会议基本流程培训ppt课件
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会议组织培训课件(PPT 47张)
2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”， 如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。
会议成本=X+2J×N×T，其中，X是显性 成本，J代表与会人员每小时平均工资的文件准备 1、开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言 稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简 短。内容大体包括三方面：对来宾和与会 人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目 的作简要介绍；预祝会议成功。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍， 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起 草，发言人再修订定稿。
《会议流程安排》课件
《会议流程安排》PPT课件
# 会议流程安排
本次课件介绍了一个有效的会议流程安排，以便参与者明确会议的目的和议 程，并能按时进行会议，提高会议的效率。
会议背景
此次会议的原因是为了讨论一个重要的议题，以达到特定目标。参与者将了解会议背后的动机，并清楚了解会 议的目的。
会议议程
1
现实分析
分析当前的情况和环境，了解背景信息。
环节研讨
发言人的意见
每位发言人将有机会发表他们的意见、建议和问题，为会议提供丰富的讨论内容。
自由发问
某些环节可以让与会人员自由提问或讨论，增加互动和参与感。
全场分享
1
发言人概括
每位发言人应该对自己的发言点进行概括和补充，以加深与会人员的理解。
2
总结和思考
与会人员需要总结并思考自己的意见，以提升会议的质量。
目标设定
2
制定明确的目标和预期成果，以便明确
会议的方向。
3
讨论和决策
进行有针对性的讨论并做出决策，以解
总结和反馈
4
决问题或达成共识。
对会议的讨论和决策进行总结，并收集 参与者的反馈。
主持人介绍
主持人背景
一位经验丰富且有权威性的主持人将确保会议的顺 利进行，并提供适协调与会人员的发言顺序，并促进合 作和有效沟通。
后续安排
讨论内容总结
对本次会议的讨论内容进行总结，以便参与者 能够清晰理解并掌握核心信息。
下一步工作方向
根据会议的成果，确定下一步的工作方向，并 安排相应的任务和责任。
行动计划
根据本次会议的成果，制定详细的行动计划，包括具体的时间安排和工作分 配，以推动工作的进展。
# 会议流程安排
本次课件介绍了一个有效的会议流程安排，以便参与者明确会议的目的和议 程，并能按时进行会议，提高会议的效率。
会议背景
此次会议的原因是为了讨论一个重要的议题，以达到特定目标。参与者将了解会议背后的动机，并清楚了解会 议的目的。
会议议程
1
现实分析
分析当前的情况和环境，了解背景信息。
环节研讨
发言人的意见
每位发言人将有机会发表他们的意见、建议和问题，为会议提供丰富的讨论内容。
自由发问
某些环节可以让与会人员自由提问或讨论，增加互动和参与感。
全场分享
1
发言人概括
每位发言人应该对自己的发言点进行概括和补充，以加深与会人员的理解。
2
总结和思考
与会人员需要总结并思考自己的意见，以提升会议的质量。
目标设定
2
制定明确的目标和预期成果，以便明确
会议的方向。
3
讨论和决策
进行有针对性的讨论并做出决策，以解
总结和反馈
4
决问题或达成共识。
对会议的讨论和决策进行总结，并收集 参与者的反馈。
主持人介绍
主持人背景
一位经验丰富且有权威性的主持人将确保会议的顺 利进行，并提供适协调与会人员的发言顺序，并促进合 作和有效沟通。
后续安排
讨论内容总结
对本次会议的讨论内容进行总结，以便参与者 能够清晰理解并掌握核心信息。
下一步工作方向
根据会议的成果，确定下一步的工作方向，并 安排相应的任务和责任。
行动计划
根据本次会议的成果，制定详细的行动计划，包括具体的时间安排和工作分 配，以推动工作的进展。
会议流程及规范(PPT)课件
目录
1 2 3 4 会议流程 会议四大要素 会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作 会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
会前准备工作
9、制定及发布会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。
会议通知的方式有OA留言、电话。 10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。 11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
会中工作
1、组织签到 2、做好会议记录
包括：会议议程各项内容、主要人员
发言材料、会议讨论内容和总结性结 论。 3、整理完成会议总结材料后报领导 审批，将审批通过的材料分发至各参 会人员遵照执行。
会议组织注意事项
会议通知 • 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会 议时间、会议地点等。 • 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA 系统，如有 必要可另行电话通知参会人员。
（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明
确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
会后工作
1、整理好会议中的文字记录和图片、
视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应
1 2 3 4 会议流程 会议四大要素 会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作 会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
会前准备工作
9、制定及发布会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。
会议通知的方式有OA留言、电话。 10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。 11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
