01文件与资料管制程序gai

1 目的
对与工厂品质管理体系有关的文件进行管制，以确保各相关场所使用文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

2 适用范围
适用于与品质管理体系有关的文件(含外来文件)管制。

3 职责
3.1总经理负责批准发布品质手册、程序文件。

3.2管理者代表负责审核品质手册和程序文件。

3.3各部门负责本部门作业指导书文件的编制、使用和保管。

3.4文控中心负责对行政管理性文件及品质管理体系(含有关的外来文件)的管理、管制。

以及工厂所有文件、资料的存档及管理。

3.5各部门资料人员负责本部门与品质管理体系有关的文件收集、整理和归档，并及时交正本给文控中心存档。

4 程序
4.1文件分类及保管
4.1.1品质手册和程序文件，由文控中心备案保存。

4.1.2工厂作业指导书包括：
A)管理标准（部门管理制度等），工作标准（职务说明书等），技术标准（国家有关的法律法规、检验规范等），设备及其他操作性指导书，部门品质记录文件等。

须呈报文控中心备案存档；
B) 其他品质文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的品质计划、标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相关的部门保存、使用，原件交文控中心存档。

4.1.3工厂级管理性文件，如各种行政管理制度，部分外来文件，包括与品质管理体系有关的政策，法律法规文件等，由文控中心保存。

4.2文件的编号
4.2.1 文件编号按如下顺序和规定代码填写：
A．品质手册××—××—×××
工厂代码文件类别文件序号
B．程序文件××—××—×××
工厂代码文件类别文件序号
C．作业指导文件××—××—××—×××
工厂代码文件类别责任部门文件序号
4.2.2工厂代码（两位）：使用“FJ”（使用“福兴玩具厂”的汉语拼音字头）。

4.2.3 文件类别（两位）：
QM—代表“品质手册”；
QP—代表“程序文件”；
WI—代表“作业指导文件”；
FM—代表“表单”。

4.2.4责任部门（两位）：用部门汉语拼音字头代替，管理层“GL”，人事部“RS，品质部“PZ”，物控部“WB”，工程部“GC”，文控中心“WK”，财务部“CW”，生产部“SC”，喷油部“PY”，啤机部“BJ”，移印部“YB”，装配部“ZP”，业务部“YY”，机修部“JX”。

4.2.5 文件序号（三位）：从“001”开始品质管理体系文件的编号．
4. 2. 6 表单编号：
将附在程序文件或作业指导书后面的表单统一编号汇总，编号格式如下：
××××××××
FM 责任部门流水号版本
a）责任部门：按4.2.4规定执行。

b）流水号（三位）：部门与ISO9000文件有关的表单排序，从001开始。

c）版本：表格版本从A开始，修改后为B，以此类推。

4.3文件的编写、审核、批准、发放
应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。

文件的发放、回收要填写“文件发放/回收记录”。

4.4文件的受控状况
文件分为：“受控”和“非受控”两大类，凡与品质管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定分类。

所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章。

提供给认证机构的文件亦为受控文件，提供给客户及其他机构的文件为非受控文件，应盖“非受控文件”印章。

4.5文件的更改
A. 品质手册、程序文件、作业指导书，第一次发行的版本均用A/0表示，当第一次修改时，版次为A/1，第二次修改时为A/2，以此类推。

当该文件总共修改的次数达到10次或建立品质管理体系的标准更新时，应将文件换为B/0版本，当需要修改时，版次的变化仍按以上方法执行。

B．品质手册由品质部组织更改，填写“文件制/修/废/补记录表”，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由文控中心发放。

文控中心应保留文件更改内容的记录。

C．其他文件的更改由各相应主管部门填写“文件制/修/废/补记录表”，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。

如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

D．所有被更改的原文件应由其主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的领用与管理
A．文件领用者应在文控中心填写的“文件发放/回收记录”中签名后，方可领用受控文件；B．现场使用的文件须置于作业现场；
C．使用单位不得影印正式文件；
D．非现场使用文件，由各使用单位自行集中管理；
E．文件如发现缺页、破损、字迹模糊、遗失等由受文者填写“文件制/修/废/补记录表”交部门负责人审核，管理者代表批准，要求文控中心补发，不得以影印方式自行处理；F．文件管制由文控员专人管理，文件管理要纳入内部品质审核项目中，以确保文件资料正确使用；
G．文件的查阅规定：到文控中心查阅文件，根据文件级别查阅，查阅时不得将文件带出文控中心，不准私自复制受控文件；
H．各部门对正式文件（如品质手册，程序文件，作业指导书等受控文件和资料如：客户资料、合同等需要保存的资料）必须分类进行建档编号管理，以便于检索。

4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
A．与品质管理体系相关的文件必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
B．各部门文件由各部门资料人员保管。

文控中心每年底对各部门文件保管情况进行检查；C．对受控文件，文控中心建立“文件管制总览表”，并发往各部门；
D．任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2文件的作废与销毁
A．所有失效或作废文件由相关部门资料人员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
B．为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；
C．对要销毁的作废文件，由相关部门列出清单，经管理者代表批准后销毁。

4.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制与品质管理体系有关的文件，应填写“文件借阅、复制申请表”，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。

复制受控文件必须由文控中心资料管理人员登记编号。

4.8外来文件的管制
4.8.1外来文件接收
4.8.1.1总台收到外来文件的部门，需识别其适用性，并管制分发范围以确保其有效。

4.8.1.2外来文件如图纸、标准、合同、传真、政府提供的资料等的接收，统一由文控中心登录在《外来文件接收登记表》中，同时，交文控员统一备案管理并加盖“外来文件印章”，并分发到相关部门使用。

4.8.2外来文件的分发
4.8.2.1接收的文件如技术标准等技术文件由管理者代表审查处理。

4.8.2.2外来文件合同类由总经理审查处理。

4.9每年底文控中心必须组织各部门对现有品质管理体系文件进行评审，必要时予以修改，执
行4.5条款规定。

4.10对承载媒体不是纸张的文件的管制如磁盘、电子档案的管理等，应参照以上方法执行。

4.11作为品质记录的文件应执行《品质记录管制程序》。

5 相关文件
5.1《品质记录管制程序》
6 品质记录
6.1文件发放/回收记录表
6.2文件管制总览表
6.3文件借阅、复制申请表
6.4文件制/修/废/补记录表
6.5外来文件接收登记表。