外来文件控制程序
外来文件管理程序
5.9.1除政府批文或通知类的其它外来文件的编号由工作指引简称、外来文件简称、文件类型代码、文件序号、版本号五部分组成。示例：某产品第二版图纸编号为YG-WL-0001-V0，含义如下：
YG - WL–0001-VO
5.9.2各类外来文件代码如下：
文件类型
代码
文件类型
代码
图纸
5.4.4 文件使用部门应对适用的外来文件条款及因条款进行修订的内部文件，组织内部人员进行培训并对培训的效果进行评估，以确保所有人员对适用性条款的准确理解。
5.5 外来文件的标识、保管和保存
5.5.1文控中心应建立《外来文件管理清单》，对外来文件的原版进行标识、管理和保存；使用部门需对外来文件的纸质发行版进行标识、管理和保存；
5.5.2 各部门应建立《外来文件清单》，并按《文件管理控制程序》
相关规定对本部门使用的外来文件进行管理；
5.5.3 各类外来文件的保存期限均应按照法律法规或顾客要求执行，如无上述要求时，则按下表执行：
外来文件分类
保存年限
图纸、技术规范、试验标准及品质要求
产品停产后+15个日历年或客户要求年限
质量协议、客户对供应商管理的通用要求
5.4 外来文件的评审、转化、培训
5.4.1 文件使用部门接收到文控中心发行的外来文件后，应组织适当的评审；
5.4.2 对供应商提交的MSDS，相关部门应对化学品特性、危害程度及防范、处理措施进行评审，
作成操作指引或反映到相关的作业文件中；
5.4.3 对国家的法律法规，由行政部应对条款进行转化吸收；对于行业标准（如质量管理体系标准等）应由标准的使用部门进行适用性评价，必要时对公司内部文件进行修订，确保公司程序文件的符合性。
外来文件管理流程完整版
外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。
4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
外来文件和记录控制程序
文件制修订记录1.1 对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制，明确相关文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置方法，确保对相关文件的有效控制，特制定本程序。
2 适用范围2.1适用于本公司知识产权相关外来文件和记录文件的管理与控制。
3 参考文件3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》4 术语及定义4.1记录：根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录，以作为本公司体系运行有效性的客观书面证据。
5 职责5.1各相关部门：本部门使用表单的制定，并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存期内的保管，以及过期记录的自行处理。
5.2体系部：负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存，以及过期记录的定期销毁，包括表单编号及发行的管制。
5.3管理者代表：表单制定、修改、废止的核准，包括记录管理的监督。
6 程序内容6.1表单制定和修改6.1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。
6.1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。
6.1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。
6.1.4表单修改时，由相应部门领导确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。
6.2表单的登记、发行6.2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。
6.2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。
6.2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为最新版本。
6.2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。
文件控制程序
一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。
2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。
3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。
4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。
4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。
4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。
4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。
5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。
5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。
5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。
5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。