会中工作
1、组织签到 2、做好会议记录
包括：会议议程各项内容、主要人员
发言材料、会议讨论内容和总结性结 论。 3、整理完成会议总结材料后报领导 审批，将审批通过的材料分发至各参 会人员遵照执行。
会议组织注意事项
会议通知 • 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会 议时间、会议地点等。 • 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA 系统，如有 必要可另行电话通知参会人员。
（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明
确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
会后工作
1、整理好会议中的文字记录和图片、
视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应
酒店会议服务流程培训课件PPT(共 40张)
11
场地布置
主席台 听众席
12
主席台
舞台裙: 舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间 的接缝吻合，接口处不能面向客人。
条幅及背景： 根据客人要求缓流协助客人人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破 坏墙面。
投影幕及投影仪： 会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影 仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试 完毕。
24
迎宾服务 如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安
排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间 迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到 达并于会议开始前半小时在门口站立迎接 宾客。仪容仪表要合格。
25
打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开
，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。 话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小 时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开 始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设 备设施是否正常。
矿泉水
铅笔
2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台
，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处 于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹 相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边 缘线成水平位子
22
绿色台绒
皮夹 带酒店Logo的信签 纸
23
中式茶杯 书写用铅笔
会中服务
迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务
会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。
13
听众席 会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线
场地布置
主席台 听众席
12
主席台
舞台裙: 舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间 的接缝吻合，接口处不能面向客人。
条幅及背景： 根据客人要求缓流协助客人人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破 坏墙面。
投影幕及投影仪： 会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影 仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试 完毕。
24
迎宾服务 如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安
排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间 迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到 达并于会议开始前半小时在门口站立迎接 宾客。仪容仪表要合格。
25
打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开
，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。 话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小 时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开 始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设 备设施是否正常。
矿泉水
铅笔
2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台
，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处 于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹 相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边 缘线成水平位子
22
绿色台绒
皮夹 带酒店Logo的信签 纸
23
中式茶杯 书写用铅笔
会中服务
迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务
会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。
13
