织编写，质保工程师审核，总经理批准。
文件控制程序001
1 目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保在文件的各使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件。
2 适用范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的文件的控制，包括外来文件的控制。
3 职责3．1办公室在管理者代表领导下编制、修改质量手册和程序文件。
3．2各有关归口管理部门负责相关作业规范的编制、修改，部门主管负责审核作业规范，并负责相关外来文件的收集和保管。
3．3管理者代表负责审核质量手册，批准程序文件、作业规范。
3．4总经理负责批准发布质量手册。
4 工作程序4．1 本公司控制文件的分类a.质量手册：用于规定本公司质量管理体系的文件。
b.程序文件；用于规定本公司进行某项质量活动或过程的途径的文件。
c.作业规范：用于详细叙述各项质量作业的工作方法、使用工具和设备、环境要求、技术标准等作业细节的文件；d. 记录；e. 外来文件，如法律法规、国家标准、行业标准、顾客提供的技术要求等（包括外来的管理性文件，如与质量管理体系有关的政策、法规文件等。
）；f.本公司管理文件，如各类管理标准（部门管理制度、公司行政管理制度），工作标准（岗位责任制和任职要求）。
g.文件可以是任何媒体形式，包括电子媒体。
4.2 文件的编号4.2.1本公司在质量管理体系运行之前发布的文件，继续沿用原编号，待下次修改时再按以下编号方法。
4.2.2 质量手册：DDN-QSM -XXX4.2.3 程序文件：DDN-QSP- XXX4.2.4作业指导书：DDN-QSW-XXX4.2.5 编写代码说明DDN——上虞大东南照明电器有限公司QSM、QSP、QSW——质量管理体系文件：依次为质量手册、程序文件、第三层次文件XXX——代表流水号4.2.6外来文件，采用其原有的文件号和版次（标准、法律法规采用其发布年份、实施日期作为版次）。
4．3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册、程序文件和作业规范在每一文件封面明示编制人、审核人、批准人和发布日期。
01文件控制程序cxwj
1目的 (2)2 范围 (2)3 职责 (2)3.1 文件管理部门的职责 (2)3.2 文件编写人员的职责 (2)3.3 文件审核批准人员的职责 (3)3.4 文件使用人员的职责 (3)4 管理要求和方法 (3)4.1 文件的控制范围 (3)4.1.1 文件和资料包括 (3)4.1.2 归档管理的外来文件包括 (3)4.1.3 需要控制的文件的形式包括 (3)4.2 文件的编写和审批 (3)4.3 文件的标识和发放 (4)4.4 文件的更改和换版 (5)4.5 文件的作废 (5)4.6 文件的日常管理 (5)4.7 外来文件的控制 (5)4.7.1 外来文件分类 (6)4.7.2 外来文件管理职责 (6)4.7.3 外来文件的获取 (6)4.7.4 外来文件的分发 (6)4.7.5 外来文件的使用 (6)4.7.6 外来文件的更新与作废 (7)5 文件发放范围 (7)公司运行所要求的文件，是管理活动开展、验证和评审的重要依据，所以必须实施控制，确保管理体系运行有关场所都使用有效版本。
本程序合用于公司的各类文件的控制范围、编写和审批、标识和发放、更改和换版、日常管理以及外来、外发文件的控制要求和方法。
记录的管理按《记录控制程序》，其他技术文件按有关规定执行。
3.1 文件管理部门的职责3.1.1 外来文件⑴ 职能管理部负责对通信行业国家标准、行业上级部门的技术文件和技术标准的采集、发布，并贯彻、监督及实施，对标准的有效性负责。
⑵ 各工程管理部门负责建设方、监理单位提供的管理性文件、技术文件和技术标准的采集、发布，并贯彻、监督及实施,对公司技术文件和技术标准的有效性负领导责任。
⑶综合部门负责对供货单位提交的使用维护说明书、图样资料、保修证书等的采集、保存。
⑷人力部负责对行业类管理性文件及集团行政类文件的收信、发布，并贯彻、监督。
3.1.2 质量/环境/安全管理体系文件⑴ 职能管理部负责管理体系文件的归口管理。
文件控制程序
☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。
3.3受控文件：体系文件、技术文件。