5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。
5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。
5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。
5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。
5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。
文件控制程序 ( ISO13485程序 )
程序文件编号：NK/QSP-423-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的对与公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各相关部门均能使用到文件的有效版本。
2范围与公司质量管理体系有关的文件和资料。
3职责3.1总经理负责体系文件的批准发布，管理者代表负责体系文件的审核，各部门主管负责组织本部门人员对相关体系文件的编制。
3.2质量部负责对体系文件的保管、控制、发放，并组织对现行质量管理体系文件的定期评审。
3.3质量部负责收集与本企业相关的国际，国家、地方、行业标准以及有关的医疗器械法律法规和规范性文件的有效版本；销售部负责收集需引用的供方技术文件；质量部负责收集顾客提供的技术文件。
3.4各部门应妥善保管使用中的体系文件，并负责对与体系运行有关的文件和资料的收集、整理、归档。
4工作程序4.1“文件”的分类4.1.1管理文件本公司管理性文件包括：3）质量方针、目标；b）质量手册；c）程序文件（包括记录表单）d）三级管理文件（包括仓库管理制度等）5.1.2技术文件本公司产品技术文件包括:产品生产图纸、作业指导书、加工工艺、装配工艺、零件加工清单、零件明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等。
6.1.3外来文件a）客户提供的产品图纸、样品等。
b）与本公司生产有关的包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等。
4.2文件的编制和审批4.2.1质量方针、目标由总经理批准并颁布。
4.2.2质量手册由管理者代表组织编制和审核，由总经理批准颁布。
4.2.3程序文件由质量部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。
4.2.4生产图纸、作业指导书、加工工艺、物料明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等技术文件由技术部负责人组织本部门人员编制，技术部负责人审核，总经理批准后发布。
4.2.5需引用的有关外来文件和资料（包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等）由管理者代表审核，总经理批准后实施发放。
外来文件和资料控制程序
外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。
负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。
负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。
2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。
负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。
3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。
负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。
4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。
负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。
5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。
四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。
2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。
与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。
3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。
4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。
5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。
专业机构发布的技术报告、研究成果等。
五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。
2外来文件控制程序
为了有效的对外来文件进行控制，确保外来文件得到有效的识别和控制。
2、范围适用于本公司所有外来文件的控制。
3、职责3.1各部门负责各职能相关的外来文件的收集﹑识别。
3.2质量部负责相关外来文件的管理，并对留用的外来文件实施控制。
3.3行政部﹑质量部负责各部门外来文件控制管理实施情况的监督检查。
4、工作程序4.1本公司相关的外来文件，主要包括：4.1.1国家及行政主管部门颁发的有关法律﹑法规等。
4.1.2外来标准：国际标准﹑国家标准﹑地方标准﹑行业标准等。
