Excel 2003基础知识 2

Excel 2003基础知识是微软公司出品的Office系列办公自动化软件之一。

它不仅可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的图表制作功能。

它的使用范围非常广泛，内容极其丰富,难以窥其全貌，这里只是将初步学过的某些基础知识和应用实例辑录于后，留作参考。

（一）Excel基础知识一、启动Excel启动Excel可采取以下方法：方法一、单击Windows桌面左下角的“开始”命令，在弹出的菜单中单击“Excel2003”方法二、依次选择“开始”→”所有程序”→“office 2003”→“excel 2003”方法三、在方法一或方法二的基础上，选择“发送到”，在桌面建立excel快捷方式。

点击该快捷方式即可启动excel。

方法四、在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击“新建”项，打开“新建”子菜单，从子菜单中选择图1“Microsoft Excel 工作表”命令，如图1所示。

执行该命令后，在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标如图2所示，在文件名称处输入一个合适的名字，注意不要把扩展名“.xls”丢掉。

双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑了。

图2二、退出Excel退出Excel，包括建立在该窗口内的所有工作表和工作簿，方法是：打开“文件”菜单，单击“退出”命令，或单击窗口右上角“×”号，就可以退出Excel。

按Alt+F4键，也可以退出Excel。

退出Excel窗口，包括建立在该窗口内的所有工作表和工作簿。

三、Excel界面启动Excel后可看到它的主界面（如下图）。

最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，标题栏下面是菜单栏，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。

菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。

以上栏目是一般的Windows应用程序都有的。

工具栏的下面的一些栏目就是Excel特有的。

左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。

右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。

在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：左边的错号是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入”按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式（有的版本是fX，即“插入函数”）名称框下面灰色的小方块是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。

全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。

全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。

中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。

在工作表区的下面，左边的部分用来管理工作簿中的工作表，如下图所示。

我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。

Sheet1，Sheet2……等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿。

单击“Sheet2”，就可以转到表Sheet2中，同样，单击“Sheet3”，“Sheet4”，都可以转到相应的表中。

四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。

单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示。

单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来。

单击向左的箭头，下面的标签整个向左移动了一个表。

单击带竖线的向左的箭头，最左边的表就又是Sheet1了。

这只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。

界面的最下面是状态条。

Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Num lock是打开的，按一下键盘上的“Num Lock”键，这个标记就消失了，表示不再是Num Lock状态，按一下“Cap Lock”键，就显示出CAPS，表示Caps Lock状态是打开的，再按一下Cap Lock键，它就会消失。

四、Excel工作部分的基本结构Exce工作部分的基本结构由工作簿、工作表和单元格组成：1、工作簿：工作簿是指在Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。

当启动Excel 时，就自动打开了工作簿，一个工作簿内最多可以有255个工作表，工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。