3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。
4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。
4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。
4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。
4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。
4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。
4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。
4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。
4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
文件控制程序
文件控制程序第1页共6页修订记录版本变更单编号内容制订人生效日期A/0A/1初次发行《文件控制程序》2014-07-01受控文件印章制定审核批准日期：日期：日期：文件控制程序第2页共6页1.0目的为文件及资料的控制提供指导，以保证公司内文件及资料的完整性、正确性，确保文件的机密性及文件使用的现场都为最新的有效的版本,特制定本程序文件。
2.0范围适用于公司与质量/环境相关体系文件的制订、发行、使用、变更及保管的控制。
3.0职责3.1文件的制订。
3.1.1文件及资料由各相关部门负责起草制订。
3.1.2文件的制订必须由具有相应权责的人员制订：质量、环境手册……管理者代组织相关部门制订；程序文件……部门负责人及以上人员；作业指导书……组长及以上人员。
质量、环境记录……组长及以上人员3.2文件的审核3.2.1质量、环境手册、程序文件由管理代表审核，其他文件及资料的审核原则上由文件制订人的上级进行审核。
工程部的技术文件（除线路图）由品质部、销售部审核。
3.2.2特殊情况下（文件制订人为部门主管及以上人员或文件审核人不在时）可由文件制订人自行审核。
在受权情况下可由具有相应职责的被受权人进行审核。
3.3文件的批准3.3.1质量、环境手册……总经理3.3.2程序文件……总经理3.3.3作业指导书……部门负责人及以上人员3.3.4质量、环境记录……部门负责人及以上人员3.4文件的制订、审核、批准实行三级审核制度。
3.5文件的分发、收回、销毁及管制由文控文员负责。
4.0定义：无5.0程序文件编号：GP-01标准作业程序版本：A/0文件控制程序第4页共6页2.0范围3.0职责4.0定义5.0程序。
6.0参考文件7.0附件5.1.7.3作业指导文件不限制内文架构，但优先参照程序文件的内文架构撰写5.2文件的编制、修订和作废。
5.2.1文件的编制：根据实际需要，由各相关部门专人以其相应标准格式起草制订，按文件编号系统编号，经审核批准后送文控员发行。
OHSMS文件控制程序范本
OHSMS文件控制程序范本抱歉，我不能为您提供需要____字的文件控制程序范本。
文件控制程序是根据具体组织的要求和流程来设计的，它涉及到组织的需求、目标、策略、流程和制度等多个方面。
然而，我可以为您提供一个简单的文件控制程序范本的参考：文件控制程序范本目的：本文件的目的是确保组织内部文件的安全、完整和可追溯性，以满足法规要求和组织的内部需求。
适用范围：本文件控制程序适用于组织内所有文件和记录。
定义：1. 文件：包括电子文档和纸质文档。
2. 记录：指证明组织活动、过程和结果的文件。
文件控制程序：1. 文件标识和分类：1.1 所有文件都应有唯一的标识符，并归入相应的分类。
1.2 文件标识符可以包括文件名称、版本号、日期或其他必要的信息。
1.3 文件分类应根据文件内容、用途和重要性等因素进行规划。
2. 文件保存和存储：2.1 纸质文件应妥善保存，并存储在封闭、通风、干燥和安全的地方。
2.2 电子文档应保存在合适的电脑或服务器上，并进行定期的备份和安全存储。
2.3 文件保存时间应根据法规要求和组织内部政策进行规定。
3. 文件安全和访问控制：3.1 所有文件应制定适当的访问控制措施，以确保文件的安全性和完整性。
3.2 纸质文件应存放在锁定的柜子或房间中，仅授权人员可进入。