4.1.3客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定研发要求而提供的研发规格书﹑检测标准及相关图纸等。
4.1.4供应商技术资料，包括技术规格书﹑图纸等。
4.1.5其它适用的外来文件。
4.2外来文件的获取4.2.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：①国家﹑省﹑市政府及各相关职能部门；②各种会议、专业报刊﹑杂志﹑出版社；③互联网﹑电话传真；④供应商或客户提供。
4.2.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，填写《外来文件评审记录表》并正确传递给相关管理部门。
4.3外来文件的识别4.3.1技术标准①凡是购买﹑赠送﹑发放的与本公司产品有关的技术标准，收到后应移交到研发部进行识别；②识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；③对标准中条款进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.3.2法规标准①凡是国家颁布的与产品质量有关的法律﹑法规﹑部门规章，收到后应移交到质量部进行识别；②质量部对搜集到的法律﹑法规﹑规范进行识别，识别其应实施的部门﹑范围。
行政部﹑质量部将识别的法律法规汇总至《法律法规﹑标准汇总表》。
4.3.3政策文件①凡是上级颁发的文件﹑通知，收到后统一移交行政部；②行政部对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给管理者代表签批；③行政部根据管理者代表签批意见，分送到相关人员进行传阅。
4.4外来文件控制凡各部门因工作需要，将外部制定的文件或资料列为工作执行的依据或标准时，这些由外部所制定的文件须列入本公司文件的控制范围。
知识产权-外来文件与记录文件控制程序
1 目的编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。
2 适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。
3 职责1、各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理；2、各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作；3、未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。
4 总则4.1 记录的种类与内容公司的记录主要包括：1、设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检验（测试）记录等；2、知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等；3、有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等；4、供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。
4.2 记录的媒介知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和/或照片（含胶片）三种媒体或其中一种记载。
4.3 记录控制要求记录必须满足以下要求：1、各类知识产权记录必须真实、清晰、完整，可以提供可靠证据；2、记录不得随意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）；3、记录应按时分类整理归档；4、存档的记录须进行标识、编目，易于识别，并在适宜的环境下妥善保管；5、存档期限符合顾客、法律、法规的要求，一般不得少于2年；6、记录的销毁应经过审批，并记录销毁情况，参照《文件控制程序》执行；7、按有关程序、规定审核、批准、发放，并记录发放情况；8、向外部提供的记录应履行相应的审批手续；编制《记录文件清单》，规定需要保存的记录和保存期限。
记录的保管条件要适宜，注意防火、防水等，防止由于环境的恶化而损坏记录；同时须注意保密要求，防止未经许可的人员接触保密记录。
04-02文件控制程序new-附录-外来文件受控流程 A0
外来文件受控流程图
实施日期
2012.11.07
受
版本 文件编号
A/0 QMP-04-02附
控
受控
状
Controlled
态
责任 部门
各部门
顾客标准 图纸(2D、3D) 法律、法规
过程
收到外来 文件
原材料标准 TDS
工作描述
各部门负责收集相关法律法规及顾客提供的技术文件 及非技术文件 注：要求新项目立项后2周内完成图纸受控，并由文 控处监控
核实文件准确 性、有效性
N
文件失效 文控处核实文件有效性、准确性 注：图纸受控时必须同时提供3D图纸
文控处
登记台账 正式受控
文件处理记录 文控处
主控保存 受控发送给使用部
门
文控处登记文件台账、对文件（电子版、纸板）进行 相应的处理，并在电脑备份
定期核查
文控处对主控文件进行保存处理，受控文件发送给相 关部门
文控处
文控处
技术要求
项目小组 设备能力
成员
检验能力
文控处
记录
文控处
N
文件类别
图纸保密处理、 顾客技术标准
TDS、法律法规 ຫໍສະໝຸດ 原材料标准产品工程师组 织评审
各部门接收的外来文件（纸板、电子版）发送给文控 处，文控处根据文件类别进行分类处理 1、图纸处理 2、其他技术文件及法律法规处理
图纸保密处理要求如下： 1、项目管理人员填写文件受控登记表中相应信息， 将图纸移交给文控处，由文控处在1个工作日之内完 成对图纸的保密处理 2、若客户提供纸板图纸时，务必要求项目管理人员 提供电子版，以便于文控处进行保密处理
图纸保密处理完成后，由文控处将图纸打印，并移交 给产品工程师，由产品工程师在7个工作日之内组织 项目小组成员完成评审
