档案保管基础知识

档案保管

第一章档案保管工作的任务、要求、意义

一、档案保管工作的定义

二、档案保管工作的内容

（一）档案库房的科学管理

1、库房的合理布局：一是档案库房功能有不同的划分，二是档案有重点、非重点之分，三是不同载体档案的保管要求不同

2、选择标准、规范的档案装具

具体要求：第一、所用材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害；第二，便于调阅档案，取拿方便；第三，牢固、耐用、符合节约原则；第四，整齐划一，合乎规范化要求。

3、挑选符合要求的包装材料

档案经过包装，既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损

4、全宗之间与全宗内档案的科学排架

（二）研究档案损坏的原因

1、档案材料损坏的内因

内因是档案制成材料中存在着的不利于档案长久保存的诸因素，主要取决于档案制成材料的质量。

2、档案材料损坏的外因

主要有不适宜的温度与湿度、光线、有害气体、灰尘、虫、霉、水、火以及机械磨损和污染等。

（三）围绕档案材料损坏的原因，研究防治的方法

1、改善档案的保管条件，提供一定的物质基础，运用合理的技术管理措施，全力做好“防”的工作。

2、有效利用“治”的技术，维护档案的安全，延长档案的寿命。

三、档案保管的要求

（一）以防为主，防是根本，是重点。

（二）治的技术也要认真研究与实施，不重视治，档案的安全就得不到保障。

（三）在加强对重点档案的保管与保护的同时，也要照顾到一般档案。

（四）研究总结历史经验，吸取其他领域的科技成果

四、档案保管的意义

（一）搞好保管工作可有效延长档案的寿命，使部分档案能较长久地保存下去。

（二）只有搞好保管工作，档案才能得到有效开发。

（三）搞好保管工作，能有效地维护党和国家的历史面貌的完整性，为教育后代提供完整、生动的素材。

第二章档案制成材料的耐久性

所谓耐久性，是指在保存和使用过程中，档案制成材料抵抗理化损坏作用和保持其原理化性能的能力

第一节档案纸张的耐久性

一、造纸原料与纸张的耐久性

造纸原料主要有种毛纤维（棉花）、韧皮纤维（麻、树皮）、木质纤维（松树、桦树）、基杆纤维（芦苇、玉米杆），其中前两种原料的纤维素含量高，耐久性好，后两种原料的木素含量高，耐久性差。

2、造纸原料的化学成分对纸张耐久性的影响

纤维素——化学性质稳定，不易发生物理化学变化，纸张中纤维素含量越高，纸张的质量也越好。

半纤维素——容易水解，造纸时原料含有一定的半纤维素，有利于打浆，提高纸张机械强度，但含量不宜过高。

木质素——不稳定，易氧化，如果纸张中木素含量过高，在光照和氧化剂的作用下，很容易发黄变脆，新闻纸（白报纸）的木素含量较高，因而不能作为档案保存。

二、造纸生产过程对纸张耐久性的影响

（一）机制纸的生产过程与纸张的耐久性

1、制浆

2、漂白

3、打浆

4、施胶

5、加填

（二）手工纸的生产过程与纸张耐久性

手工纸的耐久性比较好，可以作档案修裱用纸，原因是：

1、原料以纤维素含量高的麻、树皮、竹植物为主；

2、生产过程不使用强酸、强碱、强氧化剂，对纤维损伤小，纸质呈中性或微碱性；

3、生产过程中使用的水质好，不含杂质；

4、手工纸生产使用竹、木制工具，不含金属离子；

5、抄纸技艺好，成纸质量高

（三）档案纸张老化的原因

1、纸张纤维素的酸性水解

纸张中的纤维素在一定的条件下与水发生化学反应，变成葡萄糖，纸张的机械强度下降为零。在这一化学反应过程中，水是反应的首要条件，酸是催化剂，温度与反应的速度成正比。由于大多数机械纸张在生产时就呈酸性，因而必须控制好档案库房的温湿度。

2、纸张纤维素的生物降解

档案发霉以后，霉菌可以直接分解纸张中的纤维素，霉菌所分泌的生物酶具有强大的催化能力。

3、纸张纤维素、木素的氧化降解

纸张中的纤维素、木素与氧化剂（空气中的氧化物、铜铁等金属离子）发生氧化反应，导致纸张的机械强度下降。在这一过程中，如果湿度过大、温度过高，纸张氧化降解速度进一步加快。