听众席 会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线
会议服务流程培训PPT课件
可分为商务会议、学术会议、政府会议等。商务会议以企业 或组织内部的会议为主，学术会议则以学术交流和研讨为主 ，政府会议则以政府机构内部的会议和政策发布为主。
02
会议筹备阶段
确定会议主题
会议主题
确保会议主题明确，与会议目的 和参会人员需求相符合。
主题调研
在确定会议主题前，进行相关调 研，了解行业动态和参会人员需 求。
明确职责分工
确保团队成员了解自己的职责范围，并能够高效 地完成各自的任务。
建立沟通机制
建立有效的沟通渠道和机制，促进团队成员之间 的信息共享和协作。
强化团队意识
通过团队建设活动和培训，增强团队凝聚力和合 作精神。
定期培训与学习
定期培训
组织定期的培训活动，使服务人员能够及时了解行业动态、更新 知识和技能。
将会议中使用的讲义、报告等资料进行整理和归档。
要点二
发布会议纪要
根据会议内容和讨论，撰写会议纪要并发布给相关人员。
后续跟进与回访
安排后续活动
根据会议议题和讨论，安ห้องสมุดไป่ตู้相关的跟进 活动或任务。
VS
回访参会人员
对参会人员进行回访，了解他们对会议的 满意度和意见，进一步改进服务。
05
特殊情况处理
紧急情况处理
备用设备
准备备用设备，以备不时 之需，确保会议顺利进行 。
会议记录准备
记录人员
确定会议记录人员，确保记录人员熟 悉会议议程和参会人员。
记录内容
整理与归档
整理会议记录，形成完整的会议纪要 ，归档会议文件，方便后续查阅和使 用。
记录会议议程、参会人员名单、发言 内容、会议决议等。
04
会议后服务阶段
02
会议筹备阶段
确定会议主题
会议主题
确保会议主题明确，与会议目的 和参会人员需求相符合。
主题调研
在确定会议主题前，进行相关调 研，了解行业动态和参会人员需 求。
明确职责分工
确保团队成员了解自己的职责范围，并能够高效 地完成各自的任务。
建立沟通机制
建立有效的沟通渠道和机制，促进团队成员之间 的信息共享和协作。
强化团队意识
通过团队建设活动和培训，增强团队凝聚力和合 作精神。
定期培训与学习
定期培训
组织定期的培训活动，使服务人员能够及时了解行业动态、更新 知识和技能。
将会议中使用的讲义、报告等资料进行整理和归档。
要点二
发布会议纪要
根据会议内容和讨论，撰写会议纪要并发布给相关人员。
后续跟进与回访
安排后续活动
根据会议议题和讨论，安ห้องสมุดไป่ตู้相关的跟进 活动或任务。
VS
回访参会人员
对参会人员进行回访，了解他们对会议的 满意度和意见，进一步改进服务。
05
特殊情况处理
紧急情况处理
备用设备
准备备用设备，以备不时 之需，确保会议顺利进行 。
会议记录准备
记录人员
确定会议记录人员，确保记录人员熟 悉会议议程和参会人员。
记录内容
整理与归档
整理会议记录，形成完整的会议纪要 ，归档会议文件，方便后续查阅和使 用。
记录会议议程、参会人员名单、发言 内容、会议决议等。
04
会议后服务阶段
会议会务管理培训ppt课件
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
费用的原则。
④收集媒体对会议的报道提供给领导. ⑤为领导召开记者招待会提供资料。
5、编发会议简报
（1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。
6、值班保卫工作
（1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议 顺利结束，并随时应付各种突发事件。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
费用的原则。
④收集媒体对会议的报道提供给领导. ⑤为领导召开记者招待会提供资料。
5、编发会议简报
（1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。
6、值班保卫工作
（1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议 顺利结束，并随时应付各种突发事件。
会议服务培训标准与流程PPT课件
会议各项准备工作01场地布置会议台型认识课桌式鱼骨式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识剧院式会见式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识董事会式圆桌式会议各项准备工作01茶具准备使用前应对瓷杯进行检查确保茶具清洁无破损且经过消毒
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
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01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
会议服务流程培训PPT课件
整理会议记录和决议
会议记录
详细记录会议中讨论的问题、提出的观点、达成的共识和决策，确保信息的准确性和完 整性。
决议
整理会议中通过的决议，明确各项决议的实施方案、责任人和时间节点，为后续工作提 供明确的指导。
发送感谢信和会议总结
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的 参与和支持的感激之情，同时再次强调 会议的重要成果。
会议服务的重要性
01
02
03
提高会议效率
通过专业的会议服务，确 保会议的各个环节顺利进 行，提高会议的效率。
增强参会体验
优质的会议服务能够为参 会人员提供舒适、便捷的 体验，增强参会人员的满 意度。
促进商务合作
良好的会议服务有助于促 进参会人员之间的交流与 合作，推动商务合作。
会议服务的流程简介
认真倾听参会人员的投诉 和建议，并做好详细记录 。
及时反馈
对于合理的投诉和建议， 应积极采取措施改进，并 及时向投诉者反馈处理结 果。
感谢与鼓励
对于提出的建议，应表示 感谢，鼓励参会人员继续 提出宝贵意见。
处理技术故障和设备问题
技术故障应对
如遇技术故障或设备问题，应迅速查 明原因，采取有效措施修复，确保会 议顺利进行。
签到
核实参会人员身份，确保参会人员按 时到场并完成签到程序。
安排会议议程
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详细的会议议程，确保会议顺利进行。
通知与提醒
及时通知参会人员会议议程变动情况，确保参会人员了解会议进程。
提供会议记录和翻译服务
会议记录
准确记录会议内容，包括发言要点、讨论重点等。
翻译服务
为满足不同参会人员的语言需求，提供专业的翻译服务。
会议流程及规范(PPT)课件.