外来文件控制程序
外来文件控制程序摘要：外来文件是指从外部来源获取的任何形式的文件或数据。
在现代企业环境中，外来文件的数量和种类不断增加，对于组织的信息管理和安全性带来了挑战。
为了确保外来文件的有效管理和保护，公司需要实施一种外来文件控制程序。
本文将介绍外来文件控制程序的重要性，以及如何设计和执行一个有效的控制程序。
1. 引言外来文件对于现代企业来说具有重要的意义。
这些文件可以是电子邮件、传真、合同、报告、表格等各种形式的信息。
外来文件可以包含重要的商业机密、个人信息或其他敏感数据，因此，控制和管理这些文件变得至关重要。
2. 外来文件的挑战管理外来文件面临的主要挑战包括：2.1 大量的文件：随着企业的发展和业务的扩大，外来文件的数量不断增加。
企业需要确保能够有效地处理和管理这些大量的文件。
2.2 多种形式的文件：外来文件可以是电子形式的文件，也可以是纸质文档或其他形式的媒体。
企业需要有相应的处理能力来处理不同类型的文件。
2.3 信息安全风险：外来文件可能包含机密的商业信息或个人身份信息。
恶意使用或泄露这些信息将造成严重后果。
企业需要确保外来文件的安全性，防止未经授权的访问或数据泄漏。
3. 设计外来文件控制程序设计一个有效的外来文件控制程序需要考虑以下几个方面：3.1 确定文件来源：企业应该明确规定外来文件的来源，包括哪些部门或人员有权限接收外来文件。
这有助于减少不必要的外来文件的数量，并确保只有授权人员能够接收和处理这些文件。
3.2 文件分类和标记：对于接收到的外来文件，企业应该根据其性质和重要性进行分类和标记。
例如，可以将文件分为商业机密文件、个人信息文件和一般文件等。
这有助于更好地控制不同类型的文件并确保其安全处理和存储。
3.3 文件审查和批准：在接收到外来文件后，企业应该设立一个审核和批准的过程。
这一过程可以包括对文件内容的审核、安全性的评估以及相关部门的批准。
只有经过审核和批准的文件才能被接受和处理。
3.4 文件存储和访问控制：对于接收到的外来文件，企业应该建立一个安全的文件存储系统。
ISO9000认证-文件控制程序
文件控制程序编号：XT-02-7.5-00011、目的对企业质量、环境和安全管理体系所要求的文件进行控制，确保质量、环境和安全管理体系运行各场所使用有效的版本文件。
2、适用范围本程序适用于质量、环境和安全管理体系各类文件的管理和控制(包括外来文件)。
3、职责3.1综合管理部负责组织管理手册、程序文件及相关文件和资料的编写、编号、登记发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录并负责修改和及时更新、标识。
3.2生产技术部负责外来图纸、标准的收集、控制和管理，综合管理部负责相关法律法规的收集、控制和管理。
3.3生产技术部负责操作规程，作业指导书等技术性文件和相关管理文件的编写。
3.4管理体系负责人负责管理手册、程序文件的审核，总经理批准；生产技术部负责技术文件的编制、审核、批准。
3.5安环部负责环境、安全管理文件的编写。
4、工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册4.1.2程序文件4.1.3第三层次文件：包括技术文件(产品标准、图纸)、工艺文件、操作规程、质量、环境和安全管理规定、外来文件及适用的法律法规和其他要求等。
4.1.4记录：按《记录控制程序》控制。
4.2文件编号4.2.1企业代号：XT（泰山瑞豹拼音首字母）表示。
4.2.2文件类别代号：管理手册“01”，程序文件为“02”，第三层次文件为“03”，记录为“04”，体系运行之前的外来文件和技术性文件、记录编号引用原编号登记控制。
程序文件代号后加标准条款号。
如：XT (企业代号)-02(程序代号)-4.2.3(标准条款号)-0001（文件序号）。
4.2.3文件的顺序号，在标准条款号或以四位数字代替的文件名称后加0001、0002……以此类推。
例：XT —03(第三层次文件代号)—0701(文件名称)—0001(文件序号)。
同一名称的表单有多种不同内容格式时，在文件顺序号后面加A1、A2…来表示。
4.3文件的编制与审批4.3.1在管理体系负责人的领导下，管理手册由综合管理部组织编写，管理体系负责人审核，总经理批准发布。
外来文件控制
需要确定是否编号。B类文件按下面规则编号。
1.0目的
通过对外来文件的采集、标识、发放、保管、回收、处2.0合用范围
本程序合用于下列外来文件的控制。
A．顾客提供的技术质量文件。
B．外来标准和规范(含各级政府文件、法律、法规)等。
3.0职责
3.1有关部门：负责采集外来文件。
3.2办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。
3.3总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类文件的批准引用。
4.0工作程序
4.1有关部门：接收和采集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。
4.2标识及编号
登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开辟公司收文”
文件控制程序
文件控制程序1 目的本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。
2 范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。
3 职责3.1 质量手册、程序文件由质保部部长组织人员编写，分管体系副总审核，总经理批准。
3.2 第三级文件由各部门编写，分管体系副总审批。
3.3 所有与质量管理体系有关的文件均由质保部负责统一发放。
3.4 各个部门指定专人负责本部门的质量管理体系文件和质量记录的保管、收集、整理、归档。