4、纸张的光降解

光具有一定的能量，太阳光中的紫外线能够直接导致纤维素的分子链断裂，使纸张的机械强度下降，同时使含木素比较多的新闻纸（白报纸）变黄变黑。光还促使纸张发生光氧化反应，加速纸张老化。

5、纸张的热降解

纸张在一定的高温条件下出现老化甚至碳化现象。

特别提醒：

1、提供利用档案时，不能频繁地用原件复印，复印机产生的高温、强光将加速档案纸张的老化。

2、档案受潮以后，不能将档案放在太阳下曝晒，应放在阴凉的地方慢慢晾干。否则，档案纸张在高温、潮湿、光照、空气中的氧化剂等因素的共同作用下，各种有害的化学反应几乎同步进行，老化速度更快。

第二节档案字迹材料的耐久性

决定字迹材料耐久与否有两个因素：一是字迹中的色素成分是否耐久，另一个是字迹色

素和纸张结合得是否牢固。

一、色素的耐久性

根据字迹色素的耐久性，可依次分为耐久、较耐久、不耐久三种，即炭黑、颜料、染料。

1、炭黑

是一种无定形的碳，是由某些有机物不完全燃烧形成的，是最耐久的色素成分，墨、墨汁、黑色油墨、黑色铅笔的色素成分即为炭黑。

2、颜料

分无机、有机颜料，是较耐久的色素成分，蓝黑墨水、彩色油墨、红蓝铅笔、印泥、铁盐线条等的色素成分即为颜料。

3、染料

染料是一类天然或合成的有色有机物，是不耐久的字迹材料，纯蓝墨水、红墨水、复写纸、普通圆珠笔、印台油、蓝图等的色素成分为染料。

二、色素与纸张的结合方式

即字迹色素转移固定在纸张上的方式。分为三种

1、结膜

当字迹材料写在纸上时，干燥后能在纸张上形成一层薄膜，是最耐久的一种方式。墨、墨汁、油墨、印泥属于这种方式。

2、吸收

字迹材料写在纸上后，色素成分依靠分子的运动渗透到纸张纤维的内部中，这种方式较耐久，各类墨水、圆珠笔、复写纸、印台油、蓝图等属于这种方式。

3、粘附

字迹材料写在纸张上，依靠一定的外界压力，以大颗粒的形式在纸张纤维间的大空隙内作机械的附着和停留。这种方式不耐久，铅笔属于这种方式。

4、综合判断字迹材料的耐久性：

（1）凡是以炭黑为色素成分，利用结膜方式把色素成分转移固定在纸张上，属于最耐久的字迹材料。

（2）凡是以产料为色素成分，利用结膜或吸收方式把字迹材料中的色素成分转移固定在纸张上的，属于比较耐久的字迹材料。

（3）凡是以染料为色素成分，不论其与纸张结合的方式；凡是结合方式为粘附，不论其色素成分，均为不耐久的字迹材料。

三、几种常见的档案字迹材料1、墨、墨汁

其色素成分为炭黑，转移固定方式为结膜，因而是最耐久的书写材料。

2、墨水

（1）碳素墨水——最耐久。

（2）蓝黑墨水——色素成分为颜料，转移固定方式为吸收，较耐久。

（3）纯蓝/红墨水——色素成分为染料，不耐久。

3、圆珠笔——色素成分一般为染料，不耐久。

4、油墨——黑色油墨的色素成分为炭黑，彩色油墨的色素成分为颜料，转移固定方式翥是结膜方式，前者最耐久，后者较耐久。

5、复写纸——分打字复写纸与手工复写纸两种，前者的色素成分为颜料，后者为染料，均以吸收方式与纸张结合，前者较耐久，后者不耐久。

6、铅笔——色素成分既有炭黑，也有颜料，由于转移固定方式为粘附，因而都不耐久。

7、印泥和印台油——印泥的色素成分是油溶性颜料，印台油的色素成分为染料，因而前者较耐久，后者不耐久。

8、科技图纸线条材料