农业科研单位声像档案管理存在的问题及对策

农业科研单位声像档案管理存在的问题及对策

摘要:农业科研声像档案是农业科技档案的重要组成部分,也是农业科学试验不可缺少的重要依据。指出了目前农业科研单位声像档案管理存在的问题,并提出相应对策。

关键词: 农业科研单位;声像档案管理;存在问题;对策

收稿日期2010-05-10

农业科研声像档案能够图文并茂地再现科学研究的全过程,广大的农民用户能直观地认识动、植物品种性状,正确掌握养殖技术或栽培管理,也为科研工作者成果申报提供了有力的科学凭据。农业科研声像档案是农业科技档案的重要组成部分,也是农业科学试验不可缺少的重要依据,作为农业科研档案部门应重视声像档案的收集、保管和利用。但是,农业科研声像档案的管理目前存在着诸多问题,需尽快加以完善和解决。

1存在的问题

1.1归档不及时

声像档案有较强的时效性和特殊归档要求,例如:照片、影像需辅以文字说明,如果不及时归档,时间一久即便是摄录人员也难以追忆齐全;一部分分散在各科室或个人手里保存着部分有价值的声像资料,存放条件差,叠放无序或管理不规范,由于某些科技人员档案意识不强,缺乏对声像档案的管理知识就会造成声像资料损坏或缺失。

1.2管理分散

声像档案管理目前存在着3种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时归档;二是课题组在项目结束后一次性移交档案室;三是由科室或个人保存。由于农业科研声像档案存在着课题周期性长,难以集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的科技人员虽有保存意识,但缺乏有效的管理措施。因此,声像档案管理分散是科研部门需解决的一大难题。

1.3保管条件跟不上要求

由于对声像档案缺乏重视,投入资金相对较少,不能及时配置和更新设施、设备。声像档案需要的专业设备和专用材料质量的好坏、先进与否直接影响到声像档案质量和存档质量好坏。因为声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格,需要设置声像室或配备声像档案专柜。有的管理部门把声像档案存放在普通书柜或

与其他档案混存,而按规范管理要求应具备恒湿、恒温防磁等保存条件,如果保管条件差,声像档案就难以长久保存。

1.4档案管理员水平有待提高

声像档案的保管要求比一般的纸质档案要求更高,例如:光盘档案管理中,随着计算机的更新换代,光盘的可读性也随之而变。因而光盘在管理上就得适时应用电子技术才能发挥其利用价值。

2对策

2.1加强宣传工作

为确保声像档案及时、完整归档,只有加强宣传、引起各级领导的重视和全体人员的广泛关注,才能提高各级领导及有关人员声像档案意识。搞好声像档案工作不仅是档案部门的职责,也事关各科室及每个科技人员,同时档案管理部门也可结合各科室的中心工作,通过声像档案以生动的利用实例,发挥声像档案自身的宣传教育作用,才能有效地、完整地收集科技声像档案。

2.2加强声像档案管理

要改变声像档案管理混乱的现状,必须加强管理,制定一个切合实际的管理制度并纳入科研管理条例中,把其作为档案目标管理、年度检查的重点内容[1-2]。各科室应根据有关制度对产生的声像资料及时或定期交档案室统一管理,档案管理人员应随课题研究跟踪管理,只有严格执行管理制度,才能防止声像档案分散流失。若要确保有关制度落实到实处,还必须制定有效的配套措施,明确责任,做到有章可循,使之逐步形成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。

2.3创造规范保管条件

要结合声像档案工作实际,从长久保管和利用考虑,声像档案保管条件要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等,目前科研档案管理部门普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室也不现实。因此,要创造条件,力求规范保管[3-4]。一是声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;二是要严格控制库房湿温度,避免光线、磁场等;三是录音带、录像带采取定期倒带等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。

2.4提高管理员水平

声像档案管理工作随着现代化管理水平的提高,就要求档案管理人员不断更新知识,掌握计算机应用能力。档案主管部门应开设专业培训班,为科技档案管理人员提供较好的继续教育机会。此外,档案管理人员要加强学习,提高自身素质,才能适应新时期声像档案管理的要求。

3参考文献

[1] 王桂芝.声像档案管理存在的问题与对策[J].兰台内外,2010(1):36.

[2] 张芳,孙夏耘.声像档案管理工作的现状及思考[J].河南科技学院学报,2009,37(4):179-181.

[3] 王芳.浅析声像档案管理的问题及对策[J].内蒙古统计,2008(4):55-56.

[4] 马君红.加强声像档案管理工作刻不容缓[J].科技资讯,2008(33):114.