会议议程安排
• 如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是 • 否安排餐宿问题。
会场布置
• 需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场 • 的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。 • 注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。
现场安排（人员入场时）
• 会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。 • 会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等， 以便于在会后做好会议总结工作
其他注意事项
பைடு நூலகம்
• 1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。 • 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。
目录
1 2 3 4 会议流程 会议四大要素 会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作 会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
形式要素
内容要素
•会议准备 •会议开始 •会议进行 •会议结束 •会议觉得的落 实
程序要素
财务要素
•会议经费用会 议设备
会议组织工作内容
1、根据议题安排议程、日程；
2、发会议通知，负责会议报到；
3、对与会人员进行编组； 4、布置会场，安排座次； 5、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 6、负责会议签到； 7、会中组织和协调； 8、会场其他组织和管理；
9、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、
会议流程培训课件ppt5)ppt
尊重他人
在他人发言时，不要打断或插话 ，尊重他人的发言权。
避免会议误区
避免无意义的争论
避免在会议中陷入无意义的争论和争吵，寻求共 识和解决方案。
避免一言堂
鼓励参会者发表意见和建议，促进讨论和交流。
避免偏离主题
确保会议内容和议题紧密相关，避免偏离主题和 浪费时间。
05
常见问题解答
如何提高会议效率？
提问与回答环节
提问环节
与会人员可以向发言人提问，提问应 简明扼要，避免涉及个人隐私和攻击 性言论。发言人回答问题应诚实、客 观、专业。
互动环节
主持人组织与会人员就相关议题进行 互动交流，鼓励不同观点的碰撞和融 合，促进思想的交流和启迪。
休息与茶歇
休息时间
会议进行一段时间后，安排适当的休息时间，让与会人员放松身心，缓解疲劳。休息时间不宜过长，以免影响会 议进程。
定期检查任务的进展情况，确保按计 划执行。
反馈与调整
根据实际情况调整计划，并对任务ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 行情况进行反馈。
激励与惩罚
对任务完成出色的团队或个人给予奖 励，对未完成任务或完成不好的进行 适当的惩罚。
THANK YOU
分类和归档
将整理好的会议记录按日 期、主题等进行分类，并 妥善归档，以便日后查阅 。
发布会议纪要
编写纪要
根据会议记录，编写简洁明了的 会议纪要，概述会议的主要内容
和决策。
审核纪要
请相关人员审核会议纪要，确保内 容准确无误。
发布纪要
将审核通过的会议纪要发送给参会 人员，并确保所有相关人员收到。
跟踪与反馈
明确会议目标
在会议开始时明确会议 的目的和议程，确保所 有参与者都清楚会议的
视频会议培训精品PPT课件
汇培报训目内录容
1 2
3
1.1、系统建设目的
1.2、作用效果
1.3、系统规划
1.4、系统拓扑
1.5、设备组成
中兴视频终端T502
中兴视频终端遥控器
Sony摄像机和遥控器
有线话筒
1.5、设备组成
2.1、操作使用
2.2、中兴视频终端T502
ZXV10 T502终端主机外观图
1
2
3
4
1．电源状态指示灯 2．运行状态指示灯 3．告警指示灯 4．电源开关
ZXV10 T502终端主机前面板
2.2、中兴视频终端T502
编 名称
功能说明
1
PWR 电源状态指示灯；电源接通时指示灯亮
2
RUN 运行状态指示灯；正常状态下指示灯闪烁
3
ALM 告警指示灯；告警时指示灯亮
4
- 电源开关；接通或者关闭电源
2.2、中兴视频终端T502
ZXV10 T502的后面板
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
设备连线－无调音台T502连接
SONY D70P TV2
投
TV1
影
仪
笔记本电脑
2.2、中兴视频终端T502
设备连线－有调音台时T502连接
SONY D70P TV2
调音台
投
TV1
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
感谢聆听
不足之处请大家批评指导
1 2
3
1.1、系统建设目的
1.2、作用效果
1.3、系统规划
1.4、系统拓扑
1.5、设备组成
中兴视频终端T502
中兴视频终端遥控器
Sony摄像机和遥控器
有线话筒
1.5、设备组成
2.1、操作使用
2.2、中兴视频终端T502
ZXV10 T502终端主机外观图
1
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4
1．电源状态指示灯 2．运行状态指示灯 3．告警指示灯 4．电源开关
ZXV10 T502终端主机前面板
2.2、中兴视频终端T502
编 名称
功能说明
1
PWR 电源状态指示灯；电源接通时指示灯亮
2
RUN 运行状态指示灯；正常状态下指示灯闪烁
3
ALM 告警指示灯；告警时指示灯亮
4
- 电源开关；接通或者关闭电源
2.2、中兴视频终端T502
ZXV10 T502的后面板
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
2.2、中兴视频终端T502
设备连线－无调音台T502连接
SONY D70P TV2
投
TV1
影
仪
笔记本电脑
2.2、中兴视频终端T502
设备连线－有调音台时T502连接
SONY D70P TV2
调音台
投
TV1
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
感谢聆听
不足之处请大家批评指导
会议活动工作流程内容宣讲PPT课件
conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity
会议活动工作流程
CONFERENCE ACTIVITY WORKFLOW CONFERENCE ACTIVITY
会议活动工作流程
CONFERENCE ACTIVITY WORKFLOW CONFERENCE ACTIVIX.XX
流 程
策划分析阶段方案制定阶段物料准备阶段静态物料准备阶段动态物料准备阶段
会场落实阶段现场布置阶段现场彩排阶段现场监控实施阶段后期跟踪阶段
会议活动的开展是一个需要各方面统筹协调的系统工程，合理的统筹资源，安排好工作时间是顺利开展工作的重要保证。工作流程的制定系统
01
02
会议现场很有可能会发生一些突发性事件，这是对一个团队机动性、组织协调性的一个考验，需要更多的是经验和团队协调性。
在会议活动结束后，对活动所达到的效果做出后期跟踪评估，并制作资料文件存档。
conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity
合理的安排工作程序使会议活动的运作更流畅。工作流程是广告公司内策划的一个有系统、有纪律的制度来执行对品质、价格及时间的控制。
主办方、礼仪、组织方三方到达现场
主办方挑选重点礼仪
确定重点区域
礼仪现场走位
相关主题
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主持人等）：此类会议的筹备组织 4. 会议物资及车辆、用餐等组织安排。
.
