国际业务部管理规定

国际业务部管理规定 Prepared on 22 November 2020

国际业务部管理制度

一、行政管理制度

（一）办公会议制度

1、日计划与晚总结：

业务员每日需制作每日工作总结以及明日的工作计划递交给主管领导。

.早训：每天10分钟，结合递交的工作计划对一天的工作安排；

.晚结：每天10分钟.结合自身的工作对一天的工作总结;

2、周例会：

.时间：每周一9:30–10:00（或由公司周例会时间另行安排）

.地点：会议室

.人员：国际业务部全体成员

.会议内容：1）回顾本周销售状况，及行为奖惩事件；

2）总结本周热销的型号，客户来源、区域等情况；

3)提出需要公司例会解决的问题；

.会议纪律：1）不得迟到；

2）缺席须向经理申请；

3）会议期间将手机调成震动或无声；

.会议记录：

3、月例会：

.每月末的30日召开；

.当月销售工作的全面总结分析，一边更有针对性的明确与调整下月的总体销售策略和实施方案；

4、销售信息会

5、销售经验交流会

6、公司会议

（二）重大事项报告制度

1、业务员在操作过程中发生的重大事项、重大失误、突发事件、重大安全事故、被诉讼案件

等，必须在第一时间向主管领导报告，并在事后提交书面报告。

2、部门拟在经营活动中采取重大措施、举行重大活动的，应事先向总经理汇报，同意进行的，

由办公会议拟定详细的实施方案后施行。

（三）工作时间

考虑到外贸工作的时差问题（有时晚上要与国外客户沟通），故早上上班时间可以适当延迟，但最迟不得超过上午9点，如有特殊情况必须向总经理申请；同时国际业务部成员应自觉在晚饭后处理一些国外客人的询盘事宜。

（四）工作纪律

上班时不浏览与工作无关的网页，不准上网闲聊、玩游戏、看电影。对工作态度恶劣，不服从管理，无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以辞退。

（五）出差管理

部门人员出差一天以内的，应就出差时间及地点、主要目的、出差期间工作安排等事项报上级领导批准。出差一天以上的，还应报告总经理。

（六）合同管理制度

6.1.部门对外签订合同、（技术、质量、加工）协议、补充协议、合同相关备忘录灯，必须经过

法律和政策符合性评审，经相关权限人员批准，同意编号并加盖合同章，并在留存一份。任

何人员未经批准不得对外签订合格、协议。

6.2.纯粹用于单证的国外销售合同，可自行签字操作，但必须承担后续责任。

6.3.广告、展览相关合同等，报请副总经理、总经理批准。

（七）档案管理

7.1.客户档案管理：

7.1.1.根据客户档案汇总EXCEL表格填写；

7.1.2.客户相关信息归入其专案文件夹；

7.1.3.重点客户需建立纸质文档管理，包括客户信息分析跟踪表，交流沟通、产品、

合同等相关文件

7.2.邮件管理：对客户和公司内部文件夹的管理（收件箱和发件箱）

7.3.各业务员负责一年内所有客户资料以及相关资料的保管，次年二月前按客户整理，装订成

册后交部门经理统一保管。

（八）文档管理

8.1.每年12月份由负责人对以下资料进行归档，保存一年。

8.2.行政档案：包括国际贸易起草文件、总结灯文字性材料；

8.3.经营档案：

8.3.1.合同、（技术、质量、加工）协议、补充协议、合同相关备忘录等。

8.3.2.报价单、客户来往重要信息、技术资料、投诉处理情况。

8.3.3.上年出口操作合同按客户归档（包括外采购业务）；

8.3.4.客户及供方档案、参展照片、重点客户来访照片等；

8.3.5.财务类档案。

（九）统一单证、报价格式和相应的编号

业务员在报价和订立销售合同前应参考合同和报价目录以建立相应的编号，不得造成销售管理中的混乱，同时留底存档以供日后查询。统一以上文件的电子文档格式，并在个人办公电脑中妥善保管。

二、销售管理

（一）业务员主要职责如下：

1.1.主要负责客户的开拓和客户关系管理包括客户的联系、订单的承接以及货款的回收等。

1.2.负责客户间的订单衔接和产品交付工作，与其它部门的沟通，以及销售订单校核、装箱监

督、货物发送和销售台账的建立。

（二）销售提成比例按国际业务部个人销售目标考核与提成办法实行。

（三）客户要求退货还款/拒付，或者其它货款不能回收情况的处理。

.由于公司其他部门造成的质量问题退货，发货延迟，发货数量不足经业务员与客户协商不成而造成货款不能全额回收，或不能在规定期限内收回，由其他部门相应责任人承担公司损

失，公司发放所受到款项部分的提成和退货部分提成的50%，由于发货延迟导致不能再规

定期限内回收货款，业务员不承担相应责任和提成扣款。

.在遵守公司制度和总经理知情的情况下，由于业务部门失误导致的货款不能回收，由公司和业务部门由公司和业务部门各承担公司损失的50%，同时追究相应责任人，损失将在责任人的

提成和奖金中扣除。如遇到不遵守公司制度，在订立风险合同时没有将情况如实报告总经

理，私自订下销售合同进行发货操作而造成货款不能回收，公司将追究其全部责任。（四）奖惩政策

根据公司与部门的相关制度进行奖惩。

（五）出差和客户接待报销政策

外出会议或参展的，由公司统一支付住宿费、会务费（或资料费）、参展费。员工出差未经批

准，不得擅自中途停留或绕道，不得延长在外时间，不得随意增加出差地点，否则不予报销费

用。

公司负责国外客户的国内接待，客户接待过程中产生的合理费用由公司承担，凭发票或者真实收据报销。

（六）新客户付款条件一般为前T/T、西联汇款。如果即期信用证的或其它付款形式的，必须经过总经理批准。

三、保密制度

（一）对公司的保密事项保密；

（二）对产品的以下资料保密；

.原材料成本；

.总成本；

.平均价；

.已成交的低于折扣价；

.已成交的客户（客户声明不保密的除外）

（三）对部门内情况的保密；

.部门保密级管理文件；

.销售价格表；

.业务相关的表格；

.内部教材；

.注明保密的一切受控文件；

.内部分配情况；

四、其他制度

参照公司的相关制度执行。