3.3 电子文档应设定访问权限，并进行定期的用户权限审查。
3.4 所有文件的访问和修改记录应进行记录和审查。
4. 文件修订和变更控制：4.1 所有文件的修订和变更应进行严格控制和记录。
4.2 修订和变更应由授权的人员进行，并经过适当的批准程序。
4.3 修订和变更记录应说明修改的内容、日期、原因和批准人员等信息。
5. 文件备份和恢复：5.1 电子文档应进行定期备份，并将备份存储在安全的地方。
5.2 备份文件的恢复应进行定期测试和评估，以确保其可用性和完整性。
6. 文件销毁：6.1 文件销毁应按照内部政策和法规要求进行，以确保文件的机密性和完整性。
文件控制程序
文件控制程序1. 目的对质量管理体系有关文件进行控制，确保与质量活动有关的场所和人员使用的文件均为充分有效版本。
2. 范围适用于质量管理体系活动有关的所有文件。
也包括适用的外来文件。
3. 职责3.1总经理负责批准发布《质保手册》；3.2质量保证工程师负责审核、批准《程序文件》及其相关文件；3.3质管部负责质量管理体系文件编写和控制；3.4技术部负责产品技术文件编写和控制；3.5各职能部门负责本部门职能范围文件和资料的控制。
4. 工作程序4.1文件资料控制程序图4.2受控文件范围质量管理体系受控文件按其具体内容包括以下五个方面：⑴.质保手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；⑵.程序文件；⑶.工艺守则（作业指导书）、技术文件等；⑷.质量管理体系和产品质量相关质量记录及表格；⑸.适用的外来法规、标准、顾客提供的图样和文件等。
4.3文件提出和编制⑴ 质量方针和质量目标由总经理提出编制要求，质管部负责组织编制文件；⑵《质保手册》由总经理提出编制要求，质保工程师负责组织相关职能部门编制；⑶《程序文件》由质量保正工程师提出编制要求，相关职能部门编制；⑷《技术文件》由相关职能部门提出及编制；⑸. 质量管理体系有效运行及产品符合性所需要的质量记录表格，在程序文件中提出并编制。
4.4 文件审批及会签4.4.1 文件编制后由编制人提供文件清样并提交审批，文件经批准后方可进行发放。
以确保文件是充分的、适宜的。
⑴ 质量方针、质量目标由总经理批准；⑵《质保手册》由质保工程师审核，总经理批准；⑶《程序文件》由质保工程师批准；⑷《技术文件》由编写部门主管领导审批及需要会签的文件或资料须经会签后，报质保工程师批准。
4.4.2 其他部门业务文件由各主管部门领导审批、必要时经质保工程师批准。
4.4.3 文件批准人在批准文件时，明确文件发放范围。
4.4.4 批准后的文件由质管部负责印刷、复制、装订并管理。
4.5 文件的分类本公司文件分为“受控”和“非受控”两大类。
《文件控制程序》.docx
1 目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3 术语和定义文件：信息及其承载媒体。
4 职责4.1总经理负责批准发布质量手册,方针，目标。
4.2管理者代表负责审核质量手册、批准程序文件。
4.3质量部经理负责审核程序文件。
4.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4.5质量部负责组织对现有体系文件的分发与回收，负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
5 作业内容5.1文件的分类及保管5.1.1质量手册、质量方针、质量目标、程序文件、作业指导书、质量记录等，由质量部归档保存。
5.1.2本公司第三级质量管理体系文件分为两类：1）部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等。
此类文件由各相关部门自行保存，并报质量部存档；2)其他质量文件：可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。
由各相应的业务部门保存使用。
5.1.3公司内管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由质量部登记、保存。