3.5 员工调离时，质量管理体系文件、质量记录等由本部门负责人指定专人进行交接。
4程序本公司的文件包括质量手册、程序文件和第三级文件。
4.1 文件编号规则a)质量手册JQM /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）质量手册文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）质量手册文件代号（见《文件编号规范》）b)程序文件JQ /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）程序文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）c)管理制度QG/SPR.XX XX A-YYMM发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字01、02、03......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）d)作业文件、验收准则、技术规范SPR/JS-XX XXX A.XXXX发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）部门编号（见《文件编号规范》）企业代号缩写（见《文件编号规范》）e)质量记录文件SPR / X- X. I- 001顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）版本号（用罗马数字I、II、III.....表示）子分类编号（见《文件编号规范》）总分类编号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）注：以上“X”和代号间无空格须连续书写。
CMACNAS程序文件QP02-402-2《文件控制程序》
1 目的对本公司所有的管理体系文件和资料（包括内部制定的和外来的）实施有效控制，保证实验室现场和各相关场所使用有效文件。
2 适用范围适用于本公司所有的管理体系文件，包括质量手册、程序文件、标准、技术规范、作业指导书、记录和表单等。
这些文件可以书面、摄影或电子存贮等各种形式承载在各种载体上。
3 职责3.1 内部文件的编制、变更与修改权责：3.2 文件管理员负责对管理体系文件进行发放控制；3.3 文件管理员负责对外来文件、技术规范和标准等文件进行发放控制；3.4 技术负责人每3个月组织一次公司标准查新，微生物室主任负责每2个月在国家卫生和计划生育委员会/国家食品安全风险评估公司网站上对食品安全国家标准微生物检测方法进行方法查新；3.5文件管理员负责归档文件的管理。
4 工作程序4.1内部文件的管理4.1.1基本要求内部文件统一使用A4纸张，活页装订。
4.1.2编写结构（1）质量手册为：1. 职责；2. 要求；3. 支持性文件；（2）程序文件为：1. 目的；2. 适用范围；3. 职责；4. 工作程序；5. 支持性文件；6. 记录和表单；（3）作业指导书的文件结构按不同类型规定不同的格式。
4.1.3章节编码（1）质量手册1 1.1 1.1.1 （1）a；（2）程序文件1 1.1 1.1.1（1）a ；4.1.4版本及修订状态版本原版为1版，第一次换版为2版，依次类推；修订状态原版为第0次修订，第一次修订为1，依次类推；同一版本如内容修改三分之二以上或有重大修改，需要进行改版。
4.1.5 编码规则（1）本公司管理体系文件包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录和表单；（2）文件层次：质量手册（01）、程序文件（02）、作业指导书（03）、记录和表单（04）。
（3）《质量手册》的编码:QM 01－XX－XX版本号/修订号章节序号文件层次体系文件（4）《程序文件》的编码:QP 02－XX－XX自然序列号程序文件所对应的质量手册章节序号文件层次体系文件（5）《作业指导书》的编码:QW 03－X－XX－XX版本号/修订号自然序列号作业指导书对应的程序文件编号文件层次体系文件（6）《记录和表单》的编码:QR 04－X－XX－XX版本号/修订号自然序列号记录和表单对应的程序文件编号文件层次体系文件4.1.6批准、发放与回收（1）文件编制或变更后由文件管理员对文件的编号、流水号、版本号、修订次数等校对无误后，按各类别登录于《内部文件控制一览表》中。
外来文件控制程序
引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。
本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。
概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。
这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。
外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。
正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。
通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。
IATF16949文件控制程序
IATF16949文件控制程序一、目的本文件控制程序旨在确保与 IATF16949 质量管理体系相关的文件得到有效的控制和管理，以保证在组织内使用的文件均为有效、适用的版本，且文件的产生、分发、使用、更改、回收和销毁等活动均符合标准要求，从而为质量管理体系的有效运行提供可靠的依据。
二、适用范围本程序适用于与 IATF16949 质量管理体系有关的所有文件，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、规范、标准、图纸、外来文件等。
