公文写作与处理

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２、发文字号 发文字号是机关制发公文的顺序号。一般包括机关 代字、年号、顺序号。机关代字要准确简明易懂，党政 主要机关常用××发”，一般职能部门常用“××字”， 一般办理具体事务用“××函” 等；年号要用公元纪 年，阿拉伯数字书写，并用中括号框定；顺序号是当年 发文由小到大排列的编号次序。如“国办发［2005］ ８１号”、“中办发［2004］１４号”等。 • 发文字号书写一定要规范，不能随便更改或涂加内 容。法规性公文，一般都有发文字号。 • 发文字号的运用是为了公文的登记、发放、查找、 催办和归档等。发文字号的书写位置，在版头大字之下， 界栏线之上，居中，用黑色小号字排版。
公文的写作与处理
一、公文写作的概念、特点和分类 （一）公文写作的概念 1、公文的概念
公文是党政机关、企事业单位和群众团体用其处理公务事项并 有较为固定的惯用格式的应用文。这个概念中包括的主要意思如下：
（1）公文的制发文者是具有公权资格的单位和机关。
（2）公文的在一定的时间范围具有特定的公务效用和效能。 （ 3）公文在一定的历史时期大家有约定俗成规范的书写格式。 （4）公文是属于实用文体中应用文的写作范畴。
（引自1992年5期《读者文摘》）
（二）、公文撰写的基本格式 中共中央办公厅、国务院分别制定了公文写作和处 理的条例和办法, 国务院秘书局、国家质量技术监督局 共同制定了《国家行政机关公文格式》，规定了公文 的用纸、印制、各要素排列顺序及标识规则等。主体文 面要素可以分为眉首、主体、版记三部分。 （1）、眉首主要有公文份数序号、秘密等级、发文 机关标识、发文字号、签发人等。 （2）、主体主要有标题、主送机关、正文、附件、 成文日期、印章等。 （3）、版记主要有主题词、抄送机关、印发机关、 印发日期等
3、特定的作者和体裁格式 公文的作者即是发文机关和法定的作者,公 文的体裁格式是长期以来人们在工作实践中形 成的一定的审美形式。 4、一定的执行有效时间和阅读范围
公文是推动一定时间范围内工作而制作的， 因此有一定的执行有效时间和阅读范围。
病文修改
一个学校垃圾堆插牌上的公文: 通知 此处严禁倒垃圾，违者罚款五十元，并罚 清理此处全部垃圾，群众有权监督，校警队要加 强巡逻，发现违者及时扭送我会处理。 爱委会 3月2日
3、公文的处理 • 公文的处理是指公文的制作过程和运作方 式方法。 • 主要有拟办、承意、撰稿、审核、印制、缮 校、发行、归档等制作次序和运作环节。
病文修改
公告
本楼即将拆除，凡在楼内楼外8米距离内放置的一 切物品，务请11月5日前撤离。否则，由物主承担一切 后果。 特此公告！ 一00一厂劳司建筑队 11月1日
法定公文站在性质和写作的角度我们把它分成5类: 一是指法挥性公文,命令（令）、决定、决议、指示、 意见、批复;二是报请性公文,议案、请示、报告;三是知 照性公文，公报、公告、通告、通知、通报、函；四是 规范性公文，条例、规定；五是记录性公文，会议纪要。 2、事务性公文。 事务公文是指党和国家最高权力机关规范的法定公 文以外各个机关单位处理日常事务通用的公文，如计划、 总结、简报、调查报告、介绍信、干部考察材料等。 3、专业公文。 专业公文是指工商财贸、司法纪检、交通运输、文 教卫生、外交军事等首脑机关规范的行业性使用公文。
５、阅读范围 阅读范围是依据公文工作需要和密级程度，来 确定公文的发送范围和阅读对象的。 • 党政机关或有关单位所发送的机密性文件，要限 定阅读范围。下级机关向上级机关行文，只有特殊 情况，才需要标明“送××领导亲启”等字样。一 般工作指导性文件，日常行政事务性的公文，都不 需要特别限定阅读范围。 • 阅读范围的书写位置，一般在文尾处标明。即 主题词之后，抄送机关之前，如“此件发至县团 级”，“此件可口头向党内外群众传达”等。有些 特殊性的文件，可将阅读范围书写在文件右上角， 如“此件先在常委会讨论，并收集意见于×日汇总” 等。
（三）、公文的分类 公文的分类相当复杂，站在不同的角度， 有不同的分类法。 按照公文的性质和内容可以分为三大类： 法定公文、事务公文和专业公文。 1、 法定公文。 法定公文是指党和国家最高权力机关以法 规文件公布的公文文种。现行法定公文如“中办 发[1996]14号”文件即《中国共产党机关公文处 理条例》和“国发[2000]23号”文件 即 《 国家 行政机关公文处理办法 》，两文共计单个文种 18个。
二、公文撰写的基本要求和基本格式
（一）公文撰写的基本要求 思想内容与艺术形式的有机统一。 1、思想内容： （1）要有实事求是的撰写态度和精神。 （2）要将上策与下情有机结合考察写作。 、 （3）公文撰写要符合本单位的职权范围和保密原则。 2、艺术形式： （1）要抓住中心、观点鲜明、事理周到的写作。 （2）要层次清楚、结构严谨、逻辑力量强。 （3）要注意发文格式规范、用语准确、简练、生动。
眉首