5.2文件的编号5.2.1质量手册的编号：SP —上海铂砾耐材料科技有限公司代号QM —质量手册代号5.2.2程序文件的编号：SP —QP —##QP —代表程序书 ##—程序序号5.2.3作业指导书的编号：单位代码—QW —##岗位和部门代码：5.2.4 质量记录的编号： 部门代码—QR —##QR —质量记录代号 ##—记录序号5.2.5 外来文件的编号：OD —##OD —外来文件代号 ##—外来文件序号5.2.6 管理文件编号：部门代码—MD —##MD —管理文件代号 ##—管理文件序号文件发布年月最后两位数质量手册代码铂砾耐公司代码5.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
文件控制程序
程序文件文件控制程序2014-05-20发布 2014-05-20实施文件控制程序页码：第1页共6页1 目的对质量管理体系所要求的文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程进行管理,以确保在使用处获得的适用文件是充分的、适宜的和有效的。
2 适用范围2.1 适用于本厂质量管理体系所要求的文件的控制。
2.2 适用于与产品有关的适当外来文件，包括产品标准、规范和技术工艺文件的控制。
3 职责3.1 质量主管负责建立、组织实施和保持质量管理体系文件。
3.2 质检科负责质量手册、程序文件的归口管理。
3.3 厂办负责工厂其他管理性文件(包括外来管理性文件)的管理。
3.3 技术科负责作业指导书和工厂其他技术性文件(包括外来图样、工艺文件)的管理。
（作业指导书）3.4 各职能部门负责编制相关的文件。
4 程序4.1 本厂质量管理体系文件的分类a）工厂的质量方针、质量目标；b）工厂的质量手册和程序文件；编制：审核：编制部门：审定：批准：实施日期：文件控制程序页码：第2页共6页c) 作业指导书和其他管理、技术文件；d）与产品有关的适当外来文件，指与产品有关的外来规则、规范、标准、技术文件等；e）质量管理体系运行和产品形成过程中的质量记录。
4.2 文件控制4.2.1 文件控制包括对文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程活动的管理控制。
4.2.2 控制内容a)文件在发布前能得到确保其充分性（即文件所阐述的要点没有漏项）与适宜性（即文件的内容适合于公司情况）的批准；b)文件在实施中由于组织结构、产品、工作流程、相关法律法规等发生重大改变，影响相关文件时，须对原文件进行评审与更新，并再次得到批准；c)各文件归口部门采用有效文件目录清单和修订状态一览表的方式，对所有文件的修订状态能得到识别；d)做好文件发放并记录，确保在使用场所能得到适用文件的有效版本；e)各文件归口部门按编号规则对文件统一编号，文件要清晰可辨，易于识别；f)与产品有关的适当外来文件由文件归口部门列出有效版本清单，并对其进行管理，控制外来文件的分发；g)文件发放部门对作废文件从发放和使用场所及时收回，加以红色“作废”标识，确保防止作废文件的非预期使用；若由于法律或其他原因而保留作废的文件时，加以“作废－保留”标识。
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1目的
为确保质量管理体系所要求的文件受到有效控制，以使其适用、有效和不致被误用，
特制订本程序。
2 适用范围
本程序适用于质量管理体系有关的所有文件的管理与控制，包括：质量管理体系文件、技术文件和资料，以及外来文件（行业标准,顾客提供的技术资料等）。
3职责
3.1总裁负责批准发布质量手册。
3.2 管理者代表组织编制质量管理体系文件，并负责审核质量手册、批准程序文件、三级
文件和记录表格。
3.3 总裁办负责文件的汇总、发放、更改和管理。
负责文件的收集、整理、保管和归档工
作。
3.4 外来文件由各部门相应负责管理、归档。
4 工作程序
4.1文件的分类与编号
4.1.1代号规定
4.1.1.1公司代号:DY （DAYANG简称）
4.1.1.2各部门代号:
总裁办：GO （GENERAL OFFICE简称）
质检部：QD （QUALITY DEPT.简称）
生产部：PR (PRODUCTION DEPT.简称)
销售部：SD (SALES DEPT.简称)
行政业务管理部：BA (BUSINESS ADMINISTRATION DEPT.简称)
4.1.1.3 各文件代号:
质量手册:QM (QUALITY MANUAL简称)
程序文件:PD (PROCEDURE DOCUMENT简称)
指导性文件:GD (GUIDE DOCUMENT简称)
管理性文件:MD (MANAGEMENT DOCUMENT简称)
技术性文件:TD (TECHNOLOGY DOCUMENT简称)