三、职责1、质量管理部门负责制定、修订和维护本文件控制程序，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件的编制、审核、批准、使用、保管和归档等工作。
3、文控中心负责文件的登记、编号、发放、回收、销毁等管理工作，并建立文件总清单和文件发放/回收记录。
四、文件的分类1、质量手册：是质量管理体系的纲领性文件，描述了质量管理体系的范围、过程、程序和相互关系。
2、程序文件：是对质量管理体系过程的具体描述，规定了各项活动的目的、范围、职责、流程和相关文件。
3、作业指导书：是对具体操作过程的详细说明，包括操作规程、检验标准、工艺文件等。
4、规范、标准：是指国家、行业或企业制定的技术规范、标准和要求。
5、图纸：包括产品图纸、工装图纸等。
6、外来文件：包括顾客提供的文件、法律法规、标准等。
五、文件的编号1、质量手册的编号为：QMXXXX，其中“QM”表示质量手册，“XXXX”为年号。
2、程序文件的编号为：QPXXXXXX，其中“QP”表示程序文件，“XX”为部门代码，“XXXX”为年号。
3、作业指导书的编号为：WIXXXXX，其中“WI”表示作业指导书，“XX”为部门代码，“XXX”为流水号。
4、规范、标准的编号按照原文件的编号执行。
5、图纸的编号按照企业的图纸编号规则执行。
6、外来文件的编号为：WLXXXX，其中“WL”表示外来文件，“XXXX”为流水号。
六、文件的编写、审核和批准1、质量手册由质量管理部门组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。
外来文件的识别、流转程序
外来文件的识别、流转程序1. 目的确保外来文件的识别、流转、作废处于受控状态。
2. 适用范围：本程序适用于与质量健康安全环保体系有关文件的管理与控制。
3. 职责3.1 总经办负责对各部门外来文件的控制进行指导和监控。
3.2 各部门主管负责本部门外来文件的管理和控制。
3.3 综合管理部文书负责建立外来文件清单。
4.0 程序内容4.1 外来文件的主要分类A类：相关政策、法规类，包括：国家、部委、省委、省府、市委、市府、相关职能部门的政策、法规，B类：相关标准、规范类，包括：国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、区域标准；建筑规范、设计规范、采暖、供热、给水、排水、管材、空调、水处理、消防等规范；C类：其他类，包括：外颁证照、政府主管部门文件、通知、行业信息的传递文件；D类：图书类，包括设计图纸、杂志、技术资料等。
4.2 外来文件的控制4.2.1 A类、B类外来文件的控制4.2.1.1公司各部门应建立本部门A类、B类外来文件清单，并定期随时领取或购买、上网查询与本部门有关的最新政策、法规、标准等文件，随时更新本部门的外来文件清单；4.2.1.2各部门在更新外来文件清单的同时，及时销毁作废文件。
如作废文件需存档，应在作废文件封面加盖“作废”章，并在文件清单中注明。
4.2.1.3文件保存部门应每半年将本部门建立的最新外来文件清单递交至综合管理部文书处，由文书建立公司总的外来文件清单。
4.2.2 C类、D类外来文件的控制相关部门在收到、领取到C类、D类文件时，应及时交综合管理部文书进行处理，由文书根据文件的内容和性质判断是直接存档或传阅、发放，需直接存档的，文书应建立文件清单。
4.3 文件的借阅由借出部门办理文件借阅登记，借出期限最长为15天。
如需续借，须重新办理借阅登记；文档查阅应当在文件存放处进行查看。
4.4 文件复印公司职员不得使用非受控外来文件及不得私自复印外来文件。
如因工作所需复印外来文件，部门主管签字同意后方可复印。
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外来文件控制程序
1.目的
保证公司对外来文件的正确有效使用。
2.适用范围
本程序适用于对外来文件的管理。
3.引用文件
无
4.定义
外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。
5.职责
5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。
6.资格和培训
执行本程序不需特别的资格或培训。
7.程序
7.1 外来文件的接收
现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅
7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理
7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。
7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁
7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
7.4.2 停止使用的外来文件复印本由现场办公室资料员收回后至少保存一个月集中销毁。
8.记录
8.1 《收文处理单》、外来文件原本和《外来文件使用及下发清单》由公司档案员永久保存。
8.2 《外来文件使用通知单》及文件复印本由持有人保存至被现场办公室资料员回收之时。
8.3 《文件传阅单位》由部门兼职资料员保存至新版文件下发为止。
9.附件
9.1 GFP5-4-F1《收文处理单》
9.2 GFP5-4-F2《外来文件使用及下发清单》
9.3 GFP5-4-F3《外来文件使用通知单》
9.4 GFP5-4-F4《外来文件传阅单》
收文处理单
外来文件使用及下发清单
外来文件使用通知单
:
公司决定自年月日采用 (来文单位) (来文文号) (来文名称)。
具体采用内容:
请遵照执行。
特此通知。
金地(集团)股份有限公司
年月日
GFP5-4-F4.2
外来文件传阅单。