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立会议筹备组
会议组 总指挥
宣传策划
会务安排 会议资料筹备
负责人
职
责
整个活动总负责、协调
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、活动策划……
负责参会人员的活动、接待等，以及相关物资、 资料的准备，费用的预算等
组织签到和登记（落实人员） 做好联络协调（资源整合协作） 会议与保密（业务素质与原则性） 会议后勤保障（团结协作，积极主动）
.
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系（落实负责人）
与会场的联系 与服务台的联系 处理突发事件
.
会议注意事项
会场期间：服务人员每20分钟续茶水； 指导人员提前做好水果物品摆放； 会议期间主持人注意会议时间的控制，合理安 排休息和用餐时间； 会议期间手机保持静音和震动； 会议期间不得随意走动
会议议程PPT准备
.
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 车辆组织 费用预算
.
会议应急方案的编写
人员问题 场地问题 设备问题（音效、灯光、空调等调试） 资料问题 现场状况 会议组织可行性 目的：确保会议组织的质量和效果
.
第二节 会中工作
会前的最后检查（工作认真负责、细心、 耐心）
.
会议通知与会场的选择布置
.
会议通知安排及发送
通知的内容与制订流程（会议通知必须提前 三到四天发布,便于会议准备） 发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方 式）； 注意事项：规范、严谨 正式、及时
.
主席台座次安排（重大正式会议）
依职务高低和会议主 题安排定 会议主持人的位次 主席台座次的审核 座次牌的规范议及视频会议 的要求与特点（P4和 P6）
.
会议管理工作环节
会前工作 会中管理 会后工作
.
第一节 会前工作
.
会议的策划
1. 会议目的（明确主办者开会计划达到的效 果）
2. 会议人员构成（参会人员范围） 3. 会议策划方案（主题、流程、时间地点、
.
第三节 会后必须注意的问题
撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
与会人员返程组织 会议文件的整理归档
会议物品清点
会议总结与后评估
.
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结评估
总结不足，评估好的方面，便于 下次会议组织质量，提升会议标 准
会后注意事项：会议记录、设备清退、 会议照片摄影收集、费用结算报销
会前主要 搜集信息
准备开幕词、闭幕词、讲话 稿所需信息
起草工作报告、决议草案所 需信息
搜集备妥会议材料及发言稿
其他会议相关信息材料
.
会议信息加工
会议信息加工
筛选
分类
排列存放 综 合
.
——会议范例介绍——
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保 会议质量？
会务实训
.
会议管理——指导要点
会议基本流程
会议策划
会议组织构架 与审批
会议筹备 方案
会议评估
会后管理 与落实
会中组织 与管理
会议通知
会议签到 与接待
会议承办 与准备
.
案例分析； 会议食宿、值班 突发事件、医疗
会议主席台和 场内座位的安 排。会议现场 检查（P15）、 会议文件的准 备
与领导的沟通： 开头、书面；问 题和困难
会议方案策划、发言稿准备、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源 协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
.
会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进 行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员 （类型、人数）、地点、会议日程、议程、 人员分工、各项工作负责人、各项活动的推 进时间等会议事项及步骤
品质研讨会方案； 会议议程及签到表； 会议PPT筹备； 会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水 果等）； 会议后评估及通讯稿发布
.
.
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会议地点与会场勘察选择
会场勘察俗称“踩点”，是 会前必须要做的基础性工作； 结合会议主题和组织效果、 档次、人员数量决定；
.