质量记录:QR (QUALITY RECORD简称)
外来文件:WL (WAILAI拼音简称)
4.1.2质量手册的编号
公司代号-质量手册代号
DY-QM
质量手册的版本号以字母A、B、C……顺序表示，修改码以数字0、1、2……顺序表示。
4.1.3程序文件的编号
公司代号-程序文件代号-对应标准条款号
DY-PD-4.2.3代表文件控制程序
DY-PD-4.2.4代表记录控制程序
DY-PD-7.4代表采购控制程序
DY-PD-6.2代表人力资源控制程序
DY-PD-7.5.1代表生产和服务提供控制程序
DY-PD-7.5.3代表标识和可追溯性控制程序
DY-PD-8.2.2代表内部审核控制程序
DY-PD-8.2.4代表产品的监视和测量控制程序
DY-PD-8.3 代表不合格品控制程序
DY-PD-8.5代表纠正和预防措施控制程序
4.1.4三级文件编号
4.1.4.1指导性文件
指导性文件代号-部门代号-内部自行编号-顺序号
例如质检部GD-QD-XX-00
4.1.4.2管理性文件
管理性文件代号-部门代号-内部自行编号-顺序号
例如质检部MD-QD-XX-00
4.1.4.3技术性文件
技术性文件代号-部门代号-内部自行编号-顺序号
例如质检部TD-QD-XX -00
4.1.4.4质量记录
质量记录代号-部门代号-内部自行编号-顺序号
例如质检部QR-QD-XX -00
4.1.5外来文件编号
外来文件代号-内部自行编号-顺序号
WL-XX-00
4.2文件的编写、评审、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。
4.2.1 质量手册由管理者代表负责组织编写、审核，最后经总裁批准发布。
4.2.2 程序文件、除外来文件外的三级文件由相关部门组织编写，由管理者代表批准发布。
4.2.3 外来文件（相关国家、行业、国际标准有关法律、法规）由各部门负责收集，统一
编号。
4.2.4 为确保文件使用的各场所都得到适用文件的有版本，文件的发放、回收要填写《文
件发放、回收登记表》，应注意把发放范围适度，只发给需要的部门。
对外来文件更
应注意发放范围的控制。
4.3 文件的受控
4.3.1 文件分为“受控”和“非受控”两大类，与质量管理体系紧密相关的文件应为受控
文件，由各部门按规定控制和管理。
非受控文件一律不做标识。
4.3.2 所有受控文件由总裁办标明受控状态，加盖“受控”章进行标识。
4.3.3 对外来文件应加盖“外来文件”进行标识，顾客提供的技术资料须加注顾客单位的
名称及接收日期。
4.3.4 总裁办负责建立《文件控制清单》。
4.4文件的更改
4.4.1文件应根据实际情况或评审结果加以更改，以保持文件的持续适宜性和有效性。
各
部门在文件使用过程中如发现不适用的情形时,应及时提出修改意见,填写《文件更
改申请表》。
4.4.2对文件更改的审批，一般应由原审批人进行审批。
若因机构、人员发生变化或调动，
原审批人不适于审批时，可以由相应职务的人员进行审批，但应获得必要的审批背
景材料。
4.4.2.所有文件（含记录）均需标明版本号和修订号，以标明文件（含记录）的现行修订
状态。
所有被更改的原文件必须由总裁办收回，以确保有效文件的唯一性。
4.4.3 质量手册的修订情况应记录到手册最后一页的《文件更改记录表》中。
4.5 文件的保存、作废与销毁
4.5.1与质量管理体系有关的文件必须分类存放在安全干燥的地方妥善保管。
4.5.2 质量手册、程序文件由总裁办管理归档，其他三级文件和记录表格由各部门自行管
理。
4.5.3 任何人不得在未经批准时，在受控文件上书写、涂抹和修改，不得外借文件。
确保
文件清晰、易于识别和检索。
文件持有人应爱护文件，保持清晰，如果文件已破损、丢失，应及时到该文件管理部门调换。
4.5.3 对已更改或废止文件及时收回，应做出明确的“作废”的标识，以免误用。
4.5.4 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后，
由总裁办负责销毁。
4.6文件的借阅和复制
4.6.1 借阅、复制集团公司受控文件，应填写《文件借阅、复印登记表》，经管理者代表审
批后方可借阅、复制。
5相关文件
5.1记录控制程序
6质量记录
6.1《文件控制清单》
6.2 《文件发放、回收登记表》
6.3 《文件更改申请表》
6.4 《文件更改记录表》
6.5 《文件销毁申请表》
6.6 《文件借阅、复印登记表》。