2、工作表：工作表是指由“65536 ”个行和“256”个列所构成的一个表格。

行的编号由上至下有“1”到“65536 ”编号；列号则由左到右采用字母编号为“A”…“IV”（共256列）。

默认情况下，每一个工作簿文件会打开3个工作表文件。

这些工作表分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3来命名。

实际上可以根据需要添加工作表，一个工作簿内最多可以有255个工作表，还可以通过“重命名”更改默认的工作表名称。

例如将Sheet1改为“商品销售”；Sheet2改为“商品库存”等。

3、单元格；构成工作表的多个长方形的“存储单元”就是单元格，我们输入的任何数据都将保存在这些“单元格”中。

这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式或者一个图形、声音等等。

每个单元格都有其固定的地址。

比如“A3”，就代表了“A”列的第“3”行的单元格。

同样，一个地址也唯一地表示一个单元格，例如：“B5”指的是“B”列与第“5”行交叉位置上的单元格。

因此，“B5”亦称单元格地址或单元格名称。

在Excel环境中，每一张工作表由65536×256个单元格所构成。

由于一个工作簿文件可能会有多个工作表，为了区分不同工作表的单元格，要在地址前面增加工作表名称。

例如：Sheet2 ! A6。

就说明了该单元格是“Sheet2”工作表中的“A6”单元格。

（注意：工作表名与单元格之间必须使用“!”号来分隔。

）（二）工作簿与工作表一、工作簿1、新建工作簿启动Excel后，首先看到的是Book1工作簿，这是系统的一个默认工作簿。

如果要建立一个新的工作簿，其操作步骤如下：◎在菜单栏内依次选择“文件”→“新建”。

◎在窗口右侧任务栏内选择“空白工作簿”，或选择“本机上的模板”然后在“模板”对话框中点击“工作簿”，就可以看到新的工作簿Book2。

依此方法可以新建Book3、Book4……2、更改工作簿字体及大小工作簿的字体和大小可根据需要予以更改。

更改的方法如下：◎依次选择“工具”→“选项”→“常规”。

◎在“常规”选项卡的“标准字体”栏内打开字体清单，根据需要选取其一。

同时在“大小”框中选取适当的字号。

单击“确定”。

◎按照提示关闭Excel。

重新打开的Excel工作簿就可使用更改后的字体和大小。

原来的工作簿的字体和大小仍旧保持不变。

3、多个工作簿之间切换如果Excel窗口中同时打开了不只一个工作簿，为便于编辑，需要在各工作簿之间进行切换。

下面介绍两种切换方法：方法一：假设屏幕上可以同时见到两个工作簿，book1在前，book2在后. 单击book2可以看到的地方，则book2会显示在屏幕前面成为当前活动窗口，即可进行操作。

与此同时，book1退居后面。

同样的方法也可以使book1窗口显示在前面，book2窗口退居后面。

方法二：在菜单栏中点击“窗口”，弹出的下拉菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称（如图）。

其中，有√号的是当前工作簿。

单击另外的一个工作簿，这个工作簿就会转换到前面成为为当前工作簿。

原来的当前工作簿就会隐退到后面。

如果再单击这个隐退的工作簿，它又会出现在前面，再次成为当前工作簿。

方法三：按注Alt键.再点击Tab键.点击一次,屏幕上就会出现一个工作簿成为当前工作簿。

再按Alt键.并点击Tab键.就会出现另一个工作簿成为当前工作簿。

.连续点击直到出现需要的工作簿为止。

4、保存工作簿工作表或工作簿编好后，要注意即时保存，防止成果丢失。

保存的方法是：在Excel中单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令，如果文档没有保存过，就会弹出“另存为”对话框，如右图：在“保存位置”中选好目录，在“文件名”中输入名字，单击“保存”按扭就可以了。

如果编辑的文件以前已经保存过了，则自动进行保存，不弹出“另存为”对话框。

按快捷键Ctrl+S也与单击“保存”命令效果相同。

5、退出工作簿如果Excel窗口中建立了多个工作簿，要退出当前的工作簿，可打开“文件”菜单，单击“关闭”命令，或单击工作簿右上角“×”，号就可以退出当前工作簿，其他工作簿仍保留在Excel窗口。

二、工作表1、新建工作表通常情况下，一个工作簿只有sheet1、sheet2、sheet3等3 个工作表。

如果要增加新的工作表可采取以下方法：方法一：新建单个工作表。

右键单击工作表标签，在弹出菜单中选择“插入”，再在“插入”对话框中选择“工作表”，（也可以在工具栏中依次选择“插入”→“工作表”）在当前工作表标签前面就会出现一个新的工作表标签。

如果还要增加工作表，可接着按F4键，按一次就会增加一个工作表。

方法二：同时新建多个工作表。

在工具栏中依次选择“工具”→“选项”。

在“选项”对话框中打开“常规”选项卡，然后在“新工作簿内的工作表数”数字框中输入要达到的最高数字（如13），单击“确定”，再在工具栏内按“新建”，工作表标签区内就会增加到13个工作表的标签。

就是在这个工作簿内有13个工作表。

2、选定工作表一个工作簿里通常有3个或3个以上的工作表，工作表标签栏内就是这些工作表的名称。

其中显示为高亮度的标签就是当前工作表标签。

要让工作表进入工作状态，首先必须选定工作表。

选定工作表的方法有：1、选定单个工作表：鼠标箭头指向要选定的工作表标签，按左键，该工作表即为选定的当前工作表。

2、选定相连的多个工作表：先单击最前面的一个工作表标签，然后按住shift键，再单击最后的一个工作表标签，相连的多个工作表即被选定。

3、选定不相连的多个工作表：按住ctrl键，然后逐个单击需要选定的工作表标签，不相连的多个工作表即被选定。

4、在多个工作表中选定一个或少数工作表，为便于寻找，可采用以下方法：右键单击标签滚动区任一按纽（工作表标签区左侧），然后在弹出的工作表标签列表中单击需要选定工作表标签即成。

5、在工作表标签上添加颜色，以便寻找。

方法是：右键单击将要着色的工作表标签，在弹出的对话框中单击“工作表标签颜色”，再在颜色方块中选择一种需要的颜色，单击“确定”即成。