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
原则
会前检查：
会期、规模、名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备 会场布置情况
.
应用：对会议信 息管理工作的各 项流程进行案例
分析
会议的信息工作
了解：会议信息工作 的主要流程；会议信 息的主要分类与特点；
领会：会议新闻 发布会的组织； 会议记录、纪要 和简报的编写方 法。
识记：会议信息的收集、 筛选、加工、排列存放、 编写、传递会议记录、 纪要、简报与表格
.
会议信息的收集（会前、会中、 会后
.
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立会议筹备组
会议组 总指挥
宣传策划
会务安排 会议资料筹备
负责人
职
责
整个活动总负责、协调
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、活动策划……
负责参会人员的活动、接待等，以及相关物资、 资料的准备，费用的预算等
组织签到和登记（落实人员） 做好联络协调（资源整合协作） 会议与保密（业务素质与原则性） 会议后勤保障（团结协作，积极主动）
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会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系（落实负责人）
与会场的联系 与服务台的联系 处理突发事件
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会议注意事项
会场期间：服务人员每20分钟续茶水； 指导人员提前做好水果物品摆放； 会议期间主持人注意会议时间的控制，合理安 排休息和用餐时间； 会议期间手机保持静音和震动； 会议期间不得随意走动
会议议程PPT准备
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 车辆组织 费用预算
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会议应急方案的编写
人员问题 场地问题 设备问题（音效、灯光、空调等调试） 资料问题 现场状况 会议组织可行性 目的：确保会议组织的质量和效果
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第二节 会中工作
会前的最后检查（工作认真负责、细心、 耐心）
.
会议通知与会场的选择布置
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会议通知安排及发送
通知的内容与制订流程（会议通知必须提前 三到四天发布,便于会议准备） 发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方 式）； 注意事项：规范、严谨 正式、及时
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主席台座次安排（重大正式会议）
依职务高低和会议主 题安排定 会议主持人的位次 主席台座次的审核 座次牌的规范议及视频会议 的要求与特点（P4和 P6）
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会议管理工作环节
会前工作 会中管理 会后工作
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第一节 会前工作
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会议的策划
1. 会议目的（明确主办者开会计划达到的效 果）
2. 会议人员构成（参会人员范围） 3. 会议策划方案（主题、流程、时间地点、
.
第三节 会后必须注意的问题
撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
与会人员返程组织 会议文件的整理归档
会议物品清点
会议总结与后评估
.
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结评估
总结不足，评估好的方面，便于 下次会议组织质量，提升会议标 准
会后注意事项：会议记录、设备清退、 会议照片摄影收集、费用结算报销
会前主要 搜集信息
准备开幕词、闭幕词、讲话 稿所需信息
起草工作报告、决议草案所 需信息
搜集备妥会议材料及发言稿
其他会议相关信息材料
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会议信息加工
会议信息加工
筛选
分类
排列存放 综 合
.
——会议范例介绍——
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保 会议质量？
会务实训
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会议管理——指导要点
会议基本流程
会议策划
会议组织构架 与审批
会议筹备 方案
会议评估
会后管理 与落实
会中组织 与管理
会议通知
会议签到 与接待
会议承办 与准备
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案例分析； 会议食宿、值班 突发事件、医疗
会议主席台和 场内座位的安 排。会议现场 检查（P15）、 会议文件的准 备
与领导的沟通： 开头、书面；问 题和困难
会议方案策划、发言稿准备、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源 协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
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会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进 行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员 （类型、人数）、地点、会议日程、议程、 人员分工、各项工作负责人、各项活动的推 进时间等会议事项及步骤
品质研讨会方案； 会议议程及签到表； 会议PPT筹备； 会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水 果等）； 会议后评估及通讯稿发布
.
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会议地点与会场勘察选择
会场勘察俗称“踩点”，是 会前必须要做的基础性工作； 结合会议主题和组织效果、 档次、人员数量决定；
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
原则
会前检查：
会期、规模、名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备 会场布置情况
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应用：对会议信 息管理工作的各 项流程进行案例
分析
会议的信息工作
了解：会议信息工作 的主要流程；会议信 息的主要分类与特点；
领会：会议新闻 发布会的组织； 会议记录、纪要 和简报的编写方 法。
识记：会议信息的收集、 筛选、加工、排列存放、 编写、传递会议记录、 纪要、简报与表格
.
会议信息的收集（会前、会中、 会后