档案管理实务项目五PPT课件

❖ 档案存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在， 并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。但 是随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成 分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁 的过程中，比如：纸张老化、字迹退色模糊、档案虫害等 。这就需要对档案进行保管。
❖ 一、档案保管工作的含义
【理论支撑】
❖ 档案保管，是档案管理中的一项重要内容，档案馆（室） 对档案进行系统存放和安全保护的工作。档案保管工作， 就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动，是 通过档案库房建设，采取各种防治措施，维护档案实体及 信息的完整与安全，保持档案良好的存放秩序。档案保管 工作是档案整体工作的基础，直接关系到档案寿命。
任务训练
活 通过网络或实地调查了解档案保管工 动 作的含义及内容；
目 标 并能按照我国档案法规的相关规定对具
体档案保管行为进行判断。
活
动
根据情况灵活分组调查；
组
织
活动内容与要求
学生分组实地调查了解某单位档案室 或档案馆库房保管制度、档案保管的 要求、状态，然后各组指定代表介绍 他们的调查情况，并总结分析我国档 案保管工作的实际现状。
❖ 2．档案保管工作是开展档案工作的必要条件。科学地保管 好档案，可以为档案整理、鉴定、编研和利用工作提供物 质条件，是其他环节顺利进行的前提。如果档案保管地杂 乱无序、门类混乱，其他环节的工作就无法开展。
❖ 3．档案保管工作是延长档案寿命的必要手段。保管工作做 得好坏，措施的当与否，直接影响到档案的寿命。最大限 度地延长档案寿命是档案保管工作的根本任务之一。
❖ 这是一起严重的档案违法案件。一个单位丢失三个年度的全部文书档 案，这是少有发生的。虽然该机关在事后积极采取补救措施，但其后 果和造成的社会影响还是十分严重的，教训是十分深刻的。究其原因 除了工作人员档案意识淡薄外，新旧档案员交接过程中没有认真清点 ，也没有办理移交手续。反映他们在档案保管方面的疏忽与不足。
❖ 3．在档案流动过程中的各个环节对档案采取安全防护的措 施以及为防止档案的自然和人为的损害而采取的各种专门 技术措施，如复制、修补等。
❖ 二、档案保管工作的意义
❖ 1．档案保管工作是开展档案工作的重要基础。档案工作的 前提和基本物质基础是档案，离开档案谈档案工作就失去 意义。如果档案保管工作做不好，就会直接危及档案的安 全，就可能给党和国家造成严重损失，就会直接影响整个 档案事业的发展。
任务二 档案库房及装具管理
知识目标：ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
能力目标：
1、掌握档案库房的的 具体建筑及选址要求； 2、明确保管档案装具 的种类及选用； 3、掌握档案常规保管 工作内容：库房的日 常管理及库房及档案 流动过程中的档案保 管。
1、能够设计档案 库房选址及装具排 列与编号方案； 2、能够根据档案 保管的具体要求进 行档案日常保管训 练。
❖ 具体内容包括以下几个方面：
❖ 1．凭借柜具或库房对档案实施的日常管理；如：档案库房 的使用与安排，档案及柜具的有序化摆放和档案检索、提 供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。
❖ 2．预防工作。对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素 采取必要的措施，防止档案的损坏、延长档案的寿命，维 护档案的安全。档案保管场所的管理要做到八防：防火、 防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
任务一 了解档案保管内容与原则
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案保 管工作的含义与 地位。 2、明确档案保 管工作的内容以 及要求。
1、能够分析档案 保管工作在档案整 体工作中的地位； 2、能够根据档案 保管工作要求判断 具体做法是否规范.
案例导入
❖ 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司 的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的 问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案 受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如： 档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房 ；在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发 生过丢失档案的事故。
五 档案保管
学习目标
知识要求
通过本项目单元的学习， 掌握档案保管物质条件、 库房日常管理方法，明 确档案保管工作的基本 技能：温度与湿度的控 制与调节、防光、防尘 放微生物等技能以及库 房的日常管理能力，以 适用将来的档案保管工 作。
能力要求
通过本项目单元的学 习，能够按照档案保 管方法和技巧，进行 档案日常保管工作。
❖ 三、档案保管工作的任务 ❖ 基本任务如下： ❖ 1．防治档案的损坏。 ❖ 2．延长档案的寿命。 ❖ 总之，档案保管工作应该做到四不： ❖ 不散（不使档案分散） ❖ 不乱（不使档案互相混乱） ❖ 不丢（档案不丢失不泄密） ❖ 不坏（不使档案遭到损坏）。
❖ 四、档案保管工作的原则和要求 ❖ （一）以防为主，防治结合 ❖ （二）加强重点，兼顾一般 ❖ （三）相互协调，密切配合 ❖ （四）立足长远，保证当前
❖ 上述案例说明档案保管工作的重要性：文件归档进入档案部门以后， 一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面周围的环境对档案物 质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安 全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，更需要建立 健全管理制度，完善手续，加强日常管理和 监测，这样才能为档案营 造一个良好的保管环境。
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案例导入
❖ 丢失单位三年度的文书档案 ❖ 1997年，云和县某机关新办公楼正式落成，3月份开始，该机关陆续从
原办公楼搬迁到新办公楼内，而档案却在老办公楼内没有搬运。随后 原档案员沈某调离原工作岗位，办公室负责人及新档案员叶某也刚到 位。1997年9月，办公室一行数人及原档案员沈某到老办公楼搬运档案 时，由于档案及有关装具数量过多，局机关一辆小型工具车装运不下 ，故雇了几辆人力三轮车帮助装运，但未派工作人员押车。档案运到 新办公楼后，原档案员沈某也未对档案及时进行清点。1997年10月， 新档案员叶某拿到档案室钥匙后，未与沈某办理档案移交手续，也未 对库存档案进行清点及清理。直到1998年5月档案员叶某在查阅利用档 案时，才发现有3个年度档案遗失，此时才引起高度重视。