Z管理体系策划控制准则

Z管理体系策划控制准

则

Document serial number【LGGKGB-LGG98YT-LGGT8CB-LGUT-

管理体系策划控制准则

一、目的

对管理体系进行策划、建立和保持，并在策划和实施过程中确保管理体系的完整性。

二、适用范围

适用于对实现企业预定目标（指标）的过程和资源进行策划和识别，以及其他整合型管理体系的策划。

三、批准和解释

★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；

★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部负责解释。

四、控制要求

（一）总要求

1、行政事务部应确保管理体系策划的正常进行，以满足企业预定目标及管理体系的总要求。

2、管理体系策划的时机：

a)组织按照质量标准建立质量管理体系；

b)组织的质量方针、质量目标、环境方针、组织机构发生重大变化；

c)组织的资源配置（如机构、人员变动）、市场情况发生重大变化；

d)现有管理体系文件未能覆盖的特殊事项（如产品的范围扩大等）。

3、策划时，由行政事务部组织职能部门进行，应划定阶段、明确任务及检查的过程。

（二）管理体系策划的内容

1、总经理应确保对实现企业预定目标所需的资源和过程加以识别。

2、策划的内容应包括：

a)需达到的企业预定目标及相应的管理过程，确定过程的输入、输出及活动，并

作出相应的规定；

b)识别为实现企业预定目标所需建立的过程和资源配置；

c)应建立实现企业总体目标、指标和阶段或局部的目标、指标进行定期评审规

定，重点应评审过程和活动的改进；

d)根据评审结果寻找与企业预定目标、指标的差距，形成文件，以确保持续改

进；

e)策划的结果（包括变更）应形成文件，如管理体系文件、质量计划等。

（三）管理体系策划的输出文件

1、编制原则

a)应参照管理手册的有关内容，符合企业方针及预定目标、并与产品实现过程的

策划及发生变更的管理体系文件的内容协调一致；

b)在对管理体系的变更进行策划和实施时，现有文件中的内容可被引用，并根据

特殊的要求增加新的内容。

2、文件策划及编制

a)行政事务部负责组织各部门编制管理体系文件，管理手册由行政事务部编制；

有关的管理体系推行计划由主管副总核准后执行，行政事务部督促和检查有关情况。

b)为确保管理体系的建立和保持有序地进行，行政事务部对阶段性工作均以计划

排程表的形式下发各部门执行。计划排程表中应明确责任人、审核人、批准人及完成时间，必要时还应注意工作质量方面的要求。

c)在组织会审和研讨时，体系管理部门应确保各级文件在组织和技术接口、语言

风格上一致，文件充分性和适宜性统一。

d)管理体系策划输出文件的封面必须写明策划文件名称及编号、受控状态、发布

日期。扉页上应注明编制人、审核人、批准人及修订状态等。

e)为确保管理体系文件实施，相关文件已给出了产生的记录，用以作为已经执行

实施的证据。

f)各公司管理体系策划和实施中，如有变更要求时，可根据实际情况进行重新策

划和修订，但该项工作在实施前须取得集团投资管理部的同意，并将变更的策划和具体的内容交行政事务部备案。

g)各公司在管理体系实施的过程中，如有新的产品开发和产品实现，在对新的产

品的实现进行策划时，要确保管理体系的协调性、统一性和完整性。

h)各部门在文件编制执行中应按计划规定的内容、进度、要求进行控制，并将执

行情况、存在的问题等及时反馈到体系归口部门。

i)由行政事务部对文件编制情况依据计划排程表的要求进行检查，协调相应的资

源，将检查的结果报告总负责人。

j)管理体系文件策划形成的相关文件，由行政事务部负责存档保存。

（六）文件的修订

1、文件需修订时，由修订申请者填写“文件修订申请单”，经部门负责人审核、原审

批人批准（若由其他部门进行审批时，需取得原审批部门相关背景资料），并将批准后的“文件修订申请单”交至文件控制部门，由其组织进行修订。

2、本公司体系文件的修订可根据需要采用换页或手写修订两种方式：

a)换页修订时，按原文件的发放范围发放新页，同时将作废页收回；

b)手写修订时，修订人需将修订内容以单横线划掉，在其上方填写正确内容。

3、修订后应将修订的基本情况记录在该文件的修订状态控制页上，文件控制部门应

将更改情况登录在“文件修订状况一览表”上以表明现行文件的修订状态。

4、体系文件遇下列情况时，应换版：

a)经多次修订影响使用效果；

b)管理体系发生重大变化，文件已不适用；

c)公司的产品或经营发生重大变化，管理体系文件已不适用。

（七）文件的领用

1、当文件丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、供应商、认证机构等）需申

请领用时，需经管理者代表批准后方可领用。各部门对本部门领用、接收的文件填写“文件接收记录”，包括受控的外来文件。

2、因破损而重新领用的新文件，其分发号不变，文件控制部门应收回相应旧文件；

丢失补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件及分发号作废；文件控制部门作好相应发放签收记录。

3、各文件发放部门对发放的文件要编制“文件分布表”，以便于控制。

（八）文件的保存及销毁

1、所有体系文件（不包括记录）的原稿由文件控制部门统一保存；各部门负责保存

相关的带有受控标识的文件，文件应有序地加以保存以便存取和查阅；

2、作废文件的原稿由文件控制部门在文件右上方加盖红色“作废文件”标识，防止误

用；

3、其余作废文件由文件控制部门统一收回并进行销毁，销毁人应填写“文件销毁记

录”。

（九）外来文件的控制

1、各职能部门对口收集适用的法律法规、标准、规程等文件的最新版本，交文件控

制部门统一编号并加盖蓝色“受控文件”章，依据外来文件的适用范围下发各相关部门执行并做好记录。

2、各职能部门对对口外来文件进行评审和更新，跟踪外来文件的最新修订状态，确

保在使用处可获得适用文件的有效版本。

（十）文件的管理

1、所有文件必须保存在干燥通风的地方，归档后的文件，由各部门按《档案管理制

度》进行管理。

2、本公司的文件以书面形式为主，存于电子媒体中的文件作为执行的依据时，应标

识文件的修订版本号并设置修订权限。存于电子媒体中的文件应备份，有修订时也应一同进行修订。

3、任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，确保文件的清晰、整洁和完好。公司的

文件受版权法律的保护，任何人不经批准不得私自外借、复印或截留。

4、文件控制部门每年负责对文件的使用、管理进行一次全面检查，检查清理后，由

文件控制部门填写“文件检查记录”。

5、记录是一种特殊的文件，具体按《记录控制准则》执行。