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1、版头 版头亦称文头。一般法规性公文都有版头。版头是 发文机关的标志和代号。版头约占文件首页上端1/3左 右版面。正式文件都采用套红大号长方字体，标明发文 机关的全称或规范性简称。如“陕西省人民政府文件”， 或“中共中央文件”等。版头与正文之间画一条红线为 界线，党的机关一般在红线中可以镶一颗红五星，行政 机关不用。这就是所用“红头”文件的来历和标志。 • 两个或几个机关联合行文，一般在采用几个机关名称并 列在同一版头之中，亦可采用主办单位一家的版头。 • 一般性的函件，或比较小的机关，可以不用大版头，仅 在公文首页上端占两三行字位置印上“××机关公函”， 或“××单位便函”等，下画一条界线。 • 在街头张贴的大张纸的布告、公告、通告，不用版头。
范文分析
蛇口招商进出口贸易公司写字楼公约
大家都是通情达理的人，我们且用商量的口吻。 订此公约，显是出于“有则改之，无则加勉”之意，藉 以我们克服一点现代人的“潇洒”与散漫，改掉一些并无 恶意的粗心，表现我们将庸俗和陋习拒之门外的决心。 比如，我们的办公桌和文件柜，乱中虽然也有自然之美， 但显然还是摆得整整齐齐更适合我们的整体气氛。纸团和 烟头，就不要随手丢在地上或花盆里，从而破坏了身边的 和谐。 礼貌的言辞和行为会增添自己的风度与美貌。每当电话 铃响起，多半是愉快的消息，大家不妨先说一声：“您好， 招商进出口公司。”当然，随之而来的也会是和风细雨。 大厅是处理业务的场所，安静成为必要，请不要高声喧 哗和无目的地串动，更不要三五成群地聊天，让现代的时 间、效益观念在这里更好地体现。
2、公文写作的概念 公文写作是研究和探讨公文写作规律和艺术的一门 学问。这个概念中的意思： • （1）研究探讨公文写作规律。如写作的双重转 化规律，博专结合成文规律，知行互动提升规律等。 • 如传统的写作理论讲构制文章过程：生活→思考→文章。 刘锡庆先生提出了写作“双重转化”论，使这一过程明 晰准确化，即可用简要图示说明：“物→意→文”；后 来有学者修改变化为：“采集→内孕→外化”，称为写 作过程的“三级飞跃”，我们认为也是有一定道理的， 讲明了一个作者写一篇文章酝酿构思的三个重要阶段。 （2）研究探讨公文写作艺术。这既有一般大多人 知晓的写作艺术,也指个人独到的写作智能和写作技巧。 在写法用技上：有点面法、粗细法、虚实法、隐显法、 断续法、疏密法、张弛法、庄谐法等。
修改下列标题的错误
环境卫生情况大检查的请示报告 关于xx县政府抓好今年秋播工作的任务 xx校关于废气污染校园的请示 发布关于离退休人员生活费的通知 关于拟在2006年扩大中心化验室，需要 增添部分仪器设备，请批准从科研费中开 支的请示
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２、主送机关 主送机关，亦称受文单位，俗称上款、抬头，它是指接收、 办理、贯彻执行的机关单位和人员。 上行文只能有一个主送机关，如“县委”或“县粮食局”等。 如需 同时报送另一上级机关，要用抄报的形式处理。绝不能多头 主送如“县委县政府”等，那样易引起工作混乱，不知具体处理 机关。 下行文可以是一个主送机关，也可以是诸多主送机关，如 “各地市州人民政府，省直各委办厅局”等，不受多头主送制约。 一般上行文不能越级主送，如遇特殊情况，可用变通方式处 理。主送机关要写全称，或规范化的简称。除了领导要的材料外， 一般主送机关不要写成领导人的名字。向全社会或机关全体成员 普发的公文，此项还可以省略。 主送机关的书写位置，在标题之下，正文之上一行，从左至 右顶格撰写，回行时要与第一字并齐，同类机关之间用顿号，不 同类单位之间用逗号，末尾用冒号。
（二）、公文写作与处理的特点
1、鲜明的政治性和政策性 公文是党和国家进行统治、管理和协调内外 关系的重要工具，它代表着一定权力机关的政治 意向和根本利益，所以具有鲜明的政治性和政策 性。 2、法定的权威性和行政约束力 公文是党和国家机关、企事业单位、群众团 体为特定的目的制作并颁发的，它代表了该机关 的意志，是该机关的喉舌，具有该机关单位特有 的权威性和行政约束力。
３、密级等级 密级是指公文机密的程度等级。除一般不 需要保密者外，凡内容涉及党和国家的有关秘密， 在一定的时间内只限一定范围内的人阅读而不能 公开的公文，都需定密级。 • 根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及 有关规定，依据公文的内容来确定密级。密级根 据不同情况，分为：最高密级为“绝密”，中级 密级为“机密”，一般密级为“秘密”。确实需 要密级时，定级需准确，甚至有必要还可用文字 表述密级程度。 • 密级的标记，有版头的公文，放置在版头左 上角，无版头的公文，放置在标题左上角。
6、上报国务院的公文，此处应注明签发人， 并在名字前冠以职务称谓。
7、发文顺序 一般用阿拉伯数字表示在文头左上角 ，前面 冠以“N0：”符号，后面是发文的具体份号。
主体 1、标题 • 公文的标题有多种撰写方法，主要有以下几种：① 三要素俱全，即发文机关，事由（主要内容概括）和文 种组成，如《中共中央关于教育体制改革的决定》即是。 ②两要素组成，一是事由＋文种，如《关于春节放假的 通知》等；二是发文机关＋文种，如《全国人民代、 通报等。公文的标题应该做到准确、简洁、通俗、生动， 力戒大、空、长、错等。 公文标题的位置，有版头放在间隔线下，无版头放 在首页上端正文前，居中，字号要大于正文字号，小于 版头字号，两头短于正文所占空间，一行排不下可用两 行或数行排列，分行时注意不要把一个完整的词拆开编 排，要注意匀称、谨严、美观。